Tranformasi Perpustakaan IPDN Melalui Kerja sama dengan Perpusnas RI dalam Penguatan Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi, dan Infrastruktur

A. Pendahuluan Dalam era digital, perpustakaan menghadapi tantangan besar dalam transformasi layanan. Tuntutan terhadap peningkatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) serta pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) yang adaptif menjadi sangat krusial (Barua et al., 2015). SDM yang kompeten di bidang TIK akan mendorong integrasi teknologi yang lebih efektif dan mempercepat penyediaan layanan informasi yang akurat, relevan, dan efisien (Ryan et al., 2023). Perpustakaan sebagai pusat informasi dan pengetahuan memiliki peran penting dalam mendukung pendidikan dan pengembangan kepemimpinan. Namun, perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) menghadapi kendala serius, terutama keterbatasan tenaga terampil dan minimnya infrastruktur pendukung TIK. Kondisi ini berdampak langsung pada efektivitas layanan informasi yang disediakan. Dalam laporan evaluasi internal tahun 2022, ditemukan bahwa hanya 30% staf perpustakaan IPDN yang memiliki pelatihan TIK lanjutan, dan jaringan internet sering mengalami gangguan pada jam operasional utama. Hal ini menunjukkan urgensi perubahan yang perlu segera direspons. Penerapan TIK yang optimal menuntut dukungan infrastruktur yang memadai. Fasilitas seperti jaringan internet berkecepatan tinggi, perangkat keras modern, serta sistem manajemen perpustakaan berbasis digital sangat diperlukan (Fauziyah, 2019; Kristyanto, 2019). Selain itu, perlindungan data, software mutakhir, serta antarmuka yang ramah pengguna menjadi aspek penting dalam menciptakan layanan perpustakaan digital yang handal (Rachmawati, 2023). Di tengah keterbatasan internal, kolaborasi menjadi solusi strategis. Kolaborasi antar perpustakaan memungkinkan saling berbagi sumber daya, pengalaman, dan pengetahuan guna mempercepat adopsi teknologi dan peningkatan kompetensi staf. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas), sebagai lembaga pembina, memiliki peran sentral dalam mendukung pengembangan perpustakaan di Indonesia, termasuk IPDN. Melalui bantuan teknis, pelatihan SDM, dan pengembangan infrastruktur, kolaborasi dengan Perpusnas dapat memperkuat kapasitas perpustakaan IPDN dalam menghadapi tantangan digitalisasi (Prasetyawan et al., 2016). Kerja sama ini juga sejalan dengan Collaborative Advantage Theory, yang menekankan pentingnya kolaborasi strategis untuk memperoleh keunggulan kompetitif (Loebbecke et al., 2016). Perpustakaan IPDN dapat mengakses berbagai sumber daya dan keahlian yang dimiliki Perpusnas untuk memperkuat operasional dan meningkatkan kualitas layanan informasi. Studi empiris menunjukkan bahwa kolaborasi perpustakaan dapat mempercepat transformasi digital, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong inovasi (Fitriani, 2023; Helmi, 2023). Berdasarkan latar belakang tersebut, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dampak kolaborasi antara Perpustakaan IPDN dan Perpustakaan Nasional RI terhadap peningkatan kompetensi SDM dan pengembangan infrastruktur perpustakaan. Penelitian ini juga mengevaluasi sejauh mana kolaborasi tersebut membantu Perpustakaan IPDN dalam menghadapi tantangan era digital, serta menelaah relevansi penerapan Collaborative Advantage Theory dalam memperkuat layanan perpustakaan berbasis TIK.

B. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus untuk menelusuri bentuk kerja sama antara Perpustakaan IPDN dan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas RI) dalam peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM), Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), serta pengembangan infrastruktur perpustakaan. Pendekatan ini dipilih karena mampu memberikan pemahaman yang mendalam terhadap suatu fenomena berdasarkan sudut pandang langsung dari pihak- pihak yang terlibat (Wulf et al., 2016). Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan melalui wawancara mendalam terhadap dua informan yang dipilih secara purposif, yaitu Ibu Sumiati, S.Sos., M.M. dan Ibu Auliya Noviyani Sardi, S.I.Pus. Keduanya dipilih karena memiliki keterlibatan langsung serta pemahaman yang memadai terkait pelaksanaan kerja sama antara Perpustakaan IPDN dan Perpusnas, khususnya dalam program pengembangan TIK dan peningkatan kapasitas SDM (Fadhallah, R. A., 2021). Teknik wawancara memungkinkan peneliti memperoleh data yang bersifat mendalam dan berasal langsung dari perspektif informan (Fadhallah, R. A., 2021). Data yang dikumpulkan kemudian dianalisis menggunakan pendekatan analisis tematik, yang mencakup proses pengkodean awal (open coding), identifikasi tema, dan penarikan kesimpulan berdasarkan pola yang ditemukan. Sebagai metode, pendekatan kualitatif tidak mengandalkan angka atau statistik, melainkan berfokus pada pemahaman makna dari suatu fenomena dalam konteks nyata (Fadli & Rijal., 2021). Oleh karena itu, hasil penelitian ini bersifat deskriptif dan kontekstual, serta tidak dimaksudkan untuk digeneralisasi ke populasi yang lebih luas. Meskipun demikian, temuan yang diperoleh dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengembangan kebijakan atau studi serupa di institusi lain. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus untuk menelusuri bentuk kerja sama antara Perpustakaan IPDN dan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas RI) dalam peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM), Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), serta pengembangan infrastruktur perpustakaan. Pendekatan ini dipilih karena mampu memberikan pemahaman yang mendalam terhadap suatu fenomena berdasarkan sudut pandang langsung dari pihak- pihak yang terlibat (Wulf et al., 2016).

C. Pembahasan Kolaborasi antar lembaga informasi, seperti perpustakaan, pusat arsip, museum, dan lembaga dokumentasi lainnya, semakin menjadi langkah strategis untuk mengatasi tantangan modern, terutama dalam hal keterbatasan sumber daya manusia (SDM), teknologi, dan infrastruktur. Di era digital ini, kebutuhan masyarakat akan akses informasi yang cepat, akurat, dan mudah diakses terus meningkat. Untuk menjawab tuntutan ini, lembaga-lembaga informasi harus bersinergi, berbagi sumber daya, dan saling melengkapi dalam hal teknologi dan pengetahuan. Kolaborasi memungkinkan penggunaan teknologi canggih seperti sistem manajemen data digital, katalog online, serta platform yang menyediakan akses ke informasi global (Nappi et al., 2024). Dengan adanya kerja sama ini, adopsi teknologi inovatif dapat dipercepat, meningkatkan efisiensi operasional, dan menghadirkan layanan yang lebih baik serta relevan bagi masyarakat. Lebih dari sekadar berbagi teknologi, kolaborasi ini juga menciptakan peluang besar dalam pengembangan kapasitas SDM di setiap lembaga yang terlibat. Misalnya, perpustakaan dan pusat arsip dapat menyelenggarakan program pelatihan bersama atau pertukaran staf untuk memperluas pemahaman terkait pengelolaan data digital dan teknologi informasi. Keahlian dalam mengelola informasi berbasis teknologi menjadi semakin krusial di era saat ini. Melalui kerja sama ini, lembaga-lembaga informasi bisa saling belajar satu sama lain, yang tidak hanya meningkatkan keterampilan staf, tetapi juga membangun jaringan pengetahuan yang lebih luas. Hasilnya, layanan yang diberikan kepada pengguna akan menjadi lebih inklusif, inovatif, dan berdaya saing tinggi di tengah perkembangan teknologi yang pesat. Untuk mendukung kolaborasi tersebut, struktur organisasi Perpustakaan IPDN memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran operasional serta tercapainya tujuan strategis perpustakaan, khususnya dalam hal mendukung kerja sama dengan lembaga lain. Setiap bagian dalam organisasi ini, mulai dari manajemen hingga unit pengelolaan koleksi dan layanan informasi, memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas dan spesifik. Hal ini memungkinkan seluruh unit untuk bekerja secara efektif dan efisien, sehingga perpustakaan dapat berfungsi optimal dalam mendukung kegiatan akademik dan kemitraan eksternal. Adanya divisi atau unit teknologi informasi dalam struktur organisasi perpustakaan juga sangat penting untuk mendukung penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), yang merupakan inti dari layanan digital. Perpustakaan dapat beradaptasi dengan inovasi digital seperti katalog online, perpustakaan digital, dan akses jarak jauh ke sumber daya global melalui unit ini, selain menjaga infrastruktur teknologi tetap berjalan (Tukino et al., 2021). Sebagai bagian dari struktur perpustakaan IPDN, setiap unit memiliki kemampuan untuk berkolaborasi secara sinergis, baik di dalam perpustakaan maupun dalam kerja sama eksternal, sehingga perpustakaan dapat memenuhi fungsinya sebagai pusat informasi dan pengetahuan yang relevan di era modern. Perpustakaan memiliki posisi yang lebih baik dalam bermitra dengan lembaga eksternal karena kolaborasi internal yang kuat ini. Ini meningkatkan peluang inovasi dan meningkatkan kualitas layanan informasi yang diberikan. Strategi Kolaborasi Perpustakaan IPDN dalam Pengembangan Perpustakaan Perpustakaan IPDN menghadapi sejumlah masalah terkait keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM), Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), serta infrastruktur yang memadai untuk mendukung operasional perpustakaan modern. Keterbatasan SDM menjadi tantangan utama, di mana jumlah pustakawan yang terampil masih sangat sedikit pada tahun 2019. Perpustakaan IPDN juga mengalami kesulitan dalam menerapkan sistem teknologi yang lebih maju, serta infrastruktur fisik yang tidak mencukupi untuk mendukung layanan berbasis digital. Tantangan ini menyebabkan perpustakaan tidak mampu secara optimal memberikan layanan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dengan demikian, Perpustakaan IPDN tidak dapat berdiri sendiri dan memerlukan kolaborasi untuk mengatasi kendala-kendala tersebut. Kerja sama antara Perpustakaan IPDN dan Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) dimulai pada tahun 2019 dan direncanakan untuk diperpanjang pada tahun 2024. Perpustakaan IPDN berada di bawah naungan Perpusnas, yang berfungsi sebagai payung utama dalam hal pengembangan dan peningkatan kapasitas. Salah satu hasil nyata dari kolaborasi ini adalah adanya loker khusus untuk pegawai IPDN yang ingin menjadi pustakawan, dengan tiga jalur pengangkatan yaitu jalur sesuai formasi, penyesuaian (inpassing), dan diklat. Calon Pustakawan Tingkat Ahli (CPTA) mengikuti diklat selama tiga bulan, sedangkan jalur penyesuaian hanya membutuhkan waktu sekitar dua minggu untuk menjadi pustakawan ahli. Proses kerja sama ini dimulai dengan pendekatan awal dari Perpustakaan IPDN ke Perpusnas melalui kunjungan, diikuti dengan pengajuan proposal kerja sama. Perpusnas sendiri sangat terbuka dalam menawarkan kesempatan kolaborasi, mengingat peran strategisnya sebagai institusi perpustakaan nasional. Kerja sama ini mencakup berbagai bidang yang dipilih oleh Perpustakaan IPDN sesuai kebutuhan, termasuk pengembangan SDM, infrastruktur, TIK, Pangkalan Data Katalog Induk Nasional (KIN), serta platform digital seperti Indonesia OneSearch (IOS), Ipusnas, dan e-resources. Selain itu, kerja sama ini juga mencakup pengembangan koleksi perpustakaan, pertemuan ilmiah, penelitian, publikasi bersama, serta pengabdian masyarakat dalam bidang kepustakawanan. Perpustakaan IPDN juga memperluas jejaring perpustakaan ke lingkup nasional dan internasional. Setelah seluruh aspek kerja sama diulas, penandatanganan dilakukan oleh Rektor IPDN saat itu, Prof. Dr. Murtir Jeddawi, S.H., S.Sos., M.Si. Perjanjian ini berlaku selama lima tahun, dengan opsi perpanjangan yang harus diajukan paling lambat tiga bulan sebelum berakhirnya masa perjanjian. Kolaborasi ini menjadi kunci dalam optimalisasi Perpustakaan IPDN, khususnya dalam mengatasi kendala Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi dan Komunikasi, dan infrastruktur. Peningkatan Sumber Daya Manusia, Teknologi Informasi dan Komunikasi serta Pengembangan Infrastruktur di Perpustakaan IPDN melalui Kolaborasi Perpustakaan IPDN telah melakukan berbagai langkah strategis dalam pengembangan sarana dan prasarana untuk mengikuti perkembangan teknologi, sesuai dengan amanat Undang - Undang No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. (Maryati et al., 2020) Proses pengembangan ini dilakukan secara bertahap dan berfokus pada berbagai aspek yang mendukung optimalisasi layanan perpustakaan. Pada tahap awal, Perpustakaan IPDN berfokus pada pengadaan sarana fisik yang mendukung operasional, seperti rak buku, komputer, dan penambahan koleksi fisik. Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) memberikan bantuan langsung berupa beberapa rak buku, perangkat komputer, serta menyumbangkan 2000 eksemplar koleksi buku untuk memperkuat kapasitas perpustakaan. Pengadaan infrastruktur ini sangat penting dalam menciptakan fondasi yang kuat untuk layanan perpustakaan yang lebih modern dan responsif terhadap kebutuhan pengguna. Selanjutnya, pada tahun kedua, fokus utama bergeser pada pengembangan SDM, khususnya dalam meningkatkan kompetensi pustakawan melalui program sertifikasi. Sertifikasi pustakawan ini bertujuan untuk memastikan bahwa staf perpustakaan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang cukup dalam mengelola perpustakaan berbasis digital dan dapat menghadapi tuntutan layanan yang semakin kompleks. Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) juga menyelenggarakan pelatihan dan seminar secara rutin, yang dilaksanakan dua kali dalam setahun. Pelatihan ini meliputi berbagai aspek teknis, seperti klasifikasi dan katalogisasi, implementasi perpustakaan digital, hingga teknologi layanan perpustakaan. Pustakawan yang belum memiliki keahlian klasifikasi dan katalogisasi dapat memanfaatkan fasilitas pelatihan langsung di layanan perpustakaan IPDN atau mengikuti pelatihan daring dari Perpusnas. Hal ini menunjukkan komitmen kuat dalam membangun SDM perpustakaan yang siap menghadapi tantangan digitalisasi. Pengembangan perpustakaan tidak hanya terbatas pada SDM dan sarana fisik, tetapi juga mencakup infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang esensial untuk mendukung layanan perpustakaan digital. Salah satu bentuk dukungan dari Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) adalah penyediaan perangkat keras dan perangkat lunak, termasuk sistem manajemen perpustakaan digital INLISLite. Sistem ini sangat membantu Perpustakaan IPDN dalam mengelola katalog online, klasifikasi koleksi, serta memfasilitasi akses ke informasi digital. Dengan adanya integrasi TIK yang lebih baik, kualitas layanan perpustakaan IPDN meningkat secara signifikan, terutama dalam hal kemudahan akses informasi bagi pengguna. Penerapan TIK ini tidak hanya mempermudah pengelolaan perpustakaan, tetapi juga memperluas jangkauan layanan melalui perpustakaan digital dan platform lain seperti Indonesia OneSearch (IOS) dan Ipusnas. Di sisi lain, infrastruktur fisik seperti jaringan internet yang stabil, ruang kerja yang dirancang secara efisien, dan perangkat keras yang memadai, juga memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi operasional perpustakaan. Setiap tahunnya, pengembangan infrastruktur dilakukan secara sistematis. Misalnya, pada tahun ketiga, fokus utama pengembangan diarahkan pada tata ruang perpustakaan, dengan tujuan menciptakan ruang kerja yang lebih fungsional dan mendukung penggunaan teknologi. Dengan tata ruang yang optimal, pustakawan dapat bekerja dengan lebih efektif dan produktif, sementara pengguna dapat mengakses layanan dengan lebih nyaman dan efisien. Perpustakaan IPDN juga aktif melakukan kunjungan ke perpustakaan cabang di seluruh Indonesia untuk berbagi pengetahuan (knowledge sharing), yang dilaksanakan dua kali dalam setahun. Pengembangan infrastruktur fisik dan digital sebagai hasil kolaborasi antara Perpustakaan IPDN dan Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) memberikan dampak nyata terhadap peningkatan efisiensi dan mutu layanan perpustakaan. Ketersediaan infrastruktur yang lebih memadai memungkinkan layanan perpustakaan diselenggarakan secara lebih cepat, efisien, dan terintegrasi, baik di tingkat pusat maupun cabang. Pengguna kini dapat mengakses katalog daring, koleksi digital, serta berbagai layanan berbasis teknologi secara lebih mudah dan sesuai dengan kebutuhannya. Dampak positif dari kolaborasi ini juga tercermin dalam peningkatan jumlah pengguna koleksi digital dan kepuasan layanan digital, di mana pengguna merasa layanan menjadi lebih praktis, relevan, dan responsif. Selain itu, kerja sama ini turut mendorong terciptanya inovasi layanan, seperti penerapan sistem manajemen perpustakaan berbasis digital serta penyediaan pelatihan literasi informasi secara daring bagi civitas akademika. Kolaborasi ini tidak hanya memperkuat aspek fisik dan teknologi, tetapi juga membuka peluang bagi pengembangan layanan yang lebih inovatif dan adaptif terhadap perkembangan teknologi ke depan.. Tantangan dan Dampak dalam Implementasi Kolaborasi dan Teknologi Informasi dan Komunikasi Implementasi kerja sama antara Perpustakaan IPDN dan Perpusnas, meskipun membawa berbagai manfaat, tidak terlepas dari tantangan dan hambatan. Salah satu tantangan utama adalah kendala komunikasi yang sering terjadi akibat jarak geografis yang cukup jauh antara IPDN dan Perpusnas. Proses pengiriman dokumen dan koordinasi yang dilakukan secara daring sering kali menimbulkan kesalahpahaman atau keterlambatan dalam pengiriman informasi yang diperlukan, yang pada gilirannya dapat memperlambat pelaksanaan program kolaborasi, khususnya dalam hal pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK), sumber daya manusia (SDM), serta infrastruktur perpustakaan. Dampak dari kolaborasi ini juga terlihat dalam penurunan drastis jumlah pengunjung fisik di perpustakaan pusat IPDN. Data menunjukkan adanya perbedaan signifikan antara jumlah pengunjung perpustakaan sebelum dan sesudah pelaksanaan kerja sama dengan Perpusnas. Pada tahun 2018, perpustakaan IPDN mencatat sebanyak 13.819 kunjungan, sementara pada tahun 2023 jumlah pengunjung turun drastis menjadi hanya 340 orang. Penurunan yang signifikan ini menandakan adanya perubahan besar dalam pola akses dan perilaku pengguna perpustakaan setelah implementasi kerja sama. Salah satu faktor utama yang menyebabkan penurunan jumlah kunjungan fisik tersebut adalah kemudahan akses terhadap koleksi digital yang tersedia melalui platform digital hasil kolaborasi antara Perpustakaan IPDN dan Perpusnas RI. Dengan tersedianya berbagai sumber daya informasi yang dapat diakses secara daring, banyak mahasiswa atau praja lebih memilih untuk menggunakan fasilitas digital daripada datang langsung ke perpustakaan. Akses daring memungkinkan pengguna untuk mendapatkan informasi kapan saja dan di mana saja tanpa harus terbatas pada waktu operasional perpustakaan, sehingga lebih efisien bagi mereka yang memiliki jadwal padat. Keberadaan perpustakaan fakultas yang tersebar di berbagai kampus IPDN juga menyebabkan mahasiswa lebih memilih untuk menggunakan perpustakaan fakultas yang lebih dekat daripada harus mengunjungi perpustakaan pusat. Hanya mahasiswa tingkat akhir yang sedang menyusun skripsi yang terlihat masih sering memanfaatkan perpustakaan pusat untuk mencari bahan akademik yang lebih spesifik. Lebih jauh lagi, perpustakaan keliling yang juga merupakan bagian dari layanan perpustakaan IPDN turut berkontribusi pada penurunan jumlah pengunjung di perpustakaan pusat. Mahasiswa yang lebih sering menggunakan perpustakaan keliling untuk meminjam buku atau mengakses layanan informasi tidak lagi merasa perlu datang langsung ke perpustakaan pusat. Meskipun kolaborasi ini telah berhasil meningkatkan kualitas akses informasi dan memperluas layanan digital, tantangan-tantangan tersebut menunjukkan bahwa perpustakaan perlu terus mengevaluasi dampak dari layanan baru ini terhadap pola penggunaan dan keterlibatan pengguna.

D. Kesimpulan Hasil penelitian menunjukkan bahwa kolaborasi antara Perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) dan Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas) telah membawa dampak positif dalam meningkatkan kualitas layanan perpustakaan IPDN. Kerja sama ini berperan penting dalam memperkuat kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM), mempercepat penerapan Teknologi Informasi Dan Komunikasi (TIK), serta mendukung pengembangan infrastruktur perpustakaan sesuai tuntutan era digital. Peningkatan kompetensi pustakawan melalui program pelatihan dan sertifikasi, serta integrasi sistem manajemen perpustakaan digital seperti INLISLite, telah membuat layanan perpustakaan lebih efisien dan responsif terhadap kebutuhan pengguna. Selain itu, kolaborasi ini memungkinkan perpustakaan IPDN untuk menyediakan akses informasi digital yang lebih cepat dan relevan, sesuai dengan kebutuhan pengguna modern. Namun, penelitian juga menemukan bahwa perpustakaan menghadapi beberapa tantangan, seperti penurunan jumlah pengunjung fisik karena kemudahan akses koleksi digital dan perpustakaan keliling. Untuk langkah selanjutnya, disarankan agar Perpustakaan IPDN terus memperkuat komunikasi dan koordinasi dengan Perpustakaan Nasional RI guna meminimalkan kendala yang dihadapi, seperti kesalahpahaman informasi yang dapat terjadi dalam kolaborasi jarak jauh. Selain itu, perlu dilakukan evaluasi terhadap pola penggunaan perpustakaan pusat, termasuk mempertimbangkan cara-cara inovatif untuk menarik kembali pengunjung fisik, misalnya melalui penyediaan layanan khusus atau program yang lebih menarik bagi mahasiswa. Pengembangan lebih lanjut juga dapat diarahkan pada perluasan jangkauan perpustakaan digital agar lebih banyak pengguna di berbagai lokasi dapat menikmati layanan perpustakaan IPDN secara optimal. Dengan evaluasi berkala dan peningkatan berkelanjutan, Perpustakaan IPDN dapat terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna di masa depan.