Pemanfaatan situs web Perpustakaan dalam mempromosikan layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan telah lama menggunakan teknologi untuk memberikan dan meningkatkan akses ke sumber daya informasi dan layanan kepada pemustaka. Dari sistem dan katalog sirkulasi otomatis menjadi awal dari ujung tombak layanan perpustakaan digital, hingga kebangkitan sumber daya berbasis web, perpustakaan telah menggunakan teknologi untuk penyampaikan sumber daya informasi yang lebih efektif kepada pemustaka. Sejak dekade 90-an perpustakaan telah terbiasa dengan penggunaan web untuk mengirimkan konten termasuk akses ke sumber daya elektronik, informasi tentang koleksi, dan layanan tertentu. Perpustakaan sering menggunakan web untuk layanan, bahkan layanan koleksi referensi seringkali dilakukan komunikasi melalui email, chat, dan sistem pesan instan. Sebagai konstituen dari era informasi, kita dapat menyaksikan peran Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam menyediakan akses ke informasi serta menyebarkan informasi kepada komunitas pemustaka. Teknologi internet sangat efektif untuk mengakses dan menyebarluaskan informasi yang tersedia di p e r p u st a k a a n . Pe r p u st a k a a n menyediakan akses ke berbagai informasi tanpa batas termasuk berita, penelitian, informasi perawatan kesehatan, statistik kejahatan, dan multimedia. Di abad ke 21 ini perkembangan di bidang TIK sangat cepat dan semakin meningkat. Teknologi informasi dan komunikasi mengubah peran perpustakaan konvensional menjadi perpustakaan virtual. Perpustakaan tidak lagi memiliki konsep tradisional tentang tempat penyimpanan buku di rak. Revolusi digital saat ini terutama teknologi internet dan situs web yang terintegrasi dengan perbendaharaan informasi di dunia telah muncul dalam beberapa tahun terakhir. Hal ini dilakukan sebagai sarana yang sangat diperlukan bagi orang-orang dalam mengejar pengetahuan dan informasi. Manfaat dan peluang yang ditawarkan internet saat ini, telah diakui secara luas dan dihargai oleh masyarakat. Teknologi web telah digunakan di bidang perpustakaan untuk pembuatan halaman muka perpustakaan atau web perpustakaan sebagai gateway untuk memfasilitasi informasi tentang perpustakaan. Halaman beranda web perpustakaan menyediakan platform untuk memperbanyak berbagai layanan dan fasilitas kepada komunitas intelektual di seluruh dunia. Halaman muka (website) perpustakaan sering digunakan sebagai antarmuka untuk menyediakan informasi tentang sumber daya ilmiah berbasis web yang dimilikinya. Sebagai profesional perpustakaan, kita dapat mengamati bahwa situs web perpustakaan harus dapat dibaca sebagai cermin perpustakaan, dan informasi yang disediakan di perpustakaan untuk p emu st a k a n y a . P u st a k a w a n bertanggung jawab atas perancangan konten situs web perpustakaan, termasuk tugas humas perpustakaan dalam menyusun desain yang menarik. Permaslahannya saat ini kurangnya sumberdaya manusia di perpustakaan untuk mengelola kehumasan khususnya di website perpustakaan dan media sosial. Menanggapi hal tersebut perlu dilakukan analisa sederhana terhadap penggunaan situs web perpustakaan untuk menyediakan layanan perpustakaan, mengetahui fitur-fitur situs web perpustakaan dan untuk mengetahui tentang layanan perpustakaan yang disediakan untuk mempromosikan perpustakaan perguruan tinggi. Selain itu untuk menyelidiki penggunaan dan keefektifan situs web perpustakaan untuk mempromosikan layanan perpustakaan perguruan tinggi, terutama di perpustakaan perguruan tinggi di Daerah Istimewa Yogyakarta

Pemanfaatan situs web perpustakaan menjadi bagian penting perpustakaan. Promosi dapat dilakukan dengan menampilkan fitur-fitur yang perlu diketahui pemustaka. Tugas humas menjadi penting, karena selain mengelola konten dan pendesain agar menarik pemustaka juga selalu aktif update informasi terbaru di web perpustakaan. Pratama (2017) melakukan penelitian tentang strategi yang digunakan Humas Perpustakaan dalam mempromosikan layanan dan fasilitas kepada pengguna. Humas Perpustakaan UGM memiliki dua pendekatan dalam mempromosikan layanan dan fasilitasnya, yakni pendekatan konvensional yang terdiri dari sosialisasi dan pameran, dan p e n d e k a t a n m o d e r n y a n g menitikberatkan pada internet. Humas Perpustakaan UGM berbenah diri dan membuat strategi terutama yang berkaitan dengan penggunaan teknologi informasi seperti sosial media untuk promosi dan menciptakan citra perpustakaan. Sedangkan Kumar (2017) menjelaskan dampak produk dan layanan berbasis TIK pada pengguna perpustakaan dengan referensi khusus untuk perpustakaan perguruan tinggi. Kumar menekankan perlunya dan keuntungan pada saat memasarkan sumber daya elektronik melalui situs web perpustakaan, blog. Manjunath (2016) menganalisis isi situs web dari delapan perpustakaan khusus yang berbasis di Bengaluru. Penekanan khusus diberikan pada koleksi perpustakaan, layanan perpustakaan, ketersediaan sumber daya elektronik, pengenalan domain dan tampilan, tautan, antarmuka pencarian dan pengambilan. Kaushik (2015) mempelajari fiturfitur situs web perpustakaan dari 28 NIT di India. Studi ini mengungkapkan bahwa sebagian besar perpustakaan memfasilitasi layanan konvensional melalui situs web mereka; namun masih gagal menggabungkan teknologi canggih seperti fasilitas web 2.0, layanan berbasis cloud. Imtaha (2015) mengungkapkan manajemen promosi di layanan repositori institusi perpustakaan perguruan tinggi menggunakan alat-alat promosi yang digunakan terdiri dari public relations, advertising, online marketing, direct marketing, sales promotion, exhibitions and events dan personal selling. Sebagian besar dari alat promosi yang digunakan berbiaya rendah, namun penggunaannya masih tidak konsisten dan berkelanjutan. Saluran yang lebih banyak digunakan adalah word-of-mouth yang memiliki pengaruh kuat terhadap target sasaran secara langsung. Pareek dan Gupta (2012) mempelajari situs web perpustakaan sebagai alat promosi untuk sumber informasi di beberapa perpustakaan Universitas Rajasthan yang dipilih yang berfokus pada layanan perpustakaan dan sumber daya konten elektronik. Konnur dan Rajani et al (2010) berfokus pada mata uang, keakuratan, dan relevansi isi informasi yang disediakan di situs web Perpustakaan di Bangalore. Kaur dan Singh (2010) menemukan bahwa layanan referensi sangat dituntut di platform web perpustakaan. Shukla dan Tripathi (2010) meneliti status konten di situs web perpustakaan lembaga akademik India untuk mengukur kinerja situs web secara keseluruhan. Perhitungan kinerja dilakukan melalui kriteria yang akan membantu perpustakaan webmaster untuk meningkatkan status kesadaran konten mereka dari situs web perpustakaan mereka. Seperti penelitian Mardiastuti, Suciati dan Wiyarsih (2019) mengungkapkan bahwa website Perpustakaan UGM dimanfaatkan untuk memberikan informasi kepada pemustaka terkait dengan pelayanan perpustakaan dan koleksi-koleksi perpustakaan. P e r p u st a k a a n U G M t e l a h memanfaatkan media yang bersifat viral untuk memasarkan produk dan layanan yang ada di Perpustakaan UGM, dengan jumlah follower yang cukup banyak. Media viral yang dikelola dan dimanfaatkan meliputi Facebook, Twitter, Instagram, dan Website Perpustakaan UGM. Produk dan layanan Perpustakaan UGM meliputi koleksi cetak dan koleksi elektronik hasil dari alih media dan dari database dilanggan Perpustakaan UGM. Situs web perpustakaan seperti panduan virtual dari fasilitas fisik termasuk koleksi, layanan, dan infrastruktur yang tersedia di perpustakaan. Situs web adalah sumber terbaik untuk informasi bagi pemustaka luar. Website perpustakaan merupakan cermin perpustakaan. Gagasan awal tentang perpustakaan dapat dicapai dari situs web. penulisan ini terutama terbatas pada penggunaan situs web perpustakaan dalam mempromosikan layanan perpustakaan perguruan tinggi. Setiap perguruan tinggi memiliki perpustakaan tetapi maksimum perpustakaan tidak selalu memiliki situs web perpustakaan yang terpisah. Mereka memiliki halaman web perpustakaan yang digabungkan ke situs web perguruan tinggi. 12 Perpustakaan perguruan tinggi yang dipilih dalam lingkup studi website perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 1. 1. Status situs web perpustakaan Semua website perpustakaan di atas menunjukkan cermin dari perpustakaan itu sendiri, dengan menampilkan beragam layanan yang dimiliki dan keunggulan perpustakaan masing-masing. Desain bisa berbeda namun apabila diamati ada persamaan dalam penyampaian promosi bagi masing- masing perpustakaan. Sebagai contoh beranda, sejarah perpustakaan, visi dan misi perpustakaan, struktur organisasi, fasilitas, peraturan, kunjungan perpustakaan dan jam layanan perpustakaan akan muncul dalam tampilan website perpustakaan. Berdasarkan pengamatan terdapat 100% website di atas menampilkan fitur-fitur tersebut. Dari 12 website perpustakaan tersebut masih ada yang bergabung dengan website instansi induknya, sehingga akses ke web perpustakaan melalui web instansinya. Informasi yang dimunculkan dalam website perpustakaan dapat diakses melalui gadget. Pemustaka dapat melihat dalam beranda webiste perpustakaan informasi tentang jam layanan atau informasi layanan perpustakaan buka atau tutup. Namun apabila ada informasi yang disampaikan melalui website perpustakaan tidak diperhatikan, hal ini seperti halnya pengumuman layanan tutup karena suatu dan lain hal, seringkali pemustaka tetap datang ke perpustakaan. Demikian juga dengan informasi fasilitas yang tersedia di website, seperti jam layanan berhubungan dengan masalah mengembalikan buku-buku, membaca e-book maupun e-journal yang dimiliki perpustakaan masing masing. Dari 12 perpustakaan di atas dapat dilihat 80% memiliki halaman web atau situs web perpustakaan yang terpisah dari web lembaga induknya. Di situs web ma sing-ma sing menyedi akan informasi dasar tentang layanan perpustakaan, waktu, detail staf, koleksi, fungsi, dan deskripsi singkat tentang perpustakaan dan semua terkoneksi dengan website institusi masing-masing. 2. Web-OPAC untuk Pengambilan Informasi Web-OPAC sebagai ilustrasi perpustakaan perguruan tinggi menggunakan Web-OPAC sebagai alat p e n g amb il a n s umb e r d a y a perpustakaan. Di beberapa perguruan tinggi ditemukan bahwa mereka menggunakan perpustakaan WebOPAC sebagai alternatif untuk situs web perpustakaan. Perpustakaan menyediakan halaman web terstruktur untuk mengakses Web-OPAC serta layanan perpustakaan dan informasi. Perpustakaan menyediakan waktu layanan perpustakaan, deskripsi perpustakaan, tautan e-resource, lokasi, keanggotaan, repositori institusional, fasilitas perpustakaan dan tur virtual perpustakaan dll. Gambar 2 menunjukkan contoh Web-OPAC yang dikembangkan melalui perangkat lunak manajemen perpustakaan terintegrasi SIPUS Perpustakaan UGM. Di-host di server cloud yang dapat diakses dari luar kampus. Pemustaka dapat mengakses informasi perpustakaan menggunakan discovery search yang sudah tersedia di halaman web Perpustakaan UGM. Pada bagian lain di halaman yang sama dapat diakses informasi layanan, eresources, quick access dan sosial media yang bisa diakses pemustaka. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 3. Perpustakaan Digital sudah muncul dalam website Perpustakaan UGM dan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Terlihat dalam Gambar 4 menunjukkan dari situs web perpustakaan UIN Sunan Kalijaga menyediakan tautan situs web atau halaman web mereka untuk mengakses sumber daya yang ada di perpustakaan digital atau repositori institusional. Pe n g g u n a b is a me n g a k s e s perpustakaan digital dan repositori institusional melalui situs web p e r p u st a k a a n . Pe r p u st a k a a n menyediakan nama pengguna dan kata sandi untuk mengakses perpustakaan digital dan hal itu hanya dapat diakses dari kampus perguruan tinggi. Untuk akses ini 75% perpustakaan perpustakaan perguruan tinggi membuka akses Intitusional repository. Perpustakaan UPN Veteran Yogyakarta menyediakan nama pemustaka dan kata sandi untuk mengakses koleksi perpustakaan digital. Perpustakaan perguruan tinggi negeri memiliki perpustakaan digital atau repositori institusional dalam bentuk cetak dan digital. Namun, perpustakaan mengambil inisiatif untuk mengembangkan Intitusional repository untuk dikembangkan oleh perpustakaan masing-masing. Situs web perpustakaan menyediakan berbagai tautan untuk mengakses sumber daya elektronik yang disiapkan baik dibeli dalam bentuk paket oleh perpustakaan atau pun dibuat oleh masing-masing perpustakaan. Sumber utama e-resource dari perpustakaan yakni karya dari mahasiswa masing-masing perguruan tinggi dan hasil penelitian dosen belum semua dapat diakses. Ada kebijakan masing masing institusi dalam mempublish secara utuh hasil penelitian dosen. Namun demikian sebagian besar 74% hanya dapat diakses bagianbagian tertentu seperti judul, abstrak, intisari, pendahuluan atau kesimpulan saja. 3. Link Terkait dengan Kerjasama Survei tersebut mengungkapkan 12 perguruan tinggi menggunakan akses ke institusi induknya juga membuka akses ke link website yang lain khususnya yang terjalin kerjasama sebelumnya. seperti Jogja Library for All, Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, Forum Kerjasama Peerpustakaan Perguruan Tinggi Negeri, dan link ke Perpustakaan Nasional RI. Tidak hanya itu masih ada link-link website yang terhubung dengan kekhususan ilmu pengetahuan yang ada diinstansi induknya. Hal ini dilakukan untuk memperkuat data dan informasi yang akan disajikan untuk pemustaka. Seperti dapat dilihat dalam contoh pada Gambar 5. Website di atas pada link terkait menampilkan beberapa kerjasama yang dilakukan Perpustakaan UPN Ve t e r a n Yo g y a k a rt a d a l am memberikan informasi terbaru di situs web perpustakaan kampus. Informasi terbaru ini dapat membuat pemustaka sadar akan kedatangan situs-situs baru yang dapat diakses di perpustakaan. Selain itu akses EBOOK KUBUKU yang menyediakan buku dalam bentuk elektronik juga tersedia. 4. Promosi Koleksi yang Dimiliki dan Jam Layanan Gambar 6 menunjukkan bahwa 67% situs web perpustakaan perguruan tinggi menyediakan berbagai jenis tautan sumber daya akses bebas/terbuka. Beberapa perpustakaan menyediakan tautan Perpustakaan Digital Nasional, tautan buku teks NCERT gratis, buku Google, Arsip Internet, dan berbagai jenis sumber daya akses online gratis. Tetapi 33% perpustakaan perguruan tinggi tidak menyediakan tautan sumber daya akses terbuka karena mereka tidak memiliki situs web untuk memberikan informasi jenis ini. Website Perpustakaan Universitas Atmajaya Yogyakarta sebagai salah satu contoh promosi koleksi perpustakaan dalam hal ini koleksi cetak baik buku dan jurnal. Upaya ini dilakukan untuk menarik minat pemustaka yang mengakses website perpustakaan. Koleksi yang ditampilkan mempunyai keunikan yang khas, koleksi yang terbaru, koleksi yang sedang trend dan koleksi langka atau kuno. Demikian juga Perpustakaan Universitas Sanata Dharma menampilkan koleksi bukubuku cetak di website-nya. Perpustakaan Universitas Negeri Yo g y a k a rt a d a l am we b sit e perpustakaan menampilkan koleksi buku-buku cetak. Seperti dapat dilihat pada Gambar 7 dengan mewujudkan bentuk cover buku-buku cetak. 5. Peran Pustakawan Humas dalam Promosi Perpustakaan Melalui WebsitePerpustakaan Cutlip, Center dan Broom (1994) mendefinisikan humas sebagai “the management function that establishes and maintains mutually beneficial relationship between an organization and the publics on whom its success or failure depend”. Humas berfungsi sebagai fungsi manajemen dalam membangun dan menjaga hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dengan berbagai publik yang menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi. Humas perpustakaan mempunyai peran seperti humas pada umumnya, yakni mengelola respon organisasi terhadap berbagai isu, memanfaatkan riset untuk segmentasi publik, mengembangakan goals dan objectives bagian humas, melakukan riset evaluasi kegiatan humas khususnya promosi. Peran pustakawan kehumasan menyiapkan konten yang akan di tampilkan di website perpustakaan, melalui tahapantahapan. Tahapan pelaksanaan materi yang akan dilaksanakan pustakawan kehumasan meliputi: perencanaan, pelaksanaan, draft reporting data dan informasi, foto, gambar, setting proof manajemen, upload materi dan terakhir evaluasi. Desain yang dibuat pada website perpustakaan memiliki fitur-fitur yang standar dalam penyampaian informasi. Dari 12 perpustakaan perguruan tinggi negeri dan swasta DIY sebagai contoh diambil informasi tentang jam layanan, OPAC, koleksi cetak, database jurnal, Quick Acces, Media Sosial(IG, Twitter, Facebook, Line), resource/repositori, dan alamat perpustakaan seperti terangkum pada Tabel 1. Situs web perpustakaan dipilih 12 perpustakaan PTN dan PTS yang sudah memiliki website dan terupdate dalam kurun waktu tertentu. Banyak website perpustakaan PTN atau pun PTS yang tidak update, sehingga tidak dipilih. Berdasarkan data di tabel 1 hanya 83% dari situs web perpustakaan yang menyediakan fitur layanan jam buka. Beberapa website menggunakan fasilitas chatting online di situs web dan media sosial mereka untuk berkomunikasi dengan pemustaka. Fasilitas formulir keanggotaan perpustakaan online yang disediakan hanya 25% dari situs web perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan Unive rsit a s Ahmad Dahl an menyediakan formulir keanggotaan melalui formulir Google. Ini mengurangi kerja staf dan memberikan layanan cepat ke pemustaka. Sebesar 33% perpustakaan perguruan tinggi menggunakan formulir manual untuk keanggotaan untuk pendaftaran p e m u s t a k a . P e r p u s t a k a a n menyediakan formulir dan pengguna dapat mengirimkan dengan dokumen yang diperlukan di perpustakaan dan pustakawan mengeluarkan kartu perpustakaan mengikuti aturan perpustakaan. Tetapi dalam formulir online itu sangat mudah karena ini adalah proses yang memakan waktu lebih sedikit dan secara otomatis memperbarui dalam database perpustakaan. Situs web perpustakaan resmi juga dapat menyediakan gateway subjek untuk mengakses informasi dalam area subjek tertentu. Perpustakaan menggunakan berbagai akses subjek tertentu untuk memberikan informasi bijaksana tentang area subjek tertentu. Informasi berita kegiatan ditampilkan dalam wesite perpustakaan. Ada juga yang menampilkan kegiatan perpusdokinfo yang sudah, sedang, dan akan berjalan di perpustakaan sebagai bagian promosi ke pemustaka. Pemustaka dapat mengakses informasi melalui situs web kapan saja dan di mana saja sesuai kenyamanannya. Gambar 7 menunjukkan bahwa hanya 4 (33%) situs web perpustakaan perguruan tinggi yang menyediakan layanan media sosial perpustakaan kepada pemustaka. Ask librarian atau bantuan pustakawan adalah layanan referensi online yang disediakan secara real time kepada pemustaka. Hal ini membantu pemustaka untuk merujuk ke cara khusus mengakses informasi. Tetapi 67% dari situs web perpustakaan perguruan tinggi tidak dapat menyediakan layanan perpustakaan. Ini adalah titik lemah dari perpustakaan perguruan tinggi. Untuk menyediakan layanan referensi perpustakaan, pemustaka menanyakan informasi yang diinginkan menggunakan email, chatting online, dan media sosial. Pemustaka seringkali tidak merespon ulang akan pertanyaan yang diajukan dan imbal balik pertanyaan dari pemustaka belum memuaskan. Beberapa perpustakaan perguruan tinggi menyediakan layanan referensi digit a l kepada pemust aka . Perpustakaan menyediakan layanan referensi digital melalui media dan alat digital. Email pada dasarnya digunakan untuk memudahkan berkomunikasi dengan pemustaka. Apabila kita mengamati Tabel 1 menunjukkan website Perpustakaan UKDW menampilkan semua 8 fitur secara lengkap. Kemudian melihat statistik penganalisa web untuk mempertahankan dan meninjau penggunaan situs web perpustakaan oleh pemustaka, dapat dilihat angka tersebut mencerminkan bahwa sebagian besar situs web perpustakaan tidak menggunakan penganalisa web apa pun untuk mengukuran statistik. Beberapa perpustakaan perguruan tinggi menggunakan data pengunjung di website, namun ada juga yang tidak memunculkan status pengunjung yang akses ke website perpustakaan. Pemustaka dalam menggunaan situs w e b p e r p u st a k a a n u n t u k mempromosikan koleksi dan fasilitas layanan perpustakaan sudah cukup memadai, walau tidak secara lengkap fitur standar digunakan. Fitur-fitur situs web perpustakaan disediakan untuk membantu menyamakan persepsi dan jenis layanan perpustakaan yang dimiliki. Website perpustakaan menjadi bagian untuk diketahui pemustaka dan menjadi bagian layanan yang disediakan untuk mempromosikan perpustakaan.

Paradigma perubahan lanskap perpustakaan dan informasi memposisikan sebagian besar upaya perpustakaan dalam penyebaran informasi menggunakan situs web perpustakaan. Situs web perpustakaan dapat bertindak sebagai agen katalis dalam hal ini. Fasilitas berbasis web perpustakaan di 12 perpustakaan perguruan tinggi negeri dan swasta di atas berada pada tahap awal perpustakaan melakukan promosi. Infrastruktur TIK yang kurang memadai, kurangnya tenaga kerja terlatih khususnya pustakawan kehumasan, dan krisis dana tampaknya menjadi alasan utama di balik layar semua layanan yang diberikan. Perlunya koordinasi yang bersinergi dengan semua unit untuk memvisualisasikan perpustakaan secara digital. Website perpustakaan merupakan bagian promosi paling kekinian yang dapat menjangkau semua generasi saat ini. Web perpustakaan bagai cermin diri perpustakaan yang ditampilkan dalam bentuk maya.