Analisis pemanfaatan sistem peminjaman ruangan berbasis web di Resource Centre Universitas Amikom Yogyakarta

Teknologi informasi adalah suatu kombinasi antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dengan mendalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akuratdan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan (Naibaho, 2017). Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung yang dipakai, banyaknya rak buku, ataupun banyaknya pengguna. Semakin canggih dan otomatis kinerja perpustakaan, maka semakin maju perpustakaan tersebut. Di Amikom Resource Centre dalam rangka menuju excellent service maka diperlukan penerapan teknologi informasi yang berfungsi sebagai media komunikasi antara pustakawan dan pengguna. Dengan adanya excellent service tidak hanya akan memberikan kepuasan pengguna tetapi juga akan meningkatkan citra perpustakaan karena baik dan buruknya citra suatu perpustakaan bergantung kepada layanan yang diberikan. Oleh karena itu untuk mewujudkan excellent service maka diperlukan penerapan teknologi informasi yaitu sistem peminjaman ruangan berbasis website. Sistem peminjaman ruangan berbasis website merupakan layanan yang diberikan kepada pengguna yang ingin menggunakan ruang diskusi dan multimedia yang ada di Amikom Resource Centre, terdapat tiga ruangan yang disediakan, dua ruang diskusi dan satu ruang multimedia. Dalam sistem tersebut, pengguna (dosen atau mahasiswa) jika ingin menggunakan ruangan tersebut, cukup datang ke Amikom Resource Centre kemudian tinggal konfirmasi ke staff, dan staff lah yang akan menginput data peminjaman ke sistem. Penelitian ini mengkaji tentang peminjaman ruangan berbasis website di Amikom Resource Centre. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis kebermanfaatan teknologi, dalam hal ini pemanfaatan sistem peminjaman ruangan berbasis website di Amikom Resource Centre. Konsep penelitian ini adalah model penerimaan teknologi Technology Acceptance Model (TAM) yang menyatakan bahwa pengguna sistem cenderung menggunakan sistem apabila sistem mudah digunakan dan bermanfaat. Teori TAM berkaitan dengan aspek perilaku pengguna dalam mengadopsi teknologi dan informasi karena dengan adanya sistem peminjaman tersebut maka proses peminjaman tersebut diharapkan lebih mudah, menghemat waktu dan efisien dibandingkan dengan yang sebelumnya, dimana pengguna sebelumnya mengisi di form peminjaman ruangan yang masih menggunakan data fisik berupa kertas, kemudian digantikan dengan sistem yang berbasis web. Penelitian ini diharapkan berguna bagi peneliti yang mengkaji tentang pengembangan sistem aplikasi berbasis web.

Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu, berasarkan hal tersebut terdapat emapt kata kunci yang perlu diperhatikan yaitu, cara ilmiah, data, tujuan dan kegunaan Widiyanto (2018) dalam (Sugiyono, 2010). Oleh sebab itu, di sini peneliti akan menguraikan mengenai jenis penelitian, lokasi, waktu, subjek dan obyek penelitian, teknik pengumpulan data, dan analisis data. Penelitian ini merupakan penelitian lapangan (field research), penelitian lapangan seringkali memiliki kompleksitas yang tinggi, melibatkan banyak aspek dan menuntut pendekatan antar disiplin ilmu, baik ekonomi, sosial-budaya, psikologi, politik, hukum, teknik, dan lingkungan. Penelitian juga dapat melibatkan berbagai pihak terkait, seperti pemerintah, swasta, masyarakat, kelompok masyarakat, atau individu. Penelitian lapangan dapat dilaksanakan dengan metode kualitatif maupun kuantitatif, tergantung pada permasalahan yang akan dijawab dan tujuan yang ingin dicapai. (Nurdiani, 2014). Penelitian lapangan memiliki pendekatan yang lebih bersifat kualitatif, sangat mengandalkan pada data lapangan yang diperoleh melalui informan, responden, dokumentasi atau observasi pada setting sosial yang berkaitan dengan subyek yang diteliti Nurdiani (2014) dalam (Widodo & Mukhtar, 2000). Penelitian kualitatif bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalan mengenai masalah-masalah manusia dan sosial, bukan mendeskripsikan bagian permukaan dari sebuah realitas sebagaimana dilakukan penelitian kuantitatif dengan positivismenya (Fadli, 2021) Lokasi penelitian ini adalah Resource Centre yang bertempat di Gedung unit 5 lantai 1 Universitas AMIKOM Yogyakarta. Adapun penelitian ini dilakukan dalam kurun waktu kurang lebih 2 bulan dari desember 2021 sampai Januari 2022. Subyek dalam penelitian ini adalah Amikom Resource Centre dan obyek yang diteliti adalah Sistem Peminjaman Ruangan Berbasis Web. Fadli (2021) dalam (Marshall, & Rossman, 1999) menjelaskan bahwa pengumpulan data dalam penelitian kualitatif perlu diperhatikan, sebab kualitas riset sangat tergantung dari kualitas dan kelengkapan data yang telah didapatkan. Pertanyaan yang selalu diperhatikan dalam pengumpulan data adalah apa, dimana, kapan, dan bagaimana. Penelitian kualitatif biasanya bertumpu pada trianggulasi data yang diperoleh dari tiga metode yaitu interview, participant observation, dan analisis dokumen (document record). Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan teknik observasi dan wawancara. Melalui teknik observasi ini akan lebih mampu memahami konteks data dalam keseluruhan situasi sosial, jadi akan dapat diperoleh pandangan yang holistik atau menyeluruh. Berbeda dengan teknik observasi, teknik wawancara digunakan sebagai alat pengecekan kembali data atau pembuktian atas informasi atau keterangan yang telah di dapatkan sebelumnya, Melalui metode wawancara, peneliti memperoleh informasi yang terperinci mengenai pemanfaatan sistem peminjaman ruangan berbasis web. Teknik yang digunakan dalam menganalisis data dalam penelitian kualitatif ada beberapa jenis, berdasarkan analisis Fadli (2021) dalam (Williams & Moser, 2019; Raco, 2010). tujuannya untuk menjamin akurasi dan kredibel hasil penelitian diantaranya yaitu: (1) Trianggulasi data; maksudnya menggunakan bermacam-macam data, menggunakan lebih dari satu teori, beberapa teknik analisa, dan melibatkan lebih banyak peneliti dalam mengolah hasil penelitian. (2) Member checking; berarti hasil data wawancara dikonfrontasikan kembali dengan partisipan untuk membaca, mengoreksi, atau memperkuat hasil data yang dibuat oleh peneliti. (3) Auditing; berarti menunjukkan peran ahli dalam memperkuat hasil penelitiannya, auditing biasanya mengandalkan keterlibatan pihak luar dalam mengkonfirmasi/ mengevaluasi penelitian, dan yang biasa dipertanyakan oleh auditor ialah, apakah hasil benar-benar bersifat alamiah dan bertumpu pada kondisi/situasi setempat (grounded

RUANG DISKUSI DAN RUANG MULTIMEDIA Universitas AMIKOM YOGYAKARTA merupakan perguruan tinggi dengan enam belas pilihan program studi, yaitu Program Studi Magister Teknik Infromatika (S2) Program Studi Teknik Informatika (D3), Program Studi Manajemen Informatika (D3), Program Studi Teknik Informatika (S1), Program Studi Sistem Informasi (S1), Program Studi Teknik Komputer (S1), Program Studi Teknologi Informasi (S1), Program Studi Arsitektur (S1), Program Studi Perencanaan Wilayah dan Kota (S1), Program Studi Geografi (S1), Program Studi Kewirausahaan (S1), Program Studi Akuntansi (S1), Program Studi Ekonomi (S1), Program Studi Ilmu Komunikasi (S1), Program Studi Hubungan Internasional (S1), Program Studi Ilmu Pemerintahan (S1). Berkaitan dengan Amikom Resource Centre, salah satu fungsi Amikom Resource Centre yaitu mendukung proses belajar mengajar di Universitas AMIKOM Yogyakarta. Oleh sebab itu, Amikom Resource Centre membangun ruang multimedia agar dapat memfasilitasi pemanfaatan bahan pustaka bidang multimedia khususnya yang berbasis audio visual, misalnya film kartun 2D dan 3D, animasi 2D dan 3D, iklan live shoot, 2D dan 3D, Infografis, Backsound, Backingtrack, sound effect, video klip, Game, Augmented Reality, CD interaktif, dan lainnya. Selain fungsi tersebut, ruang multimedia juga dapat difungsikan sebagai galeri karya-karya multimedia dari dosen dan mahasiswa. Selain ruang multimedia, dibangun pula ruang diskusi sebanyak dua ruangan, yaitu Ruangan Diskusi Utara dan Selatan, perbedaan dari kedua ruangan diskusi tersebut yaitu terletak pada fasilitas yang tersedia, jika ruang Diskusi Utara terdapat televisi ukuran besar, sedang pada ruang Diskusi Selatan ada LCD Proyektor. Kedua nya sama sama digunakan oleh mahasiswa dan dosen untuk berdiskusi, rapat dan juga untuk mengembangkan keilmuannya. Berikut ini adalah gambar ruang multimedia, diskusi utara dan diskusi selatan yang di Amikom Resource Centre Universitas AMIKOM Yogyakarta. Gambar 4.1 Ruang Multimedia Gambar 4.2 Ruang Diskusi Utara Pemroduksian multimedia membutuhkan banyak komponen pendukung, seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan ide cemerlang serta organisasi sebagai wadahnya, hal tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut (Bintaro, 2010) : 1. Perangkat Keras. Untuk memudahkan dan melancarkan pembuatan multimedia, gunakan perangkat keras yang mudah di dapatkan. Selain komputer, alat pendukung lain, seperti scanner, kamera digital, handycam, koleksi musik dan tablet, juga akan dibutuhkan. 2. Perangkat Lunak. Perangkat lunak yang dibutuhkan juga termasuk sistem operasi. Selain sistem operasi, perangkat lunak lain juga dibutuhkan, misalnya untuk kebutuhan mengedit teks, OCR (Optical Character Recognition) diperlukan untuk menerjemahkan hasil pindaian tulisan menjadi teks yang dapat diedit; untuk kebutuhan mengedit gambar (2D dan 3D), mengedit video dan animasi. 3. Kreativitas. Ide dan rancangan multimedia membutuhkan kreativitas khusus. Kreativitas inilah yang nantinya digunakan untuk membangun suatu multimedia yang menarik. Agar kreativitas dapat muncul dan berkembang, kita harus mengetahui, mengenal dan mahir menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. 4. Organisasi. Organisasi diperlukan untuk membuat dan mengorganisasikan garis besar serta rencana rasional yang memerinci keterampilan, waktu, biaya, peranti, dan sumber daya yang diperlukan. Organisasi ini akan memudahkan pengarsipan dan pelaksanaan protokol-protokol yang sudah dibuat. Pemanfaatan ruang multimedia secara optimal baik oleh mahasiswa maupun dosen diharapkan dapat meningkatkan minat belajar bidang multimedia, sehingga dapat melahirkan karya-karya baru bidang multimedia. Bahan pustaka maupun karya-karya bidang multimedia sebelumnya hanya dapat ditampilkan dalam bentuk tercetak, hanya dapat dilihat dalam bentuk tulisan dan gambar tidak bergerak. Dengan memanfaatkan fungsi ruang multimedia, bahan pustaka maupun karya tersebut dapat dilihat sebagai gambar bergerak dengan efek-efek multimedia yang lebih jelas dan dapat didengar dengan menggunakan sarana sound system yang ada. Dengan adanya ruang diskusi diharapkan dapat dimanfaatkan secara optimal sehingga mampu menarik mahasiswa untuk belajar maupun berdiskusi untuk mengembangkan kelimuannya. sedangkan Bagi dosen, diharapkan dapat dijadikan sebagai mini laboratorium dalam melakukan penelitian-penelitian dan sarana menambah wawasan ilmu pengetahuan. Pemanfaatan ruang multimedia dan ruang diskusi yang baik perlu ditunjang oleh layanan yang baik pula, karena akan memberikan kepuasan pengguna tetapi juga akan meningkatkan citra perpustakaan karena baik dan buruknya citra suatu perpustakaan bergantung kepada layanan yang diberikan. Oleh karena itu perlu adanya sistem yang mempermudah bagi mereka untuk menggunakan ruang tersebut. Jika dulu, sebelum ada sistem peminjaman ruangan, mahasiswa dan dosen yang ingin menggunakan atau meminjam ruang diskusi dan multimedia, terlebih dahulu harus mengisi form peminjaman ruangan yang telah disediakan. Adapun kekurangan-kekurangan dalam menggunakan formulir peminjaman ruang Diskusi dan multimedia adalah : 1. Mahasiswa atau Dosen membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena mereka harus mengisi form peminjaman ruangan. 2. Staff harus mencari secara manual juga, apakah form peminjaman tersebut sudah dipinjam, sedang digunakan atau belum ada yang meminjam. 3. Jika Mahasiswa atau Dosen ingin membatalkan atau mengubah jam terkait penggunaan ruangan, harus di perbaiki dengan cara mencoret atau menghapus (men tipe-x) kemudian menulis ulang kembali. 4. Pemborosan kertas berakibat pembengkakan anggaran karena banyak kertas yang digunakan. 5. Data laporan rentan rusak atau terbakar jika terkena air atau api. 6. Data laporan bisa hilang jika lupa menaruh atau terselip. Adapun form peminjaman manual/berbentuk fisik atau kertas dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 4.4 Form Peminjaman Ruang Diskusi Utara SISTEM PEMINJAMAN RUANGAN BERBASIS WEBSITE Keberhasilan suatu perpustakaan dapat ditinjau dari keberhasilan pelayanan yang dapat diukur dari kepuasan pengguna terhadap layanan yang diberikan. Layanan perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan kebutuhan dan pengguna terhadap informasi, jika sebelum zaman teknologi informasi layanan perpustakaan adalah layanan yang menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkan. Namun, sekarang layanan perpustakaan yaitu layanan yang menawarkan segala bentuk koleksi yang dimiliki kepada penggunanya (Darmono, 2011). Ketidakpuasan pengguna terhadap pelayanan perpustakaan yang sering mendorong perpustakaan membenahi sistem pelayanannya. Perpustakaan berusaha meningkatkan kualitas layanannya dengan menerapkan layanan prima kepada pengguna. Pemberian layanan prima tidak hanya akan memberikan kepuasaan pengguna tetapi juga akan meningkatkan citra perpustakaan, karena baik dan buruknya citra suatu perpustakaan bergantung kepada pelayanan merupakan keberhasilan perpustakaan dalam menjalankan fungsi dan tugasnya. Layanan prima adalah layanan yang cepat, tepat, mudah dan akurat dan berorientasi pada pengguna agar mereka puas (Lasa HS, 2009). Dengan adanya beberapa kekurangan dengan menggunakan formulir peminjaman ruangan berbasis data fisik atau kertas yang telah diimplementasikan sebelumnya, maka dibuatlah sistem yang bisa mengatasi berbagai kekurangan yang telah disebutkan diatas, yaitu sistem peminjaman ruangan berbasis website. Di AMIKOM Resource Centre telah menggunakan sistem peminjaman tersebut sejak awal Januari 2021. Sistem Peminjaman Ruangan Berbasis Website ini dibuat menggunakan Framework PHP Codeigniter, Sistem peminjaman ini belum dibuat online, karena ada beberapa alasan, yaitu belum ada admin untuk mengontrol terhadap hak akses pengguna dan juga untuk mempermudah validasi, jika pengguna datang langsung ke AMIKOM resource Centre. Keuntungan dengan adanya sistem peminjaman ruangan berbasis website ini adalah: 1. Efisiensi waktu karena sudah diinputkan oleh staff. 2. Efisiensi anggaran karena tidak perlu mengisi form dengan kertas lagi 3. Pembatalan atau perubahan jam penggunaan ruangan sangat mudah, karena tinggal mengedit kemudian simpan. 4. Data Laporan jika ingin dicetak tinggal di print. 5. Data tidak mudah hilang atau rusak, karena sudah backupannya. Berikut ini adalah ulasan mengenai tampilan sistem peminjaman ruangan di AMIKOM Resource Centre. Pada tampilan awal menu login, terdapat privasi dengan mengisikan username dan password, hanya staff perpustakaan saja yang dapat untuk masuk dan melakukan proses transaksi layanan peminjaman ruangan. Gambar 4.6 Menu Login Adapun menu-menu yang ada di sistem peminjaman ruangan adalah ; Menu Peminjaman, Menu Ruangan, Menu Laporan dan Menu Student staff, seperti yang tampak pada tampilan gambar di bawah ini. Gambar 4.7 Menu Peminjaman Ruangan Pada menu Peminjaman ini, ada beberapa hal yang di inputkan, mulai dari nama peminjam, tanggal dan waktu pinjam hingga jumlah pengguna, karena jika pengguna yang akan meminjam ternyata ada banyak hal tersebut tidak dapat dilakukan karena kurangnya daya tampung ruangan.Pada menu peminjaman ini kita juga dapat mengetahui posisi ruangan apakah kosong, dibooking, sedang berlangsung maupun sudah terisi, sehingga memudahkan staff yang akan menginputkan data peminjaman dan juga pengguna jadi tahu apakah ruangan yang ingin dipinjam ready atau sudah digunakan, seperti yang tampak pada gambar di bawah ini. Gambar 4.9 Menu Peminjaman 2 Menu ruangan dibuat untuk membedakan ruangan mana yang akan digunakan, pada sistem ini terdapat 3 ruangan yaitu ruang Multimedia, Diskusi Utara dan Diskusi Selatan. Untuk kedepannya jika ada penambahan layanan peminjaman ruangan yang baru, tinggal menambahkan saja data Pada menu laporan peminjaman ruangan, dapat dibedakan menjadi empat jenis, berdasar kebutuhan, dengan mengisi tanggal awal dan tanggal akhir, kemudian pilih salah satu ruangan; Ruang Multimedia, Ruang Diskusi Utara, Ruang Diskusi Selatan atau memilih untuk semua Ruangan juga bisa, maka akan muncul hasil laporan penggunaan ruangan Menu terakhir dalam sistem ini adalah menu Student Staff. Student Staff adalah mahasiswa magang di lingkungan AMIKOM Resource Centre, selama tiga bulan atau enam bulan jika kinerja mereka baik, dalam menu Student Staff tersebut, terdapat data presensi dan juga laporan presensi mereka.

Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem peminjaman ruangan berbasis website ini berpengaruh positif atau sangat mempermudah pengguna (mahasiswa dan staff) karena lebih efisien dan menghemat waktu serta mudah dalam pengoperasiannya. Dulu ketika pengguna ingin menggunakan ruangan diskusi maupun mini cinema wajib mengisi di form peminjaman berbentuk fisik atau kertas dan hal tersebut mempunyai banyak kekurangan, kemudian saat ini tergantikan dengan sistem yang berbasis web. Selain itu sistem peminjaman tersebut mempunyai menu lengkap mulai dari menu Peminjaman, menu Ruangan, hingga menu Laporan.