PEMANFAATAN GOOGLE FORM DAN GOOGLE SPREEDSHEET DI LEARNING RESOURCE CENTER (LRC) INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS KALBIS

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang begitu cepat di seluruh bidang, termasuk di perpustakaan. Perpustakaan dituntut bisa mengikuti kemajuan saat ini, supaya dapat memberikan pelayanan yang efektif, efisien dan memberi efek langsung ke pengguna perpustakaan atau pemustaka yang secara tidak langsung juga memudahkan pustakawan dalam memberikan pelayanan. Pengelolaan perpustakaan dipengaruhi oleh banyak hal, antara lain organisasi perpustakaan, ketenagaan, gedung atau ruangan, sarana prasarana, koleksi, layanan, anggaran, promosi, mitra kerja, pengembangan, dan minat baca.(Sutarno NS, 2006). Perpustakaan tentu berupaya menyikapi kehadiran TIK sesuai kemampuan masing-masing, mulai dari pelatihan petugas layanan, meningkatkan kualitas aplikasi layanan, menambah jam layanan sampai menambah ragam layanan. Perpustakaan berupaya hadir bagi pengguna perpustakaan atau pemustaka. Tanpa mengesampingkan latar belakang dan tingkat penguasaan teknologi di antara pemustaka. Semua mendapat perhatian dan diberikan pelayanan terbaik Teknologi Informasi adalah perangkat rekayasa manusia untuk memudahkan saling berkomunikasi di antara sesamanya. Demikian dikatakan oleh Ishadi dalam Perpustakaan Menjawab Tantangan Jaman.(Wiranto, 1997). Perpustakaan atau Learning and Resource Center Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis (LRC Kalbis Institute) memiliki beberapa layanan antara lain yaitu peminjaman buku, tas dan peminjaman kunci loker yang dilakukan menggunakan aplikasi Slims (Senayan Library Management System), selain layanan tersebut perpustakaan juga menyediakan layanan peminjaman ruang diskusi dan pengajuan bebas pustaka, syarat kelulusan. Sebelumnya, LRC Kalbis Institute memiliki empat ruang diskusi dimana sistem peminjaman masih konvensional, administrasi secara manual, pemesanan ruang diskusi mengharuskan pemustaka datang ke perpustakaan, memesan ruang diskusi secara langsung, dan harus mengetahui ketersediaan ruang yang bisa dipinjam secara langsung. Begitu juga dengan pengajuan bebas pustaka masih dilakukan secara manual dengan mengisi formulir pengajuan kemudian baru diproses oleh pustakawan sirkulasi. Pembuatan surat bebas pustaka untuk keperluan kelengkapan syarat yudisium wisuda setiap mahasiswa harus melampirkan surat bebas peminjaman dan denda dari perpustakaan. Proses pengajuan, pemustaka datang ke perpustakaan dan mengisi daftar bebas pustaka dengan cara menulis di lembar formulir bebas pustaka dan menunggu sampai ditanda tangani oleh kepala perpustakaan. Jika kepala perpustakaan atau staf yang ditunjuk untuk mewakili tidak berada di tempat menunggu hari berikutnya. Pengajuan surat bebas pustaka dan denda, penyerahan tugas akhir secara langsung datang ke perpustakan, inovasi promosi perpustakaan dengan mengadakan kuis yang dilaksanakan setiap bulan tentunya akan lebih menarik apabila dilaksanakan secara online, sesuai dengan kemajuan TIK dan generasi pemustaka saat ini. Tentunya, tujuan akhir adalah layanan perpustakaan harus berkembang mengikuti jaman, kemajuan teknologi informasi selayaknya dimanfaatkan untuk mendukung hal tersebut. Oleh karena hal tersebut di atas dipilihlah aplikasi Google Form. Platform google kaya akan fasilitas gratis yang bisa dimanfaatkan (Rahardja et al., 2016). Oleh sebab itu perubahan pendataan pemustaka dari luring bisa diubah menjadi daring, dengan mengaplikasikan Google Form. Google Form adalah satu dari sekian banyak perangkat lunak berupa template form yang bisa dimanfaatkan untuk menghimpun informasi dari pemustaka. Keunggulan aplikasi ini bisa digunakan karena mudah diakses, gratis digunakan, sederhana dalam pengoperasian sebagai alat konfirmasi pendaftaran melalui pengisian formulir secara daring bisa diakses dengan dekstop dan yang paling familiar bisa diakses melalui gadget (gawai). Salah satu ‘tawaran’ Google Form adalah bebas kertas dan mudah didokumentasikan. Tujuan dilakukan penelitian ini untuk lebih lanjut mengetahui manfaat aplikasi Google Form dalam menunjang layanan perpustakaan, mengikuti perkembangan TIK, Kombinasi pemanfaatan google form dan Google docs (Spredsheet) jelas memberikan kemudahan bagi pemustaka dan mengurangi beban kerja pustakawan yang sebelumnya dilakukan secara konvensional.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya (Prasetya Irawan, 2004). Penelitian kualitatif adalah menggambarkan realita empirik baik dengan teori yang berlaku menggunakan metode studi kasus. Data diperoleh melalui wawancara kepada informasi dan dokumentasi, sedangkan analisis data bersifat induktif kualitatif dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan pada makna dari pada generalisasi (Sugiyono, 2007).

LRC Kalbis Institute ada beberapa kegiatan yang memanfaatkan aplikasi google form untuk mempermudah layanan ke pengguna perpustakaan diantaranya adalah pengajuan formulir bebas pustaka, Library quiz, pemesanan ruang diskusi, penyerahan tugas akhir. Google form untuk formulir bebas pustaka akses pertama bagi pengguna untuk mengajukan surat bebas pustaka, pemustaka harus mengisi formulir dalam format daring dengan mengakses url: bit.ly/suratbebaspustakakalbis pada kolom URL browser. Formulir bisa diakses di desktop maupun di gawai. Setelah membuka url : bit.ly/suratbebaspustakakalbis kemudian pemustaka mengisi semua isian kolom yang tersedia seperti: email, nama lengkap, nomor induk mahasiswa, fakultas, jurusan, alamat, dan nomor telepon. Setelah mengisi semua form yang tersedia, pihak perpustakaan akan melakukan pengecekan apakah yang bersangkutan masih memiliki peminjaman atau denda dan penyerahan sumbangsih alumni berupa buku cetak, e-book, DVD film. Setelah melakukan pengecekan, pihak perpustakaan akan mengirimkan email ke bagian Layanan Mahasiswa dan mahasiswa yang bersangkutan dengan alamat email pengiriman: library@kalbis.ac.id yang berisikan surat bebas pustaka seperti di bawah ini dalam format pdf: Email dari perpustakaan dapat ditunjukkan ke bagian Layanan Mahasiswa sebagai bukti bahwa sudah memenuhi persyaratan untuk bebas pustaka. Dengan adanya google form ini pemustaka sangat dimudahkan dan lebih cepat dalam mengurus surat bebas pustaka, begitu juga dengan pustakawan jadi memangkas prosedur dan menghemat penggunaan kertas. Meski tidak menutup kemungkinan mahasiswa tetap datang apabila ada peminjaman dan denda administrasi yang harus diselesaikan. Google Form untuk pembuatan formulir pemesanan ruang diskusi. Proses pemesanan ruang diskusi di LRC Kalbis Institute memanfaatkan aplikasi google form memberikan kemudahan dan meminimalisir kekecewaan pemustaka yang akan mempergunakan ruang diskusi. Sebelum pemustaka mengisi formulir pemesanan ruang diskusi, pemustaka harus mengecek terlebih dahulu ketersediaan ruang diskusi dengan mengakses url: bit.ly/cekruangdiskusi dalam format google spreadsheet. Saat pengecekan akan terlihat kolom ruang 1, ruang 1A, ruang 2, ruang 2A apabila dalam kolom yang menunjukan ruang dan waktu berwara kuning maka ruang yang akan dipinjam sudah dipesan oleh pemustaka lain. Apabila kolom berwarna merah ruang diskusi tersebut tidak bisa dipinjam karena suatu hal, biasanya karena ruangan dalam perbaikan atau akan dipergunakan untuk kegiatan perpustakaan. Ruang yang tesedia adalah yang kolom berwarna putih dan tidak ada nama pemustaka. Jadi ruang diskusi dan kurun waktu tersebut yang bisa dipinjam. Setelah pemustaka mendapat ruangan yang tersedia, yang dilakukan adalah melakukan reservasi dengan mengakses url: bit.ly/ruangdiskusikalbis untuk mengisi formulir pemesanan. Sebelum mengisi formulir pemesanan pemustaka harus membaca tata tertib dan prasyarat peminjaman yang tertera di halaman depan formulir. Isi alamat, email pemustaka yang meminjam ruang diskusi berikut dengan isian lengkap pertanyaan yang berkaitan dengan peminjaman ruang diskusi. Guna memudahkan pemustaka dan mengetahui ruang diskusi mana yang tepat sesuai keperluan diskusi, ditampilkan foto ruang diskusi yang ada di perpustakaan. Agar pemustaka bisa melihat secara langsung ruang diskusi yang ingin dipesan. Karena ada dua versi ruang diskusi, menjadikan ada ruang diskusi favorit. Untuk waktu peminjaman sudah ditentukan dalam pilihan kolom, ini untuk memudahkan penggunaan memilih waktu. Karena sesuai persyaratan, masa pinjam ruang diskusi selama 120 menit atau 2 jam. Pemustaka yang selesai melakukan reservasi melalui formulir pemesanan ruang diskusi, Pemustaka diharapkan datang 15 menit sebelum waktu pemakaian ruang diskusi yang telah dipilih. Apabila sampai 15 menit dari tenggak waktu pemesanan pemustaka belum datang, pemesanan akan dibatalkan dan ruangan bisa dipesan pemustaka yang lain. Dari adanya form ini pemustaka sangat terbantu dari sisi ketepatan dan ketersediaan ruang diskusi yang dapat digunakan. Pemustaka tidak lagi kecewa ketika datang ke perpustakaan karena ruang diskusi sudah bisa dipesan terlebih dahulu. Kekurangannya, apabila pemustaka yang telah memesan tidak datang saat waktu yang sudah dipesan dan tidak ada pemberitahuan sebelumnya, ruang diskusi yang sudah dipesan akan kosong. Karena baru bisa dipesan kembali setelah 15 menit waktu peminjaman ruang diskusi setelah pemesan sebelumnya dipastikan tidak datang. Google Form untuk penyerahan tugas akhir di LRC Kalbis Institute, wajib serah terima tugas akhir karya ilmiah dilakukan secara langsung, tapi Mahasiswa sebelumnya harus mengisi formulir penyerahan berkas akhir dalam versi daring. Dengan metode ini, perpustakaan langsung mendapatkan data - data yang bisa dipergunakan untuk melengkapi data yudisium juga bisa digunakan saat pengolahan karya ilmiah selajutnya. Kolom di formulir terdiri dari data diri mahasiswa, judul karya ilmiah sekaligus untuk pengecekan serah terima tugas akhir berserta artikel ilmiah baik itu versi hardcover dan softcover yang disimpan dalam CD (Compact Disk). Kemudahan yang didapat dari pengaplikasian Google form dalam penerimaan secara daring sangat membantu pekerjaan pustakawan karena data yang diisi dalam kolom sesuai dengan data yang dibutuhkan baik itu untuk keperluan penunjang kelengkapan yudisium mahasiswa juga data yang diisi mahasiswa dapat digunakan untuk mengolah tugas akhir yang masuk. Hanya saja untuk pengecekan serah terima masih dilakukan secara manual. Karena pemustaka harus datang ke perpustakaan untuk menyerahkan skripsi versi hardcover, artikel ilmiah dan CD berisi softfile karya ilmiah dan artikel ilmiah. Data yang diperoleh dari formulir yang diisi oleh pemustaka bisa kita lihat seperti berikut ini: Gambar 10. Data yang diisikan pemustaka di formulir penyerahan tugas akhir Google Form untuk Library Quiz Setelah sebelumnya LRC Kalbis Institute menggunakan beberapa model quiz, yang terbaru adalah digunakannya google form sebagai sarana isian peserta quiz yang diadakan. Selain untuk keperluan penunjang layanan LRC Kalbis Institute juga memanfatkan fasilitas google form untuk penunjang promosi salah satunya quiz. Quiz bisa digunakan untuk mengetahui perhatian pemustaka kepada perpustakaan dan juga sebagai nilai lebih dan timbal balik perpustakaan kepada pemustaka, hubungannya dengan hadiah yang akan diberikan kepada pemenang. Hadiah yang biasa diberikan adalah buku atau novel best seller, bisa juga novel favorit yang sedang naik daun di kalangan pemustaka LRC Kalbis Institute. Perpustakaan biasanya membuat iklan quiz di media sosial Kalbis Library seperti instagram, twitter, @line dengan akun @kalbislibrary. Dari iklan yang dilakukan nanti akan dibuat link untuk masuk ke tempat dimana peserta quiz bisa memberi mengisi jawabanya di google form. Pemenang akan dipilih dengan syarat yang telah ditentukan sebagai berikut, Peserta atau pemenang wajib Kalbiser sebutan sivitas Kalbis Institute, menjawab semua pertanyaan dengan benar, jika kandidat pemenang lebih dari satu maka akan dipilih melalui sistem undi melalui aplikasi rolet atau sejenisnya. (Technologies, n.d.)

Berdasarkan hasil penelitian di atas, menjelaskan bahwa Google Form bisa menjadi pilihan sistem pendaftaran dan pemesanan daring dalam kegiatan layanan perpustakaan. Kemudahan pemahaman dan pengaplikasian disertai penyimpanan Google Drive sehingga aman yang tentunya memberikan kecepatan dan meringankan beban pekerjaan Pustakawan. Bagi pemustaka sistem layanan secara daring sangat memudahkan. Berikut kelebihan dan kekurangan untuk masing-masing formulir. Google form untuk formulir bebas pustaka, kelebihan pemustaka tidak perlu lagi datang ke perpustakaan, kekurangannya apabila pemustaka masih memiliki peminjaman dan denda harus diselesaikan terlebih dahulu karena pembayaran tidak bisa dilakukan secara daring. Google Form untuk formulir pemesanan ruang diskusi, kelebihan sistem daring ini, pemustaka bisa memesan ruang diskusi sebelum datang ke perpustakaan, sistem bisa diakses di gawai, syaratnya di hari yang sama. Kekurangannya apabila pemustaka membatalkan pemesanan tidak bisa dilakukan dalam sistem yang sama. Google Form untuk penyerahan tugas akhir, kelebihan memakai sistem ini pemustaka tidak perlu lagi menulis formulir secara manual, data mahasiswa yang diisikan dapat digunakan dalam pengajuan yudisium dan pengolahan karya ilmiah. Kekurangannya, pemustaka masih harus datang ke perpustakaan untuk menyerahkan karya ilmiah versi hardcover dan CD untuk data softfile dengan segala kesalahan format penulisan yang harus direvisi terlebih dahulu. Google Form untuk Library Quiz, kelebihan sistem ini pemustaka bisa ikut serta Kalbis library quiz dengan akses lebih mudah dan cepat dengan mengikuti perkembangan teknologi dan mengikuti perkembangan kebiasaan penggunanya, selain itu dengan aplikasi google form mempunyai keunggulan dapat diketahui secara otomatis hasil dari jawaban peserta quiz.