KARAKTERISTIK LAYANAN BEBAS PINJAM UPT PERPUSTAKAAN TAHUN 2023

UPT Perpustakaan dan Undip Press memberikan layanan surat bebas pinjam. Surat bebas pinjam merupakan kegiatan layanan pemberian surat keterangan tidak memiliki pinjaman koleksi dan beban kewajiban pembayaran denda di UPT Perpustakaan. Surat keterangan bebas pinjam digunakan sebagai salah satu persyaratan kelulusan (wisuda), syarat sidang, dan pindah universitas (keluar dari Undip). Tujuan kajian ini untuk mengetahui karakteristik layanan bebas pinjam UPT Perpustakaan Undip tahun 2023. Adapun peraturan dan tata tertib pembuatan surat bebas pinjam adalah sebagai berikut: 1. Pemustaka merupakan sivitas akademika dan tenaga kependidikan Univeristas Diponegoro 2. Pemustaka memiliki dan menunjukkan kartu tanda pengenal. Untuk mahasiswa menggunakan Nomor Induk Mahasiswa (NIM). 3. Pemustaka tidak memiliki koleksi UPT Perpustakaan yang sedang dipinjam dan beban kewajiban di UPT Perpustakaan. 4. Mengisi form bit.ly/bebas - pinjam

Metode kajian ini adalah deskriptif yaitu untuk memperoleh gambaran permasalahan dengan melihat besaran dan ciri - ciri dari berbagai variabel kunci yang dianggap memberikan gambaran secara utuh. Kajian ini memakai statistik deskriptif dengan interval waktu tertentu (Asra, 2016) . Interval waktu penelitian adalah bulan Januari sampai dengan Desember 2023. Data diambil secara dokumentasi, yaitu mengumpulkan dokumen - dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kepengurusan bebas pinjam selama tahun 2023. Metode dokumentasi menurut (Apriyanti, 2019) yaitu salah satu teknik pengumpulan data dengan mengambil gambar atau dokumen - dokumen untuk memperoleh data. Dokumen yang dimaksud seperti arsip - arsip dokumen berkaitan dengan kegiatan tersebut. Dokumen - dokumen dikumpulkan dan dijadikan bukti fisik untuk menganalisis karakteristik jumlah bebas pinjam perpustakaan tahun 2023. Karakteristik surat bebas pinjam dikaji apakah dilakukan secara offline atau online dan jumlah permintaan surat bebas pinjam masing - masing fakultas dan sekolah di lingkungan Universitas Diponegoro.

Proses pembuatan surat bebas pinjam secara online dilakukan sejak adanya pandemi Covid - 19 tahun 2020. Layanan bebas pinjam sebelum pandemi dilakukan secara offline. Sejak pandemi dilaksanakan secara online melalui laman bit.ly sebagai berikut: 1. Pemustaka mengisi form secara online pada laman berikut bit.ly/bebas - pinjam Gambar 1. Form layanan permintaan surat bebas pinjam online 2. Pemustaka menuliskan alamat email yang aktif dengan domain email adalah gmail.com. Hal ini dilakukan untuk pengiriman surat bebas pinjam ke alamat email pemohon. Gambar 2 . Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pe ngisian email 3. Pemustaka menuliskan nama sesuai yang tercantum pada kartu tanda pengenal. Untuk mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Gambar 3 . Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pengisian nama 4. Pemustaka menuliskan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sesuai yang tercantum pada tanda pengenal. Untuk mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Gambar 4. Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pengisian NIM 5. Pada kolom fakultas, klik icon drop down untuk memilih fakultas sesuai dengan sesuai yang tercantum pada tanda pengenal. Untuk mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Gambar 5. Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pengisian fakultas 6. Kolom program studi, ditulis dengan format: jenjang pendidikan tanda hubung ( - ) program studi. Contoh: S1 - Ilmu Perpustakaan Gambar 6. Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pengisian program studi 7. Pilih salah satu tujuan dari pembuatan pengajuan bebas pinjam. Gambar 7. Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pengisian tujuan pengajuan bebas pinjam 8. Unggah foto selfi beserta kartu tanda pengenal. Untuk mahasisw a Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Gambar 8. Form layanan permintaan surat bebas pinjam online, bagian pengisian foto selfie KTM 9. Pustakawan memeriksa data yang telah masuk pada g - form surat bebas pinjam. 10. Pustakawan memeriksa rekaman peminjaman pemustaka melalui sistem otomasi perpustakaan (SLIMS) untuk memastikan bahwa pemustaka tidak memiliki peminjaman buku yang masih aktif atau beban kewajiban administrasi. 11. Pemustaka yang sudah sesuai dengan prosedur, peraturan dan tata tertib akan diproses surat bebas pinjamnya. 12. Pustakawan mengirimkan surat bebas pinjam melalui email yang sudah dicantumkan melalui g - form surat bebas pinjam. 13. Proses pembuatan surat bebas pinjam berhasil. Karakteristik layanan surat bebas pinjam mulai bulan November 2023 migrasi melalui SSO Undip. Layanan melalui sso.undip.ac.id terintegrasi dengan data mahasiswa sehingga lebih mudah, lebih cepat dan terintegrasi. Sehingga mahasiswa mampu mencetak surat secara mandiri melalui akun SSO Undip. Proses pembuatan surat bebas pinjam melalui SSO Undip adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa dapat membuka akun SSO Undip di sso.undip.ac.id 2. Masuk ke menu Integrated Library System 3. Kemudian log in dengan klik SSO Undip 4. Setelah masuk klik tulisan “UPT Perpustakaan” selanjutnya klik garis tiga 5. Klik tulisan “bebas Pustaka” 6. Mahasiswa dapat mengisi “Judul TA” dan klik upload foto KTM, kemudian klik “submit” 7. Kemudian setelah diverifikasi dari petugas, mahasiswa sudah dapat mengunduh Surat Bebas Pustaka secara mandiri (Diponegoro, 2023) a. Total Pembuatan Surat Bebas Pustaka Total pembuatan surat bebas pustaka di UPT Perpustakaan dan Undip Press adalah 11.939 surat. [List of Data and Diagrams for each faculty removed for brevity but the summary follows] Total pembuatan surat bebas pustaka di UPT Perpustakaan dan Undip Press adalah 11.939 surat. Jumlah permintaan pembuatan surat bebas pustaka terbanyak adalah dari Fakultas Teknik yaitu sejumlah 1.841 surat. Jumlah permintaan surat bebas pustaka kedua dari Sekolah Vokasi sejumlah 1.806 surat. Ketiga dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis sejumlah 1.445 surat. Keempat dari Fakultas Sains dan Matematika sejumlah 1.126 surat. Kelima dari Fakultas Kedokteran sejumlah 1.053 surat. Keenam dari Fakultas Hukum sejumlah 1.050 surat. Ketujuh dari Fakultas Ilmu sosial dan Politik sejumlah 802 surat. Kedelapan dari Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan sejumlah 754 surat. Kesembilan dari Fakultas Ilmu Budaya sejumlah 682. Kesepuluh dari Fakultas Peternakan dan Pertanian sejumlah 639. Kesebelas dari Fakultas Kesehatan Masyarakat sejumlah 547. Jumlah permintaan pembuatan surat bebas pustaka paling sedikit adalah dari Sekolah Pasca Sarjana yaitu sejumlah 53 surat.

Karakteristik layanan bebas pinjam perpustakaan tahun 2023 yaitu dilakukan secara online dengan mengisi laman bit.ly/bebas - pinjam . Sejak November 2023 pengurusan surat bebas pinjam melalui sso.undip.ac.id. Mahasiswa dapat mengurus surat ini secara online, dan setelah diverifikasi petugas dapat mencetak surat secara mandiri. Permintaan surat bebas pinjam terbanyak selama tahun 2023 dari Fakultas Teknik Undip dan paling sedikit dari Sekolah Pasca Sarjana Undip.