IMPLEMENTASI MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA PERPUSTAKAAN STAIN PADANGSIDIMPUAN

erpustakaan perguruan tinggi adalah salah satu unit penunjang kegiatan akademik yang mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yakni pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Meskipun hanya sebagai unit penunjang tetapi perpustakaan perguruan tinggi mempunyai posisi dan peran yang sangat strategis bagi pencapaian visi dan misi perguruan tinggi sebagai lembaga induknya.2 Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tujuan-tujuan antara lain adalah pertama, memenuhi keperluan informasi pengajar dan mahasiswa. Kedua, menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis. Ketiga, menyediakan ruangan untuk pemakai dan terakhir, menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai.3 Pada era digital ini, perpustakaan perguruan tinggi menghadapi tantangan-tantangan baik dari dalam mapun dari luar lembaga induknya. Salah satu tantangannya adalah kenyataan bahwa saat ini perpustakaan perguruan tinggi tidak bisa lagi mengaku sebagai satu satunya lembaga penyedia informasi bagi civitas akademika karena mereka dapat mencari informasi yang mereka butuhkan di portal-portal yang sangat banyak tersedia di internet. Merekabisamenemukanapasaja di internet tanpaharuspergikeperpustakaan. Berdasarkan fenomena di atas, supaya tetap dibutuhkan oleh pemakainya maka perpustakaan perguruan tinggi harus berusaha menyediakan sejumlah informasi yang tepat, untuk pemakai yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan penggunaan sumber daya manusia, dana, dan prasarana yang tepat pula. Dengan dukungan dana yang biasanya sangat terbatas perpustakaan perguruan tinggi harus meningkatkan efesiensi operasional agar dapat memenuhi tantangan tersebut. Satu sarana manajemen yang dapat membantu perpustakaan perguruan tinggi dalam menangani persoalan tersebut adalah dengan penerapan manajemen pengetahuan (Knowledge Management).4 Paper iniberusahamemotretpenerapanknowledge management di Perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan B. SeputarKnowledge Management 1.1. Pengetahuan Dalam kehidupan sehari-hari kita sering menggunakan kata kata pengetahuan tetapi pengertian kita tentang pengetahuan pun bermacam-macam. Kita sering tidak dapat membedakan antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan. Padahal sebenarnya masing-masing kata tersebut memiliki makna yang berbeda-beda. Menurut www.en.wikipedia.org, data adalah fakta-fakta yang belum diprosess dan dikelola serta bersifat statis. Data adalah bagian dari informasi yang mewakili lambang/ciri kualitatif dan kuantitatif tentang suatu variabel atau sekelompok variabel. Data, biasanya merupakan hasil pengukuran dan bisa berupa grafik-grafik, gambar gambar, atau pengamatan-pengamatan tentang sekelompok variabel (simbol yang mewakili niali tertentu). Data sering dipandang sebagai tingkatan abstraksi terendah dari pembentukan informasi dan pengetahuan.5 Menurut Zolingen et.al, Data adalah sekumpulan fakta tentang kejadian yang bersifat obyektif dan diskrit.6 Sementara itu, John Feather mengatakan bahwa data adalah istilah umum untuk informasi yang berupa sandi numerik, khususnya digunakan untuk informasi yang tersimpan dalam database. Namun istilah data sering digunakan biasanya tanpa dibedakan dari istilah informasi.7 Contoh, data bibliografis. Sedangkana informasi menurut Elias M. Awad dan Hassan M. Ghaziri (2004) adalah data yang telah diberi makna, tujuan dan relevansi karena itu informasi memiliki bentuk sesuai dengan tujuannya. Dalam www.en.wikipedia.org disebutkan bahwa informasi adalah sebagai suatu konsep yang memiliki keanekaragaman makna, dari kegunaan sehari-hari sampai hal-hal teknis. Pada umumnya, konsep informasi lebih dekat berkaitan dengan gagasan-gagasan tentang komunikasi, pengawasan, data, formulir, instruksi, pengetahuan, arti, mental stimulus, patron, persepsi dan representasi. Sementara itu, pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah pembauran mengenai pengalaman yang terbentuk, nilai-nilai, informasi kontekstual, wawasan dan intuisi yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menyertakan pengalaman dan informasi baru.8 Menurut Turban et.al, (2004) pengetahuan adalahpengetahuan merupakan sekumpulan informasi yang telah dianalisis dan diorganisir sehingga dapat dimengerti dan digunakan untuk memecahkan masalah serta mengambil keputusan.9 Menurut Nonaka dan Takeuchi, (1995) pengetahuan, tidak sama dengan informasi, adalah mengenai kepercayaan dan komitmen.10 Dari beberapa definisi di atas jelas bahwa sesungguhnya pengetahuan itu sama sekali berbeda dengan data dan informasi sehingga tidak dapat digunakan untuk menyatakan suatu maksud dan tujuan yang sama dengan data dan informasi. 1.2. Konsep Pengetahuan Secara konseptual, pengetahuan dapat dibagi kepada dua jenis, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan explicit. Pengetahuan tacit adalah : • Pengetahuan yang dimiliki seseorang yang tidak dapat dijelaskan dalam kata-kata atau dalam sistem • Merupakan suatu common sense • Merupakan intuisi • Dapat dilakukan tetapi tidak dapat dijelaskan Sedangkan pengetahuan explicit adalah : • Sesuatu yang dapat dijelaskan, ditulis sehingga dapat diberikan kepada orang lain • Berupa database, processmanuals, documents, pubikasi dan lain-lain • Jumlahnya lebih sedikit daripada pengetahuan tacit. Dalam konsep manajemen pengetahuan ada beberapa perspektif tentang pengetahuan. Tuomi (1999) membaginya ke dalam 3 (tiga) perspektif tentang pengetahuan,11 yaitu : 1. Pengetahuan dapat dilihat sebagai akumulasi dari sumber daya yang dimiliki dengan melihat kapasitas dan kapabilitas seseorang. Akumulasi dari kapabilitas ini disebut sebagai kemampuan atau skill yang dimiliki oleh seseorang. 2. Pengetahuan dilihat sebagai sebuah struktur yang mengandung aktifitas dan efektifitas kegiatan. 3. Pengetahuan dilihat sebagai sebuah produk yang terdiri dari identitas, motif, tujuan dan perubahan serta dilengkapi dengan konsep dan perangkat desain. Pada konsep Tuomi, aktifitas dalam pengetahuan terbagi dalam 3 (tiga) level yaitu aktifitas, aksi dan operasional. Pengetahuan tacit dan explicit dikategorikan pada tipe self-referentialconstraint dengan kemudia prilaku yang memperlihatkan aspek psikologis, yaitu motif, tujuan dan aksi. Behavioral Driver Activity Action Motive Goal Operation Action Self-referential Constraint Tacit Knowledge Non referential Constraint Tacit Knowledge Explicit Knowledge Instinctive, habitual, and embedded knowledge Tabel 1 level aktifitas dan jenis pengetahuan (Tuomi, 1999:297) Pada konsep Nonaka dan Takeuchi (1995), pengetahuan dilihat sebagai suatu proses yang dinamis dari interaksi manusia untuk menguatkan keyakina personal menuju kebenaran. Lebih lanjut Stewart memperlihatkan bagaimana sebuah siklus dari pengetahuan tersebut berlangsung, dengan asumsi bahwa organisasi diharapkan dapat menggunakan dan memanfaatkan secara lebih baik. Gambar 1 siklus dari pengetahuan (Stewart, 1997:74) 1.3. Tingkat Pengetahuan Menurut Ningki Munir (2008) pengetahuan memiliki beberapa tingkatan sebagai berikut :12 1. Pengetahuan inti (Core Knowledge). Pengetahuan inti adalah tingkat dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan dimana organisasi berada. 2. Pengetahuan lanjut (Advanced Knowledge) Pengetahuan lanjut adalah pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan yang ingin dipertimbangkan sebagai pemain yang tangguh dalam industrinya atau organisasi nirlaba yang ingin mempunyai kinerja prima. 3. Pengetahuan inovatif (Innovative Knowledge) Pengetahuan inovatif adalah pengetahuan yang membuat perusahaan mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Pengetahuan jenis ini sebetulnya sama dengan pengetahuan lanjut. Perbedaannya adalah pengetahuan inovatif dapat membuat perusahaan melakukan diferensiasi yang sangat berarti dibandingkan para pesaingnya. Namun demikian, lebih lanjut Ningki Munir mengingatkan bahwa karena sifat pengetahuan itu dinamis maka tingkatan pengetahuan di atas dapat berubah-ubah.13 Pengetahuan inovatif seiring dengan berjalannya waktu dapat menjadi pengetahuan inti. Oleh sebab itu, proses pembelajaran dan penciptaan pengetahuan baru harus terus dilakukan oleh setiap perusahaan atau lembaga. 1.4. Organisasi dan Pengetahuan Sebagaimana sudah jamak diketahui oleh setiap orang bahwa era peradaban manusia saat ini telah memasuki era informasi (information age). Dalam era informasi ini, situasi dunia berada dalam ketidakpastian, akibat tingginya kompetisi yang terjadi tidak hanya yang datang dari dalam namun juga dari luar. Persaingan pada era informasi ini telah beralih dari penguasaan material ke penguasaan pengetahuan. Pada era informasi yang menjadi sumber utama untuk meraih keberhasilan jangka panjang dan mampu bertahan dalam persaingan yang semakin ketat adalah pengetahuan. Dalam masyarakat yang berasaskan pengetahuan, pengetahuan pekerja yang merupakan aset terbesar dalam suatu organisasi. Pengetahuan merupakan bagian produksi yang memiliki peran yang sangat penting bukan modal, bahan baku dan pekerja. Pengetahuan dapat memberikan suatu kelebihan atau kekuatan yang berkelanjutan. Davenport dan Prusak mengemukan bahwa pada kenyataannya para pesaing selalu dapat mengungguli kualitas dan harga produk/jasa pemimpin pasar (market leader).14 Pada saat itu perusahaan yang kaya pengetahuan dan mampu mengatur pengetahuan akan naik ke suatu tingkat kualitas, kreatifitas dan efisiensi baru. Soleh di dalam tulisannya menyatakan bahwa ketika tren pasar berubah, teknologi berkembang, pesaing bertambah, dan produk-produk menjadi usang dalam waktu sangat singkat, organisasi-organisasi yang sukses adalah yang secara konsisten menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh di dalam organisasi, dan secara cepat pula mengadaptasinya ke dalam teknologi dan produk serta jasa yang dihasilkan.15 Aktifitas ini didefinisikan oleh Nonaka sebagai organisasi yang berfokus pada “penciptaan pengetahuan” yang kekuatan utama bisnisnya adalah inovasi yang secara terus menerus.16 1.5. Manajemen Pengetahuan Pengetahuan belum bermakna apabila tidak dikelola dengan baik dan efektif sehingga menjadi sesuatu yang bernilai. Untuk itu diperlukan suatu usaha kongkrit dan pola yang terstruktur dalam mengelola pengetahuan. Usaha tersebut disebut dengan manajemen pengetahuan (Knowledge Management). Jennifer Rowley mengatakan bahwa Manajemen pengetahuan adalah sesuatu yang berkaitan dengan eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan dalam sebuah organisasi dengan sebuah tinjauan untuk tujuan organisasi lebih lanjut.17 Pengetahuan dikelola meliputi eksplisit (pengetahuan dalam dokumen) dan taksit, serta pengetahuan subjektif. Manajemen mencakup semua proses yang berhubungan dengan identifikasi, sharing, dan penciptaan pengetahuan. Hal ini membutuhkan sistem untuk penciptaan dan pemeliharaan/repositori pengetahuan, untuk pengelolaan serta fasilitas sharing pengetahuan dan pembelajaran yang berkenaan dengan organisasi. Organisasi yang berhasil dalam manajemen pengetahuan akan melihat pengetahuan sebagai aset dan pengembangan norma serta nilai organisasi, yang bisa mendukung penciptaan dan sharing dalam pengetahuan. Davenport dan Prusak mengemukakan bahwa manajemen pengetahuan bertujuan untuk membuat pengetahuan menjadi eksplisit. Menterjemahkan pengetahuan dan pengalaman, serta mengembangkan pengetahuan merupakan sesuatu yang esensial bagi penciptaan kompetisi dasar perusahaan.1 Elias M. Awad dan Hassan M. Ghaziri mengatakan bahwa manajemen pengetahuan adalah suatu model bisnis interdisipliner yang baru muncul yang menjadikan pengetahuan sebagai fokus dalam kerangka sebuah organisasi.19 Tiwana menjelaskan bahwa pengertian manajemen pengetahuan adalah pengelolaan bisnis, pelanggan dan proses pengetahuan serta aplikasi untuk menambah nilai dan pembedaan produk dan jasa yang diberikan.20 1.6. Faktor Pendorong Penerapan Manajemen Pengetahuan Menurut Tiwana dalam konteks manajemen pengetahuan terdapat 24 faktor yang mendorong suatu organisasi menerapkan manajemen pengetahuan.21 24 Faktor tersebut kemudian dibagi ke dalam 6 kelompok besar berikut ini : 1. Knowledge-Centric • Kegagalan dari perusahaan untuk mengetahui apa yang telah diketahui. • Adanya kebutuhan untuk mendistribusikan pengetahuan. • Kecepatan dan kelambatan pengetahuan. • Masalah dengan hilangnya pengetahuan dan tingginya ketergantungan terhadap pengetahuan tacit. • Kebutuhan menghadapi kecendrungan penumpukan pengetahuan di antara para pegawai. • Kebutuhan untuk tidak belajar secara sistematis 2. Technology • Matinya teknologi akibat diferensiasi jangka panjang yang terus menerus • Tekanan terhadap daur hidup dan proses • Kebutuhan untuk menghubungkan secara sempurna antara pengetahuan, strategi bisnis dan teknologi informasi 3. Organizational Structure • Fungsi-fungsi yang cenderung menjadi identik • Timbulnya struktur organisasi yang berdasarkan kepada proyek • Tantangan yang ditimbulkan oleh adanya peraturan • Ketidakmampuan dari perusahaan untuk menjaga langkah menghadapi perubahan kompetensi yang diakibatkan oleh globalisasi • Produk dan jasa yang semakin identik 4. Personnel • Fungsi-fungsi yang cenderung menjadi sama tersebar luas • Kebutuhan untuk dapat mendukung secara efektif lintas fungsi dalam sebuah organisasi • Mobilitas dan kemudahan dari tim • Kebutuhan untuk memenuhi harapan perusahaan yang kompleks 5. Process • Kebutuhan untuk menghindari terulangnya kesalahan yang sama • Kebutuhan untuk menghindari penemuan kembali yang tidak penting • Kebutuhan untuk adanya prediksi antisipasi yang akurat • Kebutuhan untuk merespon kompetensi yang muncul 6. Economic • Potensi untuk menciptakan daya ungkit yang luar biasa melalui pengetahuan • Pencarian sebuah peluru perak untuk differensiasi produk/ jasa 1.7. Tujuan Penerapan Manajemen Pengetahuan Tujuan akhir penerapan manajemen pengetahuan bagi setiap organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Efficiencyimprovement Fokus utama efficiency improvement adalah untuk mengurangi biaya yang timbul dari proses bisnis yang ada saat ini serta bagaimana agar bisnis proses yang ada lebih cepat dari pesaing. 2. Increased innovation Meningkatkan kemampuan dengan melakukan inovasi adalah mengenai bagaimana melakukan improvisasi terhadap posisi kompetitif perusahaan melalui pengembangan produk, jasa dan inovasi proses. Inovasi yang dilakukan biasanya berdasarkan dua hal yaitu, pengetahuan prosedur (procedural knowledge) kondisi budaya (cultural condition), yang tidak dapat ditiru secara langsung oleh para pesaing. 3. Mengurangi resiko Tujuan mengurangi resiko secara utama berkonsentrasi pada investasi dan bisnis yang sedang berjalan. C. PenerapanManajemenPengetahuanpadaPerpustakaan STAIN Padang Sidimpuan a. Sejarah Singkat Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan Perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan merupakan peralihan nama dari Perpustakaan Fakultas Tarbiyah Universitas Nahdatul Ulama Sumatera Utara (UNUSU) Padangsidimpuan. Pada tahun 1968, Fakultas Tarbiyah UNUSU dinegerikan menjadi Fakultas Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Imam Bonjol Padang, Sumatera Barat. Sejak saat itu, Perpustakaan Fakultas Tarbiyah UNUSU pun beralih menjadi Perpustakaan Fakultas Tarbiyah IAIN Imam Bonjol Padang. Setalah 5 tahun berlalu, sejalan dengan didirikannya Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sumatera Utara Medan pada tahun 1973, maka Fakultas Tarbiyah ini menjadi Fakultas Tarbiyah Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sumatera Utara di Padangsidimpuan. Akibatnya Perpustakaan pun kembali beralih menjadi Perpustakaan Fakultas Tarbiyah IAIN Sumatera Utara Padangsidimpuan. Selama lebih kurang 24 tahun berjalan, kemudian Fakultas Tarbiyah ini berubah lagi menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 11 tanggal 21 Maret 1997 dan Keputusan Menteri Agama RI No. 300 tahun 1997 dan No. 504 tahun 2003, tentang Pendirian STAIN dikeluarkan, maka Fakultas Tarbiyah Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sumatera Utara di Padangsidimpuan diubah statusnya menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan yang otonom dan berhak mengasuh beberapa jurusan sebagaimana layaknya IAIN di seluruh Indonesia. Sejak saat itu, Perpustakaan Fakultas Tarbiyah IAIN Sumatera Utara di Padangsidimpuan berubah menjadi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. b. Alasan-alasan Penerapan Manajemen Pengetahuan Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan sebagai lembaga informasi yang berfungsi sebagai penunjang kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada STAIN Padangsidimpuan sebagai lembaga induknya, dituntut untuk mampu memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan civitas akademikanya. Oleh karena itu, dalam menjalankan fungsinya, Perpustakaan harus memperhatikan aspek-aspek penting yang dimilikinya. Keunggulan-keunggulan, kelemahan-kelemahan serta potensi-potensi yang ada dalam organisasinya sebagai sumber daya yang sangat menentukan bagi keberlangsungan perpustakaan tersebut. Identifikasi sumber daya tersebut akan membantu perpustakaan melaksanakan program-program yang berorientasikan kepada pemustaka (users). Sebagaimana telah disebutkan pada bab pendahuluan bahwa supaya tetap dibutuhkan oleh pemakainya maka perpustakaan perguruan tinggi harus berusaha menyediakan sejumlah informasi yang tepat untuk pemakai yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan penggunaan sumber daya manusia dan dana yang tepat pula.22 Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan dengan dukungan dana yang sangat terbatas dan sarana teknologi yang masih sangat minim dituntut agar dapat menjalankan peran dan fungsinya dengan efektif dan efesien. Inilah yang menjadi tantangan bagi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Untuk itu, maka tidak ada cara lain yang dapat dilakukan oleh Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan selain menerapkan Knowledge Management (manajemen pengetahuan) pada lembaganya. Keterbatasan anggaran dan tingginya tuntutan para civitas akademika STAIN Padangsidimpuan terhadap Perpustakaan adalah faktor-faktor utama yang menjadi alasan logis bagi upaya penerapan manajemen pengetahuan tersebut disamping pencapaian misi perpustakaan dan lembaga induk. c. Keterbatasan Anggaran Dalam mengawali tulisannya pada bab 7 tentang Resource Management di dalam bukunya yang berjudul The Academic Library, Peter Brophy23, menulis : “Libraries are expensive services. The buildings from which they operate--even when services are received remotely--are expensive. Specialist staff must be paid appropriate salaries. Acquiring information is costly. Information Technology equipment and software are expensive, not only to purchase but also to maintain and to replace at a regular intervals. As a result of all these requirements, the annual running costs of a university library can, and often does, run into millions of pounds. Professional management skills are needed to control expenditure and ensure that the greatest possible value for money is obtained.” Pernyataan di atas memberi pemahaman bagi kita bahwa ketersediaan dana yang memadai merupakan sesuatu yang sangat penting bagi keberlangsungan dan peningkatan performa serta kinerja perpustakaan dalam menjalankan peran dan fungsinya sebagai lembaga informasi. Sumber daya manusia dan sumber daya sarana dan prasarana merupakan dua aspek di dalam organisasi perpustakaan yang membutuhkan dukungan dana yang boleh dibilang tidak kecil. Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan adalah salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai alokasi anggaran yang sangat terbatas. Kondisi ini membuat Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan tidak leluasa dalam melaksanakan setiap program dan kegiatannya setiap tahun. Karena itulah, sudah saatnya sekarang manajemen pengetahuan diterapkan di perpustakaan tersebut. Dengan penerapan manajemen pengetahuan, Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan akan mampu memberdayakan sumber daya manusianya (human resources) secara efektif dan mampu meningkatkan efesiensi dan efektifitas kegiatan layanan-layanan teknis yang terdapat di perpustakaan dengan alokasi dana yang terbatas tersebut. Inilah yang menjadi fokus manajemen pengetahuan di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. d. Tingginya Harapan Civitas Akademika pada Perpustakaan Layaknya perpustakaan perguruan tinggi, kebutuhan informasi civitas akademika STAIN Padangsidimpuan terutama para mahasiswa adalah sangat tinggi sekali. Hal ini dibuktikan dengan tingginya angka kunjungan dan peminjaman koleksi yang terjadi setiap harinya. Ini menunjukkan bahwa sesungguhnya civitas akademika STAIN Padangsidimpuan sangat menaruh harapan pada Perpustakaan tersebut demi kelancaran aktifitas akademik mereka. Harapan tersebut semakin meningkat seiring dengan kemajuan dan perkembangan teknologi informasi dan ledakan pengetahuan pada era digital sekarang ini sehingga mengakibatkan terjadinya information overload, yakni tersedianya informasi yang berlimapah ruah tentang subyek yang sama di internet sehingga mengakibatkan kebingungan dalam menentukan informasi mana yang betul-betul sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Karena itu, dalam pandangan Ghosh dan Jambekar(2003) menyatakan bahwa menyediakan sejumlah informasi yang tepat dan pada waktu yang tepat adalah lebih penting dilakukan oleh perpustakaan daripada memenuhi misi perpustakaan dan lembaga indukya.24 Kenyataan Padangsidimpuan. ini dihadapi Pada satu oleh sisi, Perpustakaan Perpustakaan STAIN STAIN Padangsidimpuan dituntut untuk dapat memberikan layanan informasi yang prima kepada seluruh civitas akademika STAIN Padangsidimpuan, namun disisi lain, anggaran yang tersedia sangat terbatas sehingga mengakibatkan kinerja dan performa perpustakaan menjadi terganggu. Manajemen pengetahuan adalah sebuah sarana yang dapat membantu Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan mengatasi persoalan tersebut di atas. Sehingga meskipun dengan anggaran dan sumber daya manusia yang terbatas, Perpustakaan akan mampu memenuhi harapan civitas akademika STAIN Padangsidimpuan. e. f. g. Pencapaian Misi Perpustakaan dan Lembaga Induk Selain kedua alasan di atas, masalah pencapaian Misi Perpustakaan dan lembaga induk yakni STAIN Padangsidimpuan turut juga menjadi pertimbangan penting pada gagasan penerapan manajemen pengetahuan pada Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Dengan penerapan manajemen pengetahuan pada Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan diharapkan akan mempermudah upaya pencapaian baik misi Perpustakaan maupun misi STAIN Padangsidimpuan. Langkah-langkahPenerapan Manajemen Pengetahuan Dalam rangka menerapkan manajemen pengetahuan pada Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan akan dilakukan dengan berbagai upaya. Diantaranya adalah Pertama, mengelola sumber daya pengetahuan yang tersedia di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Kedua, mengelola sumber daya manusia atau staf perpustakaan. Ketiga, melakukan knowledge sharing (saling tukar pengalaman dan pengetahuan). Terakhir, memberdayakan sarana teknologi yang telah tersedia. Mengelola Sumber Daya Pengetahuan Corrall (1998) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan ketika diterapkan di perpustakaan adalah berkaitan dengan bagaimana mengelola pengetahuan terekam yaitu koleksi perpustakaan.25Sejalan dengan pernyataan tersebut, maka sumber daya pengetahuan yang terdapat pada Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan adalah pengetahuan terekam (recorded knowledge) atau pengetahuan yang telah dieksplisitkan (explicit knowledge), yaitu koleksi perpustakaan baik berupa buku, jurnal ilmiah, laporan penelitian, maupun CD ROM dan lain-lain. Selain itu, Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan juga sebetulnya memiliki pengetahuan terbatinkan (tacit knowledge) yang tersimpan di dalam benak atau kepala masing-masing staf perpustakaan yang selama ini tidak pernah terpikirkan untuk dieksplisitkan atau direkam. Pengelolaan sumber daya pengetahuan yang ada tersebut akan dilakukan dengan menggunakan dua strategi, yaitu : 1. Strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Strategi kodifikasi adalah pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga para pencari pengetahuan yang membutuhkannya dapat mengakses pengetahuan tersebut. 2. Strategi personalisasi adalah pengetahuan-pengetahuan yang tersimpan dalam benak atau kepala staf perpustakaan ditransfer dari satu orang ke orang lain melalui hubungan personal yang intensif.26 h. Mengelola Sumber Daya Manusia Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan terdiri dari beberapa bagian yang masing-masing bagian dipimpin oleh seorang koordinator kecuali bagian administrasi. Bagian-bagian tersebut adalah : 1. Pengolahan dan pengatalogan bahan pustaka 2. Preservasi bahan pustaka 3. Layanan bahan rujukan 4. Layanan peminjaman 5. Layanan photo copy Pengelolaan sumber daya manusia dalam hal ini staf Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan akan dilakukan dengan berbagai cara seperti mendorong staf perpustakaan untuk mengikuti pelatihan, workshop, dan loka karya tentang perpustakaan, informasi dan teknologi informasi baik yang diselenggarakan oleh lembaga internal kampus maupun lembaga eksternal kampus. Setiap staf perpustakaan yang mengikuti kegiatan di atas diwajibkan untuk membuat laporan tertulis perihal kegiatan yang diikuti dan sekaligus mempresentasikan laporannya di hadapan seluruh staf perpustakaan yang lain. Kegiatan ini dalam ranah manajemen pengetahuan dikenal dengan istilah knowledge sharing. i. j. Melakukan Knowledge Sharing Sebagaimana telah disinggung di atas, Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan akan melakukan mekanisme knowledge sharing secara terjadwal dan terstruktur dalam rangka mengidentifikasi dan menangkap pengetahuan-pengetahuan terbatinkan (tacit knowledge) seperti diskusi singkat tentang persoalan kerja pada unit kerja dan pengalaman masing-masing setiap pagi Senin dan lain-lain. Knowledge sharing memang akan di fokuskan pada pengetahuan terbatinkan (tacit knowledge) karena mengingat pengetahuan tersebut tersimpan di dalam benak dan kepala masing-masing staf perpustakaan. Karena itu, sesungguhnya knowledge sharing merupakan bagian dari strategi personalisasi yang sangat ampuh dalam proses transfer pengetahuan dari seorang staf kepada staf yang lain. Memberdayakan Sarana Teknologi yang Tersedia Dalam rangka pengelolaan pengetahuan yang ada di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan, sarana teknologi yang ada seperti personal computer dan laptop akan dipergunakan semaksimal mungkin. Hal ini sengaja dilakukan karena dana yang dialokasikan untuk operasional perpustakaan adalah sangat terbatas. Sebetulnya saat ini sudah tersedia program-program atau software-software gratisan yang bisa diunduh dengan mudah di internet tetapi program dan software tersebut tentu membutuhkan keahlian pemograman tertentu untuk dapat menggunakannya. Padahal sumber daya manusia yang mempunyai keahlian semacam itu belum tersedia di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Alternatifnya adalah memaksimalkan penggunaan Microsoft Office yang memang sudah terpasang di setiap komputer yang ada di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Program Microsoft Word akan digunakan semaksimal mungkin untuk membuat kebijakan kebijakan atau prosedur-prosedur operasional dan dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan. Program Microsoft Excel akan dipakai untuk membuat tabel tabel statistik, bagan dan hal-hal lain yang bersifat matematis hitung hitungan yang berkaitan dengan data-data perpustakaan. Sedangkan Microsoft Access akan digunakan secara optimal untuk penyimpanan data yang mudah ditemukan kembali kapan saja dibutuhkan. Pemberdayaan sarana teknologi yang tersedia ini merupakan jalan keluar bagi perpustakaan yang mempunyai anggaran yang terbatas seperti Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Dalam keterbatasan tersebut penerapan manajemen pengetahuan tetap masih dapat dilakukan.

Perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang bernaung dibawah Departemen Agama Republik Indonesia seharusnya dapat menerapkan manajemen pengetahuan (knowledge management) meskipun memiliki dukungan sumber dana dan sumber daya manusia serta sarana yang sangat terbatas. Perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan dengan keterbatasan tersebut dapat menggunakan secara optimal sarana teknologi yang sudah tersedia seperti personal computer (PC) dan laptop untuk mengaplikasikan manajemen pengetahuan secara efektif dan efesien. Akhirnya, penciptaan pengetahuan baru sudah seharusnya dimulai di institusi ilmiah seperti perguruan tinggi. Sebagai institusi ilmiah, pergurun tinggi sudah seharusnya untuk memberdayakan perpustakaannya untuk mengembangkan sistem manajemen pengetahuan. Wallahu’alam