KEMUDAHAN MENCARI REFERENSI DENGAN LMS UNIKOM
Universitas Komputer Indonesia
Abstrak
Pandemi Covid-19 berdampak besar pada sektor pendidikan dan pekerjaan, sehingga menghasilkan transformasi yang signifikan. Prevalensi pembelajaran online dan pekerjaan jarak jauh memerlukan adaptasi di berbagai institusi, termasuk perpustakaan universitas seperti Perpustakaan Unikom, untuk memenuhi kebutuhan pembacanya secara efektif. Pada awalnya, Perpustakaan Unikom menghadapi tantangan karena koleksinya lebih banyak bertumpu pada buku cetak, sedangkan koleksi digital belum mendapat perhatian yang signifikan. Hal ini menimbulkan tantangan dalam memberikan layanan yang memadai. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Perpustakaan Unikom menerapkan pendekatan inovatif dengan memasukkan materi elektronik ke dalam Learning Management System (LMS) yaitu Moodle, sebuah platform pendidikan online. Hal ini bertujuan untuk memperhitungkan secara komprehensif keberhasilan integrasi program e-resources Perpustakaan Unikom dengan LMS, menggunakan pendekatan akses terpadu. Oleh karena itu, memasukkan bahan perpustakaan ke dalam LMS telah menunjukkan kemanjuran yang signifikan di tengah epidemi, sebagaimana dibuktikan dengan peningkatan keterlibatan pengguna. Pengamatan ini menunjukkan bahwa sumber daya elektronik yang dapat diakses melalui LMS di Perpustakaan Unikom telah muncul sebagai pilihan yang layak dan efisien bagi pembaca yang mencari bahan referensi. Integrasi sumber daya elektronik dengan LMS telah memberikan manfaat bagi Perpustakaan Unikom, memungkinkannya untuk mempertahankan relevansinya dan secara efektif memenuhi kebutuhan penggunanya di tengah tantangan yang ditimbulkan oleh keadaan saat ini. Pernyataan di atas menggarisbawahi pentingnya kemampuan beradaptasi dan inovasi sebagai faktor penting dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi lembaga pendidikan dan perpustakaan di tengah era digital dan pandemi yang sedang berlangsung.
Abstract
The Covid-19 pandemic has profoundly impacted the education and work sectors, resulting in significant transformations. The prevalence of online learning and remote employment has necessitated adaptation within numerous institutions, including university libraries like the Unikom Library, to cater to the needs of their readers effectively. Initially, the Unikom Library encountered challenges due to its primary emphasis on printed books in its collection, with digital collections not yet receiving significant attention. This poses a challenge in delivering sufficient services. To address this issue, the Unikom Library implemented an innovative approach by incorporating electronic materials into the Learning Management System (LMS), namely Moodle, a platform for online education. This aims to comprehensively account for successfully integrating the Unikom Library e-resources programme with the LMS, employing a unified access approach. Consequently, incorporating library materials into the LMS has demonstrated significant efficacy amidst the epidemic, as evidenced by increased user engagement. This observation indicates that the electronic resources accessible through the LMS at the Unikom Library have emerged as a viable and efficient option for readers seeking reference materials. The integration of electronic resources with the LMS has been beneficial for the Unikom Library, enabling it to maintain its relevance and effectively cater to the needs of its users among the challenges posed by the current circumstances. The statement above underscores the significance of adaptability and innovation as crucial factors in addressing the various issues encountered by educational institutions and libraries amidst the digital era and ongoing pandemic.
Keywords:
e-resources
· moodle
· Learning Management System (LMS)
Introduction
Perguruan Tinggi adalah lembaga yang mempunyai tugas untuk menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, atau yang biasa disebut dengan TRI Dharma Perguruan Tinggi. Untuk membantu melaksanakan tugas tersebut diperlukan sarana pembelajaran seperti institusi Perpustakaan, Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki fungsi untuk menjadi sumber belajar, sumber informasi, penelitian, publikasi dan rekreasi bagi civitas akademik di Perguruan Tinggi tersebut. Hal ini sejalan dengan Definisi yang tercantum dalam (Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2017) Nomor 13 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi “Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan bagian integral dari kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan berfungsi sebagai pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan yang berkedudukan di Perguruan Tinggi”. Dalam menjalankan Perpustakaan Perguruan Tinggi harus sesuai dengan pedoman Standar Nasional Perpustakaan yang telah di buat oleh Perpustakaan Nasional dan mengikuti perkembangan teknologi. Perguruan Tinggi menjadi salah satu pilar dalam pendidikan untuk menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul dan berkualitas. Sebagai salah satu institusi yang berperan penting dalam Perguruan Tinggi Perpustakaan memegang peranan penting untuk membantu pembelajaran, dari mulai memberikan dan menyediakan ragam informasi dan koleksi-koleksi perpustakaan yang sesuai dengan pembelajaran di Perguruan Tinggi tersebut, baik berupa koleksi tercetak maupun non cetak (digital). Dengan adanya Perpustakaan di Perguruan Tinggi maka akan memudahkan civitas akademik untuk memperoleh referensi baik itu untuk pembelajaran atau penelitian. Perpustakaan perguruan tinggi harus mampu bergerak dinamis dengan segala perubahan yang terjadi sesuai zamannya. Termasuk pada masa pandemi Covid 19 yang telah lalu, dimana semua aktivitas tidak dilakukan secara tatap muka. Sistem pembelajaran dilakukan secara online, termasuk Universitas Komputer Indonesia (Unikom). Kebijakan lain diambil juga yaitu Dosen dan Tenaga Pendidik melakukan pekerjaan melalui rumah. Dengan pembelajaran dilakukan secara online dan diberlakukan nya work from home maka hal ini berdampak pada Perpustakaan yang tidak memperbolehkan melakukan layanan secara langsung. Hal ini juga yang menjadi masalah pada Perpustakaan Unikom, karena Perpustakaan belum 100 % menjadi Perpustakaan Digital. Konsep dari Perpustakaan Unikom masih menjadi Perpustakaan Hybrid. Dimana koleksi tercetak masih ada dan mulai mengemas koleksi digital. Dengan tidak bisa datang secara langsung untuk mencari koleksi maka civitas akademik Unikom khususnya mahasiswa merasa kesulitan untuk mencari sumber referensinya, baik untuk pembelajaran seperti tugas atau penelitian seperti referensi untuk tugas akhir. Sehingga mahasiswa mengandalkan koleksi Digital atau referensi yang ada di internet atau e-resources yang ada di perpustakaan lain. Ledakan informasi yang ada di internet membuat peneliti atau pemustaka harus dapat melakukan evaluasi terhadap informasi yang diperoleh nya, apakah sumber referensi tersebut dapat dipercaya? Apakah jurnal-jurnal tersebut terakreditasi atau bereputasi? Nyatanya masih banyak mahasiswa atau civitas Unikom yang belum mengetahui dimana mencari referensi yang kredibel. Banyak informasi di Google atau media lain tetapi apakah referensi tersebut bisa dipercaya dan kredibel untuk dijadikan referensi sebuah penelitian atau karya tulis ilmiah? Sebetulnya Perpustakaan Unikom sebelum masa Pandemi Covid-19 telah memiliki sumber-sumber informasi dengan media elektronik yang dapat diakses melalui web atau pun dalam kemasan paket informasi dengan media compact disk (CD). E-resources yang dimiliki berupa e-journal, e-book, e-magazine, e-paper, e-bulletin dan media elektonik lainnya. Namun pada masa tersebut layanan digital belum menjadi prioritas hanya penunjang/optional. Unikom sendiri sejak tahun 2007 telah menerapkan sistem e-learning yang dahulu disebut Kuliah Online yang diakses melalui https://kuliahonline.unikom.ac.id (tidak aktif lagi). Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pembelajaran jarak jauh di akhir tahun 2019 media pembelajaran UNIKOM beralih ke moodle. Sehingga tahun 2020 kuliah online berganti nama menjadi Learning Management Systems (LMS) Unikom. Dengan adanya pandemi dan LMS menjadi media untuk pembelajaran online, Perpustakaan Unikom harus berinovasi agar tetap dapat memberikan layanan digital kepada pemustakanya dengan lebih mudah dan efektif. Dengan kondisi tersebut Perpustakaan Unikom mengintegrasikan e-resources dengan LMS melalui satu pintu. Menurut (Logan 2019) Perpustakaan memiliki kewajiban untuk mempromosikan pendidikan kepada siswa di lokasi yang terpencil, jauh dan tersebar dengan menggunakan LMS. Disampaikan juga dalam Jurnal yang ditulis oleh Ajibade dan Mutula tahun 2021 bahwa Perpustakaan Akademik/Perpustakaan Perguruan tinggi harus mendorong penggunaan teknologi pembelajaran virtual secara terus menerus sebagai cara untuk mencegah misinformasi, dan berita –berita palsu yang disebarkan setiap harinya dimasa pandemic ini. Pustakawan merupakan perantara informasi sehingga membutuhkan layanan virtual agar tetap relevan. (Ajibade dan Mutula 2021). Sejalan dengan pendapat dari (Ajibade dan Mutula 2021) bahwa teknologi pembelajaran virtual dapat berfungsi sebagai saluran untuk menjembatani ketiadaan layanan perpustakaan dengan menggunakan layanan virtual atau online. Merujuk dari Jurnal tersebut, maka LMS dapat menjadi salah satu aplikasi yang membantu perpustakaan untuk memberikan layanan koleksi digital untuk pembelajaran. Dengan demikian melalui artikel ini penulis bertujuan akan menggambarkan bagaimana Perpustakaan Unikom memberikan program layanan e-resources untuk memudakan pemustaka dalam mencari referensi melalui satu pintu. Artikel ini bisa menjadi masukan untuk perpustakaan dalam mengelola e-resources di LMS apakah sudah efektif atau belum.
Method
Tulisan ini merupakan gambaran dari program layanan yang ada di Perpustakaan Unikom. Penulis akan menggambarkan bagaimana penggunaan LMS di Perpustakaan UNIKOM sebagai salah satu solusi dalam mencari referensi ketika masa pandemi. Metode yang dilakukan adalah analisis deskriptif yaitu “menggambarkan secara sistematis fakta, objek, atau subjek apa adanya dengan tujuan menggambarkan secara sistematis fakta dan karakteristik objek yang diteliti secara tepat” (Sudaryono 2021). Penulis mengumpulkan data-data yang sesuai dengan yang sebenarnya kemudian data-data tersebut disusun,diolah dan dianalisis untuk mendapatkan gambaran mengenai masalah yang ada.
Result & Discussion
Pembelajaran secara online yang diterapkan selama Covid-19, mengharuskan dosen dan mahasiswa melakukan pembelajaran secara daring, membuat Perpustakaan Unikom harus berinovasi agar tetap memberikan layanan kepada pemustaka nya. Kebijakan dari Universitas yang mengharuskan dosen dan tenaga pendidik melakukan pekerjaan dari rumah, membuat perpustakaan kesulitan untuk memberikan layanan secara maksimal. Unikom yang melakukan pembelajaran online menggunakan moodle atau Learning Management Systems (LMS), membuat Perpustakaan berinisitaif untuk mengintegrasikan e-resources pada LMS agar mahasiswa atau dosen dapat mengakses e-resources hanya melalui satu link website yaitu LMS. Layanan satu pintu akses e-resources Perpustakaan Unikom melalui LMS. Learning Management System (LMS) di UNIKOM menjadi pusat pembelajaran jarak jauh atau online. Aktivitas mengajar, diskusi, tugas menjadi satu tempat juga adanya fasilitas dari Perpustakaan UNIKOM untuk e-resources. LMS merupakan perwujudan dari buaya organisasi UNIKOM yaitu PIQIE (Profesionalism, Integrity, Quality, Information, Technology, Excellence) (Setiawati 2021). e-learning Unikom telah ada sejak tahun 2007 yang disebut dengan Kuliah Online dapat diakses melalui https://kuliahonline.unikom.ac.id tetapi saat ini sudah tidak aktif lagi. Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pembelajaran jarak jauh maka pada akhir tahun 2019 media pembelajaran UNIKOM beralih ke moodle. Sehingga tahun 2020 kuliah online berganti nama menjadi Learning Management System (LMS) Unikom https://lms.unikom.ac.id/. Melihat terjadinya perubahan yang baik pada sistem kuliah online dengan menggunakan aplikasi moodle, Perpustakaan Unikom mengajukan permohonan kepada Rektor Unikom, melalui Direktorat Pengembangan Teknologi, Data dan Sistem Informasi (Direktorat PTDSI) untuk memberikan Perpustakaan cource section untuk e-resources pada LMS Unikom. Konsep e-resources Perpustakaan Unikom melalui satu pintu akses yaitu LMS yang sudah terintegrasi dengan sivitas akademik UNIKOM bertujuan agar mahasiswa dan dosen ketika melakukan pembelajaran online, saat membutuhkan referensi dapat dengan mudah mengakses e-resources Perpustakaan Unikom hanya dengan membuka LMS saja, tanpa harus masuk melalui link website yang lain. Berikut ini skema/gambaran sebelum dan setelah adanya integrasi e-resources Perpustakaan UNIKOM dengan LMS UNIKOM. Dari gambar 2 dan gambar 3 terlihat skema manajemen koleksi digital terpisah dan manajemen koleksi digital terintegrasi. Saat sudah terintegrasi, koleksi digital baik berupa webpage, aplikasi yang dilanggan atau free akan terhimpun dalam e-resources perpustakaan yang terhubung dengan Learning Management System sehingga akan memudahkan pengguna dalam mengaksesnya karena dapat diakses dari satu pintu. Pandemi Covid-19 ini merubah sistem layanan Perpustakaan Unikom, yang tadinya layanan dilakukan dengan sistem terbuka, saat pandemi yang lalu Perpustakaan Unikom harus melakukan sistem tertutup. Ditambah dengan pembelajaran di lakukan secara online, memaksa pustakawan harus berinovasi mengikuti kebijakan yang ada. Dengan terintegrasinya sistem perkuliahan online LMS dengan e-resources perpustakaan, sedikit membantu dosen dan mahasiswa ketika mereka membutuhkan referensi. Dalam Gambar 4 memperlihatkan e-resources Perpustakaan Unikom yang telah terintegrasi dengan LMS Unikom. Pada Gambar 5. Perpustakaan mulai menginformasikan layanan e-resources Perpustakaan Unikom kepada civitas akademik. Untuk dapat mengakses LMS sendiri civitas akademika harus login menggunakan akun email institusi Unikom. Ketika sudah login dan enroll dengan e-resources Perpustakaan Unikom maka otomatis akan ada pada Dashboard LMS masing-masing akun. Koleksi yang ada di e-resources Perpustakaan Unikom yaitu e-journal, e-book, e-newspaper dan link database yang dilanggan oleh Perpustakaan Unikom. Berikut ini table koleksi e-resources Perpustakaan Unikom. Table 1. Jumlah Koleksi di LMS UNIKOM NO JENIS JUDUL 1 e-Books 2749 2 KTI 17 3 e-Journal 133 4 e-Proceeding 7 5 e-Bulletin 5 6 Informasi e-resources yang dilanggan 13 7 Informasi e-resources free 36 8 Materi pelatihan di UNIKOM 10 9 Materi pelatihan dan lainnya di luar UNIKOM 5 (Sumber UNIKOM, Juni 2023) Berdasarkan table 1 jumlah koleksi e-resources di LMS Unikom yang paling banyak adalah koleksi e-books. Koleksi e-books merupakan koleksi yang telah pustakawan unduh melalui ebooks yang dilanggan dan ada juga yang open access, dibuat paket informasi yang kemudian diunduh dan diunggah ke LMS. KTI atau Karya Tulis Ilmiah merupakan sumber-sumber informasi berupa link yang terhubung ke Youtube dan karya tulis ilmiah lain, yang berhubungan dengan penulisan karya ilmiah. Dalam e-resources ini juga Perpustakaan Unikom menyertakan informasi database atau e-resources lain sebagai alternatifnya, ada yang telah Perpustakaan langgan dan ada yang free. Disertai juga dengan materi-materi pelatihan yang telah Perpustakaan Unikom adakan. E-Journal yang ada di LMS Unikom ini merupakan kumpulan jurnal dari berbagai macam bidang studi yang telah diunduh untuk dapat diakses oleh civitas akademik, sumber dari e-journal ini ada yang bersumber dari database yang telah dilanggan ada juga yang open access atau e-resources free. Koleksi koleksi yang terdapat di LMS ini dapat di unduh dengan mudah dalam bentuk file pdf, tujuannya agar memudahkan pemustaka dalam mencari referensi yang kredibel dan akurat. Mengingat masih banyak pemustaka khususnya mahasiswa yang kesulitan ketika mencari referensi di internet yang kredibel atau terpercaya. Ada beberapa Course Sections yang dapat dipilih oleh pemustaka, Seluruh koleksi ebook yang terdapat di LMS, telah diinvestaris dan diberikan nomor Klasifikasi oleh Tim Pengolahan. Koleksi ejournal pun telah di input datanya di sistem Operasi Perpustakaan yaitu LIBAS, sehingga ketika mencari di Katalog Online Peprustakaan jurnal atau ebook tersebut ada dan bisa di download secara free melalui LMS. Melalui LMS ini maka akses untuk e-resources Perpustakaan Unikom menjadi lebih mudah hanya dengan melalui satu pintu kita bisa melihat ebook, ejournal, koran digital dan informasi lainnya. Keberadaan LMS sebagai media pembelajaran online pun semakin banyak manfaatnya, karena bukan hanya untuk kegiatan mengajar bagi dosen dan mahasiswa tapi juga bisa mencari sumber referensi melalui e-resources Perpustakaan Unikom. Selama kurang lebih 3 tahun penerapan program layanan e-resources Perpustakaan, antusias pemustaka terhadap e-resources Perpustakaan yang terintegrasi dengan LMS ini cukup besar. Hal ini terbukti dari data pemanfaatan e-resources di LMS Unikom yang menningkat, setiap bulan pustakawan melakukan rekap pengunjung e-resources di LMS, dan diakumulatifkan menjadi pertahun. Berikut ini tabel Pemanfaatan e-resources di LMS UNIKOM. Tabel 2 Jumlah Pemanfaatan e-resources di LMS UNIKOM Periode Jumlah Keterangan Orang Aktivitas 2019-2020 156 5791 2020-2021 782 11955 2021-2022 610 8948 2022-2023 420 6685 sampai dengan Bulan Mei 2023 Jumlah 1968 33379 Sumber: (Perpustakaan UNIKOM, 2023) Jumlah orang yang mengakses adalah berapa kali anggota yang sering mengakses yang dihitung pada tahun akademik. Jumlah aktivitas adalah dari jumlah berapa sering orang melakukan aktivitas membaca setiap e- resources yang tersedia. Pada Tabel 2, terlihat pada tahun akademik 2020-2021, e-resources yang tersedia banyak digunakan oleh sivitas akademika UNIKOM yang saat itu masa puncak Pandemi Covid-19, dibandingkan tahun berikutnya yang sudah mulai masa transisi. Berdasarkan pengalaman penulis yang turut mengelola e-resources Perpustakaan Unikom di LMS, ada beberapa kekurangan yang terdapat di LMS yaitu terbatasnya kapasitas file yang dapat di unggah ke LMS yaitu maksimal 20MB. Ini membuat tim pengolahan koleksi harus memperkecil ukuran file yang akan di unggah, sedangkan ukuran file ebook biasanya cukup besar. Selain itu e-resources Perpustakaan Unikom di LMS ini hanya ditujukan untuk civitas akademik saja. Meskipun LMS Unikom sudah terintegrasi dengan Sistem Pembelajaran Daring Indonesia (Spada), tetapi Layanan Spada untuk Perpustakaan Unikom memerlukan persetujuan lebih lanjut atau kebijakan pimpinan sehingga memungkinkan Pustakawan Unikom dapat menjadi bagian dari pengelola Spada Unikom. Kekurangan yang lainnya adalah setiap civitas akademik harus enroll atau mendaftar terlebih dahulu dengan e-resources Perpustakaan Unikom baru nanti e-resources akan muncul pada Dashboard LMS masing-masing. Sebaiknya semua civitas akademik unikom sudah otomatis masuk dengan e-resources Perpustakaan Unikom, agar lebih fleksibel dan lebih mudah penggunaannya.
Conclusion
Dari artikel ini dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya pandemi dan kebijakan untuk pembelajaran online, Perpustakaan Unikom dituntut melakukan inovasi, sehingga Perpustakaan Unikom berinisiatif membuat e-resources yang diintegrasikan dengan aplikasi pembelajaran online di Unikom yaitu moodle atau Learning Management System (LMS) agar dapat diakses oleh seluruh civitas akademik Unikom yang tujuannya agar mempermudah dengan cara satu pintu akses, yaitu ketika melakukan pembelajaran online mereka juga bisa langsung mencari sumber referensi melalui e-resources yang ada di LMS tersebut. Untuk dapat terhubung dengan e-resources Perpustakaan Unikom civitas akademik harus melakukan enroll atau register terlebih dahulu agar e-resources Perpustakaan muncul pada Dashboard LMS. Dilihat dari meningkatnya pemanfaatan e-resources dapat disimpulkan bahwa program terintegrasinya e-resources Perpustakaan dengan LMS Unikom cukup efektif di saat masa pandemi. E-resources di LMS Unikom menjadi alternatif pemustaka mencari referensi ketika mereka tidak dapat datang langsung ke Perpustakaan.