Perbandingan Sistem Lost and Found Konvensional dan Sistem Digital: Studi pada Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan ITS

Perkembangan teknologi saat ini yang begitu pesat telah membawa dampak yang signifikan terhadap berbagai aspek kehidupan. Perkembangan yang berdampak pada berbagai bidang teknologi lainnya dalam sebuah organisasi atau instansi yang menggunakan teknologi sebagai alat bantu dalam proses pemenuhan kebutuhan dan kemudahan dalam melakukan setiap pekerjaan. Termasuk Perpustakaan sebagai salah satu lembaga publik yang mengelola dan menyediakan layanan informasi merupakan salah satu pihak yang secara otomatis terkena dampak perkembangan teknologi informasi untuk melakukan pelayanan yang optimal berbasis digital (Nugroho 2018). Sebagai pusat Informasi dan sumber belajar, perpustakaan perguruan tinggi memiliki tanggung jawab untuk mengelola sebuah layanan yang tidak hanya berkaitan dengan penyediaan koleksi, akan tetapi juga menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman bagi pemustaka (Griadhi 2024). Dalam konteks tersebut, keberadaan layanan lost and found menjadi salah satu indikator penting dalam menilai kualitas layanan sebuah perpustakan karena berhubungan langsung dengan keamanan, kenyamanan, serta pengalaman pengguna secara keseluruhan. Layanan lost and found di perpustakaan merupakan sebuah sistem pengelolaan barang hilang dan ditemukan. Sebuah sistem lost and found yang ideal di perpustakaan seharusnya beroperasi sebagai layanan terpadu yang mengintegrasikan aspek teknologi, manajemen, dan pelayanan pengguna sesuai dengan perkembangan teknologi. Sistem ini perlu dibangun di atas kerangka operasional yang jelas dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mencakup seluruh proses mulai dari penemuan, pencatatan, penyimpanan, hingga pengembalian barang (Ardiansyah 2024). Dalam penerapan layanan ini perlu dikelola oleh tim khusus yang terlatih dengan pembagian peran yang jelas, seperti petugas penerima, pencatat data, dan verifikator, serta didukung oleh area penyimpanan fisik yang strategis dan terorganisir berdasarkan jenis barang. Keberadaan prosedur yang jelas dan terstandarisasi dalam pengelolaan lost and found sangatlah penting. Hal ini tidak hanya untuk mencegah kehilangan lebih lanjut, tetapi juga untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut dapat dikembalikan kepada pemiliknya dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Meskipun tuntuntan digitalisasi semakin menguat, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung hingga saat ini masih menerapkan layanan lost and found secara konvensional tanpa menggunakan dukungan aplikasi khusus, sehingga proses pelaporan, pencatatan, dan pengembangan barang belum berjalan secara terstruktur dan terdokumentasi dengan baik. Sehingga hal ini tidak sesuai dengan era transformasi digital yang berkembang begitu masif, ketertinggalan dalam penerapan teknologi untuk layanan dasar seperti ini dapat menimbulkan kesenjangan antara standar layanan yang diharapkan (expected service) dengan layanan yang benar-benar diterima (perveiced service) (Azizah et al. 2022). Kondisi ini sangat berbeda dengan Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) yang telah mengimplementasikan sistem digital MyITS Lost & Found, sebuah platform terintegrasi yang memungkinkan pelaporan dan pencarian barang hilang secara cepat, otomatis dan transparan. Perbedaan tingkat penerapan teknologi inilah yang menjadi alasan utama pemilihan perpustakaan ITS sebagai objek komparasi, karena sistem digital yang telah memadai memberikan ruang analisis yang jelas, untuk melihat kesenjangan efektivitas antara mekanisme manual dan berbasis teknologi, Sistem ini memanfaatkan platform digital untuk memfasilitasi pelaporan, pencarian, dan klaim barang secara langsung, dilengkapi dengan fitur pencocokan otomatis (matching system) dan notifikasi terintegrasi (Eva Mursidah, Iwan Juniarto 2024). Penelitian ini juga bertujuan untuk menganalisis perbedaan antara kedua sistem tersebut dalam beberapa aspek kritis. Dari segi prosedur operasional, perlu dikaji bagaimana mekanisme pelaporan, pencatatan, dan pengambilan barang di Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan di Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Dalam hal kecepatan respons, sejauh mana penerapan sistem konvensional memperlambat proses identifikasi dan pengembalian barang dibandingkan dengan sistem berbasis teknologi yang mampu memberikan notifikasi secara langsung. Selanjutnya mengenai perbandingan dalam proses pelaporan dan klaim barang yang dipengaruhi oleh transparansi informasi pada masing-masing sistem. Berdasarkan temuan-temuan tersebut, penelitian ini akan merumuskan rekomendasi untuk mengoptimalkan sistem lost and found di Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Diharapkan dengan adanya penelitian ini, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dapat mengevaluasi layanan lost and found yang sudah diterapkan, menjadikan layanan lost and found sebagai perhatian dengan menerapkan sistem yang lebih baik seperti yang dilakukan oleh perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) dalam sistem MyITS. Dengan demikian, penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi nyata dalam meningkatkan kualitas layanan lost and found di perpustakaan yang lebih modern dan efisien. 2. Literature Review: Dalam penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Aminudin, Ilyas Nuryasin, Shintya Budianti yang berjudul “Sistem Pencarian Barang Hilang Lost and Found Pada Kampus 3 Universitas Muhammadiyah Malang” tahun 2020. Dengan menggunakan metode pengembangan sistem menggunakan pendekatan Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall dan Model-View-Controller (MVC), membahas mengenai pengembangan aplikasi pencarian barang hilang berbasis web dengan metode cosine kesamaan, yang digunakan untuk mencocokkan deskripsi barang hilang dan ditemukan. Sistem ini dirancang untuk digunakan di lingkungan kampus, dan bertujuan mempercepat proses pencarian dan pengembalian barang. Hasil uji coba menunjukkan tingkat penerimaan pengguna sebesar 77,8%, yang berarti sistem dinilai layak dan bermanfaat untuk penerapan di Perpustakaan (Budianti, Aminuddin, and Nuryasin 2020). Penelitiaan kedua yang dilakukan oleh Rommy Trendy Kharisma, Andri Sahata berjudul “Implementasi Layanan Pengaduan dan Kehilangan Barang Melalui Aplikasi L&F” tahun 2023 yang membahas mengenai pengembangan aplikasi L&F sebagai media digital untuk memudahkan pengguna dalam melaporkan kehilangan barang sekaligus melihat data barang yang ditemukan. Menggunakan metode penelitian deskriptif dengan teknik survei, studi kasus, studi komparatif, analisis tingkah laku, dan analisis dokumen. Aplikasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pencatatan dan pelacakan barang secara realtime, sekaligus mempercepat proses pengembalian barang. Hasil implementasi menunjukkan bahwa penggunaan aplikasi tersebut efektif dalam meningkatkan responsivitas dan akurasi dalam layanan lost and found di lingkungan kampus. Penelitian terdahulu dengan penelitian ini memiliki kesamaan dalam sistem layanan lost and found (Kharisma and Sahata 2019). Penelitian ketiga dilakukan oleh Yuda Adriansyah, Farrah, Arif Hidayat yang berjudul “Penerapan SOP Lost and Found Pada Departemen Housekeeping (Studi Kasus Hotel Santika Premiere Slipi Jakarta)” tahun 2024. Metode yang dilakukan yaitu analisis deskriptif dengan wawancara kepada staf hotel seperti Executive Housekeeper, Supervisor, dan Room Attendant. Penelitian ini menemukan bahwa penerapan SOP Lost and Found di Hotel Santika sudah terlaksana dengan baik, meskipun masih terdapat beberapa tantangan dalam kepatuhan karyawan dan pengawasan operasional (Ardiansyah 2024). Setelah dilakukan pendeskripsian antara tiga penelitian terdahulu di atas dapat disimpulkan persamaan yaitu semua penelitian membahas tentang sistem Lost and Found baik dalam konteks aplikasi, sistem informasi, maupun prosedur operasional. Hal ini menunjukkan fokus yang sama pada pengelolaan barang hilang. Penelitian menggunakan metode penelitian deskriptif dan analitis untuk mengevaluasi efektivitas sistem yang ada. Semua artikel bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan efektivitas sistem Lost and Found, baik di lingkungan kampus maupun di hotel, dengan harapan dapat memberikan solusi yang lebih baik bagi pengguna. Perbedaan utama dari ketiga penelitian terdahulu terletak pada fokus kajiannya, dimana dua penelitian menekankan pengembangan aplikasi dan sistem informasi untuk mendukung proses pelaporan dan pencarian barang hilang di lingkungan kampus, sedangkan satu penelitian lainnya membahas mengenai penerapan SOP lost and found di sektor perhotelan. Perbedaan tersebut menunjukkan bahwa kajian mengenai lost and found memiliki orientasi yang beragam, baik dari aspek teknologi maupun prosedural. Namun, perbedaan tersebut memiliki tujuan yang sama yaitu meningkatkan efektivitas pengelolaan barang yang hilang. Berangkat dari temuan tersebut, penelitian ini menempatkan diri dengan fokus yang berbeda, yaitu melakukan perbandingan antara sistem lost and found dengan sistem konvensional yang diterapkan oleh perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan sistem digital MyITS yang digunakan di perpustakaan ITS. Dengan demikian, penelitian ini tidak hanya menilai efektivitas masing-masing sistem, tetapi juga memberikan gambaran mengenai kesenjangfan implementasi teknologi antara kedua institusi, serta menawarkan rekomendasi agar perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati dan perpustakaan perguruan tinggi yang belum menerapkan layanan lost and found ini dapat mengadopsi pendekatan digital sebagai upaya peningkatan kualitas layanan di perpustakaan."

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif yang bertujuan untuk menggambarkan secara mendalam efektivitas layanan lost and found di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung serta membandingkannya dengan sistem MyITS Lost & Found yang diterapkan di perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Informan dalam penelitian ini berjumlah tujuh orang, terdiri atas dua petugas keamanan perpustakaan, satu pustakawan yang terlibat dalam proses publikasi barang hilang, serta lima pemustaka UIN Sunan Gunung Djati Bandung yang pernah menggunakan layanan lost and found. Selain itu, satu orang pengguna aktif platform MyITS Lost and Found dari ITS juga diwawancarai untuk memperoleh pengalaman mengenai efektivitas sistem digital tersebut. Pemilihan seluruh informan dilakukan menggunakan Teknik purposive sampling, karena mereka dianggap paling mengetahui proses layanan dan mampu memberikan informasi relevan sesuai dengan tujuan penelitian. Pengumpulan data dilakukan melalui tiga Teknik, yaitu observasi langsung terhadap alur pelaporan, penyimpanan, pengambilan barang hilang di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung, wawancara mendalam dengan informan untuk menggali pengalaman, persepsi serta kendala dalam penggunaan layanan dan studi dokumentasi terhadap catatan internal, kebijakan serta dokumentasi layanan lost and found di kedua institusi. Data dianalisis menggunakan analisis tematik sebagaimana dikemukakan Braun & Clarke dalam (Heriyanto 2018), yaitu mengidentifikasi pola, kategori, dan tema utama yang muncul dari data. Untuk memastikan validitas data, penelitian ini menerapkan triangulasi sumber, yaitu membandingkan temuan dari wawancara, observasi dan dokuementasi guna meningkatkan akurasi dan keandalan informasi. Melalui pendekatan ini diharapkan penelitian mampu memberikan gambaran komprehensif mengenai perbedaan efektivitas layanan lost and found di kedua institusi dan menghasilkan rekomendasi yang relevan bagi peningkatan kualitas layanan.

Sistem Lost and Found di Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dalam penerapan sistem untuk layanan lost and found bagi pemustaka masih belum memiliki sistem yang kompleks seperti yang dilakukan oleh Perpustakaan ITS. Akan tetapi, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tetap melakukan mekanisme untuk penemuan serta pengembalian barang hilang pemustaka. Berikut mekanisme penemuan serta pengembalian barang hilang di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung berdasarkan hasil wawancara serta observarsi yang sudah dilaksanakan di Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Untuk mekanisme pelaporan barang hilang dilakukan oleh pemustaka yang menemukan barang tertinggal pada area yang terjangkau oleh pemustaka lain. Seperti area sirkulasi, ruang diskusi, ruang baca, ruang referensi dan area lainnya. Untuk area toilet, barang yang tertinggal dilaporkan oleh petugas kebersihan untuk selanjutnya ditindak lanjuti oleh petugas keamanan. Lalu, mekanisme selanjutnya yang harus dilakukan oleh perpustakaan adalah pencatatan. Dalam hal ini, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tidak memiliki pencatatan formal untuk mencatat pelaporan barang yang hilang terlapor oleh pemustaka lain atau petugas. Sehingga barang temuan di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tidak terorganisir dan hanya mengandalkan spesifikasi barang dari pemustaka yang mendatangi petugas. Yang terakhir, pemustaka yang kehilangan barang dapat melakukan pengambilan barang langsung kepada petugas keamanan perpustakaan. Mekanismenya pemustaka yang kehilangan barang dapat terlebih dahulu menanyakan barangnya kepada petugas dan menyebutkan spesifikasi barang yang hilang, kemudian petugas keamanan akan mengarahkan pemustaka menuju lemari yang khusus digunakan untuk menyimpan barang yang dilaporkan. Sistem yang diterapkan di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung menunjukkan beberapa ketidaksesuaian dengan standar ideal. Menurut panduan (IFLA 2014), sistem lost and found yang efektif memerlukan prosedur terstandarisasi dengan formulir pelaporan resmi, database terpusat, dan protokol verifikasi yang ketat. Namun dalam praktiknya, perpustakaan ini masih mengandalkan mekanisme pelaporan kepada petugas tanpa pelaporan sistematis, mengelola data secara konvensional tanpa pencatatan digital terstruktur, serta melakukan verifikasi hanya berdasarkan ingatan petugas dan deskripsi lisan pemustaka. Dari perspektif preservasi yang merupakan kegiatan perlindungan terhadap kerusakan fisik barang hilang yang tersimpan di rak penyimpanan (basuki 2016), sistem penyimpanan barang hilang di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung menghadapi tantangan serius. Barang-barang disimpan secara campur dalam rak transparan tanpa klasifikasi yang jelas, serta menerapkan kebijakan retensi yang tidak diperhatikan khususnya untuk barang penting. Idealnya, sistem penyimpanan harus mempertimbangkan jenis barang, kondisi penyimpanan yang aman, dan masa retensi yang terukur untuk menjaga barang tidak rusak. Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung menginformasikan barang hilang di akun instagram resmi perpustakaan yaitu di (@perpusuinbdg) dengan mengunggah foto barang yang hilang pada laman cerita instagram, dan menyimpannya pada sorotan sehingga jika dalam kurun waktu 24 jam barang yang ditemukan belum kembali kepada pemiliknya, pemustaka yang merasa kehilangan barang dapat memeriksa kembali pada halaman sorotan yang tersedia. Hal ini dilakukan untuk memperluas jangkauan informasi kepada pemustaka. Model difusi inovasi Rogers dalam (Sultan Syarif 2008) mengungkap kelemahan dalam aspek komunikasi, yaitu informasi disebarkan dari satu individu ke individu ke individu lain. Ketergantungan pada Instagram sebagai saluran tunggal menyebabkan jangkauan informasi terbatas hanya pada pengguna aktif, konten tidak terarsip dengan baik karena hanya bertahan 24 jam pada laman cerita instagram, serta tidak adanya mekanisme pencarian aktif yang memudahkan pemustaka. Sistem ideal seharusnya menawarkan multi-channel communication yaitu pendekatan komunikasi yang menggunakan berbagai saluran atau media untuk menyampaikan informasi dan berinteraksi dengan audiens dengan transparansi informasi dan partisipasi aktif pengguna. Dalam sistem penanganan, petugas yang bertanggung jawab untuk menjaga barang hilang pemustaka adalah petugas keamanan saja, pustakawan hanya membantu dengan cara mengunggah barang yang hilang di instagram, sehingga untuk sistematis selanjutnya dialihkan kepada petugas keamanan. Mereka bertugas menerima laporan kehilangan dari pemustaka dan petugas perpustakaan, melaporkan barang yang hilang kepada pustakawan yang mengelola media sosial instagram untuk diunggah dan disebarkan informasinya, serta menyimpan dan mengembalikan barang temuan. Pembagian peran ini menunjukkan bahwa meskipun pustakawan terlibat dalam penyebaran informasi, proses inti penanganan barang hilang tetap bersifat konvensional dan terpusat pada petugas keamanan. Hal ini membuat peningkatan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan khusus juga sangat penting, karena ini akan memastikan bahwa staf perpustakaan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mengelola sistem pelayanan ini. Selain itu, penting untuk memberikan perhatian lebih pada layanan barang hilang. Dengan meningkatkan prosedur pelaporan dan pemulihan barang hilang, perpustakaan dapat memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pemustaka. Ini akan menunjukkan komitmen perpustakaan terhadap pelayanan yang berkualitas dan responsif terhadap kebutuhan pengguna. Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung menerapkan kebijakan retensi waktu penyimpanan barang lost and found dengan durasi 1 tahun tergantung jenis barang. Barang-barang seperti buku, alat tulis, disimpan dalam jangka waktu 1 tahun, sementara barang berharga seperti dompet, ponsel, dan kartu identitas (KTP, KTM, SIM, STNK) tetap disimpan. Namun, kebijakan retensi waktu penyimpanan ini belum sepenuhnya terdokumentasi secara formal dan lebih mengandalkan kesepakatan internal antar petugas. Penyimpanan dilakukan di rak khusus transparan, tanpa sistem katalogisasi serta pencatatan yang jelas. Setelah melewati masa retensi, barang-barang yang tidak diklaim akan melalui proses penyortiran ulang, barang yang masih layak pakai disumbangkan kepada pihak yang membutuhkan, sementara barang yang memiliki identitas akan tetap disimpan dalam lemari tanpa ada batasan waktu sehingga barang penting yang tertinggal di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung menumpuk. Sistem Lost and Found di Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember Perpustakaan ITS telah mengembangkan sistem lost and found yang menjadi contoh ideal penerapan teori manajamen modern dalam layanan perpustakaan. Berdasarkan teori sistem informasi perpustakaan (Qistih 2016), integrasi teknologi sistem layanan lost and found dengan platform MyITS menunjukkan keselarasan dengan prinsip-prinsip terpadu. Berbeda dengan sistem konvensional yang masih diterapkan di banyak perpustakaan, ITS mengembangkan prosedur berbasis teknologi di mana pemustaka dapat melaporkan barang temuan atau kehilangan secara online melalui aplikasi atau website resmi MyITS yang sudah terintegrasi dan terhubung dengan sivitas akademika ITS. Layanan myITS Lost & Found hadir untuk memudahkan sivitas akademika Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) dalam melaporkan dan mencari barang hilang di lingkungan kampus. Sebagai bagian dari upaya digitalisasi dan peningkatan efisiensi layanan, sistem ini dapat diakses melalui https://lostfound.its.ac.id/. Terdapat 14 posko Lost & Found di ITS, salah satunya berlokasi di Perpustakaan ITS. Prosedur pengamanan barang hilang di Perpustakaan ITS meliputi beberapa tahapan. Pertama, barang temuan dicatat detail informasinya, seperti jenis, deskripsi, waktu, dan lokasi penemuan di meja informasi. Data ini penting untuk memudahkan identifikasi oleh pemilik. Kedua, barang disimpan di lokasi aman dan terkendali, hanya dapat diakses oleh petugas terkait. Ketiga, untuk barang penting seperti kartu identitas atau dompet, perpustakaan dapat mengumumkan penemuannya melalui media sosial resmi atau papan informasi. Keempat, pemilik barang dapat mengklaim barangnya di Perpustakaan ITS atau posko lain (Departemen Informatika, PLT, DKPU, DKV, TU SKPB, Aktuaria, Manajemen Bisnis, Teknik Industri, DRPM, Teknik Sipil, SKK, Fisika, dan Kantin Pusat) dengan memberikan deskripsi barang kepada petugas. Verifikasi identitas pemilik dilakukan sebelum barang dikembalikan. Sistem dan prosedur yang tertata ini juga didukung dengan petugas yang responsif, dan cekatan (Eva Mursidah, Iwan Juniarto 2024). Maka perpustakaan ITS telah menerapkan model transformasi digital ALA (ARMA International 2014) melihat dari aspek utama yang dimiliki sistem lost and found di MyITS adalah pelaporan digital menggunakan metadata, komunikasi multichannel yang menggabungkan portal resmi dengan media digital. Perpustakaan ITS menerapkan kebijakan penyimpanan barang lost and found dengan masa retensi maksimal 1 tahun untuk kategori barang tertentu yang dinilai penting namun sulit ditemukan pemiliknya. Kebijakan ini merupakan bagian dari komitmen ITS dalam memberikan pelayanan optimal kepada sivitas akademika juga mencerminkan penerapan prinsip records lifecycle management yang membedakan masa penyimpanan berdasarkan jenis barang, dilengkapi dengan protokol disposisi yang jelas, sekaligus menjaga aset berharga yang mungkin terlupakan. Dengan penerapan teknologi dalam layanan lost and found ini, menjadikan jumlah barang berkurang dan tidak menumpuk sehingga menjadikan layanan Lost & Found Perpustakaan ITS berjalan efisien dan memberikan rasa aman bagi mahasiswa yang kehilangan barang. Kecepatan Respon: Antara Sistem Konvensional dengan Sistem Berbasis Teknologi Dalam hal kecepatan respon, perbedaan mendasar antara penerapan sistem konvensional dan sistem berbasis teknologi pada pengelolaan layanan lost and found sangat memengaruhi proses identifikasi serta pengembalian barang di institusi pendidikan seperti perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan perpustakaan ITS. Sistem konvensional ini umumnya mengandalkan pencatatan fisik atau pun pelaporan, di mana kehilangan atau penemuan barang diproses secara bertahap. Hal ini menyebabkan informasi tidak tersebar luas, sehingga memperlambat proses pencarian dan pengembalian barang kepada pemiliknya, karena informasi barang hilang di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung hanya di media sosial Instagram saja. Kelebihan sistem konvensional di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung terletak pada fleksibilitas dalam penanganan kasus yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut. Petugas dapat langsung berinteraksi dengan pelapor, melakukan pengecekan fisik barang, serta memberikan penjelasan secara tatap muka. Hal ini sangat membantu terutama bagi mahasiswa yang membutuhkan penanganan cepat dan efisien. Selain itu, sistem konvensional ini mendorong rasa tanggung jawab bersama di lingkungan kampus. Namun terlepas dari itu, pada penerapan sistem konvensional proses identifikasi barang yang ditemukan seringkali memerlukan verifikasi berulang, baik melalui pencocokan ciri-ciri fisik barang, pengecekan barang, maupun konfirmasi dengan pelapor secara langsung. Hal ini menyebabkan adanya jeda waktu antara penemuan barang dan pengembalian kepada pemiliknya, terutama jika petugas harus mencari data di antara banyaknya laporan yang masuk. Sementara itu, MyITS Lost & Found mengadopsi pendekatan digital dan penggunaan teknologi yang jauh lebih efisien. Sistem ini memungkinkan seluruh sivitas akademika dan warga sekitar kampus untuk mengakses layanan melalui situs website terintegrasi dengan akun myITS SSO (Single Sign-On). Laporan kehilangan atau penemuan barang dapat dibuat secara langsung dengan mencantumkan detail jenis, deskripsi, lokasi, serta melampirkan dokumentasi barang. Setiap laporan yang masuk akan diverifikasi oleh sistem sebelum ditampilkan di halaman utama website, sehingga seluruh pengguna dapat segera melihat dan mengidentifikasi barang yang hilang atau ditemukan (Swasty 2025). Keunggulan utama MyITS Lost & Found terletak pada kecepatan penyebaran informasi dan kemudahan akses. Tidak hanya petugas atau agen di berbagai unit dan departemen ITS yang dapat membantu proses pelaporan, tetapi juga seluruh pengguna dapat memantau perkembangan laporan secara langsung. Ketika ada kecocokan antara laporan kehilangan dan penemuan, pemilik barang dapat segera menghubungi agen terkait melalui kontak yang tersedia dilaman website resmi perpustakaan. Menurut Model (DeLone and McLean 2003) mengenai kualitas sistem informasi, sistem digital ITS unggul dalam kualitas sistem (system quality), kualitas informasi (information quality), dan kualitas layanan (service quality), yang berkontribusi pada kepuasan pengguna dan efektivitas layanan. Sementara sistem konvensional lebih unggul dalam aspek interaksi sosial dan fleksibilitas penanganan. Penerapan sistem yang masih konvensional cenderung memperlambat kecepatan respon dalam pengelolaan lost and found karena keterbatasan dalam pencatatan, penyebarluasan barang hilang, dan pengembalian. Sedangkan sistem yang mengintegrasikan teknologi menawarkan kecepatan, efisisiensi, dan ketepatan yang lebih tinggi melalui digitalisasi proses, serta integrasi data yang lebih baik. Sistem berbasis teknologi ini dapat menjadi acuan khususnya perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung, untuk menerapkan sistem ini demi meningkatkan kecepatan dan efektivitas layanan lost and found di perpustakaan. Partisipasi pengguna dalam proses pelaporan dan klaim barang sangat dipengaruhi oleh tingkat transparansi informasi yang disediakan oleh sistem lost and found di perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan platform MyITS di ITS. Di UIN Sunan Gunung Djati Bandung, sistem konvensional mengandalkan komunikasi langsung antara pengguna dan petugas perpustakaan. Transparansi informasi bergantung pada ketersediaan data fisik dan keterbukaan petugas dalam memberikan informasi terkait status barang hilang atau ditemukan. Pendekatan ini mendorong partisipasi aktif pengguna yang merasa dilibatkan secara personal. Di sisi lain, myITS Lost & Found menonjolkan transparansi informasi dengan menampilkan data barang hilang dan ditemukan secara terbuka di platform digital, lengkap dengan foto, deskripsi, dan status klaim. Informasi yang mudah diakses ini memungkinkan pengguna untuk memantau perkembangan laporan secara langsung, sehingga meningkatkan rasa kepercayaan dan keterlibatan dalam proses klaim barang. Transparansi tersebut juga memperkuat akuntabilitas sistem karena setiap langkah dalam proses klaim dapat dilacak secara jelas oleh pengguna. Berdasarkan teori Diffusion of Innovation (Wara, Kalangi, and Gamaliel 2021), adopsi sistem digital di perpustakaan ITS merupakan inovasi yang mempercepat difusi informasi dan meningkatkan efisiensi layanan. Namun, adopsi teknologi juga harus mempertimbangkan aspek sosial dan budaya pengguna, seperti kebutuhan interaksi tatap muka yang masih relevan di sistem konvensional perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati. Selain itu, transparansi yang baik juga memupuk rasa tanggung jawab pengguna untuk segera melaporkan kehilangan dan mengikuti prosedur pengambilan dengan tepat. Ketika pengguna merasa informasi tersedia secara terbuka dan jelas, mereka cenderung lebih aktif berpartisipasi dalam menjaga kelancaran proses pengembalian barang. Selanjutnya, antara sistem manual di UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan sistem berbasis teknologi myITS menunjukkan bahwa transparansi informasi merupakan faktor utama yang memengaruhi tingkat partisipasi pengguna. Peningkatan keterbukaan informasi melalui integrasi teknologi dapat memperkuat interaksi antara pengguna dan pengelola layanan, sehingga meningkatkan efektivitas pengelolaan barang hilang di lingkungan kampus. Tabel 1. Perbandingan Layanan Lost and Found di Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung dan Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember [Aspek Perbandingan: Jenis Sistem; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Sistem Konvensional, Belum terintegrasi tanpa digitalisasi; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Sistem digital terintegrasi melalui platform MyITS] [Aspek Perbandingan: Mekanisme Pelaporan; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Pelaporan langsung oleh pemustaka, tidak ada formulir maupun kanal pelaporan resmi; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Pelaporan online melalui website atau aplikasi MyITS, dapat juga melalui posko fisik] [Aspek Perbandingan: Pencatatan Data; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Tidak ada pencatatan formal hanya mengandalkan ingatan petugas dan deskripsi lisan; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Pencatatan digital lengkap (jenis barang, lokasi, waktu, deskripsi, dan foto)] [Aspek Perbandingan: Media Penyebaran; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Instagram Story dan sorotan Instagram; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Website MyITS, data menjadi terarsip dan mudah dicari] [Aspek Perbandingan: Lokasi Layanan; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Meja Informasi atau di Perpustakaan saja; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): 14 posko Lost & Found di seluruh kampus, termasuk perpustakaan] [Aspek Perbandingan: Penyimpanan Barang; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Disimpan di rak transparan tanpa klasifikasi; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Disimpan di tempat aman dengan akses terbatas bagi petugas] [Aspek Perbandingan: Kebijakan Retensi Barang; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: 1 tahun untuk barang tertentu, barang penting disimpan tanpa batas; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Retensi maksimal 1 tahun sesuai kategori] [Aspek Perbandingan: Kecepatan Respon; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Lambat, informasi hanya dari petugas atau Instagram dan tidak terintegrasi; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Cepat, laporan langsung muncul di platform dan bisa dicari pengguna] [Aspek Perbandingan: Efisiensi Penanganan Barang Hilang; Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung: Banyak barang menumpuk; Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS): Barang tidak menumpuk, sistem akan otomatis mempercepat pencocokan] Dari segi sistem, UIN Sunan Gunung Djati masih mengandalkan metode konvensional yang tidak terstruktur, sementara ITS telah menerapkan sistem terdigitalisasi yang terintegrasi dengan platform MyITS Lost & Found. Dalam hal prosedur pelaporan, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tidak menjelaskan mekanisme secara spesifik, kemungkinan hanya melalui meja informasi dan petugas keamanan saja, sementara perpustakaan ITS menyediakan opsi pelaporan baik secara online maupun offline melalui petugas dan website resmi. Terkait lokasi pelayanan, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung hanya menyediakan layanan di meja informasi perpustakaan, sementara ITS memiliki 14 posko yang tersebar di seluruh kampus, termasuk perpustakaan, sehingga lebih mudah diakses. Untuk pengumuman barang temuan, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung hanya menginformasikan lewat media sosial instagram, sedangkan ITS memanfaatkan teknologi berupa website sehingga pemustaka yang menemukan barang temuan dapat secara langsung menginput pada aplikasi MyITS atau papan pengumuman digital untuk memastikan informasi tersebar luas. Dalam proses verifikasi pengambilan barang, perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tidak menjelaskan secara detail prosedur yang harus dilakukan sehingga hanya mengandalkan petugas keamanan saja untuk informasi pengambilan barang, sementara ITS mewajibkan deskripsi barang dan verifikasi identitas untuk memastikan keamanan. Mengenai keamanan penyimpanan barang, perpustakaan ITS menyimpan barang di tempat yang aman dengan akses terbatas hanya untuk petugas terkait, sementara perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tidak membatasi akses pengambilan barang yang hilang, dan dapat memeriksa lemari penyimpanan dengan didampingi oleh petugas keamanan terkait. Pendekatan teori manajemen menurut (Mirmani 2014) menekankan pentingnya proses sistematis dalam mengelola transformasi organisasi agar dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna. Dalam konteks Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung, tahap Unfreeze menunjukkan bahwa belum ada upaya yang cukup untuk membuka kesadaran tentang pentingnya mengganti sistem pengelolaan lost and found konvensional dengan sistem berbasis teknologi. Kondisi ini akan menyebabkan resistensi terhadap perubahan karena pengguna dan ppemustaka akan nyaman dengan cara lama, sehingga layanan menjadi stagnan. Tahap change merupakan penundaan penerapan teknologi yang menghambat proses tranformasi layanan. Akhirnya pada tahap refreeze perpustakaan akan tetap mempertahankan sistem lama yang konvensional. Konsekuensinya, perpustakaan akan sulit beradaptasi dengan tuntutan layanan digital dan kehilangan daya saing. Jika Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung tidak segera menerapkan sistem pengelolaan lost and found berbasis teknologi, beberapa dampak negatif jangka panjang dapat mengancam kualitas layanan dan reputasi institusi. Ketergantungan pada sistem manual akan terus berlanjut, dan ini akan memperlebar kesenjangan dalam layanan pengelolaan barang hilang dibandingkan dengan perguruan tinggi lain yang telah mengadopsi teknologi. Akibatnya, jumlah barang yang tidak diambil oleh pemiliknya akan semakin menumpuk, mengakibatkan manajemen penyimpanan yang tidak terstruktur, serta membuat lemari penyimpanan dipenuhi barang hilang yang tidak terurus. Di sisi teknologi, ketiadaan data yang terdigitalisasi akan menyulitkan proses pelacakan dan pencatatan internal, sehingga barang hanya akan disimpan tanpa ada batas waktu dan tanpa tindakan lebih lanjut untuk menangani barang tersebut.

Dalam hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa digitalisasi layanan lost and found menjadi solusi efektif untuk mengatasi permasalahan penumpukan barang hilang di Perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Adopsi teknologi, sebagaimana telah diterapkan oleh perpustakaan ITS, terbukti mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan barang temuan, sehingga tidak menimbulkan penumpukan barang di perpustakaan. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh urgensi untuk mengoptimalkan layanan lost and found di UIN Bandung, di mana sistem konvensional yang selama ini digunakan dinilai kurang efektif. Dengan menerapkan mekanisme digital, seperti notifikasi melalui email atau sistem terpusat, diharapkan proses klaim barang dapat berjalan lebih cepat, terorganisir, dan mengurangi akumulasi barang yang tidak terambil. Dengan adanya penelitian ini diharapkan perpustakaan UIN Sunan Gunung Djati Bandung mengintegrasikan teknologi dalam layanan lost and found di perpustakaan guna meningkatkan kualitas pelayanan dan mendukung transformasi digital di lingkungan perpustakaan akademik.