Preservasi Konten Lokal di Perpustakaan Perguruan Tinggi (Studi Kasus Medical Knowledge Center UPN Veteran Jakarta)

Medical knowledge center didirikan sejak 2014 dengan berlandaskan SKEP Dekan Fakultas Kedokteran UPN Veteran Jakarta. Namun koleksi konten lokal yang tersedia sudah ada dari tahun 1997 bersamaan dengan adanya skripsi hasil karya mahasiswa angkatan pertama. Dari tahun 1997 itu, proses deposit skripsi selalu dilakukan tetapi tidak tertata bahkan cenderung tidak diperhatikan sehingga nilai pengetahuan yang ada didalam skripsi tidak dapat dimanfaatkan dengan baik. Oleh karena itu, di tahun 2018 direncanakan untuk melakukan optimalisasi konten lokal dengan cara melakukan preservasi.

Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif Metode deskriptif adalah metode penelitian yang memberikan gambaran atau uraian atas suatu keadaan sejelas mungkin tanpa ada perlakuan terhadap objek yang diteliti.1 Bogdan dan Biklen memberikan penjelasan tentang karakteristik dari penelitian kualitatif yaitu: (1) penelitian kualitatif dilakukan pada latar alamiah sebagai sumber langsung dan peneliti merupakan instrumen kunci; (2) bersifat deskriptif, yaitu menggambarkan situasi tertentu atau data yang dikumpulkan dalam bentuk kata-kata atau gambar-gambar daripada angka angka; (3) lebih memperhatikan proses daripada hasil atau produk semata; (4) dalam menganalisis data cenderung secara induktif; dan (5) makna merupakan hal yang esensial bagi penelitian kualitatif.2

Proses yang dilakukan dalam melakukan identifikasi 1. Mengumpulkan semua konten lokal dalam ruangan khusus. 2. Menentukan jenis konten lokal. Terdiri dari skripsi, prosiding, karya tulis hasil penerimaan hibah, artikel dosen terpublikasi di jurnal nasional dan internasional dan karya tulis mahasiswa. 3. Mengelompokan sifat konten lokal yang born digital dan masih cetak. Hasil yang didapatkan Tabel 1 Jenis Skripsi Total Seharusnya Terindentifikasi 1920 item 1802 item Prosiding 36 item Karya Tulis Hasil Penerimaan Hibah Artikel Dosen Publikasi Jurnal Nasional Artikel Dosen Publikasi Jurnal Interna sional 54 item 127 item 4 item Total 1920 item 2023 item Tabel 2 Sifat Total Satuan Born digital 1181 item Cetak 842 item Total 2023 item Pada tabel 1, total seharusnya didapatkan dari data di satker pen didikan dan pengajaran bahwa terdapat 1920 skripsi yang sudah dihasilkan oleh mahasiswa Fakultas Kedokteran UPN Veteran Jakarta sejak tahun 1997 sampai tahun 2017. Namun yang hanya ada 1802 skripsi tersimpan di Medical Knowledge Center. Sedangkan di tabel 2, versi cetak total 842 berasal dari skripsi. Karna baru ada pada tahun 2012 diwajibkan peraturan memberikan versi elektronik skripsi dalam bentuk CD. Seleksi Proses seleksi dilakukan dengan cara 1. Menentukan konten lokal yang harus segera di preservasi berdasarkan masih bersifat cetak dan nilai pengetahuan. 2. Bagi konten lokal yang masih bersifat cetak, diseleksi dengan melihat dari beberapa kategori yaitu masih utuh seluruh halaman, tidak terkena jamur dan tidak terkena serangan hewan. Tabel 3 Jenis Terindentifikasi Terseleksi Skripsi 1802 item 1663 item Prosiding 36 item 36 item Karya Tulis Hasil Penerimaan Hibah 54 item 54 item Artikel Dosen Publikasi Jurnal Nasional Artikel Dosen Publikasi Jurnal Internasional Total 127 item 127 item 4 item 4 item 2023 item 1884 item Pada tabel 3, ditemukan 139 skripsi yang terkena serangan hewan dan tidak layak untuk dipreservasi. Pengambilan Keputusan Proses pengambilan keputusan berdasarkan dari kepentingan akademik dan kebutuhan jenjang jabatan Dosen. Bagi konten lokal yang berkaitan dengan hal tersebut akan disimpan didalam sistem repositori institusi guna mengikuti kebijakan pemerintah. Lalu untuk yang lain akan disimpan terlebih dahulu kedalam format pdf di CD ROM dan server. Teknis Pelaksanaan Preservasi Versi Cetak (Skripsi) Pra Preservasi Proses Preservasi Pasca Preservasi a. Pra Preservasi Sebelum kegiatan preservasi dimulai, ada beberapa hal yang harus dilakukan yaitu8: 1) Skripsi yang akan dikonversi dari cetak menjadi digital perlu diseleksi untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan tujuan alih media. 2) Pembongkaran jilid skripsi agar bisa dibaca alat pemindai (scanner). Proses ini perlu dilakukan untuk memudahkan operator pemindai dalam hal ini staf pengelola perpustakaan melakukan proses pemindaian lembar demi lembar dari skripsi tersebut. 3) Selanjutnya, kita persiapkan terlebih dahulu perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung prosedur alih media bahan pustaka. Adapun perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan seperti yang ditulis oleh Saleh antara lain:- Perangkat keras meliputi: a. komputer dan b. alat pemindai (scanner).- Perangkat lunak meliputi: a. Epsonscan atau perangkat lunak pemindai yang lain, b. Adobe photoshop (versi lengkap) untuk menghasilkan dokumen dalam bentuk PDF (Portable Document Format)9. b. Proses Preservasi Selanjutnya berdasarkan teori saleh10, proses preservasi sebagai berikut: 1) Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat pemindai yang kemudian disimpan dalam bentuk PDF. Hasil dari proses ini adalah dookumen dalam bentuk elektronik atau file komputer. 2) Pengeditan hasil pemindaian walaupun sudah dalam bentuk elektronik, namun masih perlu diedit, terutama jika kertas yang ditemukan pada saat scanning tidak tepat benar. Oleh karena itu perlu dilakukan editing seperti pemotongan pinggiran halaman, pembalikan halaman, dan lain-lain sehingga hasilnya menjadi lebih mudah dan lebih enak dibaca. Selain itu perlu juga dilakukan penggabungan halaman jika pemindaian dilakukan secara sepotong sepotong. 3) Pembuatan serta pengolahan metadata (basis data) agar skripsi tersebut dapat diakses dengan cepat. Perangkat lunak yang dipakai Omeka. 4) Melengkapi basis data dengan abstrak. Hal ini sangat perlu untuk dilakukan, karena dokumen berisi informasi ilmiah. 5) Proses selanjutnya ialah pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basis data ke CD-R dan server. Setelah skripsi digital selesai, maka tahap berikutnya adalah mengumpulkan dokumen-dokumen tersebut, menata, serta menggandakan ke dalam CD-R dan server. Kemudian jika menggunakan CD-R atau DVD maka harus diberi label agar urutan publikasi dapat diketahui dengan jelas. c. Pasca Preservasi Proses terakhir adalah memperbaiki kembali koleksi yang sebelumnya dibongkar. Perbaikan ini dilakukan dengan melakukan penjilidan kembali skripsi yang sudah dibongkar. Jika skripsi tersebut masih diperlukan bentuk tercetaknya maka dapat dikembalikan ke bagian koleksi yang menyimpan bahan-bahan tercetak. Jika skripsi tersebut sudah melebihi 5 tahun masa terbit, maka akan dilakukan proses penyiangan koleksi. Manfaat dari Preservasi Konten Lokal 1. Memperpanjang nilai pengetahuan dari konten lokal. Konten lokal yang mudah rusak akan serangan hewan, jamur dan kejadian yang tidak diduga menjadi lebih terjaga nilai pengetahuannya berkat preservasi sehingga dapat dimanfaatkan lebih lama oleh pemustaka. 2. Mempermudah proses temu kembali. Proses temu kembali informasi bagi konten lokal menjadi lebih mudah karena hasil dari preservasi yang melibatkan perangkat keras dan lunak yang berbasis website. 3. Menghemat tempat. Dengan adanya preservasi, penyimpanan konten lokal yang bersifat cetak menjadi lebih tertata karena hanya tersimpan 5 tahun terakhir di rak. 4. Mempermudah tata kelola arsip dinamis dan statis. Tata kelola arsip dinamis dan statis berkaitan dengan konten lokal, yang awalnya memerlukan beberapa tahap administratif dan pencatatan secara manual oleh Pustakawan, dengan adanya preservasi menjadi lebih baik. Contoh untuk diinformasikan ke pemustaka, rekod metadatanya lebih lengkap.

Preservasi dijalankan selama 4 bulan, dalam kurun waktu tersebut menghasilkan kumpulan file yang tersimpan didalam CD-R dan Server. Selanjutnya akan secara berkala dimasukkan kedalam sistem repositori intitusi. Secara umum konten lokal di Medical Knowledge Center dapat terbilang terlambat dalam dilakukan preservasi. Terdiri dari 139 item skripsi yang terkena serangan hewan, hal ini sangat disayangkan dan menjadi pelajaran untuk pengembangan kedepan. Saran dari kegitan ini, diperlukan suatu road map agar memiliki perencanaan yang jelas dan mendapatkan capaian sesuai dengan kebutuhan.