Pengelolaan Perpustakaan: Studi Kasus Di Perpustakaan Universitas Prima Medan

Perkembangan teknologi informasi sangat cepat dan menawarkan banyak kemudahan dalam memperoleh informasi bahkan dengan hitungan detik. Pemenuhan kebutuhan informasi menjadi begitu mudah dengan hadirnya internet. Internet memberikan layanan transfer informasi dalam waktu yang cepat. Perbedaan jarak, waktu, dan ruang tidak lagi menjadi persoalan. Perkembangan teknologi internet memunculkan berbagai aplikasi baru termasuk di bidang pendidikan. Salah satu manfaat teknologi informasi dalam bidang pendidikan adalah sebagai sarana pengelolaan perpustakaan digital. Teknologi dalam bidang perpustakaan ini dikenal dengan sebutan e-library (Widayanti, 2015). Proses pengelolaan perpustakaan dapat dilakukan secara online berbasis internet (jarak jauh). Teknologi memungkinkan seorang pustakawan dapat melakukan layanan di depan sebuah komputer yang ada di suatu tempat, sedangkan pengguna (mahasiswa) dapat melihat bahan pustaka yang ada di perpustakaan tersebut dari komputer lain di tempat yang berbeda pada saat yang bersamaan. Teknologi ini memiliki efisiensi dan efektifitas dalam membantu proses layanan perpustakaan on-line bebasis internet. Teknologi e-library dapat menjadi sebuah solusi dan teknologi alternatif untuk digunakan dalam pengelolaan perpustakaan on-line pada masa yang akan datang (Susanto et al., 2022). A digital library is an information service in which all the resources are available in computer processable form and functions of acquisition, storage, preservation, retrieval, access and display are carried out through the use of digital technologies. Definisi ini menyebutkan bahwa sebuah perpustakaan digital secara ideal seluruh koleksinya dalam bentuk digital dan tidak lagi melayankan bentuk konvensional. Namun, banyak juga perpustakaan yang melayankan sebagian koleksi dalam bentuk digital dengan tetap mempertahankan koleksi yang konvensional yang disebut dengan perpustakaan hibrida. Model perpustakaan hibrida mulai banyak dikembangkan di Indonesia. Bagaimanapun bagi sebagian orang, buku dalam bentuk printed tidak dapat tergantikan oleh bentuk elektronik, salah satu penyebabnya adalah tingkat kenyamanan dalam penggunaannya. Perpustakaan digital atau eLibrary, menurut Kurniawan, (2016), merupakan konsep penggunaan internet dan teknologi informasi dalam manajemen perpustakaan. Pendapat lain menurut Prasojo (2016), mengatakan bahwa perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), koleksi elektronik, staf pengelola, pengguna, organisasi, mekanisme kerja, serta layanan dengan memanfaatkan berbagai jenis teknologi informasi. Terdapat beberapa poin penting tentang perpustakaan digital: (1) Aksesibilitas, pengguna dapat mengakses koleksi dari mana saja dan kapan saja, asalkan memiliki koneksi internet. Ini membuat informasi lebih mudah dijangkau oleh banyak orang; (2) Koleksi beragam, perpustakaan digital sering kali memiliki koleksi yang luas, termasuk buku, artikel, jurnal, gambar, dan video. Ini memungkinkan pengguna untuk menemukan berbagai jenis informasi dalam satu platform; (3) Penghematan ruang, dengan menyimpan informasi dalam format digital, perpustakaan tidak memerlukan ruang fisik yang besar untuk menyimpan buku dan materi lainnya; (4) Fitur pencarian, banyak perpustakaan digital dilengkapi dengan fitur pencarian yang canggih, memungkinkan pengguna untuk mencari informasi dengan cepat dan efisien; (5) Interaktivitas, beberapa perpustakaan digital menyediakan fitur interaktif, seperti forum diskusi, yang memungkinkan pengguna berkolaborasi dan berbagi pengetahuan; (6) Preservasi digital, perpustakaan digital berperan penting dalam melestarikan informasi dan budaya, karena mereka dapat menyimpan dan mendigitalkan bahan-bahan yang rentan hilang atau rusak; (7) Ketersediaan sumber terbuka, banyak perpustakaan digital juga menyediakan akses ke sumber terbuka, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dan menggunakan materi tanpa biaya. Pengelolaan perpustakaan digital di Univeristas Prima Medan tidak dapat dilepaskan dari sejarah serta visi dan misi lembaga tersebut. Sebagai bentuk nyata komitmen Universitas Prima Indonesia (UNPRI) dalam mempersiapkan sarana dan prasarana untuk menunjang Tridharma Perguruan Tinggi, UNPRI meresmikan Perpustakaan yang terletak di Lantai 11, Gedung Utama Kampus Sampul UNPRI, Jalan Sampul 4, Kota Medan. Komitmen UNPRI akan perpustakaan yang inovatif dan kreatif juga ditandai dengan saat peresmian perpustakaan diselenggarakan kuliah umum dengan tema: "Optimalisasi Peran Perpustakaan yang Inovatif dan Adaptif di Era Digital," dengan menghadirkan pembicara Dr. Adin Bondar, S.Sos., M.Si (Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia). Jalannya kuliah umum dimoderatori oleh Sundari, S.Sos., M.Si. (Wakil Kepala Perpustakaan Universitas Sumatera Utara). Komitmen universitas juga dapat dilihat dari visi dan misi universitas, yaitu: (1) Untuk menjawab dinamika perkembangan zaman serta tuntutan dan preferensi stakeholder yang senantiasa berkembang, Universitas Prima Indonesia yang terletak di kota Medan (bagian dari Sumatera Utara) dan menjadi pusat di regional Barat Indonesia, mahasiswanya berasal dari keluarga multi etnis yang memiliki harapan anaknya menjadi orang yang berjiwa wirausaha guna meningkatkan peran dan fungsinya dalam memajukan kehidupan bangsa melalui potensi hebat, untuk melayani masyarakat dengan berbagai karakteristik dan budaya sehingga merumuskan visinya menjadi: Unggul dalam Socio-Technopreneurship; (2) UNPRI dituntut membenahi Tri Dharma Perguruan Tingginya agar menghasilkan karya-karya akademik yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat maupun dikompetisikan baik pada ranah nasional dan internasional. Pernyataan Unggul dimaknai bahwa seluruh alumni berkompeten dalam bidangnya, berdampak pada hasil yang baik. Pernyataan Socio-technopreneurship dimaknai kompetensi alumni untuk menghasilkan karya dengan penerapan teknologi dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat sosial; (3) Universitas Prima Indonesia yang terletak diperkotaan yang terus berkembang, terus berhadapan dengan banyak tantangan kemajuan dan teknologi, sehingga merumuskan visinya menjadi: Inovatif dan Adaptif. Sedangkan misi universitas adalah: (1) Menyelenggarakan pendidikan yang unggul di bidang socio-technopreneurship; (2) Menyelenggarakan penelitian yang unggul di bidang socio-technopreneurship; (3) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat yang unggul di bidang sociotechnopreneurship; (4) Menyelenggarakan kerja sama dengan berbagai institusi, baik di dalam maupun di luar negeri; (5) Mengembangkan tata kelola institusi dalam rangka merespon berbagai perubahan (adaptif).

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif adalah suatu penelitian yang dilakukan dengan cara menekankan pada suatu aspek atau pembahasan tertentu secara mendalam yang biasanya berupa bentuk deskriptif kata atau kalimat yang sudah disusun secara terstruktur dan sistematis. Desain penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan strategi penelitian studi kasus. Penerapan pendekatan kualitatif dilakukan dengan pertimbangan kemungkinan data yang diperoleh di lapangan berupa data dalam bentuk fakta yang perlu dianalisis secara mendalam. Pendekatan kualitatif akan mendorong pencapaian data yang bersifat mendalam terutama dengan keterlibatan peneliti di lapangan. Dalam penelitian kualitatif, peneliti menjadi instrumen utama dalam mengumpulkan data yang dapat berhubungan langsung dengan instrument lain atau objek penelitian.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi, mengenai pengelolaan perpustakaan digital di perpustakaan Universitas Prima Indonesia (UNPRI), diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Pengelolaan Perpustakaan Digital Universitas Prima Indonesia Dalam pengadaan koleksi digital di perpustakaan digital Universitas Prima Medan masih banyak mengandalkan konten-konten yang free karena memang konten yang free ini banyak sekali dan sudah dapat memenuhi kebutuhan akan koleksi digital, disamping itu bisa menekan biaya operasional dari Universitas Prima Medan dan dapat dialokasikan ke program perpustakaan yang lain. Tetapi tidak semua konten koleksi digital di perpustakaan digital ini free, ada juga yang berbayar, kebanyakan koleksi digital yang berbayar ini diadakan saat awal pembangunan perpustakaan digital Universitas Prima Medan. Koleksi digital yang tersedia di perpustakaan digital Universitas Prima Medan adalah buku, ada pula jurnal pembelajaran, dan majalah. Koleksi buku adalah koleksi terbanyak. Buku secara fisik ada di perpustakaan konvensional Universitas Prima Medan, yang didigitalkan hanya sekedar sampul judul yang di-scan dan diberi sinopsis sehingga mahasiswa akan tertarik membaca buku tersebut, jadi tidak semua isi dari buku yang di scan. Sebenarnya, sampul buku yang discan dan diberi sinopsis buku bukan merupakan koleksi digital sebuah perpustakaan. Secara umum yang dimaksud koleksi digital adalah koleksi yang terdiri dari dokumen berformat digital. Apa yang ditampilkan oleh perpustakaan Universitas Prima Medan hanyalah semacam data yang berisi kepemilikan koleksi, ditunjukkan dengan gambar sampul yang disertai sinopsis buku. Koleksi digital mensyaratkan adanya format elektronik atau format digital dari bahan pustaka yang dapat diakses isinya dari segala tempat atau dapat diakses secara online. Koleksi digital, yang juga dikenal sebagai perpustakaan digital, adalah koleksi berkas apa pun yang telah dilestarikan secara digital dan dapat diakses di internet atau melalui perangkat lunak. Sedangkan koleksi “digital” yang dimiliki Perpustakaan Universitas Prima Medan hanya menampilkan sinopsisnya saja, bukan isi dari buku secara keseluruhan. Namun, Perpustakaan Universitas Prima Medan sudah mengawali rintisan perpustakaan digital dengan baik. Koleksi tercetak yang dimiliki sudah dapat diakses gambar dan sinopsisnya melalui perangkat komputer. Koleksi repositori memungkinkan dapat segera dibuat digital dan diakses seluruhnya secara online, seperti perpustakaan perguruan tinggi lain. Teknologi digital memainkan peran kunci dalam pengelolaan repositori Universitas Prima Medan. Hal ini memungkinkan penyimpanan, akses, dan pengelolaan koleksi digital secara efisien. Repositori berfungsi sebagai sarana untuk mengorganisasi dan mengarsipkan materi akademis dan penelitian dalam bentuk digital. Alat dan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan koleksi digital Universitas Prima Medan menggunakan perangkat lunak dan sistem manajemen repositori. Sistem ini membantu dalam pengolahan metadata, mengorganisasi konten, dan menyediakan antarmuka pencarian yang efisien untuk pengguna. Secara umum jika sebuah perpustakaan telah menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan kegiatannya, maka akan membawa keuntungan seperti: koleksi perpustakaan akan mudah dicari, temu kembali koleksi akan lebih cepat, dan pemustaka akan merasa puas karena mudah dalam pencarian informasi, pelayanan juga menjadi lebih cepat (Nurcahyadi, 2022). 2. Tantangan dalam Pengelolaan Koleksi Digital Universitas Prima Medan berkomitmen untuk menyediakan akses yang mudah dan aman bagi pemustaka yang akan memanfaatkan koleksi bahan pustaka digital. Dengan sistem pencarian dan subjek-subjek yang terorganisir, pemustaka dapat dengan mudah menemukan materi yang mereka cari. Namun, pengelolaan koleksi digital menghadapi tantangan, antara lain tentang pengelolaan hak cipta dan keamanan data. Pengelolaan hak cipta menjadi penting dalam memastikan legalitas penggunaan materi digital. Keamanan data juga menjadi fokus untuk menjaga integritas dan kerahasiaan koleksi digital. Pemeliharaan sarana dan prasarana pendukung akses digital juga perlu diperhatikan. Tantangan teknis tersebut diidentifikasi oleh Endarti (2022), bahwa tingginya dinamika perkembangan teknologi berkontribusi memperpendek usia pakai suatu perangkat keras (hardware).

Pengelolaan pepustakaan digital merupakan proses yang penting dalam konteks perpustakaan dan teknologi informasi. Perpustakaan Universitas Prima Medan memberikan kemudahan bagi para pemustaka untuk mengakses informasi tentang bahan pustaka secara online, walaupun masih terbatas pada informasi judul dan sinopsisnya. Hal ini merupakan rintisan yang baik untuk pengembangan perpustakaan digital dimasa yang akan datang. Pengelolaan perpustakaan digital memerlukan perencanaan dan pengembangan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka Universitas Prima Medan. Saran yang dapat diberikan untuk Perpustakaan Universitas Prima Medan adalah pengelolaan koleksi digital kedepan perlu ditangani lebih lanjut. Koleksi bahan pustaka yang dapat diakses secara full text dapat mulai direncanakan, baik melalui digitalisasi koleksi maupun dengan cara membeli atau melanggan koleksi digital. Jika belum memungkinkan menampilkan koleksi buku teks secara digital, sebaiknya dimulai dengan menampilkan koleksi repositori institusi terlebih dahulu.