IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI REPOSITORI INSTITUSI PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Perkembangan teknologi dan informasi di era modern tidak menjadi suatu hal yang tabu, setiap hari dikabarkan penemuan-penemuan baru pada bidang teknologi, informasi dan komunikasi. Tak terkecuali pada perpustakaan khususnya pada perpustakaan perguruan tinggi, adanya perpustakaan pada perguruan tinggi merupakan sebagai wadah dalam meningkatkan sumber daya ilmu pengetahuan bagi civitas akademik pada perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu unit pelaksanan teknis yang memiliki peran dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi dengan menghimpun, mengolah, serta melestarikan informasi (Sopwandin, 2021: 13) seperti perkembangan teknologi informasi pada disiplin ilmu pada umumnya, pada perpustakaan perguruan tinggi yang orientasinya bergerak pada sector pelayanan juga merasakan dampak kehadiran teknologi informasi secara signifikan. Penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan merupakan suatu hal yang perlu dipertimbangkan dalam rangka memberikan pelayanan yang efektif kepada pemustaka. Sebagai pusat dokumentasi dan informasi perpustakaan harus melakukan hal-hal baru dengan memanfaatkan teknologi informasi. Perpustakaan tidak diperkenankan menganggap bahwa teknologi dan internet adalah musuh, akan tetapi media tersebut dijadikan wadah untuk melakukan inovasi baru dan mengembangkan pelayanan kepada pengguna agar tetap bermanfaat sebagaimana fungsinya sebagai penyedia informasi (Himayah, 2013: 5) Pada dasarnya, perkembangan dalam suatu perpustakaan berangkat dari suatu wujud kepentingan. Dari kepentingan ini muncul inisiatif pengelola perpustakaan dalam mengembangkan inovasi dalam meningkatkan pelayanan yang lebih inovatif dan efisien yang dapat dijangkau oleh pemustaka dengan mudah dan tak terbatas dalam hal ini upaya pustakawan dalam meningkatkan layanan pada perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka tanpa harus melakukan kunjungan ke perpustakaan yaitu dengan pengembangan repositori institusi. Sebagai unit yang memberikan pelayanan jasa pada pemustaka, perpustakaan perguruan tinggi mulai memberikan pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai media, salah satunya yaitu implementasi repository institusi institusi yang dikembangankan di perpustakaan sebagai media untuk melayangkan literature kelabu, hasil penelitian, dan jenis karya tulis lainnya. Menurut Kamrarininia & Abrizah, dalam (Mathar & Haruddin: 2020) Repository institusi adalah merupakan media atau sarana untuk menyimpan dan melestarikan informasi ilmiah baik berupa literature kelabu, laporan penelitian, prosiding dan lain sebagainya yang telah dihasilkan oleh sebuah institusi yang dapat diakses baik secara terbuka. Sebagaimana diketahui saat ini kebutuhan informasi pemustaka semakin meningkat, khususnya masyarakat dalam ruang lingkup perguruan tinggi, kebutuhan informasi tersebut muncul baik secara internal yang murni kebutuhan sebagai bentuk upaya dalam meningkatkan pengetahuan, kebutuhan eksternal berupa kebutuhan untuk proses belajar mengajar, kebutuhan penelitian, kebutuhan penelitian untuk menyelesaian studi. Implementasi repostori institusi merupakan salah satu sumber informasi bagi civitas akademik dalam mengakses informasi dengan mudah dan efisien. Pada dasarnya Perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia mulai berlomba dalam mengimplementasikan system informasi repository institusi sebagai bentuk pelayanan dengan akses yang lebih mudah dan efektif dengan menggunakan media berupa gadget. Oleh karena itu diperlukan pengumpulan dan pengkajian baik literature atau penelitian terdahulu yang melakukan meninjau implementasi system informasi perpustakaan terkhusus repository institusi. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana implementasi system informasi repository institusi pada perpustakaan perguruan tinggi. Berdasarkan hal tersebut peneliti tertarik untuk mengkaji implementasi system informasi repository intitusi pada perpustakaan perguruan tinggi sebagai sumber informasi. KAJIAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Sistem ialah sekumpulan orang yang bekerjasama dengan aturan dengan ketentuan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk suatu kesatuan yang menjalankan suatu fungsi dengan misi mencapai suatu tujuan. Beberapa jenis karakteristik yang yang dimiliki oleh system seperti komponen system, batasan system, lingkungan luar system, penghubung system, masukan system, keluaran system, pengolahan dan sasaran system. Sedangkan informasi ialah data yang telah diolah menjadi lebih berfungsi dan memiliki arti bagi yang mendapatkan data tersebut, serta melakukan filter pada proses penentuan keputusan mengenasi suatu kondisi. System informasi ialah suatu kombinasi yang terstruktur dari orang-orang yang memiliki peran pada hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengolah, mengumpulkan, melakukan perubahan dan menyebarkan informasi dalam suatu struktur organisasi (Anggraeni & Irviani, 2017:1) Menurut (Sutabri, 2012: 46) sistem infromasi ialah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang menggabungkan pengolahan transaksi harian dengan kebutuhan yang mendukung fungsi operasional suatu organisasi yang memiliki sifat managerial dengan menggunakan strategi suatu organisasi yang m,enggunakan pihak tertentu dari luar untuk menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan. 1. Fungsi Sistem Informasi Menurut (Anggraeni & Irviani 2017:2 ) sistem infromasi memiliki beberapa fungsi diantaranya: a. Sebagai bentuk upaya dalam meningkatkan aksebilitas data yang telah ditemukan secara efektif dan efisien kepada user, secara langsung tanpa menggunakan perantara system informasi b. Memperbaiki produktivitas pengembangan dan pelestarian dan perawatan system. c. Memberikan jaminan ketersediaan kualitas dan keterampilan dalam pemanfaatan system informasi dengan kritis. d. Mengidentifikasi pendukung system informasi dengan keterampilan berdasarkan kebutuhan. e. Mengantisipasi konsekuensi yang akan terjadi dan memahami manajemen ekonominya. f. Menentukan investasi yang tetap sesuai yang dibutuhkan system infromasi 2. Ciri-ciri system informasi a. Baru, system informasi yang didapatkan kemudia dikembangkan merupakan penemuan baru dan segar bagi pengguna. b. Tambahan, system informasi yang telah diperbaharui terhadap yang telah ada sebelumnya dengan fitur atau inovasi baru. c. Kolektif, adalah informasi yang ditemukan dapat difilter kemudian dikoreksi dari informasi yang sebelumnya kurang tepat. d. Penegas, adalah informasi yang menjadi penegas atas informasi yang telah ditemukan sebelumnya B. Repository Institusi Menurut hirwade dalam (Herwatin, et al., 2019) repository institusi adalah konten digital yang dikelola secara formal yang menjadi koleksi pada sebuah perpustakaann perguruan tinggi. Repository institusi adalah perangkat layanan manajemen yang mengatur, mengolah dan menyebarkan informasi ilmiah dan melestarikan aset ilmiah lainnya yang dihasilkan oleh civitas akademika dalam suatu intitusi perguruan tinggi (Universitas Syiah Kuala 2021: 106) repositori institusi pada perguruan tinggi ini selalu memiliki interaksi dengan dunia yang lebih luas yang melibatkan teknologi sebagai penghubung pada sistem kerjanya dan menjadikan civitas akademika dalam suatu perguruan tinggi sebagai sasaran dan masyarakat umum sebagai sasaran lainnya. Unsur-unsur yang diolah dan dilestarikan pada repository institusi diantaranya (Wahyudi 2019: 80) 1. Mahasiswa, karya tulis yang disusun oleh mahasiswa yang umumnya dipublikasikan pada repository institusi yaitu literature kelabu, yang dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi. Sedangkan karya lainnya dapat berupa jurnal penelitian ilmuah, prosiding, dan laporan lain yang sifatnya ilmiah. 2. Fakultas, karya tulis yang dihasilkan oleh fakultas pada umumnya yang dipublikasikan pada repository institusi dapat berupa laporan kerja, presentasi, preprint dan post-print. 3. Institusi secara lembaga, yang mencakup publikasi dari lembaga dari istansi yang bersangkutan dapat berupa hasil akreditasi, baik akreditasi kampus, fakultas, maupun jurusan, laporan tahunan dan surat keterangan lainnya.

Pada penelitian ini, jenis penelitian yang digunaka yaitu jenis penelitian kualitatif dengan metode kepustakaan atau library research. penelitian kepustakaan dilakukan dengan menggunakan literatur dari penelitian sebelumnya. Penelitian kepustakaan adalah salah satu metode penelitian berbagai literatur seperti buku, catatan, majalah serta penelitian terdahulu dalam mengumpulkan infromasi yang dibutuhkan dalam proses penelitian. Hal tersebut dilakukan untuk mendapatkan jawaban dari landasan teori pada penelitian. Data yang ditemukan dalam penelitian ini bersumber dari bahan-bahan rujukan yang memiliki kaitan yang erat dengan judul atau topik yang diangkat pada suatu penelitian, seperti jurnal tentang sistem informasi, jurnal sistem informasi perpustakaan, jurnal penelitian tentang repository institusi, maupun literatur-literatur tertentu yang menguuraikan secara spesifik perihal sistem infromasi di perpustakaan. Adapun tahap pengumpulan data pada penelitian ini ialah: a. observasi, yaitu melakukan penelitian pada portal online dengan kata kunci “sistem informasi repositori institusi” b. mengumpulkan literatur, melalui jurnal online seperti jurnal Ikatan Pustakawan Indonesia, postal garyda, ejournal perpustanas, khizanah al-hikmah, google book dan dan media online lainnya c. melakukan pengamatan secara menyeluruh pada literatur-literatur yang ditemukan secara seksama sehingga memahami konten dan subjeknya. d. Selanjutnya peneliti mengidentifikais sesuai dengan tujuan penelitian yang menguraikan implementasi sistem informasi repository institusi pada perguruan tinggi. e. Hasil pengamatan kemudian dikaji dan diuraikan dengan literatur-literatur pendukung menggunakan metode kepustakaan sesuai dnegan subjek penelitian

A. Asal Usul Profesi Pustakawan Hasil penelusuran literatur berbentuk artikel jurnal dan penelitian sebelumnya dengan topik implementasi sistem informasi repository institusi pada perguruan tinggi. Pertama, Artikel jurnal yang diakses pada Ejournal Perpusnas.go.id Vol 20.No.3 yang berjudul ”Pengelolaaan Repository institusi di Perpustakaan Universitas Negeri Medan” ditulis oleh Siagian (2018) penelitian ini memberikan kesimpulan bahwa pengelolaan koleksi pada repository institusi pada perpustakaan universitas negeri medan dapat mengembangkan perpustakaan agar memberikan pelayanan secara terbuka kepada pemustaka melalui repository institusi. Selain itu, implementasi repository institusi pada perpustakaan universitas negeri medan dilakukan sebagai bentuk eksistensi istansi dalam mengembangkan sarana dan prasarana pada civitas akademika universitas negeri medan. Dengan menggunakan teknologi informasi pemustaka yang ingin melakukan penelururan karya ilmiah yang ada pada koleksi perpustakaan universitas negeri medan dapat dilakukan melalui pemanfaatan sistem informasi repository institusi. Kedua, Artikel jurnal Ikatan Pustakawan Indonesia yang berjudul “pemanfataan institusional repository sebagai sumber pembelajaran bagi sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Malang” ditulis oleh Azizah & Ishmah (2018) penelitian ini memberikan kesimpulan implementasi reposiotory institusi pada Perpustakaan Universitas Muhamadiyah Malang sebagai bentuk upaya pustaakwan dalam memberikan layanan open acces kepada civitas akademik sebagai media dalam memenuhi kebutuhan informasi terkhusus dalam penelusuran karya ilmiyah, baik berupa literatur kelabu seperti skripsi, tesis dan disertasi dan penelitianpenelitian lainnya. Dengan adanya repositori institusi yang dikembangkan pada perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang diharapkan para civitas akademik memberikan apresisasi dengan melakukan karya ilmiyah agar karyanya dapat dipublikasikan pada repository institusi perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang. Ketiga, Artikel Jurnal Khizanah Al-Hikmah yang berjudul “Repositori Instiotusi Berbasis OMEKA ( Studi kasus di Medical Knowlagde center-FK UPNVJ) ditulis oleh Saputra (2015) tulisan ini mengulis perihal medical knowladge center-FK UPNVJ dalam pengembangan sistem informasi repositori institusi berupa rancang bangun hingga pengadaan hardware hingga software yang akan dikembangkan hingga dapat diakses menjadi open acces bagi pengguna. Penelusuran informasi digital sudah menjadi kebutuhan umum bagi sivitas akademika oleh karena itu rancang bangun sistem informasi repository di FK UPNVJ adalah salah satu upaya untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Omeka sendiri merupakan software yang dapat digunakan secara free acces yang dapat diterapkan dalam pengelolaan karya ilmiyah pada suatu perpustakaan seperti Repository Institusi. Oleh karena itu Omeka menjadi software yang digurnakan di FK UPNVJ dalam mengembangkan repository institusi. Keempat, artikel jurnal yang diakses pada Ejournal Perpusnas.go.id Vol. 22 No. 1 yang berjudul “ Faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan kebijakan open acces di Perpustakaan Perguruan tinggi Negeri: studi kasus perpustakaan perguruan tinggi negeri di jawa tengah yang ditulis oleh Handoyono & Istiarni (2020) pada penelitian ini dikemukakan bahwa batas perguruan tinggi yang diulik yaitu perguruan tinggi yang negeri yang secara strategis terletak pada provinsi jawa tengah dan mempunyai sistem informasi repository institusi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kebijakan open acces pada repository institusi melibatkan banyak pihak beberapa diantaranya yaitu pimpinan, pengelola dan peneliti itu sendiri. Beberapa hal dapat menjadi alasan mengapa perpustakaan tidak memberikan akses open acces pada perpustakaan yang dikelola seperti kualitas karya ilmiyah yang masih belum memenuhi standar, keamanan data pada software yang digunakan masih standar dan ketakutan akan karya iliyah yang dipublikasikan secara open acces dapat ditiru oleh pihak yang tidak bertangggungjawab sehingga dipergunakan tidak sesuai dengan SOP yang berlaku pada istansi pendidikan perguruan tinggi. Meski demikian permasalahan open acces pada repository institusi ini tentu saja memiliki pro dan kontra bagi civitas akademika. Secara umum idealnya konten karya ilmiyah pada suatu perguruan tinggi sudah sepatutnya dipublikasikan secara open acces agar pengguna tidak memiliki batas dalam menelusuri informasi ilmiyah yang dihasilkan pada suatu perguruan tinggi. Kelima, Jurnal yang diakses pada google schoolar dengan judul “usability dan kepuasan pengguna repository Mahasiswa Universitas Lambung Mangkurat” ditulis oleh Qibthiyyah & Mahmudah (2019) pada penelitian ini dikemukakan bahwa usability repositori Universitas Lambung Mangkurat menunjukkan bahwa permasalahan yang dialami dalam melakukan akses repository ada pada error software dimana pada permasalahan ini harus terus menerus dilakukan perhatian khusus dan upgrading. Selain itu kepuasan mahasiswa dalam mengakses repositori institusi Universitas Lambung Mangkurat tergolong dibawah rata-rata disebabkan ketidaksesuaian hasil penelusuran dengan informasi yang dibutuhkan, dengan bahasa lain sistem temu balik informasi pada repository perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat masih belum memenuhi standar. Keenam, Jurnal yang diakses pad Khizanah Al-Hikmah dengan judul “Penerapan Eprints Repositori Institusi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Malang” yang ditulis oleh Pramudyo , Putri, Prayogi, Sari, Widianah, & Trisnawati (2018) pada penelitian ini ditemukan bahwa awal mula penerapan Repository Institusi pada perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang sejak tahun 2011 dengan menggunakan perangkat lunak berupa LASER dan GDL kemudain beralih pada Eprints. Peran perpustakaan UMM dalam pengelolaaan hingga konten karya ilmiyah yang dihasilkan oleh sivitas akademika dengan menggandeng instansi lain sebagai bentuk pendukung seperti Kominfo melalui pengembangan divisi sitem informasi yang bertugas mengembangkan dan mengelola sistem Eprints. Ketujuh, Jurnal yang diakses pada website academiaEdu yang berjudul “Optimalisasi Repositori Institusi IAIN Curup Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiyah Kampus” yang ditulis oleh Rizkyantha, Putra , & Habiburrahman (2022) sebagai unit dokumentasi dan informasi, perpustakaan IAIN Curup berusaha memberikan pelayanan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka dengan menggunakan teknologi infromasi, salah satu yang menjadi bentuk upaya yang dilakukan yaitu pelayanan repositori institusi. Dengan terorganisisrnya karya ilmiyah yang dikhasilkan oleh akdemisi, perpustakaan IAIN Curup mengoptimalkan pelayanan dengan melakukan publikasi karya ilmiyah dengan repositori institusi. Di perpustakaan menyediakan panduan e-resources dan sosialosasi repository institusi untuk menunjang tridharma perguruan tinggi. Kedelapan, Jurnal yang diakses pada Khizanah Al-Hikmah dengan judul “Tren Perkembangan Open Acces Institutional Repository Pada Perrguruan Tinggi Di Indonesia” yang ditulis oleh Chatimah, et al. (2018) pada penelitian ini dikemukakan bahwa 70 perguruan tinggi di indonesia telah mengimplementasikan repositori institusi sebagai bentuk media publikasi karya ilmiyah dari istansi terkait. Meski begitu jumlah istansi yang mengimplementasikan repositori institusi ini semakin bertambah seiring dengan perkembanagn teknologi informasi dan tuntutan kebutuhan pengguna informasi. Penggunaaan software Eprints menjadi alasan perkembangan penggunaaan repositori insttitusi semakin berkembang di indonesia, disebabkan fiturnya yang user friendly. Meski optimalisasi penggunaaan repositori instrutusi di indonesia sudah meluas namun, beberapa perguran tinggi masih perlu meningkatkan layanan mutu repository institusi yang dibangun khususnya pada sistem temu balik informasi. Kesembilan, Jurnal yang diakses pada Khizanah Al-Hikmah dengan judul “Pengembangan Repositori Institusi Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiyah pada Universitas Islam Negeri (UIN) Imam Bonjol Padang” yang ditulis oleh Arwendria & Oktavia (2019) pada penelitian ini ditemukan bahwa Eprints adala sebuah perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan repositori institusi dengan alasan perangkat tersebut mudah digunakan, mudah dipahami dan dapat memudahkan sistem temu kembali informasi bagi penelusur. Repositori institusi pada UIN Imam Bonjol Padang bersifat Open Sourches dengan kata lain dapat diakses oleh siapa saja melalui internet. Repository institusi ini dikembangkan sebagai upaya dalam mengembangkan komunikasi ilmiyah pada perguruan tinggi. Trahir pada jurnal yang diakses pada Paradigma dengan judul “Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Repository Institusi Karya Ilmiah pada STMIK Prabumulih” yang di tulis oleh Muchlis & Crhristian (2020) sistem repositori yang dikembangkan pada STMIK Prabumulih sebagai salah satu wadah dalam menampung dan mengelola karya tulis ilmiah berupa skripsi, tesis dan disertasi beserta karya ilmiah lainnya dengan menggunakan PHP, Database MySql dan metode pengembang sistem yaitu waterfall. sistem informasi ini memberikan layanan informasi yang dapat diakses oleh pengguna melalui website sesuai dengan website yang digunakan pada STMIK Prabumulih.

Implementasi Sistem Informasi repositori institusi pada perguruan tinggi telah dikembangkan oleh berbagai perguruan tinggi dengan memenfaatkan media teknologi informasi. Adapun perangkat lunak yang paling umum digunakan pada implementasi Sistem Otomasi repositori institusi yaitu eprints. Eprints menjadi opsi yang paling banyak digunakan dengan alasan perangkat tersebut user friendly. Selain itu dalam penerapan repositori institusi pada perpustakaan perguruan tinggi beberapa kebijakan diberlakukan diantaranya ada beberapa perguruan tinggi yang tidak memberikan layanan repository open acces dengan berbagai pertimbangan seperti karya ilmiah yang dihasilkan belum memenuhi standar, dikhawatirkan adanya pengguna yang tidak bertanggungjawab dan alasan lain.