EVALUASI PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN SEKOLAH SMK TELEKOMUNIKASI TUNAS HARAPAN

Perpustakaan merupakan lembaga yang mengumpulkan dan menyediakan informasi dan pengetahuan tercetak dan terekam, yang dapat di manfaatkan oleh seseorang yang membutuhkannya. Sama halnya dengan perpustakaan sekolah, lembaga tersebut juga melayani kebutuhan informasi dan pengetahuan dalam ruang lingkup sekolah. Dalam mengelola dan mengolah informasi yang ada di perpustakaan sekolah, pustakawan dapat memanfaatkan fasilitas yang tersedia di dalam perpustakaan, seperti teknologi informasi yang saat ini banyak dimanfaatkan di perpustakaan sekolah. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah mengubah pandangan terhadap pengelolaan perpustakaan. Manajemen perpustakaan berbasis sistem informasi perpustakaan dipandang memberikan kualitas layanan yang jauh lebih efektif dan efisien. Akan tetapi pemanfaatan teknologi informasi baik, mensyaratkan penyiapan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang sesuai dengan kebutuhan, serta pustakawan yang memiliki kemampuan soft-skills maupun hard-skill (Fahrizandi, 2020). Guna menjamin implementasi teknologi informasi di perpustakaan sekolah agar dapat memberikan kemanfaatan, diperlukan langkah-langkah evaluative yang berkesinambungan. Kerangka kerja PIECES (Performance, Information and Data, Economics, Control and Security, Efficiency, Service) memberikan variabel-veriabel yang dapat digunakan untuk mengukur sejauh mana kinerja dari sistem dan teknologi yang diadopsi di perpustakaan sekolah (Wahyudi, 2020). Dalam penelitian ini, akan dilakukan kajian evaluatif terhadap sistem informasi di Perpustakaan sekolah. Adapun objek penelitian adalah perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Telekomunikasi Tunas Harapan di kabupaten Semarang. Latar belakang dipilihnya Perpustakan SMK Telekomunikasi Tunas Harapan, karena pada penyelenggaraan proses belajar mengajar, SMK Telekomunikasi Tunas Harapan memiliki kebutuhan informasi sangat tinggi, serta lembaga sekolah ini sendiri memberikan layanan pendidikan menengah di bidang Teknologi informasi. Menarik untuk dilihat bagaimana sistem informasi di perpustakaan sekolah dengan langkah-langkah evaluative. TINJAUAN PUSTAKA Penelitian mengenai evaluasi kinerja sistem informasi perpustakaan dengan menggunakan kerangka kerja PIECES telah dilakukan oleh (Wahyuni, 2020) ; Tuflasa, et.all, 2022. Penelitian yang dilakukan merupakan kajian evaluatif terhadap kinerja Sistem Informasi Perpustakaan dengan pendekatan cross-sectional Wahyuni, 2020 dan pendekatan deskriptif Tuflasa, et.all, 2022. Adapun berdasarkan hasil pengelolahan data yang diperoleh informasi bahwa PIECES dapat digunakan untuk melakukan kajian evaluatif terhadap penerapan teknologi informasi di Perpustakaan. Sedangkan penelitian evaluasi kinerja Sistem Informasi Perpustakaan juga dilakukan oleh Tombilayuk et al., 2018, dengan menggunakan Model Task Technology Fit. Model ini juga bertujuan untuk meyakinkan pengguna terhadap aplikasi atau sistem informasi yang telah diterapkan. Dengan demikian terdapat beberapa model yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja dari Sistem Informasi Perpustakaan. Pada penelitian ini digunakan metode penelitian PIECES, serta membahas teknologi informasi dalam perpustakaan sekolah. Berbeda dengan objek penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, yakni dilakukan pada Perpustakaan Universitas, objek penelitian ini meneliti di perpustakaan sekolah, khususnya pada penerapan teknologi informasinya. Evaluasi adalah sebuah proses tersistem yang mempunyai tujuan untuk mengetahui tingkat keberhasilan suatu program, tanpa adanya evaluasi kita tidak dapat mengetahui kelemahan serta tidak akan adanya pengembangan yang lebih baik dalam sebuah sistem (Suarga, 2019). Sebuah sistem atau teknologi informasi pada penerapannya memerlukan langkah-langkah evaluasi guna pengembangan di masa mendatang. Merujuk pada definisi sistem Informasi, dimana sistem informasi merupakan suatu sistem teknologi yang menawarkan serangkaian informasi bagi untuk memenuhi beragam kebutuhan, biasanya digunakan oleh seseorang yang tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti departemen atau Lembaga sesuatu instansi pemerintah yang dapat dijabarkan menjadi direktorat bidang. (Oktavianti, 2019), perlu dimonitor dan dievaluasi guna menjamin pelaksanaannya telah sesuai dengan perencanaan yang disusun sebelumnya. (Ariefni, et.all, 2018) Sistem Monitoring dan Evaluasi berfokus pada Pelaksanaan-Fokus menilai seberapa baik sebuah proyek, program, atau kebijakan yang sedang dijalankan. Dapat disimpulkan bahwa monitoring dan evaluasi dalam sistem informasi bertujuan untuk pengembangan sistem informasi. Kerangka Kerja PIECES Ramadhani & Kusuma, 2018, mengatakan bahwa PIECES Framework adalah sebuah kerangka kerja yang dipakai untuk mengevaluasi sebuah masalah, Dengan kerangka kerja PIECES dapat menghasilkan hal baru yang dapat menjadi pertimbangan dalam mengembangkan sistem. Dalam PIECES terdapat 6 variabel analisis. (Indrawati et al., 2019)6 variabel analisis tersebut adalah Performance, Information and Data, Economics, Control and Security, Efficiency, Service. Performance/Penampilan, diperlukan untuk melihat kehandalan sebuah sistem informasi dalam pengolahan data serta dapat memberikan informasi dan tujuan yang diinginkan. Information and Data digunakan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan terdiri dari Output, Input, dan Stored data. Economics dimanfaatkan untuk melihat dari sudut pandang nilai ekonomi dari pemanfaatan teknologi informasi, yang dilihat dari dua aspek, yaitu dari aspek biaya dan aspek keuntungan Control and Security digunakan untuk melihat secara cermat terhadap pengendalian sistem dan aspek yang terkait dengan keamanan Sistem. Effeciency menjadi acuan atau pedoman untuk melakukan evaluasi sebuah sistem yang diukur dari kinerjanya dibanding dengan sistem manual. Sedangkan, Service dipakai untuk memastikan cara-cara yang digunakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, karyawan, dan manajemen. (Indrawati et al., 2019).

Metode Penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif, Dengan menggunakan teknik triangulasi dalam metode pengumpulan data, penelitian ini dilakukan dengan mewawancarai responden yang merupakan pustakawan serta admin pada Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah SMK Telekomunikasi Tunas Harapan, Kabupaten Semarang. Dari data yang diperoleh nantinya digunakan untuk membahas implementasi sistem atau teknologi informasi perpustakaan sekolah, lebih spesifik mengevaluasi penerapan teknologi informasi di perpustakaan sekolah. Wawancara pada penelitian ini menggunakan teknik wawancara semi-terstruktur. Menurut (Alijoyo et al., 2021), wawancara semi terstruktur adalah wawancara yang menggunakan serangkaian pertanyaan terbuka. Diharapkan Metode ini memicu munculnya pertanyaan baru dari jawaban yang diberikan oleh ahli, sehingga memungkinkan informasi dieksplorasi lebih mendalam selama sesi berlangsung. Setelah melakukan sebuah proses pengumpulan data maka dilanjutkan dengan menganalisis data yang telah terkumpul dengan tahapan: data reduction, data display, dan conclusion drawing/verification.

Perpustakaan SMK Telekomunikasi Tunas Harapan adalah perpustakaan yang memberikan layanan terhadap siswa, guru, ataupun staff dari SMK telekomunikasi tunas harapan tersebut. Terdapat 2 orang pustakawan di perpustakaan tersebut. Lebih jelasnya, responden dan hasil pengumpulan data dari pustakawan, dijelaskan yang ada di tabel 1. Tabel 1. Profil Responden dan Pertanyaan Wawancara Guna Pengumpulan data Responden Jabatan Keterangan Nining Widiastuti, S.E. Kepala Perpustakaan Narasumber 1 Point Pertanyaan : Sistem Semberikan Respon yang Baik Kecepatan Sistem Kelengkapan Sistem Sistem Memudahkan Pekerjaan Pustakawan Listyorini Dika Utami, S.Hum Pustakawan Narasumber 2 Point Pertanyaan : Keamanan Sistem Perangkat Penunjang Sistem Sifat Sistem Fleksibel dan Kompatibel Rencana Pengembangan Teknologi Informasi Teknik Wawancara : Rekaman Suara Durasi : 15 Menit 47 Detik Sistem Informasi : SLiMS : Diterapkan Pada 2013 Sumber : data primer yang diolah, 2023 Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dimana proses evaluasinya mengacu pada enam point, yaitu Performance, Information and Data, Economics, Control and Security, Efficiency, dan Service. Dari kerangka kerja PIECES dibawah ini merupakan tabel hasil evaluasi data dengan melakukan pengelompokan dari variabel – variabel PIECES tersebut. Tabel 2. Hasil Evaluasi Dengan kerangka PIECES Variabel Amatan Hasil Evaluasi Konklusi Performance Kecepatan perolehan data / informasi dalam sistem informasi perpustakaan sudah memenuhi harapan Kinerja sistem sudah cukup baik, namun masih ada kendala meskipun jarang terjadi Masih terdapat kendala pada jaringan yang ada di dalam sekolah namun jarang terjadi Information and data Input, output dan penyimpanan sudah berjalan dengan baik Input, output, and stored data sangat membantu pustakawan dalam menjalankan fungsinya Input data sangat mudah dan membantu Output akurat sesuai dengan kebutuhan pustakawan Economics Biaya yang dibutuhkan rendah Dengan menerapkan SLiMS biaya yang dikeluarkan sedikit serta sistem menguntungkan bagi pustakawan dan pengguna Keuntungan yang didapat dalam menggunakan sistem SLiMS adalah mempermudah dan mempercepat pustakawan dalam menjalankan fungsinya Control and Security Log-in admin untuk mengolah data tidak rumit Proses pengolahan data pada sistem hanya bisa dilakukan oleh admin yang sudah terdaftar dan mempunyai username dan password pada sistem serta prosesnya sederhana Pengolahan data dilindungi dengan proses log-in yang harus melakukan input ussername dan password Efficiency Pekerjaan lebih mudah dilakukan daripada saat masih menggunakan sistem manual Pekerjaan pustakawan semakin mudah dan cepat dikarenakan semua proses sudah otomatis dilakukan oleh sistem dibandingkan proses manual yang membutuhkan waktu lama Sistem sudah bisa memproses data secara otomatis seperti data peminjaman dan pembuatan kartu angggota Service Pemustaka mendapatkan layanan dengan cepat dan akurat Pustakawan dapat menjalankan fungsinya dengan cepat yang berpengaruh kepada kepuasan pemustaka untuk mendapatkan layanan yang cepat dan akurat, namun dikarenakan sistem tersebut dibuat perpustakaan nasional maka kendala terdapat pada peningkatan dan pembaruan dari sistem yang harus menunggu dari perpustakaan nasional mempercepat pustakawan dalam menjalankan fungsinya Terdapat kendala peningkatan dan pembaruan sistem yang harus menunggu dari perpustakaan nasional Sumber : data primer yang diolah, 2023 Performance Dari tabel diatas dalam melakukan pengolahan sistem SLiMS telah memenuhi harapan namun masih terdapat kendala pada jaringan yang ada disekitar sekolah SMK Telekomunikasi Tunas Harapan, hal tersebut didukung dengan pernyataan pustakawan yang menjelaskan bahwa “…Sistem dalam melakukan pengolahan sangat memberikan respon yang positif serta penyajian informasi dapat berjalan dengan cepat, serta fungsi dari sistem informasi yang digunakan tersebut juga telah berjalan dengan baik. Untuk kendala yang terjadi terletak pada jaringan yang ada di sekolah, terkadang jika jaringan terdapat trouble maka pengolahan dan pemrosesan pada sistem terhambat.” (wawancara dengan Widiastuti & Utami, 2023) Information and Data Pada pendekatan informasi dan data, evaluasi sistem dilihat dari output, input, dan stored data, Dari tabel diatas sistem telah memenuhi tiga point input, output dan stored data. Didukung dengan pernyataan pustakawan yang menjelaskan bahwa “....Proses input data sangat mudah, dalam proses tersebut kami bisa melakukan input data buku dan anggota, untuk input data anggota menggunakan format .CSV yang sebelumnya sudah di unduh dari sistem dan diubah dengan melakukan pengisian data siswa baru. Untuk input buku dilakukan dari menu bibliografi dengan memasukkan judul, nama pengarang, nomor panggil dan data eksemplar dari buku tersebut. Dan didalam sistem juga sudah menyimpan data seperti data pengunjung teraktif, data anggota, serta data buku yang tersimpan di database sistem yang kami gunakan” (wawancara dengan Widiastuti, 2023) “....untuk output yang dihasilkan dari SliMS versi bulian ini memberikan output yang sangat baik, dikarenakan pemustaka bisa menerima layanan dengan cepat, akurat, serta dengan baik, selain pelayanan dari pustakawannya langsung pemusataka juga bisa mengakses OPAC dari komputer yang ada di dalam perpustakaan SMK Telekomunikasi Tunas Harapan.” (wawancara dengan Utami, 2023) Untuk input yang dilakukan oleh pemustaka juga sangat membantu pemustaka dalam mengolah data, Proses input dan pengolahan data di tampilkan pada gambar 1. Gambar 1. Proses pengolahan data Economics Dalam landasan teori dijelaskan bahwa dalam segi ekonomi untuk mengevaluasi sebuah sistem terdapat dua komponen, dua komponen tersebut adalah biaya dan keuntungan. Tabel evaluasi diatas diperkuat dengan pernyataan pustakawan yang menjelaskan bahwa “...untuk biaya yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem informasi SLiMS di perpustakaan SMK Telekomunikasi Tunas Harapan sangat minimal, dikarenakan dalam mengaplikasikan sistem tersebut hanya membutuhkan sebuah server, satu perangkat komputer untuk dijadikan admin, dan bila diperlukan bisa menambah perangkat komputer untuk dijadikan fasilitas pemustaka dalam mengakses layanan perpustakaan, serta untuk pengoperasian sistem juga membutuhkan jaringan internet yang mendukung.” (wawancara dengan Widiastuti, 2023). Keuntungan dalam menggunakan sistem SLiMS bulian 9 dijelaskan oleh pustakawan bahwa “...Dengan menggunakan sistem tersebut pekerjaan yang kami kerjakan menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga berpengaruh dalam kecepatan dan ketepatan pelayanan kepada pemustaka menjadi lebih baik.” (wawancara dengan Widiastuti, 2023). Control and Security Hal yang terkait dengan adalah pengendalian dan keamanan sebuah sistem terlalu lemah serta pengendalian dan keamanan terhadap sistem terlalu tinggi dan sulit untuk digunakan. Tabel evaluasi diatas didasari dengan pernyataan pustakawan yang menjelaskan bahwa “....Untuk mengakses pengolahan data dan informasi dalam sistem tersebut hanya bisa dilakukan oleh pustakawan dengan dibatasi oleh fitur login username dan password dari sistem sehingga pemustaka hanya bisa mengakses data atau mencari data yang mereka perlukan tanpa mengubah data – data yang telah tersimpan di dalam database sistem otomasi SLiMS tersebut, jadi untuk keamanan sistem tersebut dapat dibilang cukup aman. serta untuk masuk ke admin tidak terlalu rumit”. (wawancara dengan Utami, 2023). Efficiency Dalam landasan teori dijelaskan bahwa Efficiency adalah sebuah pedoman untuk mengevaluasi sistem dibanding dengan sistem manual, tabel evaluasi diatas didasari pernyataan pustakawan yang menyatakan bahwa “....Pekerjaan yang kami lakukan semakin mudah serta cepat dengan dibandingkan menggunakan proses manual seperti dulu yang semua pengolahan serta layanan dalam perpustakaan masih dilaksanakan secara manual, seperti proses peminjaman buku harus menulis dengan manual, serta untuk keanggotaan sebelum menggunakan sistem SLiMS kami harus mencetak kartu anggota secara manual”(wawancara dengan Utami, 2023). Service Dalam evaluasi service dilakukan untuk memastikan cara dari sistem dalam meningkatkan kepuasan pelanggan, karyawan dan manajemen. Dari tabel evaluasi diatas dilihat dari kecepatan, keakuratan, serta mempermudah pekerjaan pustakawan maka untuk kepuasan pelanggan, karyawan dan manajemen telah terpenuhi, namun terdapat kendala dalam peningkatan dan pembaruan sistem harus menunggu dari perpustakaan nasional dikarenakan sistem tersebut merupakan sistem yang dibuat perpustakaan nasional. Hal itu dikuatkan dengan pernyataan pustakawan bahwa “....untuk kepuasan pelanggan kami dapat melihat dari kecepatan sistem sehingga pelanggan atau pemustaka dapan dilayani dengan cepat, pengoprasian dari sistem SLiMS Bulian 9 pustakawan sangat mudah sehingga mempermudah kami dalam melaksanakan pekerjaan. Namun yang masih menjadi kendala dalam perkembangan sistem SLiMS, sistem tersebut merupakan sistem yang di buat oleh perpusnas sehingga untuk pembaruan dan menu yang ada di sistem menunggu yang disediakan oleh perpusnas.” (wawancara dengan Utami, 2023). Selain dari pembahasan atau evaluasi dengan menggunakan model PIECES di atas, pustakawan juga menjelaskan tentang rencana pengembangan atau penerapan teknologi dalam perpustakaan, pustakawan menjelaskan “...untuk rencana ke depan bisa menggunakan sistem yang lebih baik dan bisa bekerjasama dengan kejuruan yang ada di SMK Telekomunikasi tunas harapan untuk membuat sebuah sistem informasi sendiri yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan kami, alasan kami ingin bekerja sama dengan siswa / siswi yang ada di kejuruan SMK dikarenakan untuk mengembangkan bakat yang dimiliki siswa dan siswi SMK Telekomunikasi Tunas Harapan. Serta dikarenakan SMK Telekomunikasi Tunas Harapan juga berfokus pada teknologi informasi.” (wawancara dengan Utami, 2023). Framework PIECES dapat membantu mengevaluasi sistem informasi perpustakaan hal tersebut sejalan dengan pernyataan Ramadhani & Kusuma, 2018, yang menjelaskan bahwa PIECES Framework adalah sebuah kerangka kerja yang dipakai untuk mengevaluasi sebuah masalah. Implementasi sistem berdasarkan hasil pengumpulan data dan dianalisis dengan menggunakan framework PIECES dapat disimpulkan bahwa untuk information and data yang dilihat dari input, output and stored data telah berjalan dengan baik, variabel economics juga sudah terpenuhi dikarenakan biaya yang minimal dan pustakawan mendapatkan keuntungan dalam penggunaan sistem tersebut, untuk variabel control and security juga sudah terpenuhi karena data di dalam sistem dilindungi dengan adanya fitur log-in dalam pengolahannya serta mudah digunakan, untuk variable efficiency sendiri juga sudah cukup baik, karena dibandingkan dengan proses manual sudah jauh lebih baik dan cepat setelah menggunakan sistem SLiMS. Pada variabel performance masih terdapat kendala pada jaringan yang ada di dalam sekolah namun hal tersebut jarang terjadi, serta kendala juga terdapat pada variabel service yang dimana sistem SLiMS merupakan sistem yang dibuat perpustakaan nasional, kendala tersebut terdapat pada peningkatan dan pembaruan / pengembangan sistem yang harus menunggu dari perpustakaan nasional. Rekomendasi Dari kendala variabel performance dan service, penulis memberikan rekomendasi untuk perpustakaan sekolah menengah kejuruan (SMK) Telekomunikasi Tunas Harapan. Untuk variabel performance kendala terdapat pada jaringan yang terkadang jaringan yang ada di sekitar sekolah mengalami masalah, dari hal itu penulis merekomendasikan untuk perpustakaan bisa merancanakan pemasangan atau instalasi jaringan yang dikhususkan untuk perpustakaan. Serta untuk variabel service terdapat kendala dalam peningkatan dan pembaruan harus menunggu dari perpustakaan nasional, penulis memberikan rekomendasi untuk masalah tersebut pihak perpustakaan bisa membuat merealisasikan pembuatan sistem yang rencananya telah dijelaskan oleh pustakawan akan bekerjasama dengan kejuruan yang ada di sekolah, hal tersebut dapat mengatasi kendala dikarenakan sistem yang akan dibuat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari perpustakaan.

Jadi dari hasil evaluasi diatas dapat disimpulkan bahwa framework PIECES bisa digunakan untuk evaluasi dengan pendekatan deskriptif kualitatif, dan juga bisa digunakan untuk mengukur kinerja dari sistem informasi dari perspektif pustakawan. Hal tersebut didasari dengan pembahasan yang ada diatas bahwa dari data kualitatif yang didapat penulis dari perpustakaan sekolah SMK Telekomunikasi Tunas Harapan bisa diolah dan dievaluasi menggunakan framework PIECES, di pembahasan juga dijelaskan analisis sistem dari variabel performance sampai service, dan memberikan hasil yang di butuhkan. Serta sistem informasi sudah berjalan dengan baik dari variabel Information and data, economics, control and security,serta efficiency. Tetapi masih terdapat kendala pada bagian variabel performance dan variabel service. untuk kendala di performance terdapat trouble jaringan namun hal tersebut jarang terjadi, serta di variabel service terdapat kendala dalam peningkatan / pembaruan sistem yang harus menunggu dari perpustakaan nasional. Saran untuk penelitian selanjutnya bisa meneliti sistem informasi dari perpustakaan SMK Telekomunikasi Tunas Harapan namun dilihat dari perspektif pemustaka. Karena pemustaka juga menggunakan sistem tersebut di bagian layanan, serta pandangan dari pemustaka dalam hal layanan pasti berbeda dari pandangan pustakawan.