Analisis Kemudahan, Efektivitas, dan Efisiensi dari Situs Web Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pandemi Covid-19 mengharuskan masyarakat untuk dapat menggunakan teknologi untuk melakukan berbagai kegiatan, dan itu juga juga dilakukan oleh perpustakaan dalam melakukan fungsinya. Fokus pekerjaan secara perlahan mulai bergeser masuk ke dunia maya yang berbasis teknologi. Undang-Undang No.43 Tahun 2007 mendefinisikan fungsi perpustakaan sebagai sarana informasi, pendidikan, penelitian, pelestarian, dan rekreasi pemustaka (UUD, 2007). Seiring perubahan fokus pekerjaan menuju dunia maya, salah satu cara perpustakaan beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka adalah melalui situs web (Morley, 2021). Selain situs web, pengembangan inovasi berbasis kecerdasan buatan seperti chatbot juga semakin dibutuhkan untuk menunjang layanan informasi di perpustakaan (Melati et al., 2024). Situs web perpustakaan memainkan peran penting dalam mendukung layanan perpustakaan secara keseluruhan. Hal ini ditunjukkan oleh Jasek (2004) yang berkolaborasi dengan Elsevier untuk mengembangkan panduan tentang pembuatan situs web perpustakaan. Dalam pandangan ini, situs web perpustakaan sering diibaratkan sebagai "cabang elektronik" dari perpustakaan itu sendiri (Velasquez & Evans, 2018) dan menjadi representasi yang mencerminkan identitas serta layanan perpustakaan (Mandrekar & Rodrigues, 2021). Situs web perpustakaan memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan (Baba & Ganaie, 2019). Penelitian oleh Mierzecka & Suminas (2018) menunjukkan bahwa situs web perpustakaan akademik diharapkan berfungsi sebagai portal yang menyediakan akses ke berbagai sumber daya informasi berbasis web yang relevan bagi pemustaka. Lebih lanjut, aksesibilitas situs web memungkinkan pemustaka untuk memanfaatkan layanan perpustakaan dari mana saja dan kapan saja, tanpa terikat oleh batasan waktu operasional atau antrian fisik (Johnson & Ramasamy, 2021). Oleh karena itu, sangat penting untuk mengembangkan situs web yang dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan pemustaka secara optimal. Penelitian Kim (2011) menunjukkan bahwa meskipun sebuah situs web perpustakaan mudah diakses dan menyediakan informasi yang lengkap, evaluasi hasilnya akan rendah jika desainnya kurang menarik. Conrad & Stevens (2019) menekankan pentingnya perpustakaan melakukan penelitian terhadap kebutuhan pemustaka terlebih dahulu agar tampilan dan fungsionalitas situs web dapat disesuaikan, sehingga mendorong penggunaan oleh pemustaka. Universitas Pelita Harapan (UPH) telah mengembangkan portal web perpustakaan sejak tahun 2006 (One UPH Library, 2023). Portal web adalah layanan daring yang menyediakan berbagai fasilitas dan sumber daya, seperti email, forum, mesin pencari, dan pusat belanja online (Rao, 2010). Barman (2014) mendefinisikan portal sebagai situs web atau layanan yang menyediakan informasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna, dengan portal perpustakaan sebagai salah satu dari tiga komponen utama dalam sebuah situs web perpustakaan. Oleh karena itu, portal web perpustakaan UPH berfungsi sebagai sarana untuk menyediakan akses informasi yang esensial bagi pemustaka. Untuk memastikan situs web perpustakaan memenuhi kebutuhan pengguna, diperlukan evaluasi yang komprehensif. Model evaluasi situs web berbasis usability, seperti yang dijelaskan oleh Nielsen (1993) mencakup lima atribut yaitu: kemudahan dipelajari (learnability), efisiensi, kemudahan diingat (memorability), kerendahan tingkat kesalahan (low-rate error), dan kepuasan subyektif. Adapun Poll (2007) mengidentifikasi kriteria-kriteria yang mempengaruhi kualitas situs web perpustakaan yaitu konten, bahasa, struktur, desain, kemudahan navigasi, aksesibilitas situs. Joo et al. (2011) membagikan penelitiannya terkait evaluasi situs web perpustakaan dengan model evaluasi yang hanya mencakup tiga atribut; yakni kemudahan dipelajari, efisiensi, dan efektivitas. Penulis menggunakan model evaluasi Joo et al. (2011) dalam penelitian ini untuk melakukan evaluasi yang menyeluruh dan tidak hanya User Interface seperti atribut Poll (2007). Model Nielsen (1993) tidak digunakan dalam penelitian ini karena ketiga atribut pada model Joo et al. (2011) cukup mencakup evaluasi secara keseluruhan, sehingga tidak diperlukan lima atribut. Ketiga atribut tersebut adalah kemudahan dipelajari atau learnability, yaitu seberapa mudah suatu sistem dapat dipelajari oleh pemustaka. Efisiensi, yaitu apa saja yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, dan efektivitas yang berbicara tentang kelengkapan dari hal yang dicapai. Melalui penelitian ini penulis ingin mengetahui 1) bagaimana persepsi pemustaka terhadap kemudahan mempelajari situs web Perpustakaan One UPH, 2) bagaimana persepsi pemustaka terhadap efisiensi situs web Perpustakaan One UPH, dan 3) bagaimana persepsi pemustaka terhadap efektivitas situs web Perpustakaan One UPH. Model evaluasi situs web Joo et al. (2011) digunakan untuk menilai portal web perpustakaan One UPH. Selain itu penulis menggunakan metode DMAIC, salah satu metode Six Sigma untuk proses problem-solving (Hambleton, 2007) untuk melakukan evaluasi dan perbaikan. Menurut Al-Akel et al. (2018), DMAIC adalah sebuah strukturisasi langkah-langkah yang harus diikuti untuk keberhasilan penerapan metode manajemen di Jepang untuk dapat meningkatkan performa kerja dalam sebuah bisnis. Model DMAIC dipilih karena fleksibilitas penerapan DMAIC di berbagai proses pengembangan.

Penelitian dilakukan dengan metode penelitian kuantitatif deskriptif, kemudian dianalisa dan disusun sesuai dengan metode DMAIC. Penelitian kuantitatif deskriptif adalah penelitian yang memiliki rumusan masalah deskriptif dan tidak membuat perbandingan antara variabel dengan sampel, ataupun mencari hubungan antar variabel (Sugiyono, 2014). Kerangka konseptual penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1. Adapun definisi operasional penelitian ini yang diambil dari Joo et al. (2011) adalah sebagai berikut: Tabel 1. Tabel Definisi Operasional. Data dikumpulkan menggunakan kuesioner campuran agar informasi yang didapat lebih mendalam. Indikator dan butir pertanyaan kuesioner tercatat dalam tabel berikut: Tabel 2. Tabel Indikator dan Butir Pertanyaan Kuesioner. Populasi atau sumber data berjumlah banyak (Darmawan, 2014) dalam penelitian ini diambil dari sebagian jumlah pengujung perpustakaan Johanes Oentoro pada bulan November 2023 yaitu sejumlah 7760 orang. Rata-rata pengunjung per hari perpustakaan Johannes Oentoro pada bulan tersebut adalah 388 orang. Dari populasi tersebut dipilih sehimpunan kecil untuk menggeneralisasi populasi atau biasa disebut sampel (Neuman, 2014). Menurut Arikunto (2005, hal. 95), apabila jumlah populasi kurang dari 100 orang, jumlah sampel diambil secara keseluruhan, tetapi apabila populasi lebih dari 100 orang, maka 20-25% populasi cukup dijadikan sampel. Berdasarkan itu, jumlah sampel dalam penelitian ini adalah 97 orang (25% dari rata-rata pengunjung per hari perpustakaan bulan November 2023). Skala Likert digunakan untuk mengukur persepsi dan sikap pemustaka pada penelitian ini. Model skala yang digunakan adalah skala Likert yang dimodifikasi menjadi 6 skala, yaitu: 1 (Sangat tidak setuju/STS), 2 (Tidak setuju/TS), 3 (Kurang setuju/KS), 4 (Agak setuju/AS), 5 (Setuju/S), 6 (Sangat setuju/SS). Data kuesioner dianalisis dengan menemukan mean (rata-rata) dari penghitungan kuesioner. Microsoft Excel digunakan sebagai alat bantu pengolahan data. Skala penilaian yang digunakan untuk menetapkan nilai terkait situs web perpustakaan adalah Sangat Rendah (0-1), Rendah (1-2), Rata-rata (2-3), Agak Tinggi (3-4), Tinggi (4-5), Sangat Tinggi (5-6).

Tahap pertama DMAIC adalah Define, yaitu merumuskan masalah. Masalah adalah suatu persoalan atau kesenjangan yang mungkin dapat menuntun peneliti untuk mencari jawaban atau solusinya (Mahdiyah, 2015). Maka dari itu, dalam penelitian ini, peneliti ingin mengevaluasi kemudahan dipelajari, efisiensi, dan efektivitas dari situs web Perpustakaan One UPH. Tahap kedua adalah Measure. Pada tahap ini, peneliti menyiapkan instrumen penelitian, yaitu kuesioner campuran dan kemudian mencari responden. Jumlah responden yang diambil sebagai sampel adalah pengunjung dari Perpustakaan Johannes Oentoro yang berjumlah 97 orang. Selanjutnya (tahap ketiga), Analysis. Data mentah yang dikumpulkan peneliti pada tahap sebelum, diolah dan dianalisis menggunakan Microsoft Excel. Demografi responden pada penelitian ini mayoritas adalah mahasiswa S1/D3 dan sebagian besar memiliki keterampilan komputer menengah. Detil demografi dapat dilihat pada Tabel 3. Detil demografi ini diambil dari kerangka kuesioner Joo et al. (2011). Dalam butir demografi responden, indikator “Keterampilan Komputer” ditanyakan dalam kuesioner secara khusus karena pemakaian situs web perpustakaan memerlukan keterampilan computer. Walaupun responden mayoritas memiliki keterampilan komputer menengah, namun responden dengan keterampilan komputer ahli hanya berbeda dua orang. Artinya, responden mayoritas bukan ahli komputer sehingga situs web perpustakaan dapat dinilai kemudahan dipelajari, efektivitas, dan efisiensinya bukan berdasarkan kemampuan diri responden namun situsnya tersendiri. Berdasarkan hasil kuesioner menggunakan model evaluasi Joo et al. (2011), hasil rata-rata tiap indikator evaluasi ditampilkan pada Tabel 4. Hasil rata-rata ini diinterpretasikan menggunakan skala penilaian yang tertulis pada bagian metode penelitian. Tabel 4 menunjukkan bahwa indikator Kemudahan Dipelajari (K) masuk dalam kategori skala “Sangat Tinggi”. Kemudahan situs web perpustakaan ini dipelajari juga terbukti dengan mengingat demografi responden yang mayoritas memiliki kemampuan komputer tingkat menengah. Artinya, situs web ini mudah dipelajari walaupun pengguna tidak ahli menggunakan komputer. Berdasarkan hasil survei, menurut responden, penelusuran informasi pada situs web Perpustakaan Johannes Oentoro dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karena situs web perpustakaan ini didesain dengan baik sehingga mudah digunakan. Angka rata-rata yang terdapat pada Tabel 4 juga menyatakan bahwa efisiensi situs web perpustakaan masuk dalam kategori skala “Sangat Tinggi”. Maka, situs web perpustakaan Johannes Oentoro dapat disimpulkan efisien. Selain itu, berdasarkan hasil survei, responden juga berpendapat bahwa penelusuran informasi pada situs web Perpustakaan Johannes Oentoro dapat tuntas dengan informasi yang lengkap, berguna, dan sesuai kebutuhan (relevan). Angka rata-rata indikator Efektivitas yang terdapat di Tabel 4 juga masuk dalam kategori skala “Sangat Tinggi”. Oleh sebab itu, situs web Perpustakaan Johannes Oentoro dapat dikatakan mudah dipelajari, efisien, dan efektif. Hanya saja, rata-rata indikator Kemudahan Dipelajari (K) masih di bawah rata-rata keseluruhan. Sementara, indikator Efisiensi (ES) sudah di atas rata-rata, tetapi tidak berbeda jauh dengan rata-rata keseluruhan. Indikator Efektivitas (EV) memiliki nilai rata-rata yang paling besar di atas rata-rata keseluruhan. Akan tetapi, terdapat beberapa saran yang diberikan oleh dua puluh tujuh responden. Peneliti membagi saran-saran tersebut menjadi beberapa kategori yang disimpulkan dalam tabel berikut: Tabel 5. Tabel Kesimpulan Saran. Bagian ini membahas dua tahapan terakhir dari DMAIC yaitu Improve dan Control. Dari bagian pembahasan, yang disimpulkan adalah perlu ada peningkatkan untuk mempercantik User Interface, meningkatkan User Experience, dan perbaikan sistem. Saran pengembangan terbanyak diperoleh dari kategori User Experience yaitu sebanyak 17 orang. Berdasarkan saran, diperlukan adanya penggunaan bahasa pengantar situs web perpustakaan yang lebih mudah dimengerti dan tata letak informasi yang dapat diperjelas lagi. User Experience tentu tidak dapat dipisahkan dari User Interface dan sistem yang mendukungnya, maka hal yang dapat dikerjakan sekarang untuk pengembangan adalah mempercantik User Interface dan memperbaiki kinerja sistem situs web Perpustakaan One UPH. Saran terbanyak adalah dari kategori User Experience (UX) dan User Interface (UI), berarti situs web Perpustakaan One UPH hasil revisi masih memiliki masalah dalam user-friendliness. Meskipun demikian, situs web perpustakaan hasil revisi juga memiliki nilai positif dengan nilai evaluasi “Sangat Tinggi”. Kedepannya, beberapa kontrol yang dapat dilakukan yakni melakukan evaluasi secara rutin, melakukan kerjasama dengan MPM (Majelis Perwakilan Mahasiswa) dan dosen untuk mendapat timbal-balik dari mahasiswa serta dosen, dan melakukan pengecekan komplain atau masukan dari Employee Satisfaction Index (ESI) dan Student Satisfaction Index (SSI). ESI dan SSI diadakan setiap tahun untuk menilai kepuasan staf, dosen, dan mahasiswa terhadap layanan yang diberikan, dalam penelitian ini yakni situs web Perpustakaan One UPH. Oleh sebab kedua survei ini diadakan tahunan, maka hasilnya dapat menjadi kontrol bagi perpustakaan untuk melihat perkembangan hasil evaluasi situs web Perpustakaan One UPH. Selain itu, penelitian ini juga dapat disempurnakan lagi dengan melakukan penelitian lanjutan seperti penelitian uji struktural untuk menguji hubungan antara satu indikator dengan indikator lainnya.

Bagian ini membahas dua tahapan terakhir dari DMAIC yaitu Improve dan Control. Dari bagian pembahasan, yang disimpulkan adalah perlu ada peningkatkan untuk mempercantik User Interface, meningkatkan User Experience, dan perbaikan sistem. Saran pengembangan terbanyak diperoleh dari kategori User Experience yaitu sebanyak 17 orang. Berdasarkan saran, diperlukan adanya penggunaan bahasa pengantar situs web perpustakaan yang lebih mudah dimengerti dan tata letak informasi yang dapat diperjelas lagi. User Experience tentu tidak dapat dipisahkan dari User Interface dan sistem yang mendukungnya, maka hal yang dapat dikerjakan sekarang untuk pengembangan adalah mempercantik User Interface dan memperbaiki kinerja sistem situs web Perpustakaan One UPH. Saran terbanyak adalah dari kategori User Experience (UX) dan User Interface (UI), berarti situs web Perpustakaan One UPH hasil revisi masih memiliki masalah dalam user-friendliness. Meskipun demikian, situs web perpustakaan hasil revisi juga memiliki nilai positif dengan nilai evaluasi “Sangat Tinggi”. Kedepannya, beberapa kontrol yang dapat dilakukan yakni melakukan evaluasi secara rutin, melakukan kerjasama dengan MPM (Majelis Perwakilan Mahasiswa) dan dosen untuk mendapat timbal-balik dari mahasiswa serta dosen, dan melakukan pengecekan komplain atau masukan dari Employee Satisfaction Index (ESI) dan Student Satisfaction Index (SSI). ESI dan SSI diadakan setiap tahun untuk menilai kepuasan staf, dosen, dan mahasiswa terhadap layanan yang diberikan, dalam penelitian ini yakni situs web Perpustakaan One UPH. Oleh sebab kedua survei ini diadakan tahunan, maka hasilnya dapat menjadi kontrol bagi perpustakaan untuk melihat perkembangan hasil evaluasi situs web Perpustakaan One UPH. Selain itu, penelitian ini juga dapat disempurnakan lagi dengan melakukan penelitian lanjutan seperti penelitian uji struktural untuk menguji hubungan antara satu indikator dengan indikator lainnya