Model Sistem Pengembangan Koleksi di Perpustakaan Universitas Lampung

Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menyediakan pelayanan untuk mendukung proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Salah satuupaya perpustakaan untuk mecapai tujuan tersebut melalui pengembangan koleksi atau bahan perpustakaan. Pengembangan koleksi adalah menambah jumlah koleksi dan meningkatkan mutu koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pada umumnya alokasi anggaran untuk pengadaan koleksi belum sesuai dengan standar nasional perpustakaan (SNP) perguruan tinggi yaitu sebesar 5% dari total anggaran perguruan tinggi Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mendeskripsikan sistem pengembangan koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Lampung dan mengetahui kendala yang dihadapi. Metode yang digunakan pada makalah ini adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi yang dilakukan pada Bulan April Tahun 2022 dan Bulan September Tahun 2022, studi literatur dan studi dokumentasi pada Sub Divisi Pengadaan bahan perpustakaan Perpustakaan. Universitas Lampung Tahun 2022. Hasil yang diperoleh yaitu sistem pengembangan koleksi di UPT Perpustakaan Unila mencakup : kegiatan survey kebutuhan informasi, menyeleksi data koleksi hasil hasil seleksi pemustaka sesuai anggaran yang tersedia dan membuat usulan pengadaan BP. Sistem pengadaan bahan perpustakaan di U PT perpustakaan Unila melaui dua model, yaitu pembelian dan hadiah. Kendala pada sistem pengembangan koleksi adalah adanya keterbatasan anggaran, sehingga koleksi hasil seleksi pemustaka tidak dapat diadakan seratus persen (100%).

Metode yang digunakan pada penulisan makalah ini adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi yang dilakukan pada Bulan April 2022 dan September 2022, studi literatur dan studi dokumentasi pada Bagian Sub Divisi Pengadaan Bahan Perpustakaan UPT Perpustakaan Unila Tahun 2022.

Perpustakaan perguruan tinggi tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi. UPT Perpustakaan Unila merupakan jenis perpustakaan perguruan tinggi. Keberadaan perpustakan perguruan tinggi untuk memberikan layanan informasi untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya. Universitas Lampung mengembangkan pusat informasi dan dokumentasi berupa sistem perpustakaan dimulai sejak tahun 1980. Cikal bakal pendirian perpustakaan di Unila sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 5 Tahun 1980. Kemudian menjadi Perpustakaan yang terpusat melalui Keputusan Presiden nomor 43 Tahun 1982. Hal yang mendasari Perpustakaan Pusat adalah, koleksi perpustakaan dan sumber daya yang ada di masing-masing perpustakaan fakultas tidak terkelola dengan baik serta tidak dapat digunakan secara optimal oleh semua sivitas akademika di Unila. Perpustakaan terpusat adalah perpustakaan yang mempunyai kewajiban untuk menyediakan dan melayani kebutuhan informasi bagi seluruh sivitas akademika di lingkungan Unila. Pada masa itu, Perpustakaan terpusat tersebut menempati satu gedung dan dikelola oleh staf yang berasal dari perpustakaan yang terdapat disetiap fakultas. Berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.091/0/93 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Lampung, Perpustakaan Universitas Lampung adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang perpustakaan. Sebagai tindak lanjut Kepmendikbud diatas, Rektor Universitas Lampung melalui Keputusan Rektor No.09/KTPS/1994 tanggal 19 Januari 1994 membentuk Unit Pelaksana Teknis dibidang perpustakaan yaitu UPT Perpustakaan Universitas Lampung, yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor dan pembinaannya dilakukan oleh Pembantu Rektor I. (library.unila.ac.id) Pengembangan Koleksi di UPT Perpustakaan Unila UPT Perpustakaan dalam pengembangan koleksi melakukan dua kegiatan, yaitu kegiatan survey kebutuhan informasi pemustaka dan kegiatan pengadaan koleksi. 1. Survey Kebutuhan Informasi Pemustaka UPT Perpustakaan Unila melakukan survey kebutuhan informasi yang dilakukan secara langsung dan secara online. Survey secara langsung dengan mengundang perwakillan dari delapan (8) fakultas yang ada di Universitas Lampung melalui presentasi produk oleh vendor. Survei ini dilakukan minimal satu kali dalam setahun. UPT Perpustakaan melaksanakan survey secara langsung dilaksanakan pada Bulan April Tahun 2022. Survei secara online melalui website Perpustakaan Unila pada link usulan buku. Pengisian data usul koleksi dapat dilakukan setiap saat sesuai dengan waktu kunjungan pemustaka pada website Perpustakaan Unila. Hasil survey berupa daftar koleksi yang diusulkan dari setiap program studi. Tim Pengadaan Bahah Perpustakaan (BP) dan Bagian Tata Usaha UPT Perpustakan Unila mengumpulkan data koleksi (buku tercetak dan digital) hasil survey dan hasil seleksi pemustaka (dosen dan mahsiswa). Sub Divisi Pengadaan BP membuat usulan BP yang disesuaikan dengan anggaran yang disediakan dari Bagian Pengadaan Barang Unila untuk disampikan kepada Kepala Perpustakaan Unila. 2. Pengadaan Bahan Perpustakaan Pengadaan bahan perpustakaan di UPT Perpustakan Universitas Lampung melalui dua model, yaitu melalui pembelian dan perolehan dari hadiah. Pengadaan melalui pembelian secara rutin dilakukan untuk menambah jumlah koleksi perpustakaan baik untuk koleksi tercetak maupun koleksi elektronik (e-book). 1. Pengadaan BP melalui pembelian Pengadaan melalui pembelian, melalui beberapa tahap, yaitu: a. Mengumpulkan daftar koleksi (tercetak dan digital) hasil survey; b. Menyeleksi koleksi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia; c. Membuat usulan koleksi buku tercetak dan buku digital; d. Menyampaikan usulan pengadaan koleksi ke kepala perpustakaan. Gambar 1. Prosedur Pengadaan Bahan Perpustakaan melalui Pembelian Kendala dalam pengadaan koleksi adalah biasanya pengadaan koleksi hasil seleksi tidak diadakan atau dibeli secara penuh atau 100%, hal ini karena adanya keterbatsan anggaran yang tersedia. Ini menjadi pekerjaan tambahan bagi Tim Pengadaan Bahan Perpustakaan untuk melakukan seleksi kembali dengan skala prioritas tetapi dapat mewakili setiap prodi yang ada di Universitas Lampung. Mengalokasikan besarnya nominal yang disesuaikan dengan jumlah program studi yang ada di masing-masing fakultas. Tahun 2022 pengadaan buku elektronik (digital) dengan model titik baca yaitu berupa anjungan yang merupakan database yang berisi 142 judul buku elektronik yang mencakup multidisplin ilmu dan koleksi fiksi elektronik. Anjungan titik baca Unila dipasang di halte bus Universitas Lampung dengan tujuan agar layanan tersebut dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa, dosen juga masyarakat umum. Pemanfaatan layanan titik baca mudah dan praktis, yaitu dengan melakukan scan qr code melalu telepon selular kemudian pemustaka dapat memilih judul buku elektronik (e-book) yang diminati untuk dibaca. Pemustaka dapat mengkases sampai maksimal 50 meter dari anjungan titik baca. 2. Pengadaan Bahan Pepustakaan melalui Hadiah Pengadaan koleksi melalui hadiah merupakan perolehan bahan perpustakaan yang diterima dari lembaga pemerintah atau hasil penerbitan sendiri (Universitas Lampung). Gambar 2. Prosedur Pengadaan BP Perolehan dari Hadiah Keterangan gambar: Sub Divisi Pengadaan Bahan Perpustakaan memberikan tanda terima koleksi perolehan hadiah kepada pengirim koleksi baik dari lembaga pemerintah atau pemustaka. Contoh tanda terima koleksi tersaji pada gambar 3 di bawah ini: Gambar 3. Tanda Terima Koleksi Hadiah

Sistem pengembangan bahan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Lampung meliputi kegiatan survey dan pengadaan koleksi. Kegiatab survey dilakukan secara online melalui website perpustakaan: library.unila.ac.id melalui dan pemujstaka dapat mengisikan data pada link usulan buku setiap saat berkunjung pada website tersebut. Kegiatan survey secara langsung dengan mengundang program studi yang ada di Universitas Lampung melalui presentasi produk ynag disampaikan oleh vendor. Sistem pengadaan bahan perpustakaan di UPT Universitas Lampung melalui dua model yaitu pembelian dan haidah. Pengadaan bahan perpustakaan model pembelian Perpustakaan berperan pada pembuatan usulan koleksi yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pengadaan melalui hadiah biaanya diperoleh dari perorangan maupun Lembaga pemerintah dan juga hasil dari penerbitan lembaga induk. Kendala pada sistem pengembangan koleksi adalah adanya keterbatasan anggaran untuk pembelian atau pengadaan koleksi, sehingga koleksi hasil seleksi pemustaka tidak dapat diadakan atau dibeli sepenuhnya (100%).