PENYEGARAN POLA PENGINDEKSAN SUBJEK

Universitas Lancang Kuning (Unilak) merupakan satu-satunya institusi pendidikan perguruan tinggi yang menghasilkan lulusan sarjana ilmu perpustakaan di Pekanbaru (Universitas Lancang Kuning, 2012). Setiap tahunnya, Unilak telah menghahsilkan lulusan yang telah tersebar di berbagai instansi, termasuk di lingkungan Unilak sendiri. Hal ini tentunya menjadikan Unilak memiliki keunggulan dalam hal pengelolaan perpustakaan. Salah satu kegiatan pengelolaan perpustakaan adalah proses pengindeksan subjek. Secara bahasa, indeks adalah daftar kata atau istilah yang dianggap penting (Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, 2008:583). Kata ini kemungkinan berasal dari bahasa latin yang muncul pada tahun 1300-1400an. Indeks berasal dari dua kata, yaitu in (di dalam) dan dec (indikasi). Dari dua bahasa tersebut, indeks diartikan sebagai ekuivalen dengan. Sedangkan subjek berarti pokok bahasan (Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, 2008:1535). Kata ini berasal dari bahasa latin (1275-1325), subjectus yang berarti ditempatkan dibawah. Dari dua kata tersebut muncul istilah pengindeksan subjek yaitu suatu bentuk pengindeksan sebuah dokumen yang ditandai dengan istilah pengindeksan untuk setiap entri. Beberapa waktu lalu, Unilak memperoleh kesempatan untuk menerima assessor yang berasal dari Tim Akreditasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Tim ini memiliki tugas untuk menilai kondisi perpustakaan yang ada di seluruh Indonesia. Selama proses penilaian tersebut, tim assessor juga melakukan dialog dengan pengelola UPT Perpustakaan Unilak. Hasil dialog menunjukkan bahwa terdapat beberapa kelemahan dalam pengelolaan perpustakaan, salah satunya adalah dalam proses pengindeksan subjek. Beberapa koleksi memiliki subjek yang kurang sesuai dengan isi bahan pustaka yang ada. Hal ini akan berimbas pada proses temu kembali informasi oleh pemustaka. Penentuan subjek yang kurang sesuai akan menyulitkan pemustaka dalam menemukan kembali koleksi yang bersangkutan. Untuk mengatasi hal tersebut maka perlu dilakukan penyegaran mengenai pola pengindeksan subjek bagi pustakawan di lingkungan Unilak. 2. Tinjauan Pustaka a. Analisis subjek Kegiatan analisis subjek merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk menentukan subyek sebuah bahan pustaka. Dalam sebuah bahan pustaka pasti terdapat pokok permasalahan atau pembahasan, pembahasan tersebut bisa tentang satu subjek atau beberapa subyek. Kegiatan analisis subjek memerlukan kemampuan yang memadai, sebab di sinilah pengindek dituntut kemampuannya untuk menentukan subjek apa yang dikandung dalam bahan pustaka yang diolah. Ada tiga hal yang mendasar perlu dikenali pengindek dalam menganalisis subjek yakni jenis konsep dan jenis subjek (Gatot Subrata, 2009: 2). Dalam satu bahan pustaka dapat dibedakan tiga jenis konsep yaitu, Disiplin Ilmu, Fenomena dan Bentuk. Sedangkan jenis subjek dokumen terdapat dalam bermacam-macam jenis subyek. Secara umum digolongkan dalam 4 kelompok, yaitu: Subyek Dasar, Subyek Sederhana, Subyek Majemuk, dan Subyek Kompleks. Untuk menentukan subyek yang diutamakan dalam subyek kompleks terdapat 4 (empat) fase, yaitu: fase bias, fase pengaruh, fase alat dan fase perbandingan. Agar diperoleh suatu urutan yang baku dan taat azas/konsistensi dalam penentuan subyek dan (nomor kelas) maka oleh Ranganathan menggunakan konsep yang dikenal “Urutan Sitasi”. Menurutnya ada 5 (lima) faset yang mendasar yang dikenal dengan akronim P-M-E-S-T, yakni: P - Personality (Wujud) M - Matter (Benda) E - Energy (Kegiatan) S - Space (Tempat) T - Time (Waktu) b. Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (DTS PNRI) Tajuk subjek Perpustakaan Nasional RI merupakan daftar tajuk subjek yang digunakan dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional RI yang berisikan tentang daftar tajuk subjek, panduan dalam kegiatan pengindeksan subjek bahan pustaka dan beberapa ketentuan yang berkaitan dengan pengindeksan subjek. Berikut ketentuan dalam menentukan subjek menurut DTS Perpusnas RI (Perpusnas RI: 2011:vi).: Ada beberapa prinsip yang harus diikuti dan dipahami dalam penentuan tajuk subjek yaitu, entri spesifik langsung, keseragaman, subdivisi, subdivisi bentuk fisik, sub divisi topik atau aspek khusus, sub divisi geografis dan sub divisi kronologis.

Kegiatan Ibm dilakukan kepada pustakawan yang berada di lingkungan Universitas Lancang Kuning. Pelaksanaan kegiatan meliputi beberapa tahap sebagai berikut. a. Pelatihan penentuan jenis konsep Pada tahap ini, tim melakukan transfer informasi mengenai penentuan jenis konsep sebuah koleksi. Pada tahap ini tim memberikan pemahaman disertai dengan praktik penentuan konsep koleksi. Materi yang disampaikan pada tahap ini adalah: - Konsep dasar jenis konsep dalam dunia perpustakaan - Jenis konsep perpustakaan Peralatan yang dibutuhkan pada tahap ini adalah - Contoh koleksi perpustakaan - Lembar Kerja b. Pelatihan penentuan jenis subjek Pada tahap ini, tim melakukan transfer informasi mengenai penentuan jenis subjek . Materi yang disampaikan pada tahap ini adalah: - Konsep dasar subjek dalam dunia perpustakaan - Jenis subjek perpustakaan Peralatan yang dibutuhkan pada tahap ini adalah: - Contoh koleksi perpustakaan - Lembar Kerja c. Pelatihan penggunaan Tajuk Subjek Pada tahap ini, tim melakukan transfer informasi mengenai penggunaan Tajuk Subjek . Materi yang disampaikan pada tahap ini adalah: - Konsep dasar Tajuk Subjek - Penggunaan Tajuk Subjek Peralatan yang dibutuhkan pada tahap ini adalah: - Tajuk Subjek - Contoh koleksi perpustakaan - Lembar Kerja

Hasil kegiatan IbM adalah adanya pengetahuan yang menyeluruh mengenai jenis konsep, jenis subjek, dan penggunaan Daftar Tajuk Subjek PNRI. Berdasarkan analisis terhadap pretest dan posttest menunjukkan bahwa peserta pelatihan telah memiliki peningkatan pengetahuan tentang pengindeksan subjek. Hal tersebut terlihat pada tabel 1. Tabel 1. Hasil Analisis Pretest dan Posttest No. Materi Skor Pretest Skor Post Test Gap Peningkatan 1 Penentuan Jenis Konsep 30 49 19 28,79% 2 Penentuan Jenis Subjek 9 39 30 45,45% 3 Penggunaan Daftar Tajuk Subjek PNRI 27 44 17 25,76% Total 66 132 66 100% Sumber: data diolah, 2015. IbM Penyegaran Pola Pengindeksan Subjek ini dilaksanakan pada tanggal 02 April 2015. Kegiatan tersebut diikuti oleh 18 peserta yang merupakan pengelola perpustakaan di lingkungan Unilak. Selain itu, kegiatan ini juga diikuti oleh pengelola perpustakaan sekolah yang ada di Pekanbaru. Di awal kegiatan, tim menyebarkan angket pretest yang berisi beberapa pertanyaan untuk mengukur kemampuan awal peserta mengenai pengindeksan subjek. Kegiatan IbM ini melibatkan mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Lancang Kuning. Mereka terlibat penuh dalam kepanitiaan. Hal ini dilakukan sebagai bentuk kerjasama atara dosen dan mahasiswa dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Seluruh tahapan kegiatan IbM Penyegaran Pola Pengindeksan Subjek telah selesai dilaksanakan. Pada tahap awal, tim menekankan betapa pentingnya ketelitian dalam proses pengindeksan subjek. Ketelitian merupakan syarat mutlak bagi seorang pengindek subjek. Selain itu, proses pengindeksan subjek bukanlah kegiatan ‘kira-kira’. Terdapat tahapan-tahapan pengindeksan subjek yang dimulai dari penentuan konsep, penentuan subjek, dan penyeragaman tajuk subjek berdasarkan pada Daftar Tajuk Subjek PNRI. Tahap selanjutnya adalah penjelasan mengenai jenis konsep. Terdapat 3 jenis konsep, yaitu konsep disiplin ilmu, konsep fenomena, dan konsep bentuk. Masing-masing koleksi memiliki konsep yang berbeda berdasarkan isi dari koleksi tersebut. Pada sesi ini, peserta dan tim melakukan praktik menganalisis konsep berdasarkan judul koleksi. Praktik penentuan konsep ini memberikan pengetahuan baru bagi para peserta yang berasal dari pengelola perpustakaan sekolah. Sedangkan bagi pengelola perpustakaan di lingkungan Unilak, penentuan konsep ini memberikan penyegaran sehingga pengetahuan mereka lebih meningkat. Kegiatan dilanjutkan dengan penjelasan mengenai jenis subjek. Pada tahap ini, tim menjelaskan mengenai berbagai jenis subjek sebuah koleksi. Secara umum terdapat 4 jenis subjek, yaitu subjek dasar, subjek sederhana, subjek majemuk, dan subjek kompleks. Setiap koleksi memiliki jenis subjek yang berbeda sesuai dengan ruang lingkup isi sebuah koleksi. Pada sesi analisis subjek, peserta dan tim melakukan praktik analisis subjek sebuah koleksi. Cara termudah untuk melakukan analisis subjek adalah dengan memahami judul sebuah koleksi. Judul sebuah koleksi pada umumnya menggambarkan isi. Namun, jika tidak judul tidak menggambarkan isi, maka langkah selanjutnya adalah dengan melihat kata pengantar, daftar isi, dan daftar pustaka. Setelah peserta dibekali dengan penentuan jenis konsep dan jenis subjek, langkah selanjutnya tim IbM menjelaskan tentanng penggunaan Daftar Tajuk Subjek PNRI. Daftar Tajuk Subjek PNRI berfungsi untuk menyeragamkan penulisan subjek sebuah koleksi yang ada pada perpustakaan di seluruh Indonesia. Penyeragaman ini penting untuk mempermudah pencarian dan proses pertukaran data bibliografis. Tim IbM membagikan Daftar Tajuk Subjek PNRI dalam bentuk softcopy. Pada dasarnya PNRI menyediakan Daftar Tajuk Subjek dalam bentuk tercetak. Namun untuk mendapatkannya memerlukan proses dan waktu. Oleh karena itu, untuk kelancaran kegiatan IbM maka Daftar Tajuk Subjek yang dibagikan adalah dalam bentuk softcopy. Tahap terakhir dari kegiatan IbM adalah penyebaran angket posttest sebagai bentuk evaluasi. Selanjutnya hasil dari pretest dan posttest dianalisis menggunakan gap analysis. Hasil analisa menunjukkan bahwa peserta pelatihan memiliki peningkatan kemampuan terkait pola pengindeksan subjek di perpustakaan.

Berdasarkan hasil analisa di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyegaran pola pengindeksan subjek ini telah selesai dilaksanakan pada 02 April 2015. Setelah mengikuti pelatihan penyegaran pola pengindeksan subjek, peserta mengalami peningkatan kemampuan analisis konsep (28,79%), analisis subjek (45,45%), dan penggunaan daftar tajuk subjek (25,76%). Berdasarkan kesimpulan tersebut, tim menyarankan agar pustakawan di lingkungan Unilak agar lebih teliti dalam proses pengindeksan subjek. pustakawan di lingkungan Unilak untuk mengikuti langkahlangkah pengindeksan subjek dalam penentuan subjek sebuah koleksi. Segenap pimpinan di lingkungan Unilak diharapkan mengajukan pengadaan Daftar Tajuk Subjek ke Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.