DIGITALISASI KOLEKSI LOCAL CONTENT DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi. Tujuan didirikannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta tinggi meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek pengumpulan, pengolahan, pemanfaatan dan penyebarluasan informasi. Sedangkan peranan perpustakaan perguruan tinggi lebih bersifa akademis dalam menunjang pelaksanaan Tri Dharmanya di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. Seiting dengan maraknya trend World Class University (WCU)', perpustakaan menjadi pendukung bagi universitas menuju world class university dengan cara mencari dan menggali potensi yang ada di universitas yang dinamakan /local contenf. Beberapa kegiatan yang marak dilakukan perguruan tinggi dalam rangka WCU misalnya: pengembangan website universitas yang dinamis, lengkap dan terintegrasi, melakukaan Kebijakan penerapan informasi berteknologi di kampus, kebijakan bagi peneliti (dosen dan mahasiswa) untuk “diwajibkan” meng-upload hasil penelitian pada website institutional repository universitas., meningkatkan kemampuan perpustakaan digital untuk menambah konten ilmiah (skripsi, tesis, dan lain-lain.) melalui pengembangan e-book, ejournal, egrey literature dan e-local content, menggalakkan e-/earning untuk meningkatkan konten pembelajaran di nebsite, dengan melengkapi bahanbahan perkuliahan, sosialisasi yang terus menerus kesadaran sivitas akademika untuk meng-upload untuk membuka naskah publikasi baik dalam bahasa networking Indonesia dan bahasa Inggris, peningkatan kualitas Dengan berkembangnya teknologi informasi dan perpustakaan digital, perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi harus memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi /ocal content dalam bentuk elektronik. Untuk itu, kuantitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus selalu diperbaharui dengan mendigitalisasi koleksi yang dianggap perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi. bentuk Koleksi digital dapat diperoleh dari file yang sudah ada maupun hasil alih media dari bentuk tercetak, audio, dan video. Proses alih media dari tercetak menjadi scanning atau digitalisasi. bentuk digital dikenal dengan istilah Tujuan yang diharapkan dari kegiatan digitalisasi local content suatu perguruan tinggi adalah: penambahan kuantitas, jenis dan subyek sumberdaya informasi elektronik yang dapat diakses secara online dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain, meningkatkan frekuensi pemanfaatan dan kualitas sumberdaya informasi elektronik dalam kegiatan pembelajaran dan penelitian dari Perguruan Tinggi sendiri maupun Perguruan Tinggi lain. Berkaitan dengan permasalahan tersebut maka dalam tulisan ini akan dibicarakan bagaimana pengelolaan koleksi local content di perpustakaan perguruan tinggi

Penelitian ini pengelolaan merupakan penelitian koleksi studi local content literatur. di Penulis mencoba menelaah fenomena-fenomena yang terjadi di lapangan dan kemudian penulis menelaahnya dengan menggunakan teori-teori yang ada

Sulistyo-Basuki mengemukakan bahwa istilah local content dapat diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi muatan lokal atau isi lokal”. menggunakan istilah muatan lokal, maka istilah tersebut mengandung arti materi atau informasi lokal yang dimasukkan ke sebuah wadah lain. Local content yang dimaksudkan pada perguruan tinggi adalah koleksi grey literature atau disebut juga dengan literatur kelabu. Merupakan hasil karya civitas akademika suatu Perguruan Tinggi. International Journal “dalam Sulistyo-Basuki mengemukakan: Literatur kelabu ini didefinisikan sebagai informasi yang tidak terkendali oleh perhimpunan ilmu pengetahuan, universitas atau penerbit komersial, diterbitkan pada semua instansi pemerintah, akademia, bisnis, industri, baik dalam adalah format tercetak maupun elektronik. Koleksi ini sifatnya un-published sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam ke luar dari perpustakaan dan jumlahnya hanya satu eksemplar per judul. Literatur kelabu memiliki isi yang khas, yang tidak terdapat pada dokumen yang dijual di pasar, isinya mampu menambah khasanah ilmu. Grey literature (literatur kelabu)dapat dikelompokkan sebagai berikut': 1. 2. 3. 10 1 ©2 Tugas Akhir (Skripsi), tugas akhir Mahasiswa Tingkat Sarjana. Tesis, adalah karya dari Mahasiswa Pascasarjana. Disertasi, adalah karya dari Mahasiswa Tingkat Doktor. . 5. 6. 7. 8. Prosiding, yaitu hasil Seminar, Lokakarya, Pertemuan Ilmiah yang diadakan di Perguruan Tinggi, dan karya sivitas akademikanya yang memberikan presentasi di berbagai kegiatan ilmiah. Laporan penelitian dari setiap Kelompok Penelitian di Perguruan Tinggi. Pidato pengukuhan adalah penyampaian secara oral suatu makalah yang berupa buah pemikiran seorang Guru Besar di hadapan Sidang Terbuka Majelis Guru Besar selama waktu tertentu. Karya tulis ilmiah. Artikel Koleksi /ocal content Universitas Diponegoro berupa karya ilmiah mahasiswa misalnya disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel dan laporan penelitian, makalah seminar/pertemuan dan sebagainya. Perpustakaan Undip memiliki koleksi ini dalam bentuk tercetak dalam jumlah yang sangat besar. Pengelolaan koleksi ini memunculkan berbagai masalah. Selain membutuhkan gpace/mangan yang luas, pemeliharaan terhadap koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang relatif besar. Digitalisasi terhadap koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaan dan pemanfaatannya. Digitalisasi terhadap dokumen ini akan menghasilkan dokumen elekronik yang dapat dipastikan akan menambah kuantitas dan kualitas sumberdaya perpustakaan. Digitalisasi informasi terhadap koleksi elektronik local yang content dimiliki oleh dibutuhkan untuk petluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses tethadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (muiti nser) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik. Digitalisasi Koleksi Local Content Digitalisasi adalah proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan seperti komputer, scanner, operator media sumber dan software pendukung. Dokumen tercetak dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning dokumen seperti Adobe Acrobat dan Omnipage. Dokumen audio dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah audio seperti CoolEdit dan JetAudio. Dokumen video dapat dialihkan ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pengolah video. 1. Permasalahan Seputar Digitalisasi Beberapa permasalahan yang harus diperhatikan yaitu : Tjin (copyright) atas dokumen tersebut Sebelum melakukan proses alih media pastikan bahwa perpustakaan telah memiliki ijin dari pembuat, penulis atau yang bersangkutan atau institusi yang bertanggung jawab. Karena bila hal penerbit ini diabaikan, suatu saat bisa berurusan dengan hukum. Buatlah ijin proposal terlebih dahulu kepada pimpinan universitas, kecuali bila dokumen tersebut sudah merupakan public domain atau bebas untuk dimiliki oleh siapa pun. Beberapa perpustakaan perguruan tinggi telah menerapkan suatu copyright transfer agreement® tethadap koleksi local content yang dihasilkan oleh sivitas akademika mereka. Pengalihan hak cipta dari penulis kepada universitas bertujuan untuk mengurangi permasalahan hukum yang dapat terjadi di kemudian hari. Di dalam surat perjanjian pengalihan tersebut dapat disebutkan kapan dan bagian-bagian mana yang boleh diunggah ke dalam perpustakaan digital milik universitas. Undip membuat suatu surat keputusan yang memerintahkan kepada setiap 2. sivitas akademika Undip untuk memasukkan karyanya di Undip IR. Jumlah dokumen yang akan diproses Perhitungkan jumlah file digital yang dihasilkan dengan kemampuan ruang penyimpanan (hard disk) yang tersedia pada komputer. Siapkan juga ruang penyimpanan file melalui media yang lain seperti external hard disk sehingga cukup leluasa untuk menyimpan hasil file digital dalam jumlah yang cukup banyak. Selain itu jumlah dokumen yang akan dikerjakan juga memperngaruhi dalam pemilihan mesin scanner. Mesin scanner yang dipilih yang memiliki kecepatan cukup tinggi misalnya 50 ppm. Pengaturan alur kerja Pengaturan alur kerja tergantung dari situasi yang dihadapi, misalnya jumlah 13 koleksi yang akan didigitalkan, jumlah staf yang terlibat, hardware dan software yang akan digunakan, bagaimana target penyelesaian tugas, dan sebagainya. Koordinator proyek scanning harus mampu melihat lebih dekat mengenai situasi kerja dan membuat jadwal kegiatan yang menjelaskan proses scanning dilakukan dan melibatkan siapa saja dalam satu tim kerja. bagaimana Perencanaan kerja yang dibuat dengan baik akan kecepatan proses kerja atau pun kualitas yang dihasilkan. 4. Keterlibatan pustakawan/perpustakaan membantu Banyak proyek institutional repository yang gagal/tidak berjalan sebagaimana mestinya dalam artian tidak memperoleh jumlah yang maksimal dalam waktu yang ditargetkan karena tidak melibatkan pustakawan/perpustakaan. Perpustakaan selaku yang menyimpan koleksi local content perguruan tinggi harus diberi peran yang pihak besar dalam pengelolaan local content. Selain itu secara keilmuan pustakawan lah yang seharusnya lebih mengetahui seluk beluk permasalahan dokumen local content. Tahapan Digitalisasi Dalam beberapa tahun terakhir perpustakaan telah melakukan pengelolaan secara digital terhadap sebahagian koleksi local content. Jenis koleksi /local content yang sudah mulai didigitalisasi adalah karya ilmiah dosen berupa laporan penelitian, artikel, sedangkan karya ilmiah mahasiswa yang sudah mulai didigitalisasi adalah disertasi dan tesis. Karya ilmiah mahasiswa berupa skripsi dan kertas karya masih belum tertangani padahal koleksi ini juga merupakan sumberdaya informasi yang perlu didigitalisasi. Untuk digitalisasi koleksi /ocal content, perpustakaan melakukan dua cara yang berjalan secara paralel yaitu memindai (scanning) dokumen cetak yang telah dimiliki sebelumnya dan mahasiswa dosen diharuskan menyerahkan file elektronik dari karya ilmiahnya ke perpustakaan. Selanjutnya, karya tersebut diunggah ke sistem setelah melalui proses penyuntingan (editing). Secara garis besar pelaksanaan kegiatan Digitalisasi Loca/ Content ini adalah sebagai berikut: 1. Pra-digitalisasi, mencakup kegiatan: a. Pengumpulan dokumen. Dokumen yang didigitalisasi adalah karya ilmiah berupa laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan kertas karya (tugas akhir). Untuk Dokumen yang menjadi prioritas adalah sampai dengan tahun 2005. Pembongkaran penjilidan dokumen. Pembongkaran penjilidan dilakukan untuk memudahkan proses pemindaan (sanning), yang dilakukan dengan sistem antomatic - document (ADF). Pembongkaran dilakukan dengan tidak merusak sampul (hard feeder cover), karena sampul tersebut akan digunakan kembali pada proses penjilidan ulang. Instalasi perangkat lunak (software). Instalasi perangkat lunak ini dua dilakukan pada masing-masing komputer yang digunakan untuk melakukan sanning dan editing. Perangkat lunak yang digunakan ada yaitu Adobe Acrobat Pro untuk proses editing, dan Omnipage Pro untuk proses pengambilan teks abstrak dari dokumen pdf melalui proses OCR (Onscreen Caracter Recognition). Digitalisasi, mencakup kegiatan Scanning, Editing dan Uploading. Pemindaian (Scanning) adalah proses memindai fisik dokumen sehingga menjadi file elektronik. Dokumen yang dipindai adalah Jlltext mulai dari halaman judul sampai dengan lampiran. Untuk melindungi b. karya tersebut, dipilih format PDF document format) sebagai jenis koleksi elektroniknya. Pengeditan (Editing) adalah proses (portable mengelola fi/e Portable Document Format (PDF) dengan cara memberikan fike security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di-#pload ke dalam jaringan komputer. Jenis proteksi yang diterapkan pada koleksi elektronik ini hanya bisa dibaca (read only) dan dicetak (print). Pengeditan dilakukan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini c. 3. adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. Pemuatan (Uploading) adalah proses memasukkan atau pengisian (input) metadata seperti judul, pengarang, deskripsi bibliografi, abstrak dan sebagainya ke dalam Undip Institutional Reposiroy (eprints.undip.ac.id) dan jaringan Internet. Pasca Digitalisasi, penyimpanan. a. selanjutnya mencakup kegiatan dapat diakses penjilidan melalui ulang, dan Penjilidan ulang dilakukan untuk menjaga agar koleksi tersebut tidak terpisah-pisah. b. Penyimpanan di gudang dalam untuk mengantisipasi apabila koleksi fisik sewaktu-waktu dibutuhkan oleh perpustakaan. Koleksi yang disimpan dapat dibatasi untuk beberapa tahun ke belakang misal 5 tahun.

Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki koleksi local content dalam bentuk tercetak dalam jumlah yang sangat besar. Koleksi local content adalah karya ilmiah yang pada umumnya berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian sebelumnya. penelitian seringkali dilakukan berdasarkan Digitalisasi terhadap koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah dalam pengelolaan dan pemanfaatannya. Digitalisasi terhadap dokumen ini akan menghasilkan dokumen elekronik yang dapat dipastikan akan menambah kuantitas dan kualitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki oleh perpustakaan. Digitalisasi terhadap koleksi local content dibutuhkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan akses. Ada beberapa aspek yang harus diperhatikan sebelum melakukan kegiatan digitalisasi koleksi local content yaitu: melakukan ijin (copyright) atas dokumen tersebut, memperkirakan jumlah dokumen yang akan diproses, pengaturan alur kerja dalam pelaksanaan digitalisasi local content dan keterlibatan pustakawan/perpustakaan. Tahapan kegiatan yang dilakukan dalam digitalisasi local content ini yaitu Pradigitalisasi yang mencakup kegiatan pengumpulan dokumen, pembongkaran penjilidan dokumen, penjilidan kembali dokumen, instalasi perangkat lunak, kegiatan yang kedua adalah digitalisasi yang mencakup kegiatan scanning, editing dan uploading dan yang terakhir pasca digitalisasi yang mencakup penjilidan ulang dan penyimpanan.