Implementasi senayan library management system (slims) dalam proses katalogisasi di SMK Negeri 3 Bandung

Pada dasarnya, semua orang membutuhkan informasi baik berupa teks, buku ataupun sebuah bahan pustaka yang dapat dicari serta ditemukan di perpustakaan melalui sebuah katalog baik berdasarkan judul maupun pengarang (Bintari et al., 2021). Katalog perpustakaan berfungsi sebagai daftar temu kembali baik untuk dokumen temuan tertentu, sekelompok dokumen maupun deskripsi dokumen dalam katalog. Artinya katalog perpustakaan digunakan untuk mencari koleksi yang dapat ditelusur berdasarkan kriteria tertentu seperti judul buku, pengarang ataupun subjek. Katalog perpustakaan juga harus menyediakan entri yang seragam bagi setiap kelompok dokumen, sehingga pengguna dapat membedakan versi yang bereda dari sebuah dokumen dan memiliki kemungkinan untuk melakukan pemilihan dokumen dengan pengadaan petunjuk khusus. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa katalog berfungsi sebagai sebagian catatan atau catatan utuh mengenai bahan pustaka yang ada di perpustakaan, kunci bagi pemustaka untuk mencari karya yang dibutuhkan, asal untuk menyusun bibliografi, asal yang memberikan opsi pada pilihan karya, dan instrumen pembantu untuk mengikat isi koleksi. Katalog dapat membantu pemustaka, pengguna, atau orang yang membutuhkan informasi dalam mencari informasi dan mempermudah dalam proses penemuan atau pencarian kembali informasi yang terdapat pada koleksi bahan pustaka di perpustakaan. Katalog di perpustakaan dapat disajikan dalam berbagai bentuk di antaranya adalah dalam bentuk kartu katalog, buku katalog, lembaran katalog dan katalog komputer atau katalog daring (Murjoko, 2019). Di perpustakaan, katalog daring atau sarana temu kembali secara daring dikenal dengan istilah OPAC (Online Public Access Catalog). Wahana ini disediakan oleh perpustakaan pada perangkat elektronik seperti komputer yang bisa dipakai oleh semua pengguna atau pemustaka untuk melakukan penelusuran katalog perpustakaan yang sudah berupa basis data elektronik. Untuk memberikan layanan secara daring, perpustakaan harus memiliki aplikasi atau web khusus sebagai sistem otomatisasi perpustakaan digitalnya. Sistem otomatisasi perpustakaan adalah aplikasi yang dipakai untuk mengelola beragam tugas dan aktivitas untuk mengelola sistem dan mengelola perpustakaan, seperti merekapitulasi perekaman catatan, menyimpan catatan, melaporkan, mencetak, dan lain-lain dengan mempergunakan teknologi ilmu komputer. Sebagian bidang layanan perpustakaan yang dapat diimplementasikan melalui sistem otomatisasi perpustakaan selain layanan penelusuran koleksi bahan pustaka atau Online Public Access Catalog (OPAC) berbasis Internet adalah manajemen (akuisisi) koleksi atau bahan pustaka, manajemen keanggotaan, manajemen penggarapan koleksi atau bahan pustaka, manajemen pencatatan bahan pustaka, manajemen sirkulasi, manajemen pelaporan dan manajemen kontrol terbitan berseri. Sebagian aplikasi sistem otomatisasi perpustakaan justru memiliki fitur yang dapat memutar koleksi digital dalam berbagai format dan berlandas pada berbagai sarana. Salah satu sistem otomatisasi perpustakaan yang telah memiliki lisensi open source adalah Senayan Library Management System atau acapkali disebut dengan sebutan SLiMS. Pada mulanya SLiMS di pabrikasi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional. Lahirnya SLiMS diprakarsai oleh para pengembang yang sebagian besar merupakan alumni Jurusan Ilmu Perpustakaan di universitas-universitas unggul di Indonesia. Orang-orang tersebut adalah adalah Hendro Wicaksono, Arie Nugraha, Wardiyono, Arif Syamsuddin dan M. Rasyid Ridho. Dua pengembang lainnya adalah Eddy Surata (konsultan IT) dan Indra Sutriadi (guru fisika). Pengembang SLiMS memiliki komitmen untuk terus memajukan SLiMS sejalan dengan integritas sistem otomatisasi perpustakaan dan berusaha untuk menyelusuri kemajuan teknologi dengan memperkenalkan kemampuan-kemampuan baru sesuai dengan prinsip, kebutuhan perpustakaan, dan standar pengelolaan perpustakaan ktivitas manajemen ataupun administrasi di perpustakaan seperti peminjaman, pengolahan, pemesanan koleksi, pengembalian, manajemen anggota, penyiangan, fasilitas pencetakan kode batang atau barcode (kode batang koleksi dan kartu anggota) serta pelbagai macam laporan. SLiMS memiliki fasilitas yang mampu memenuhi kegiatan otomatisasi di perpustakaan, oleh sebab itu saat ini SLiMS banyak dipakai oleh instansi-instansi perpustakaan atau lembaga-lembaga informasi. Sebagai perangkat lunak yang dapat diakses melalui portal atau web yang disediakan perpustakaan, SLiMS dapat memudahkan pekerjaan pustakawan serta dapat memudahkan pemustaka dalam mencari informasi dengan menelusuri katalog perpustakaan di mana pun dan kapan pun melalui pelbagai perangkat elektronik yang terhubung dengan jaringan internet (Azwar, 2013). Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung merupakan salah satu perpustakaan yang menggunakan SLiMS sebagai otomatisasi perpustakaannya. Dalam penelitian ini akan dibahas mengenai implementasi aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) dalam proses katalogisasi bahan pustaka di perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung. Tujuan adanya penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung mengimplementasikan SLiMS dalam proses katalogisasi bahan pustakanya, bagaimana proses katalogisasi bahan pustaka menggunakan SLiMS di perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung, dan bagaimana dampak yang dihasilkan setelah menerapkan aplikasi SLiMS dalam sistem otomatisasi perpustakaan di SMK Negeri 3 Bandung

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Metode penelitian kualitatif pada dasarnya merupakan penelitian yang hasilnya tidak didapatkan melalui prosedur-prosedur statistik atau kuantifikasi (pengukuran). Penelitian kualitatif disebut juga penelitian interpretatif yang merupakan penelitian yang menekankan pada interpretasi data lapangan atau sumber data (Sugiyono, 2015). Bogdan dan Biklen dalam (Moha & sudrajat, 2019) mengemukakan bahwa penelitian kualitatif adalah sebuah prosedur penelitian yang dapat memberikan data deskriptif berupa lisan ataupun tertulis serta pengamatan berdasarkan tingkat laku individu, masyarakat, kelompok, dan atau organisasi spesifik dalam pengaturan konteks spesifik yang diperiksa berdasarkan sudut pandang yang menyeluruh, holistik dan komprehensif. Alasan penulis memakai metode penelitian ini karena penulis ingin menggambarkan fenomena yang sedang diteliti. Metode penelitian kualitatif digunakan untuk mendeteksi dan mempelajari fenomena yang adakalanya bersifat sesuatu yang sukar untuk dipahami dengan penuh. Subjek dalam penelitian ini adalah perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung dan objek yang diteliti dalam penelitian ini adalah Implementasi Aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) dalam proses Katalogisasi. Waktu penelitian 15 November hingga 6 Desember 2021. Teknik pengumpulan data yang dipakai adalah menggunakan teknik observasi dan wawancara. Melalui teknik observasi data dapat diperoleh dengan cara mengamati langsung kegiatan, ruang (tempat), objek, perilaku, waktu, kejadian atau peristiwa, dan perasaan. Alasan peneliti menggunakan teknik observasi sebagai teknik pengumpulan data adalah untuk menguraikan secara realistis sebuah perilaku atau kejadian, membantu memahami perilaku manusia, menjawab pertanyaan, dan mengevaluasi sebuah aspek tertentu melalui pengukuran dan umpan balik terhadap pengukuran tersebut. Berbeda dengan teknik observasi, teknik wawancara digunakan sebagai alat pengecekan kembali data atau pembuktian atas informasi atau keterangan yang telah didapatkan sebelumnya. Dalam penelitian kualitatif, teknik wawancara yang dipergunakan yaitu wawancara mendalam atau in-depth interview. Wawancara mendalam merupakan proses memperoleh keterangan atau informasi melalui tatap muka dengan cara pengajuan pertanyaan oleh pewawancara dan pemberian jawaban oleh informan atau orang yang diwawancarai. Teknik analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah menggunakan teknik analisis reduksi data. Reduksi data didefinisikan sebagai suatu proses penentuan, proses mengabstraksikan, konsentrasi ketertarikan pada kesederhanaan, dan mentransformasikan data mentah yang berasal dari notasi-notasi tertulis di tempat kejadian. Aktivitas reduksi data bekerja secara berkesinambungan, terutama pada saat proyek memusatkan kualitas atau selama penghimpunan data. Saat mengumpulkan data terdapat langkah-langkah yang dikurangi yaitu membuat ringkasan, menulis kode, mencari tema, membuat partisi, membuat kelompok-kelompok dan menulis notulen. Reduksi data adalah suatu wujud analisis yang menyaring, mengategorikan, memfokuskan, menghilangkan data yang berlebihan atau tidak penting, dan mengatur data sehingga pada hasil kesimpulannya dapat diambil kesimpulan dan dapat diverifikasi untuk pemeriksaan ulang. Proses reduksi atau transformasi data ini bersambung setelah kerja lapangan hingga laporan akhir yang lengkap disiapkan. Dengan demikian penelitian kualitatif dapat disederhanakan dan diubah dengan cara yang berbeda, yakni dengan seleksi yang cermat dengan meringkas atau deskripsi singkat dengan mengklasifikasikannya dalam skema yang lebih besar dan sebagainya.

SMK Negeri 3 Bandung berlokasi di Jalan Solontongan No. 10 Turangga, Kec. Lengkong, Kota Bandung, Jawa Barat telah berdiri sejak tahun 1960, dan saat ini memiliki perpustakaan sekolah dengan kondisi yang cukup baik. Pembenahan dan perbaikan fasilitas dan pelayanan pada perpustakaan ini terus dilakukan dalam setiap periode kepemimpinan. Gambaran umum dari perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung yaitu perpustakaan ini telah memiliki fungsi, aspek tugas, staf yang mengelola (pustakawan) dan pelayanan yang baik dalam mengorganisasikan perpustakaan. Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung dalam pelaksanaannya dimonitor langsung oleh kepala sekolah. Selain itu, perpustakaan ini memiliki 4 (empat) pustakawan yang terdiri dari 1 (satu) kepala pustakawan dan 3 (tiga) pustakawan. Jumlah pustakawan yang ada di perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung masih belum sebanding dengan kebutuhan pengelolaan perpustakaan, sehingga hal ini menimbulkan adanya keterbatasan dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan. Seperti yang sudah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung merupakan salah satu perpustakaan yang menggunakan SLiMS sebagai otomatisasi perpustakaannya. Laman perpustakaan digital atau laman SLiMS SMK Negeri 3 Bandung dapat diakses baik oleh pustakawan maupun pengguna/pemustaka pada tautan http://smkn3bandung.sch.id/elibrary/index.php. SLiMS yang digunakan oleh SMK Negeri 3 Bandung merupakan SLiMS versi 8.3.1 Akasia. Sejak 3 tahun terakhir SLiMS dipergunakan di Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung, per tanggal 30 November 2021 jumlah koleksi yang terekam oleh SLiMS berjumlah 16.546 total eksemplar dengan 4.352 judul koleksi yang mana sebanyak 113 eksemplar sedang dipinjamkan, sehingga jumlah eksemplar yang tersedia adalah 16.433 eksemplar. Dengan menggunakan SLiMS, koleksi-koleksi tersebut dapat ditemukan melalui fasilitas pencarian yang disebut dengan OPAC (Online Public Access Catalog) atau Akses Katalog Publik Daring. Hal ini menunjukkan bahwa SMK Negeri 3 Bandung telah mengimplementasikan SLiMS untuk proses katalogisasi di perpustakaannya. Langkah-langkah mengimplementasikan aplikasi SLiMS untuk proses katalogisasi adalah pertama, gunakan login standar aplikasi SLiMS atau dapat juga login dengan menggunakan username dan password yang telah didapatkan dari administrator. Kedua, tekan menu Bibliografi atau Bibliography. Ketiga, tekan tombol sub menu dan pilih Tambah Bibliografi Baru atau Add New Bibliography. Keempat, mengisi kolom-kolom yang tersedia. Dan terakhir, setelah selesai mengisi kolom-kolom yang tersedia, tekan tombol simpan atau save. Gambar 1 OPAC SLiMS Versi 8 Akasia SMK Negeri 3 Bandung Saat proses katalogisasi, analisis subjek pada bahan pustaka dilakukan dengan menentukan jenis konsep dan jenis subjek dokumen yang sedang diolah. Jenis konsep dalam sebuah bahan pustaka dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu 1) disiplin ilmu, merupakan istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan; 2) fenomena (topik yang dibahas), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu; dan 3) bentuk, merupakan cara bagaimana suatu subyek disajikan. Sementara itu, jenis subjek digolongkan ke dalam empat kelompok yaitu 1) subjek dasar, yang terdiri dari satu atau sub disiplin ilmu saja; 2) subyek sederhana, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu faset yang berasal dari satu subyek dasar; 3) subyek majemuk, yaitu subyek yang terdiri dari subyek dasar disertai fokus dari dua atau lebih faset; dan 4) subyek kompleks, yaitu subyek yang terdiri dari dua atau lebih subyek dasar dan saling berinteraksi antara satu sama lain. Pada proses katalogisasi menggunakan SLiMS, analisis subjek dilakukan sebelum bahan pustaka akan dimasukkan ke dalam aplikasi SLiMS sehingga pengguna/pemustaka dapat dengan mudah menemukan kebutuhan informasi yang diperlukan. Setelah dilakukan analisis subjek tersebut, kegiatan selanjutnya dalam proses katalogisasi adalah menentukan nomor kelas atau klasifikasi serta mengisi kolom-kolom yang tersedia dalam aplikasi SLiMS untuk selanjutnya dilakukan kegiatan katalogisasi. Proses katalogisasi di Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung pada dasarnya telah sesuai dengan pedoman ISBD (International Standard Bibliographic Description) yang diciptakan oleh IFLA yakni mendeskripsikan bahan pustaka dengan membagi ke delapan (8) daerah bagian. Delapan (8) daerah bagian tersebut di antaranya adalah daerah judul dan keterangan tanggung jawab, daerah edisi/cetakan, daerah rincian khusus atau spesifik materi, daerah penerbitan dan distribusi/tipe penerbitan, daerah deskripsi fisik, daerah keterangan seri, daerah keterangan catatan dan daerah keterangan nomor standar, syarat pembelian, harga dan syarat ketersediaan. Namun untuk bahan pustaka monograf tercetak, daerah rincian khusus atau spesifik materi tidak dipergunakan karena daerah tersebut dipergunakan untuk bahan koleksi non buku seperti kaset, CD, atlas, peta dan sebagainya. Gambar 2 Hasil Pencarian Buku & Katalog buku 1 Gambar 3 Hasil Pencarian Buku & Katalog buku 2 Gambar di atas merupakan hasil pencarian buku melalui OPAC SLiMS SMK Negeri 3 Bandung. Berdasarkan gambar tersebut, dapat diperoleh deskripsi bibliografi atau katalog bahan pustakanya telah sesuai dengan pedoman ISBD, yang jika diperinci yakni: A. Daerah judul dan keterangan tanggung jawab Judul = Praktikum Akuntansi Perusahaan Manufaktur C3 XII (Erl) Pengarang = Dwi Harti Pernyataan Tanggung jawab = Editor : Riswanti B. Daerah edisi/cetakan Edisi = Cetakan 1 C. Daerah rincian khusus atau spesifik materi D. Daerah penerbitan dan distribusi/tipe penerbitan Penerbit = Erlangga Tempat = Jakarta Tahun terbit = 2019 E. Daerah deskripsi fisik viii, 268 hlm.: ilus.; 25 cm x 17,6 cm F. Daerah keterangan seri (bukan buku berseri) G. Daerah keterangan catatan (tidak ada catatan deskripsi) H. Daerah keterangan nomor standar, syarat pembelian, harga dan syarat ketersediaan ISBN = 978-602-486-722-5 Meskipun telah mengikuti pedoman ISBD dalam proses katalogisasinya, masih terdapat kekurangan dalam hasil katalognya yang seharusnya masih bisa ditampilkan, seperti cover atau halaman depan buku, daerah keterangan catatan, dan subjek. Tidak hanya pada koleksi yang tertera di atas, tetapi pada hampir sebagian koleksi di Perpustakaan SMKN 3 Bandung terdapat bagian_x0002_bagian yang kurang yang masih bisa ditampilkan atau diisi dalam deskripsi bibliografi bahan pustakanya. Dengan deskripsi bibliografi yang lengkap, pengguna atau pemustaka akan lebih mudah dalam menemukan bahan pustaka mana yang memuat informasi yang dibutuhkannya. Selain itu, dengan deskripsi bibliografi yang lengkap maka pengguna atau pemustaka dapat memanfaatkan sarana OPAC (Online Public Access Catalog) atau Akses Katalog Publik Daring secara optimal. Terdapat dampak yang dirasakan oleh Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung setelah mengimplementasikan SLiMS dalam proses katalogisasinya. Selain dapat memberikan deskripsi bibliografi untuk bahan pustaka dengan mudah, pekerjaan pustakawan dalam proses mengatalog bahan pustaka menjadi lebih efisien dan efektif karena dibantu oleh perangkat elektronik yang dapat memudahkan pekerjaan pustakawan. Dengan demikian, manajemen atau pengelolaan bahan pustaka di Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung dapat mampu menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik sebagai mestinya.

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung telah mengimplementasikan SLiMS untuk proses katalogisasinya, terbukti dengan jumlah koleksi dan eksemplar yang terekam di aplikasi SLiMS Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung. Proses katalogisasi di Perpustakaan SMK Negeri 3 Bandung pada dasarnya telah sesuai dengan pedoman ISBD (International Standard Bibliographic Description) yang diciptakan oleh IFLA yakni mendeskripsikan bahan pustaka dengan membagi ke delapan (8) daerah bagian. Namun, hampir sebagian koleksi yang ada di SLiMS Perpustakaan SMKN 3 Bandung masih terdapat kekurangan dalam hasil katalognya yang seharusnya masih bisa ditampilkan, seperti cover atau halaman depan buku, daerah keterangan catatan, dan subjek. Kemudian, selain dapat memudahkan pustakawan dalam mengolah bahan pustakanya, implementasi SLiMS pada Perpustakaan SMKN 3 Bandung memberikan dampak baik bagi manajemen atau pengelolaan perpustakaannya yakni menjadi lebih efektif dan efisien sehingga perpustakaannya dapat berjalan dengan baik sesuai fungsinya. Meskipun begitu, masih terdapat hal-hal yang perlu diperbaiki agar Perpustakaan SMKN 3 Bandung dapat optimal dalam memberikan pelayanan ataupun dalam mengolah bahan pustakanya.