MENYIBAK PROGRAM PERCEPATAN AKREDITASI PERPUSTAKAAN DI INDONESIA

Sebuah pertanyaan yang sering terlontar adalah “Apakah semua perpustakaan harus diakreditasi?”. Hal ini wajar terjadi bagi perpustakaan yang belum mengikuti akreditasi. Sebenarnya apakah makna dari perpustakaan yang sudah terakreditasi? Sama halnya dengan suatu lembaga pendidikan, entah itu sekolah maupun perguruan tinggi. Semuanya wajib mengikuti akreditasi. Begitu pula dengan perpustakaan yang juga harus terakreditasi. Sebenarnya ada berbagai cara atau metode yang bisa digunakan untuk mengukur kualitas sebuah perpustakaan. Contohnya melalui ISO (International Organization for Standardization), akreditasi, audit mutu, evaluasi, dan sebagainya. Akreditasi termasuk salah satu metode untuk mengukur kualitas perpustakaan. Menurut Fatmawati (2009) akreditasi mencakup tiga hal, yaitu a) Kendali mutu (quality control), yaitu sistem dan mekanisme penilaian kinerja agar memenuhi indikator kinerja yang telah ditentukan, b) Audit mutu (quality audit), yaitu penilaian mekanisme kendali mutu internal lembaga, dan c) Penilaian mutu (quality asseesment), yaitu penilaian efisiensi dan efektivitas sistem. Oleh karena itu, dengan akreditasi perpustakaan, akan terjadi arah perbaikan mutu melalui beberapa unsur terkait. Unsur tersebut yaitu: adanya komitmen semua pihak, kepemimpinan lembaga, penetapan standar baku mutu, dan terlaksananya sistem jaminan mutu baik internal maupun ekstemal perguruan tinggi (Fatmawati, 2009). Hirsch (2012) juga berpendapat bahwa dengan akreditasi, akan meyakinkan konsumen bahwa layanan yang diberikan dilakukan dengan profesional, dengan demikian akan menunjukkan bahwa penyediaan layanan telah disiapkan secara memadai. Hal yang menjadi landasan dilakukannya akreditasi perpustakaan adalah bahwa di dalam UndangUndang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, dalam pasal 18 sudah disebutkan bahwa setiap perpustakaan wajib dikelola sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan/SNP (Perpustakaan Nasional, 2007). Untuk dapat mengetahui apakah perpustakaan benar-benar dikelola sesuai dengan standar tersebut atau tidak, salah satu caranya dapat diketahui melalui penilaian dalam akreditasi. Kepala Pusat Pengembangan Perpustakaan Nasional RI (2020) menyebutkan bahwa akreditasi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan proses pengakuan formal oleh lembaga akreditasi perpustakaan yang menyatakan bahwa lembaga perpustakaan telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan pengelolaan perpustakaan. Dengan demikian dapat dipahami bahwa sebenarnya akreditasi merupakan sebuah pengakuan formal oleh Lembaga Akreditasi Perpustakaan secara resmi. Hasil akreditasi yang diperoleh, akan menyatakan bahwa sebuah perpustakaan telah memenuhi persyaratan dalam melakukan kegiatan pengelolaan perpustakaan berdasarkan standar yang seharusnya, dalam kategori nilai tertentu. Selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 46 ayat 1 dan 2 (Negara, 2014) diatur secara jelas dan terinci. Berdasarkan aturan tersebut jelas disebutkan bagi perpustakaan yang memenuhi Standar Nasional Perpustakaan, dilakukan penilaian untuk menentukan kualifikasi perpustakaan yang dibuktikan dengan dikeluarkannya sertifikat terakreditasi oleh Perpustakaan Nasional RI. Hal ini sesuai dengan tujuan akreditasi perpustakaaan, yaitu untuk memperbaiki perpustakaan yang diakreditasi sehingga bermanfaat untuk membangun kualitas perpustakaannya (Komarudin, 2016). Perpustakaan Universitas 'Aisyiyah / UNISA Yogyakarta, termasuk perpustakaan yang terakreditasi dengan predikat A pada bulan Desember 2014 berdasarkan sertifikat Nomor 29/1/ee/XII.2014 yang dikeluarkan oleh Perpustakaaan Nasioanal RI. Perolehan nilai akreditasi tersebut diperoleh ketika Perpustakaan UNISA masih berbentuk S e k o l a h Ti n g g i Il m u Kesehatan/STIKES. Banyak kondisi telah berubah. Tahun 2016, tepatnya pada tanggal 10 Maret 2016, STIKES 'Aisyiyah Yogyakarta berubah bentuk menjadi Universitas 'Aisyiyah (UNISA). Jenis dan jumpah prodi yang ada seakin banyak, sehingga mempengaruhi beberapa perubahan di Perpustakaan UNISA Yogyakarta. Pada saat itu perpustakaan menempati 3 lokasi, yaitu di Kampus 1, Jl. Munir No.267, Serangan, Ngampilan, Yogyakarta, di Kampus Terpadu UNISAYogyakarta, di Asrama UNISA Yogyakarta. Selanjutnya pada bulan Mei 2020, seluruh perpustakaan dipusatkan dan berpindah ke Gedung C Kampus Terpadu UNISA Yogyakarta, dengan luas ruangan dan fasilitas yang lebih memadai. Isian borang akreditasi perguruan tinggi juga mengalami edisi revisi. Berbagai aktivitas perpustakaan, kondisi yang terus berbenah, dan kesibukan institusi yang melibatkan perpustakaan, membuat Perpustakaan UNISA Yogyakarta belum siap mengajukan akreditasi kembali/ reakreditasi untuk periode selanjutnya. Beberapa akreditasi dari banyak prodi di UNISA Yogyakarta juga menjadi alasan belum siapnya perpustakaan UNISA Yogyakarta untuk reakreditasi ini. Seiring dengan berjalannya waktu, pada bulan Desember 2020, Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Muhammadiyah 'Aisyiyah/FPPTMA, telah membuat terobosan penting. FPPTMAsudah melangkah lebih maju. FPPTMA lewat surat yang ditandatangani oleh Majelis Pendidikan Tinggi Penelitian dan Pengembangan/Dikti Litbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah telah mengeluarkan surat himbauan. Isinya adalah menyuruh Perpustakaan Perguran Tinggi Muhammadiyah 'Aisyiyah/PTMA agar mengikuti akreditasi perpustakaan. Adapun bagi perpustakaan PTMA yang sudah terakreditasi dan sudah habis masa akreditasinya, juga dihimbau untuk segera mengajukan reakreditasi. Surat tersebut bagi sebagian besar Perpustakaan PTMA seolah menjadi surat sakti. Hal ini terbukti, setelah datangnya surat tersebut ke banyak Perpustakaan PTMA, membuat pimpinan PTMAmemberikan disposisi ke perpustakaan untuk segera mengajukan akreditasi atau reakreditasi. Pada bulan Maret 2021, Perpustakaan Nasional RI mengeluarkan surat edaran tentang program percepatan akreditasi. Perpusnas dalam hal ini menggandeng banyak elemen untuk mensukseskan program tersebut. Ada FPPTMA, FPPTI, ATPUSI, Perpustakaan Daerah, dan sebagainya, yang digandeng Perpustakaan Nasional sebagai stakeholder. Program tersebut perlu mendapat dukungan banyak pihak. Tujuan program percepatan akreditasi tersebut patut menjadi perhatian agar program ini berkorelasi dengan peningkatan kualitas perpustakaan di Indonesia.

Pandemi COVID-19 belum diketahui kapan akan berakhir. Pandemi sangat berefek bagi layanan perpustakaan. Berbagai terobosan baru diciptakan guna tetap berlangsungnya layanan perpustakaan selama pandemi ini. Bagi sebagian perpustakaan, pandemi dimanfaatkan untuk mengerjakan berbagai kegiatan yang biasanya tidak dilakukan pada waktuwaktu sebelum pandemi. Belum banyaknya layanan offline selama pandemi, menjadi kesempatan bagi Perpustakaan UNISA Yogyakarta untuk menyiapkan akreditasi perpustakaan kembali. Apalagi setelah datangnya surat himbauan dari FPPTMA yang ditandatangani Majelis Dikti Litbang PPM. Hal itu seolah menjadi surat sakti yang ampuh, Perpustakaan UNISA Yogyakarta diinstruksi oleh pimpinan untuk segera mempersiapkan reakreditasi. Surat himbauan di atas sebagai bukti bahwa FPPTMA memang sudah selangkah lebih ke depan. Atas inisiatifnya, FPPTMA telah membantu Perpustakaan Nasional RI dalam kegiatan akreditasi perpustakaan. Pada bulan Maret 2021, dengan keluarnya program percepatan akreditasi telah melibatkan banyak pihak untuk mensukseskan program ini. Lihatlah ma sing-ma sing organis a si kepustakawanan yang digandeng PNRI. Ada FPPTMA yang mewakili Perpustakaan sekolah dan Perguruan Tinggi Muhammadiyah 'Aisyiyah. Ada FPPTI yang mewakili perpustakaan perguruan tinggi, dan juga Perpustakaan Daerah yang mewakili sekolah negeri, swasta, perpustakaan khusus, dan jenis perpustakaan lainnya. Selama ini, pembinaan akreditasi perpustakaan, sudah menjadi tugas pokok dan fungsi dari para pustakawan di Perpustakaan Daerah. Dengan keluarnya program percepatan akreditasi ini, maka banyak elemen organisasi kepustakawanan turut dilibatkan. Bagi sebagian perpustakaan daerah, ikut melibatkan organisasi Ikatan Pustakawan Indonesia/IPI dalam kegiatan ini. Contohnya oleh teman-teman PD IPI DIY yang ikut dalam pendampingan akreditasi baik untuk perpustakaan sekolah, perpustakaan khusus, perpustakaan umum, dan perguruan tinggi. Melalui program percepatan akreditasi ini, pendampingan telah dilakukan. Begitu pula dengan pembagian tim pendamping yang bertugas mengawal dan membimbing perpustakaan yang akan mengajukan akreditasi secara lebih intensif. Dengan demikian, makna akreditasi, pemahaman tentang akreditasi, bagaimana cara mengisi instrumen, dan bagaimana menyiapkan dokumen pendukung, sampai dengan kesiapan dalam mengirim borang dan menguploadnya mendapa t pendampingan yang intensif oleh tim yang sudah ditunjuk. Kegiatan tersebut juga menjadi bidang garap dari anggota FPPTMA. Pustakawan PTMA Yogyakarta mendampingi perpustakaan di Tegal. Begitu pula pustakawan PTMA Lombok mendapat tugas mendampingi perpustakaan sekolah di wilayah Jambi. Inilah bukti kontribusi pustakawan untuk negeri, dengan memajukan perpustakaan. Kegiatan sosialisasi dan workshop juga dilakukan oleh FPPTMAuntuk audiens umum, sebelum pendampingan secara kelompok dan pribadi. Sosialisasi dan workshop menjadi modal awal yang lebih dimaksimalkan melalui pendampingan. Bentuk percepatan yang dilakukan oleh Perpustakaan Nasioanl lainnya yaitu dengan memilih para asesor yang berasal dari beberapa organisasi kepustakawanan. Sebagai contoh, dari FPPTMA diminta mengirimkan 10 nama sebagai calon asesor. Begitu pula dari FPPTI, dan sebagainya. Namun sayangnya, sebagai organisasi profesi, seperti Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) justru tidak diberi kesempatan secara langsung, namun melalui kebijakan dan inisiasi dari pustakawan perpustakaan daerah masing-masing saja. Selanjutnya Perpustakaan Nasional akan mengeluarkan SK asesor akreditasi perpustakaan, yang sampai saat ini belum keluar. Setelah SK asesor keluar, maka Perpustakaan Nasional akan melakukan pembekalan bagi para asesor sebelum melakukan tugasnya. Perpustakaan Nasional RI telah menentukan target baik menurut kualitas dan kuantitasnya. Target yang ditentukan oleh PNRI tersebut sangat tinggi. Jumlah yang ditargetkan belum tentu bisa tercapai dalam waktu yang singkat dan dekat ini. Sesuatu yang dirasa sangat tidak rasional yaitu, ketika surat edaran dipublikasikan, di sana dicantumkan bahwa batas waktu pengiriman borang dan upload borang hanya dalam jeda 1 bulan saja. Tanggal 30 April 2021 menjadi batas untuk upload dan kirim borang akreditasi. Hal ini seperti kondisi yang dipaksakan, bagi perpustakaan yang sudah mempersiapkan diri, mungkin justru menjadi cambuk untuk segera menyelesaikan pengisian borang beserta dokumen pendukungnya sesuai target dalam surat edaran tersebut. Akan tetapi, bagi perpustakaan yang belum persiapan, maka akan terasa sangat berat. Berdasarkan komunikasi yang dilakukan melalui telpon dan WA ke Direktur Akreditasi Perpustakaan PNRI, diperoleh informasi bahwa perpustakaan yang akan mengajukan akreditasi, diberi kesempatan perpanjangan waktu satu minggu dari tanggal 30 April 2021 untuk megirimkan persyaratannya. Perpustakaan yang belum siap sesuai tanggal tersebut, diberi kesempatan untuk mengirimkan setelah deadline yang ditetapkan sebelumnya. Hal ini membuat angin segar dan kelegaan, sehingga perpustakaan yang sudah merasa siaplah yang menjadi sasaran dalam program percepatan akreditasi ini. Bagi yang belum siap, setidaknya sebagai tambahan pegetahuan dan proses persiapan di waktu yang akan datang. Berdasarkan telpon dan WA juga diperoleh informasi bahwa untuk program percepatan akreditasi ini ada beberapa hal yang berbeda. Pertama, penilaian hanya akan dilakukan terhadap portofolio borang dan dokumen pendukung yang dikirimkan. Kedua, tidak ada visitasi baik secara online maupun offline. Semua ada sisi positif dan negatifnya. Sisi positifnya adalah akan menghemat anggaran. Sisi negatifnya adalah ketika terjadi miscommunication antara pemahaman asesor dengan penjelasan dari perpustakaan, maka pihak yang diassesment tidak bisa memberikan konfirmasi atau penjelasan kepada pihak asesor. Hal ini akan berpengaruh terhadap nilai akreditasi yang akan dikeluarkan nantinya. Informasi tersebut berbeda dengan yang diperoleh dari Sekretaris FPPTMAsaat mengkorfirmasikan perihal akreditasi perpustakaan beberapa hari setelahnya. Informasi yang diperoleh yaitu, borang dikirimkan dalam bentuk soft file saja, namun untuk visitasi bisa secara offline dan online sambil menunggu konfirmasi dari Lembaga Akreditasi Perpustakaan. Hal ini membuat sedikit kebingungan bagi perpustakaan yang akan diakreditasi. Bagaimanapun bentuk assessment atau penilaian yang akan dilakukan dalam program percepatan akreditasi perpustakaan ini, tidak mmerugikan perpustakaan yang diakreditasi. Pada intinya, dengan akreditasi ini, perpustakaan berusaha membuktikan bahwa perpustakaan sudah dikelola sesuai dengan standar yang ada. Melalui program percepatan akreditasi diharapkan semakin banyak perpustakaan yang berhasil terakreditasi. Dengan demikian akan menunjukkan kualitas pengelolaan perpustakaannya. K e g i a t a n a k r e d i t a si memperlihatkan sejauh mana kualitas perpustakaan, melalui beberapa komponen yang sudah ditetapkan untuk penilaian. Beberapa komponen yang dinilai dalam sebuah akreditasi di Perpustakaan Hukum Cracchiolo, Fakultas Hukum Universitas Arizona Rogers, Tucson, Arizona, AS, sebagai berikut 1) Sifat umum perpustakaan dan jalinan kerja sama perpustakaan; 2) Jumlah rata-rata anggaran yang dikeluarkan setiap tahun untuk penambahan koleksi dan perbaikannya; 3) Jenis pustakawan: tetap atau paruh waktu; 4) Administrasi perpustakaan, yang meliputi: (a) Kebijakan administrasi umu, (b) Jumlah rata-rata anggaran yang dikeluarkan setiap tahun untuk administrasi perpustakaan, (c) Jumlah staf perpustakaan: tetap atau paruh waktu; 5) Pemanfaatan perpustakaan oleh civitas akademika; 6) Ukuran, isi, dan kegunaan perpustakaan; 7) Sistem katalogisasi; 8) Kecukupan ruang fisik; dan 9) Otonomi perpustakaan (Hirsch, 2012). L e m b a g a A k r e d i t a s i Perpustakaan Nasional RI telah menentapkan enam komponen dalam akreditasi perpustakaan. Komponen pertama adalah tentang koleksi yang menunjukkan bagaimana koleksi diadakan, bagaimana kebijakan pengembangan koleksinya, apa saja alat seleksi koleksinya, apa saja koleksi yang dimiliki, bagaimana cara memperoleh umpan balik dari pemustaka tentang koleksi, bagaimana proses perawatannya, dan sebagainya, tentang koleksi akan diketahui. Komponen kedua tentang bagaimana sarana prasarana yang dimiliki, cara perawatannya, jumlahnya, jenisnya, dan lain-lain. Melalui komponen layanan akan diketahui jenis layanan yang ada, apa saja kegiatan promosi dan literasi yang ada, dan sebagainya. Begitu pula dengan komponen SDM di perpustakaan. Melalui komponen ini akan diketahui jumlah SDMnya, bagaimana pustakawannya, bagaimana pendidikan kepala perpustakaannya, bagaimana pengembangan diri SDMnya, bagaimana keikutsertaan mereka dalam organisasi kepustakawanan, dan sebagainya. Komponen selanjutya tentang manajemen atau pengelolaan perpustakaan. Melalui komponen ini akan diketahui bagaimana dengan kebijakan yang ada di perpustakaan, bagaimana struktur orgaisasi dan uraian tuagsnya, bagaimana program kerja dan laporannya, bagaimana anggarannya, dan sebagainya. Untuk komponen terakhir tentang berbagai inovasi, keunikan, dan prestasi yang dimiliki perpustakaan dalam pengembangan perpustakaanya. Berbagai komponen tersebut akan menunjukkan keberadaan suatu perpustakaan masuk dalam rentang nilai berapa, sehingga dapat dikategorikan dalam nilai akreditasi A, B, atau C. Nilai tersebut akan berpengaruh terhadap proses akreditasi yang dilakukan kembali atau reakreditasi untuk beberapa tahun ke depannya. Ada beberapa catatan tentang akreditasi perpustakaan di Indonesia. 1. Tidak adanya pedoman dan matrik penilaian, sebagai guide dalam persiapan dan penilaian dalam akreditasi perpustakaan. Berbeda dengan akreditasi prodi atau institusi yang dilengkapi dengan pedoman dan matrik, sehingga akan terjadi persamaan persepsi antara asesor dengan yang diassesment. Beberapa contohnya sebagai berikut. a. Isian tentang inovasi perpustakaan. Ketika visitasi di lapangan, tidak jarang apa yang disajikan oleh pihak perpustakaan sebagai sebuah inovasi, hal ini dianggap oleh asesor bukan sebagai inovasi. b. Isian tentang keunikan. Sama halnya dengan inovasi di atas, bisa jadi perpustakaan menganggap apa yang disajikan sebagai sesuai yang unik, namun sebaliknya, menurut asesor hal tersebut dianggap biasa saja. c. Isian tentang majalah yang dilanggan. Bisa jadi asesor mempersepsikan majalah yang dilanggan adalah majalah yang diperoleh dengan membayar secara rutin. Kata dilanggan sebenarnya bisa diartikan mendapatkan secara rutin, entah dengan membayar atau gratis. d. Isian tentang survei dampak pelayanan perpustakaan terhadap prestasi akademik. Pemahaman tetang isian ini sangat bervariasi. Ada yang mempersepsikan bahwa memang harus ada laporan kegiatan tentang survei dampak pe l ayanan perpustakaan terhadap prestasi akademik di tempat pe rpust aka an yang mengajukan akreditasi. Ada yang mempersepsikan bahwa isian tersebut tentang berbagai penelitian yang pernah dilakukan di perpustakaan, baik oleh pihak intern atau ekstern. Ada juga yang mempersepsikan bahwa semua isian itu tentang penelitian yang pernah dilakukan oleh p u s t a k a w a n d a r i pe rpust aka an yang mengajukan akreditasi dan sudah dipublikasikan ke media cetak atau online, seperti jurnal, prosiding, ataupun dipresentasikan dalam Call for Paper. Beberapa pemahaman dan persepsi yang berbeda tersebut membuat sedikit k e b i n g u n g a n b a g i perpustakaan. Beberapa contoh seperti inilah yang membuat bias karena tidak adanya pedoman tertulis dan matrik penilainnya. 1. Cara pengiriman borang sesuai petunjuk sebelum masa pandemi COVID-19 adalah dengan mengirimkannya ke Lembaga Akreditasi Perpustakaan Nasional RI secara fisik, dilengkapi dengan dokumen pendukung secara fisik dan disertai soft file dalam sebuah flash disk. Cara pengiriman ini perlu menyesuaikan kondisi perkembangan TI. Misalnya cukup dengan mengirim semua berkas kebutuhan ke email tertentu atau share melalui Google Drive, sehingga akan lebih efektif dan efisien. 2. Perlu direvisi isian borang sesuai dengan perkembangan jaman. Beberapa hal yang perlu direvisi dari instrument akreditasi perpustakaan perguruan tinggi, antara lain terdapat pada tabel 1. Terlepas dari beberapa hal tentang akreditasi yang perlu direvisi di atas, makna dari program percepatan akreditasi perpustakaan adalah sebagai berikut. 1. Akreditasi sebagai alat koreksi diri. Sebenarnya banyak kegiatan yang sudah dilakukan, namun sering tidak terdokumentasikan. Dengan akreditasi, maka akan berusaha melengkapi dokumen tersebut. 2. Akreditasi sebagai sarana meningkat diri. Tak bisa dipungkiri bahwa dengan diikutinya akreditasi, maka perpustakaan akan menambah sarana prasarana sesuai dengan yang ada dalam standar yang sudah ada, termasuk dalam lainnya. 3. Akreditasi menjadi sarana bagi pimpinan dan unit lain untuk mendukung gerak dan langkah perpustakaan. 4. Akreditasi menjadi sarana bagi perpustakaan untuk lebih diperhatikan dalam pengembangannya ke depan. 5. Akreditasi sebagai pedoman pengembangan diri perpustakaan, sehingga akreditasi tidak digunakan sebagai sarana untuk memanipulasi diri. 6. Akreditasi sebagai sarana untuk mengukur kualitas perpustakaan berdasarkan standar yang ada. 7. Akreditasi perpustakaan akan berkontribusi bagi prestasi dan eksistensi institusi yang menaunginya.

Ketika mendengar kata akreditasi, yang terbayang adalah sesuatu yang berat dan menakutkan, terlebih bagi perpustakaan yang belum terakreditasi. Begitu pula bagi perpustakaan yang sudah terakreditasi, terkadang terasa berat untuk melakukannya, karena harus dilakukan setiap berapa tahun sekali. Oleh karena itu, segala program kerja perpustakaan hendaknya mengacu dan berpedoman pada standar tersebut, sehingga pada saatnya akreditasi kembali, tinggal menyajikan dokumen yang sudah ada guna mendukung isian borang akreditasi. Akreditasi perpustakaan sangat bermanfaat untuk meningkatkan kualitas perpustakaan. Nilai akrediasi A bagi sebuah perpustakaan, termasuk bagi Perpustakaan Unisa Yogyakarta, benar-benar menjadi point yang bergengsi bagi institusi. Bagi pihak Perpustakaan Nasional RI, agar melengkapi pedoman dan matrik yang bermanfaat bagi siapa saja. Termasuk melakukan revisi terhadap borang isian sesuai dengan perkembangan jaman. Program percepatan akreditasi akan terlaksana meskipun target capaiannya secara bertahap dan memerlukan kerja sama semua pihak yang ada.