Akreditasi Kearsipan Di Perguruan Tinggi Indonesia: Prosedur, Pengaruh, Dan Tantangan Dalam Peningkatan Kualitas Manajemen Arsip

Arsip berfungsi sebagai aset penting yang berisi memori budaya bagi institusi dan masyarakat. Arsip yang diciptakan oleh universitas khususnya, mendokumentasikan sejarah universitas termasuk pula filosofi pendidikannya, hasil pengajaran dan penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat yang dikenal sebagai Tri Dharma Perguruan Tinggi. Arsip-arsip ini merupakan sumber daya budaya yang penting bagi universitas yang mendukung warisan budaya dan pengembangan inovatif. Arsip-arsip ini mewujudkan ciri-ciri budaya yang mungkin bernilai universal yang unik, termasuk dalam bidang pendidikan. Hal ini menjadikan arsip sebagai sumber daya yang tak ternilai dan tak tergantikan bagi pendidikan budaya dalam lembaga-lembaga akademis (Xuan & Feng, 2023). Arsip-arsip ini memiliki nilai penting bagi para pendidik, mahasiswa, lembaga akademis, dan masyarakat luas yang berfungsi sebagai hasil langsung dari kegiatan yang terkait dengan pengembangan Sumber Daya Manusia, penelitian, keterlibatan masyarakat, pelestarian warisan budaya, dan kemajuan dalam praktik inovatif (Li, 2021). Pengelolaan arsip yang baik akan meningkatkan kualitas layanan lembaga, dimana tujuan dari peningkatan layanan adalah turut serta mewujudkan masyarakat akademik yang berkualitas. Salah satu tolak ukur untuk menilai kualitas pembelajaran di perguruan tinggi adalah dengan melihat prestasi akademis mahasiswa (Samiyati, Suratmi & Santoso, 2021). Terminologi arsip memiliki makna yang beragam. Lembaga kearsipan perguruan tinggi, yang dalam kajian kearsipan disebut juga sebagai arsip universitas, berbeda dalam pemaknaannya dengan arsip universitas sebagai dokumen. Arsip universitas sebagai institusi memainkan peran penting dalam melestarikan memori institusional dan warisan budaya institusi akademik. Arsip universitas dalam pemaknaan ini adalah tempat menyimpan dan melestarikan beragam material arsip, mencakup berbagai macam dokumentasi historis termasuk materi tekstual, audio, visual, audiovisual, kartografi, dan kearsitekturan. Sementara itu, arsip universitas sebagai dokumen merupakan kumpulan rekaman atau catatan kegiatan akademik, termasuk peristiwa-peristiwa yang mungkin tidak direncanakan oleh universitas. Dokumen akademik berupa hasil kegiatan administratif akademik seperti kurikulum, kemahasiswaan, pendirian fakultas dan universitas, dan segala kegiatan lainnya. Sedangkan peristiwa di universitas banyak pula yang tidak direncanakan namun tetap perlu untuk dokumentasi seperti peristiwa bencana alam yang dialami oleh universitas. Baik kegiatan maupun peristiwa ini menjadi penting untuk direkam dan diabadikan untuk keperluan mendatang. Mengingat pentingnya arsip bagi generasi mendatang, arsip perlu untuk dikelola secara efektif. Berbagai penelitian menyoroti manfaat penting dari efektivitas pengelolaan arsip di universitas. Manfaat utama pengelolaan arsip adalah sebagai aktivitas dokumentasi dan pengelolaan informasi, serta memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih informatif. Selain itu, pengelolaan arsip di universitas memastikan penyediaan informasi dengan biaya minimal, mendukung layanan akademis yang optimal kepada para pemangku kepentingan, menghapus dokumen yang tidak perlu (tidak memiliki nilai guna jangka panjang), sehingga mengurangi kelebihan informasi di universitas. Lebih jauh lagi, pengelolaan arsip universitas yang efektif dapat melestarikan arsip historis, memungkinkannya untuk digunakan dalam berbagai keperluan dan memperkenalkan sejarah universitas kepada para pihak yang berkepentingan di masa mendatang (Chrysanthopoulos et al., 2023) Beberapa dekade lalu, pengelolaan arsip universitas terutama berpusat pada pembuatan sistem dan prosedur pengelolaan arsip berbasis kertas dan media fisik lainnya. Media-media ini masih lazim dikelola universitas karena keaslian fisiknya, khususnya untuk menyimpan arsip lama. Universitas-universitas yang telah berdiri selama bertahun-tahun terus memelihara dokumen kertas, video analog, dan rekaman suara. Namun, dengan kemajuan teknologi, universitas kini menghadapi tantangan baru dalam mengelola arsip elektronik (Setyawan et al., 2024) Arsip, baik analog maupun elektronik, dapat dimanfaatkan untuk keperluan pendidikan. Oleh karena itu, arsip universitas juga perlu mengembangkan teknologi informasi di bidang kearsipan. Seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat, teknologi informasi kearsipan universitas telah menjadi bagian penting dalam modernisasi manajemen pendidikan (Feng, 2024). Saat ini, terdapat banyak tantangan dalam pengelolaan arsip universitas. Dengan meningkatnya cakupan pengelolaan terkait penyimpanan informasi dalam lembaga pendidikan tinggi secara terusmenerus, sejumlah besar arsip telah dihasilkan sehingga menimbulkan tantangan dalam pengelolaan arsip tersebut secara efektif (Yiwu & Wenjing, 2019). Tantangan lainnya adalah banyak entitas kearsipan belum merancang dan menjalankan standar pengelolaan arsip. Tantangan lain adalah tujuan pengaturan pengelolaan arsip yang masih dipahami secara beragam, pengorganisasian arsip belum memiliki klasifikasi dan kriteria yang dapat diterapkan secara terpadu, dan penanganan arsip tidak sistematis. Kondisi ini menyebabkan terbatasnya keseragaman dalam penciptaan, perolehan, pengorganisasian, penyimpanan, kategorisasi, kompilasi, serta dalam pengindeksan dan pengkatalogan arsip (Ma, et. al., 2022). Namun demikian, saat ini berbagai lembaga pendidikan tinggi di Indonesia mulai memberikan perhatian yang signifikan pada pengelolaan arsip. Tujuan mereka adalah mengembangkan pedoman khusus yang berkaitan dengan pengelolaan arsip, penyimpanan arsip digital, dan pengorganisasian, yang disesuaikan dengan keadaan unik masing-masing lembaga akademik (Lv & Shi, 2020). Hal ini dilakukan untuk mempertahankan standar yang tinggi dalam pengelolaan kearsipan. Pengakuan standar dalam pengelolaan arsip dapat dicerminkan melalui akreditasi lembaga kearsipan. Akreditasi lembaga kearsipan ini, termasuk lembaga arsip universitas telah dimunculkan sebagai mekanisme penting untuk memastikan bahwa standar-standar ini dipenuhi dan dipelihara. Akreditasi kearsipan adalah proses evaluasi untuk menilai lembaga kearsipan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dan praktik terbaik di lapangan. Proses ini bertujuan untuk mencapai standar, meningkatkan keunggulan dalam pengelolaan kearsipan, dan meyakinkan para pemangku kepentingan akan komitmen lembaga tersebut dalam melestarikan warisan budaya berupa arsip secara profesional dan berkelanjutan. Pentingnya akreditasi institusi kearsipan disebabkan oleh beberapa alasan, seperti: (1) Akreditasi berpotensi meningkatkan kualitas arsip universitas sebagai pengelola arsip dan kontribusi institusi terhadap masyarakat; (2) Lembaga kearsipan yang terakreditasi menunjukkan kepatuhan terhadap standar hukum, etika, dan profesional sehingga meningkatkan akuntabilitas dan transparansi lembaga; (3) Akreditasi dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya sehingga lebih efisien dan efektif; (4) Akreditasi dapat meningkatkan akses terhadap arsip bagi peneliti, mahasiswa, dan masyarakat; (5) Akreditasi dapat meningkatkan reputasi dan kredibilitas institusi kearsipan baik secara internal maupun eksternal. Terlepas dari manfaat-manfaat ini, proses mencapai dan mempertahankan akreditasi dapat menjadi tantangan bagi kearsipan universitas, sehingga memerlukan waktu, sumber daya, dan keahlian yang cukup. Dampak akreditasi terhadap kinerja dan standar kearsipan universitas perlu dipahami dengan baik. Selain itu pada era ini dibutuhkan evolusi dengan mengubah pola layanan dan berbagai keputusan lainnya dan diharapkan mampu bertransformasi mengikuti perkembangan teknologi agar dapat menjawab kebutuhan (Wahyuntini, 2022). Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melaksanakan akreditasi kearsipan untuk menilai kualitas dan kelayakan lembaga kearsipan, unit kearsipan, penyedia jasa kearsipan, serta lembaga pendidikan dan pelatihan kearsipan. Peserta akreditasi kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan, termasuk penyusunan pedoman Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Jadwal Retensi Arsip, dan Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif, serta melakukan penataan arsip inaktif. Unit kearsipan di tingkat pusat meliputi lembaga negara, perguruan tinggi, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), organisasi politik nasional, organisasi kemasyarakatan berskala nasional, dan perusahaan swasta berskala nasional. Sementara itu, unit kearsipan di tingkat daerah terdiri dari unit kearsipan pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota. Akreditasi kearsipan untuk universitas telah dilakukan sejak beberapa tahun lalu. Pada tahun 2021, Universitas Pendidikan Indonesia memperoleh akreditasi kategori A untuk bidang Lembaga Kearsipan. Universitas Airlangga mendapatkan akreditasi kategori AA di bidang yang sama pada tahun 2022. Selanjutnya, pada tahun 2023, Universitas Terbuka dan Universitas Jenderal Soedirman masing-masing meraih akreditasi kategori A untuk Lembaga Kearsipan. Universitas Gadjah Mada mendapatkan akreditasi kategori AA untuk bidang Lembaga Kearsipan pada tahun 2024. Penelitian mengenai akreditasi kearsipan terutama untuk arsip universitas belum banyak dilakukan. Beberapa penelitian sebelumnya mengenai akreditasi tidak terfokus pada dampak akreditasi lembaga kearsipan, seperti oleh Farida (2023), berfokus pada dampak pengelolaan arsip yang efisien dan pengelolaan arsip yang teratur dalam mendukung proses akreditasi program studi Sarjana Manajemen di IPB University. Sementara itu, penelitian Dua & Lapod (2020) fokus pada perancangan model pengaturan sistem kearsipan untuk meningkatkan akreditasi di Departemen Administrasi Bisnis di Politeknik Negeri Manado. Beberapa penelitian tersebut belum menggambarkan akreditasi lembaga kearsipan di universitas secara komparatif. Penelitian mengenai perbandingan akreditasi kearsipan di universitas sangat penting untuk meningkatkan kualitas manajemen kearsipan, pengembangan kebijakan, efisiensi, kepatuhan terhadap regulasi, dan manfaat bagi pemangku kepentingan. Penelitian ini fokus pada akreditasi kearsipan di beberapa universitas di Indonesia, merumuskan permasalahan sebagai berikut: Apa dampak akreditasi terhadap kinerja dan standar pengelolaan arsip di universitas? Berangkat dari pertanyaan tersebut, penelitian ini mengajukan pertanyaan sebagai berikut: (1) Bagaimana proses akreditasi kearsipan dilaksanakan di universitas dan apa kriteria yang digunakan? (2) Apa pengaruh akreditasi kearsipan terhadap pengelolaan arsip di universitas? (3) Apa tantangan dan manfaat utama yang dihadapi universitas dalam mencapai dan mempertahankan akreditasi kearsipan?

Untuk menjawab rumusan masalah, penelitian ini menggunakan desain deskriptif komparatif dengan memilih beberapa sampel arsip universitas yang telah terakreditasi. Hal ini bertujuan untuk mengambil sampel yang beragam secara geografis untuk mencakup badan dan praktik akreditasi di berbagai perguruan tinggi. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dengan informan kunci yaitu pejabat arsip universitas. Sampel diambil secara purposif untuk memilih informan yang diwawancarai dengan pengalaman dan wawasan yang relevan mengenai proses akreditasi. Penelitian ini mengambil sampel beberapa universitas yang telah terakreditasi kearsipan. Lokus penelitian antara lain; Universitas Airlangga (Unair), Universitas Terbuka (UT), Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed), dan Universitas Gadjah Mada (UGM). Selain itu, dilakukan pengumpulan dan analisis dokumen yang relevan, seperti laporan akreditasi, pedoman dari badan akreditasi, dan dokumen kebijakan internal dari arsip universitas. Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis secara tematik untuk mengidentifikasi tema dan pola yang berulang terkait dampak akreditasi terhadap praktik, tantangan, dan manfaat kearsipan. Analisis komparatif terhadap studi kasus juga dilakukan untuk mengidentifikasi persamaan dan perbedaan mengenai bagaimana akreditasi mempengaruhi arsip universitas dalam konteks yang berbeda.

Hasil penelitian dapat penulis jabarkan pada uraian tentang: proses akreditasi kearsipan dan kriteria yang digunakan; pengaruh akreditasi kearsipan terhadap pengelolaan arsip di universitas; dan tantangan dan manfaat utama yang dihadapi universitas dalam mencapai dan mempertahankan akreditasi kearsipan. 1. Proses akreditasi kearsipan dan kriteria yang digunakan Proses akreditasi dilakukan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi langkah-langkah akreditasi, menentukan kriteria yang digunakan untuk akreditasi kearsipan, dan mengetahui implementasi rekomendasi atau temuan yang dihasilkan dari proses akreditasi. a. Langkah-langkah akreditasi Penelitian ini mengkaji langkah-langkah yang diambil oleh beberapa universitas dalam mempersiapkan akreditasi kearsipan, dengan fokus pada proses dan strategi yang diterapkan untuk memenuhi standar akreditasi. Universitas Airlangga memulai dengan rapat koordinasi yang melibatkan diskusi mendalam mengenai pertanyaanpertanyaan yang terdapat dalam instrumen audit yang diberikan oleh asesor. Dalam upaya mempersiapkan akreditasi, universitas ini mengidentifikasi bukti-bukti pendukung yang diperlukan, melengkapi kebijakan kearsipan, serta mendokumentasikan berbagai kegiatan, termasuk sosialisasi, pengembangan SDM kearsipan, dan pelaksanaan pembinaan serta pendampingan di unit-unit terkait. Selain itu, mereka menyiapkan laporan kegiatan preservasi, mendokumentasikan area sekitar unit kearsipan, serta mengkonsolidasikan seluruh bukti pendukung dalam format digital untuk diserahkan kepada tim asesor. Langkah ini diakhiri dengan pemilihan unit kerja terbaik sebagai sampel untuk uji petik oleh asesor. Berbeda dengan Universitas Airlangga, Universitas Terbuka fokus pada pemahaman regulasi sebagai langkah awal dalam mempersiapkan akreditasi kearsipan. Mereka mendalami UndangUndang Kearsipan No. 43 Tahun 2009 serta seluruh Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang berkaitan dengan akreditasi kearsipan. Dengan dasar pemahaman yang kuat terhadap regulasi, universitas ini melengkapi standar-standar pengelolaan arsip yang sesuai dengan peraturan dan standar akreditasi yang ditetapkan, sehingga mereka dapat memastikan keselarasan antara kebijakan internal dan persyaratan akreditasi. Selanjutnya, Universitas Jenderal Soedirman memilih untuk melakukan benchmarking ke universitas-universitas lain yang telah berhasil menjalani akreditasi dengan hasil yang baik. Dari pengalaman ini, mereka merancang perencanaan pelaksanaan akreditasi yang mencakup penentuan waktu, persiapan sarana dan prasarana, serta pembentukan tim penyusun borang atau instrumen akreditasi. Universitas ini juga menekankan pentingnya pengumpulan data sebagai bukti pendukung dalam setiap kegiatan dan mengadakan workshop pra-akreditasi untuk memahami persyaratan akreditasi dengan lebih baik. Workshop ini bertujuan untuk mengevaluasi kesiapan lembaga kearsipan mereka dalam menghadapi proses akreditasi. Sementara itu, Universitas Gadjah Mada menunjukkan pendekatan yang sistematis dalam persiapan akreditasi kearsipan. Mereka mengawali proses dengan mengajukan surat permohonan akreditasi kepada Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI dan menandatangani Perjanjian Kerja Sama dengan lembaga tersebut. Selanjutnya, mereka berpartisipasi dalam sosialisasi dan bimbingan teknis terkait pengisian instrumen akreditasi, yang diadakan bersama Tim Asesor Akreditasi Kearsipan. Proses ini diakhiri dengan pengisian instrumen dan penyerahan portofolio akreditasi kepada tim asesor untuk verifikasi, memastikan bahwa semua persyaratan dan bukti pendukung telah disiapkan dengan baik. b. Kriteria yang digunakan untuk akreditasi kearsipan Universitas Airlangga mengadopsi pendekatan yang komprehensif dalam penyusunan kebijakan akreditasi kearsipan dengan menetapkan 12 parameter utama serta parameter tambahan yang mendukung. Selain itu, mereka juga menyoroti pentingnya pembinaan kearsipan yang diukur melalui tujuh parameter utama dan berbagai parameter tambahan. Pengelolaan arsip statis tidak luput dari perhatian, dengan empat parameter utama yang menjadi landasan dan disertai parameter tambahan. Tidak hanya berhenti di sana, aspek sumber daya manusia (SDM) kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, serta organisasi kearsipan juga diatur secara mendetail dengan masing-masing tiga parameter utama dan parameter tambahan. Pendekatan ini menunjukkan betapa seriusnya Universitas Airlangga dalam memastikan standar kearsipan terpenuhi secara holistik. Mengambil pendekatan yang berbeda, Universitas Terbuka (UT) lebih fokus pada identifikasi dan pengelolaan aspek-aspek kunci dalam penyelenggaraan kearsipan. Dalam upaya mereka untuk menjaga kualitas kearsipan, UT memberikan perhatian khusus pada pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, sumber daya manusia kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, serta organisasi kearsipan. Elemenelemen ini dianggap sebagai fondasi penting untuk memastikan kearsipan dikelola dengan baik sesuai dengan standar yang berlaku. Pendekatan UT yang sistematis ini menekankan pentingnya keseimbangan antara pengelolaan teknis dan administratif dalam kearsipan. Di sisi lain, Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) memilih untuk berpedoman pada enam borang atau instrumen akreditasi sebagai dasar penilaian lembaga kearsipan mereka. Instrumen-instrumen ini meliputi kebijakan atau pedoman kearsipan, pembinaan, pengelolaan arsip statis, SDM kearsipan, sarana prasarana, dan organisasi. Keberhasilan dalam mempersiapkan akreditasi ini ditentukan oleh keseriusan setiap penanggung jawab tim borang/instrumen dalam melengkapi dokumen yang diperlukan, disertai dengan bukti pendukung dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan. Pendekatan UNSOED ini menunjukkan komitmen tinggi untuk memenuhi standar akreditasi melalui dokumentasi yang rinci dan bukti yang valid. Melengkapi gambaran ini, Universitas Gadjah Mada (UGM) telah mengambil langkah-langkah persiapan yang matang dalam penyelenggaraan kearsipan. UGM memulai dengan menyusun pedoman yang mencakup tata naskah dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan, akses arsip dinamis, dan jadwal retensi arsip. Lebih lanjut, penyelenggaraan kearsipan di UGM mencakup penilaian terhadap kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip. UGM juga tidak mengabaikan pentingnya sumber daya kearsipan, dengan penilaian yang mencakup aspek Sumber Daya Manusia, prasarana, sarana, dan organisasi kearsipan. Langkah-langkah yang dilakukan UGM mencerminkan pendekatan strategis dalam memastikan bahwa setiap aspek kearsipan dipersiapkan dengan baik untuk menghadapi proses akreditasi. Dengan demikian, masingmasing universitas menerapkan strategi yang berbeda namun sama-sama berorientasi pada hasil untuk mempersiapkan akreditasi kearsipan. Pendekatan ini memperlihatkan bagaimana setiap universitas berusaha keras untuk memenuhi standar akreditasi yang telah ditetapkan, baik melalui kebijakan yang komprehensif, identifikasi elemen kunci, dokumentasi secara detail maupun persiapan yang strategis. c. Implementasi rekomendasi atau temuan yang dihasilkan dari proses akreditasi Dalam menanggapi rekomendasi yang dihasilkan dari proses akreditasi, Universitas Airlangga menunjukkan komitmen yang kuat dengan segera melakukan perbaikan yang diperlukan sebelum batas waktu yang telah ditentukan. Universitas ini juga memastikan koordinasi yang baik dengan fakultas dan unit kerja yang menjadi objek uji petik dengan memberikan pendampingan yang diperlukan untuk menindaklanjuti hasil rekomendasi dari asesor. Selain itu, koordinasi dengan unit kerja terkait SDM dan sarana prasarana kearsipan juga dilakukan untuk memastikan bahwa semua aspek yang memerlukan perbaikan dapat diselesaikan dengan baik. Universitas Terbuka (UT) menekankan pentingnya segera menindaklanjuti temuan yang dihasilkan oleh pihak eksternal, khususnya ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Yaitu dengan segera menanggapi rekomendasi yang diberikan. UT berupaya memastikan bahwa setiap temuan diatasi secepat mungkin, sehingga proses akreditasi dapat dilanjutkan tanpa hambatan yang berarti. Di sisi lain, Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) mengimplementasikan rekomendasi dengan pendekatan yang lebih struktural melalui kegiatan monitoring, evaluasi, dan pengawasan internal kearsipan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperbaiki setiap temuan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan standar yang direkomendasikan. Rekomendasi atau temuan yang dihasilkan dari proses akreditasi segera diinventarisasi dan dipenuhi sesuai dengan standar yang ada dalam borang atau instrumen kearsipan. Pimpinan universitas juga menunjukkan dukungan penuh dengan menambah anggaran yang diperlukan untuk memenuhi kekurangan sesuai rekomendasi asesor. Sementara itu, Universitas Gadjah Mada (UGM) mengambil tindakan cepat dengan segera menindaklanjuti dan melaksanakan rekomendasi yang diberikan oleh asesor akreditasi kearsipan. Tindakan yang diambil oleh UGM menunjukkan komitmen mereka dalam memastikan bahwa setiap rekomendasi dari asesor dipenuhi dengan cepat dan tepat, sehingga proses akreditasi dapat berjalan dengan lancar. Setiap universitas menanggapi rekomendasi akreditasi dengan strategi yang berbeda, namun semuanya menunjukkan komitmen yang tinggi dalam menindaklanjuti hasil temuan dengan cepat dan efektif. Pendekatan yang diambil, mulai dari koordinasi, monitoring, hingga pengawasan, mencerminkan upaya serius untuk memastikan bahwa standar kearsipan yang direkomendasikan dapat dicapai dan dipertahankan. 2. Pengaruh akreditasi kearsipan terhadap pengelolaan arsip di universitas Pengaruh akreditasi kearsipan dapat dilihat dari pengaruh akreditasi terhadap efektivitas pengelolaan arsip, perubahan pasca akreditasi, dan pengaruh akreditasi terhadap penggunaan teknologi a. Pengaruh akreditasi terhadap efektivitas pengelolaan arsip Akreditasi kearsipan berperan penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip di universitas. Di Universitas Airlangga, akreditasi kearsipan dipandang sebagai sarana untuk mengukur mutu dan kelayakan pengelolaan arsip statis, sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Dalam upaya memenuhi standar mutu ini, universitas menghadapi tantangan berupa kebutuhan biaya yang tidak sedikit. Namun dengan pengelolaan fisik arsip statis yang sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku, efisiensi dan efektivitas pengerjaan arsip dapat meningkat secara signifikan. Sementara itu, Universitas Terbuka (UT) menekankan bahwa pencapaian nilai Akreditasi A merupakan bentuk dukungan luar biasa yang menunjukkan bahwa tata kelola kearsipan di universitas ini telah memenuhi standar nasional yang ditetapkan oleh ANRI. Dengan pengakuan legalitas ini, efektivitas penataan arsip di semua unit pengolah dan unit kerja kearsipan (UK2) meningkat, sehingga akselerasi dalam penataan arsip dapat berjalan dengan lebih mudah dan terstruktur. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) melihat akreditasi kearsipan sebagai faktor kunci dalam peningkatan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Pengakuan nasional dari ANRI memberikan dorongan bagi pimpinan unit kerja untuk lebih mempercayai dan memberikan perhatian kepada UPT Kearsipan. Dukungan ini tercermin dari peningkatan fasilitas sarana prasarana kearsipan serta alokasi anggaran untuk meningkatkan kompetensi sumber daya kearsipan melalui pelatihan yang diselenggarakan oleh ANRI atau Kementerian terkait. Di Universitas Gadjah Mada (UGM), akreditasi kearsipan dipandang sebagai alat untuk meningkatkan mutu dan kelayakan pengelolaan arsip, sejalan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif di seluruh unit kearsipan. Melalui akreditasi, universitas dapat mengevaluasi seluruh aspek penyelenggaraan kearsipan, memastikan bahwa proses pengelolaan arsip berjalan secara efektif dan efisien. Dengan demikian, akreditasi kearsipan bukan hanya berfungsi sebagai alat evaluasi, tetapi juga sebagai pendorong bagi universitas untuk memperbaiki dan meningkatkan pengelolaan arsip mereka. Melalui pengakuan nasional dan dukungan pimpinan, universitas-universitas ini mampu menciptakan lingkungan kearsipan yang lebih efisien dan efektif, yang pada akhirnya mendukung tercapainya tujuan institusi secara lebih luas. b. Perubahan pasca akreditasi Setelah universitas memperoleh akreditasi, terjadi perubahan signifikan dalam prosedur pengelolaan arsip yang memperkuat efisiensi dan efektivitas operasional. Di Universitas Airlangga, nilai AA yang diperoleh dari akreditasi Arsip Universitas telah meningkatkan pengakuan dan kepercayaan dari para pimpinan di lingkungan universitas. Dengan adanya dukungan penuh dari pimpinan, unit kerja kini lebih mudah dalam mencapai pengelolaan arsip yang sesuai dengan prosedur yang berlaku, menciptakan lingkungan kerja yang lebih terstruktur dan terbuka. Di Universitas Terbuka (UT), perubahan yang terjadi terlihat dalam alur tata kelola kearsipan. Setiap unit pengolah dan UK2 kini mengikuti alur penataan arsip yang lebih baik, sehingga tidak ada lagi penumpukan arsip. Selain itu, khazanah arsip di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (Lkpt) terus bertambah seiring dengan proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh UK2, yang dalam hal ini berarti penyerahan arsip statis dari UK2 ke UK1/LKPT. Proses ini memastikan pengelolaan arsip yang lebih rapi dan terstruktur. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) juga mencatat perubahan penting setelah akreditasi. Tanggung jawab untuk mempertahankan atau meningkatkan nilai akreditasi mendorong pelaksanaan pengelolaan arsip yang benar-benar sesuai dengan standar kearsipan. UPT Kearsipan menjadi lebih aktif dalam memberikan rekomendasi kepada pimpinan unit kerja berdasarkan hasil pengawasan internal yang dilaksanakan setiap awal tahun. Selain itu, universitas ini berfokus pada peningkatan kompetensi, baik untuk arsiparis maupun pengelola arsip di semua unit kerja secara bergantian, yang mendukung perbaikan berkelanjutan dalam pengelolaan arsip. Sementara itu, di Universitas Gadjah Mada (UGM), prosedur pengelolaan arsip menjadi lebih terarah dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku setelah memperoleh akreditasi. Universitas ini juga melakukan penyusunan peraturan-peraturan pokok dalam penyelenggaraan kearsipan, serta melakukan sosialisasi dan implementasi peraturan-peraturan tersebut ke seluruh unit di lingkungan UGM. Langkah-langkah ini memastikan bahwa setiap unit di UGM memiliki pedoman yang jelas dalam mengelola arsip, yang pada akhirnya meningkatkan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar kearsipan. Perubahan-perubahan ini mencerminkan upaya universitas untuk menyesuaikan prosedur pengelolaan arsip dengan standar nasional, yang pada akhirnya meningkatkan kualitas, efisiensi, dan efektivitas dalam mengelola arsip di seluruh unit kerja. c. Pengaruh akreditasi terhadap penggunaan teknologi Akreditasi kearsipan memiliki dampak signifikan dalam mendorong penggunaan teknologi informasi dalam manajemen arsip di universitas. Di Universitas Airlangga, akreditasi menetapkan standar tertentu yang harus dipenuhi dalam pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi. Untuk mendapatkan atau mempertahankan akreditasi, universitas harus memastikan bahwa sistem manajemen arsip berbasis teknologi informasi (TI) sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Peraturan Kepala ANRI. Hal ini mendorong universitas untuk terus mengadopsi dan meningkatkan teknologi dalam manajemen arsipnya. Di Universitas Terbuka (UT), pengaruh akreditasi terhadap penggunaan teknologi informasi dalam manajemen arsip sangat besar. Dengan tata kelola arsip yang sudah terstandarisasi sesuai dengan standar akreditasi secara manual, transisi ke arsip digital menjadi lebih mudah. Pada dasarnya, tata kelola arsip digital tidak berbeda jauh dari tata kelola arsip manual, sehingga universitas dapat dengan mudah mengadopsi teknologi digital dalam pengelolaan arsipnya, memperkuat efisiensi dan efektivitas proses tersebut. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) juga merasakan dampak positif dari akreditasi terhadap penggunaan teknologi informasi. Penggunaan sistem kearsipan yang mengikuti perkembangan teknologi informasi semakin maju, di mana semua unit kerja telah menerapkan sistem tersebut. Selain itu, informasi tentang UPT Kearsipan dan kegiatannya secara rutin diberitakan di website, dan universitas juga terhubung dengan jaringan pada SIKN JIKN, yang semakin memperkuat jaringan informasi dan pengelolaan arsip di UNSOED. Di Universitas Gadjah Mada (UGM), akreditasi kearsipan sangat mempengaruhi manajemen universitas, terutama dalam bidang kearsipan. Akreditasi mendorong institusi untuk secara optimal memanfaatkan teknologi dalam pengelolaan arsip sehingga kegiatan administrasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Salah satu contohnya adalah pembuatan barcode untuk autentikasi hasil alih media arsip, yang meningkatkan keamanan dan kemudahan dalam manajemen arsip digital. Dengan demikian, akreditasi kearsipan tidak hanya mendorong peningkatan standar dalam pengelolaan arsip tetapi juga memacu universitas untuk mengintegrasikan teknologi informasi ke dalam sistem manajemen arsip mereka. Ini menunjukkan bahwa teknologi informasi memainkan peran penting dalam modernisasi dan peningkatan efisiensi manajemen arsip di institusi pendidikan tinggi. 3. Tantangan dan manfaat utama yang dihadapi universitas dalam mencapai dan mempertahankan akreditasi kearsipan a. Tantangan akreditasi kearsipan Proses akreditasi kearsipan di universitas menghadirkan berbagai tantangan yang perlu dihadapi oleh institusi terkait. Di Universitas Airlangga (UNAIR), tantangan utama yang sering muncul adalah tingginya biaya akreditasi yang harus ditanggung secara mandiri oleh universitas. Selain itu, proses pembinaan dan pendampingan yang dilakukan secara berulang kali menjadi beban tersendiri. Tantangan lain yang dihadapi adalah kesulitan dalam pengiriman dokumen secara online, di mana sering terjadi kegagalan sehingga memerlukan pengulangan proses. Pengiriman bukti dukung dalam bentuk PDF juga memakan banyak waktu dan memerlukan kecermatan ekstra. Di samping itu, kurangnya waktu untuk menindaklanjuti rekomendasi asesor terutama saat memerlukan tanda tangan pimpinan, menjadi kendala tambahan dalam proses akreditasi. Di Universitas Terbuka (UT), tantangan utama berkaitan dengan pengambilan sampel pengawasan yang harus sesuai dengan standar slofin yang ditetapkan dalam Peraturan Kepala ANRI. Pengawasan dilakukan secara bertahap pada unit-unit tertentu, dan jika hasil pengawasan menunjukkan nilai yang rendah, unit tersebut harus segera disupervisi dan dilakukan pengawasan ulang. Hal ini menambah kompleksitas dalam memenuhi standar akreditasi, terutama ketika hasil pengawasan tidak sesuai harapan. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) juga menghadapi tantangan serupa, terutama dalam hal kekurangan sarana dan prasarana yang diperlukan untuk memenuhi standar akreditasi. Selain itu, kelengkapan dokumen hasil kegiatan pengelolaan arsip sebagai bukti dukung menjadi perhatian utama. Terbatasnya jumlah pengelola arsip yang telah mengikuti pelatihan di luar universitas, seperti di ANRI atau Kementerian, juga menjadi kendala, sehingga setelah akreditasi, kekurangan ini perlu menjadi prioritas untuk diperbaiki. Bagi Universitas Gadjah Mada (UGM), tantangan terbesar adalah dalam penyiapan bukti dukung yang sangat banyak dan beragam. Proses ini membutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan perhatian penuh untuk memastikan bahwa semua dokumen dan bukti yang diperlukan siap dan sesuai dengan persyaratan akreditasi. Uraian di atas menunjukkan bahwa proses akreditasi kearsipan di universitas dihadapkan pada berbagai tantangan, mulai dari biaya yang tinggi, kesulitan teknis, hingga kekurangan sumber daya dan waktu. Mengatasi tantangantantangan ini memerlukan perencanaan yang matang, sumber daya yang memadai, serta koordinasi yang efektif di antara berbagai unit kerja di dalam universitas. b. Manfaat akreditasi kearsipan Manfaat utama yang dirasakan oleh universitas setelah memperoleh akreditasi kearsipan dapat diuraikan dari berbagai perspektif. Berdasarkan jawaban dari Universitas Airlangga (Unair), akreditasi kearsipan membawa sejumlah keuntungan signifikan. Pertama, universitas mendapatkan pengakuan dan kepercayaan dari sivitas akademika serta masyarakat, yang berkontribusi pada peningkatan mutu pengelolaan arsip universitas. Selain itu, akreditasi menjadikan universitas sebagai rujukan utama bagi mahasiswa yang mencari tempat magang dan bagi fakultas yang membutuhkan tempat praktek kearsipan. Peningkatan kepercayaan ini juga berdampak positif pada rasa percaya diri arsiparis dan pengelola arsip dalam menjalankan tugas pengawasan, pendampingan, dan inovasi. Dukungan penuh dari pimpinan universitas serta kemudahan koordinasi kearsipan dengan unit kerja lainnya merupakan keuntungan tambahan yang diakui oleh UNAIR. Sementara itu, Universitas Terbuka (UT) menambahkan bahwa dukungan dari pimpinan perguruan tinggi sangat penting dalam pengembangan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Pengakuan terhadap fungsionalitas SDM arsip dengan meningkatkan profesionalisme mereka. Pengelolaan arsip juga menjadi lebih mudah, meskipun proses untuk mendapatkan akreditasi kearsipan yang baik memerlukan waktu, perencanaan, dan pelaksanaan yang cermat. Di sisi lain, Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) menyebutkan bahwa akreditasi kearsipan membuat lembaga mereka lebih dikenal oleh berbagai instansi, perguruan tinggi lain, sivitas akademika, dan masyarakat luas. Akreditasi juga mengukuhkan pengakuan nasional terhadap kualitas dan mutu penyelenggaraan kearsipan. Dengan hasil akreditasi yang baik, UNSOED menjadi rujukan bagi lembaga kearsipan lain untuk kerja sama, pembinaan, serta kunjungan atau studi banding sehingga lembaga kearsipan mereka menjadi lebih baik dari segi sarana, prasarana, maupun penyelenggaraan. Universitas Gadjah Mada (UGM) menyatakan bahwa akreditasi meningkatkan reputasi universitas dalam bidang kearsipan. Pengelolaan arsip menjadi lebih baik berkat pedoman yang jelas dan sesuai peraturan yang telah ditetapkan. Selain itu, benchmarking ke Arsip UGM semakin meningkat, hal ini menunjukkan bahwa akreditasi memberikan dampak positif yang signifikan terhadap standar kearsipan universitas. c. Strategi mengatasi kendala dan mempertahankan akreditasi Universitas menghadapi berbagai kendala selama proses akreditasi dan perlu menerapkan strategi untuk mempertahankan standar akreditasi mereka. Universitas Airlangga (UNAIR) menjelaskan bahwa kendala yang sering muncul terkait dengan aspek penilaian yang melibatkan pengelolaan arsip statis dan masalah sarana serta prasarana, seperti ruang, peralatan, K3, dan pemetaan SDM. Untuk mengatasi kendala ini, UNAIR melakukan koordinasi dan kerja sama dengan unit kerja terkait, terutama dalam hal sarana prasarana dan SDM. Selain itu, universitas secara konsisten melaksanakan pengelolaan arsip statis sesuai dengan peraturan dari Kepala ANRI serta rekomendasi tim assessor dan terus mengembangkan inovasi untuk menunjang pengelolaan arsip. Di Universitas Terbuka (UT), tidak ditemukan kendala signifikan dalam proses akreditasi. Dukungan luar biasa dari pimpinan dan pembiayaan yang memadai berkontribusi pada kelancaran proses tersebut. UT yang tersebar di seluruh provinsi dengan hampir 350 unit pengolah dan 65 unit kerja, memanfaatkan teknologi yang handal sebagai perguruan tinggi jarak jauh (PTJJ). Semangat arsiparis yang tinggi yang didukung oleh sertifikasi yang sesuai, turut mendukung keberhasilan proses akreditasi. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED) menghadapi beberapa kendala, terutama terkait sarana prasarana yang belum lengkap atau memenuhi standar. Untuk mengatasi masalah ini, UNSOED menyampaikan kebutuhan kepada pimpinan dan melengkapi kekurangan bukti dukung untuk setiap kegiatan, yang sebelumnya terpisah di beberapa tempat penyimpanan. Selain itu, UNSOED menambah anggaran untuk peningkatan kompetensi SDM melalui ujikom atau diklat, serta memperkuat kegiatan pembinaan kearsipan ke unit kerja melalui monitoring dan evaluasi. Persiapan dan pengelompokan berkas sesuai dengan instrumen akreditasi juga dilakukan untuk memastikan semua bukti dukung lengkap dan siap untuk re-akreditasi lima tahun mendatang. Sementara itu, Universitas Gadjah Mada (UGM) mengatasi kendala selama proses akreditasi dengan melengkapi bukti-bukti borang yang diperlukan dan berkonsultasi dengan tim assessor. Untuk mempertahankan standar akreditasi, UGM melakukan evaluasi berkala terkait penyelenggaraan kearsipan, memberikan pelayanan arsip dengan baik, dan secara konsisten melakukan monitoring, pembinaan, serta pengawasan terhadap unit-unit pengolah dan unit kearsipan yang menjadi tanggung jawabnya. Gerakan sadar arsip secara masif di seluruh unit kerja di lingkungan UGM juga merupakan upaya yang dilakukan untuk memastikan standar akreditasi tetap terjaga.

Penelitian ini menunjukkan bahwa proses akreditasi kearsipan di universitasuniversitas yang diteliti melibatkan berbagai langkah dan strategi untuk memenuhi standar akreditasi. Universitas Airlangga, Universitas Terbuka, Universitas Jenderal Soedirman, dan Universitas Gadjah Mada memiliki pendekatan yang berbeda namun sama-sama berorientasi pada hasil. Universitas Airlangga memulai dengan koordinasi mendalam dan penyusunan bukti pendukung, Universitas Terbuka fokus pada pemahaman regulasi, Universitas Jenderal Soedirman melakukan benchmarking dan workshop praakreditasi, sementara Universitas Gadjah Mada mengajukan permohonan akreditasi dan mengikuti bimbingan teknis. Kriteria akreditasi yang diterapkan oleh setiap universitas berbeda, namun semuanya mencakup aspek penting seperti kebijakan kearsipan, pembinaan, pengelolaan arsip, SDM, dan sarana prasarana. Universitas Airlangga menggunakan 12 parameter utama, sementara Universitas Terbuka lebih fokus pada identifikasi elemen kunci. Universitas Jenderal Soedirman berpedoman pada enam borang atau instrumen akreditasi, dan Universitas Gadjah Mada menyusun pedoman yang komprehensif. Implementasi rekomendasi dari proses akreditasi menunjukkan komitmen universitas untuk memperbaiki dan meningkatkan pengelolaan arsip mereka melalui koordinasi, monitoring, dan penambahan anggaran. Pengaruh akreditasi terhadap pengelolaan arsip sangat signifikan. Di Universitas Airlangga, akreditasi meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip statis, sementara Universitas Terbuka memperoleh pengakuan legalitas yang meningkatkan efektivitas penataan arsip. Universitas Jenderal Soedirman mencatat peningkatan fasilitas dan kompetensi SDM, dan Universitas Gadjah Mada mencatat perbaikan dalam mutu dan kelayakan pengelolaan arsip. Perubahan pasca-akreditasi meliputi peningkatan prosedur pengelolaan arsip, perbaikan alur tata kelola, dan adopsi teknologi informasi yang lebih baik. Tantangan utama dalam akreditasi termasuk biaya tinggi, kesulitan teknis, kekurangan sarana, dan waktu yang terbatas. Universitas Airlangga menghadapi biaya dan kesulitan pengiriman dokumen, Universitas Terbuka mengatasi pengambilan sampel yang kompleks, Universitas Jenderal Soedirman menghadapi kekurangan sarana dan pelatihan, dan Universitas Gadjah Mada berhadapan dengan penyiapan bukti dukung yang memakan waktu. Manfaat akreditasi mencakup peningkatan reputasi, pengakuan dari masyarakat, dan pengelolaan arsip yang lebih baik, sedangkan strategi mengatasi kendala meliputi koordinasi, peningkatan anggaran, dan pelatihan SDM. Penelitian ini memberikan rekomendasi bahwa dalam rangka mempertahankan akreditasi, universitas harus terus melakukan evaluasi berkala, memastikan pemenuhan standar akreditasi, dan memanfaatkan teknologi informasi untuk modernisasi pengelolaan arsip. Upaya ini akan memastikan bahwa pengelolaan arsip tetap efektif, efisien, dan sesuai dengan standar yang berlaku.