Diseminasi Koleksi Audio Visual di Perpustakaan Sekolah Tinggi Multi Media (STMM) Yogyakarta

Era informasi yang semakin cepat pada dunia perpustakaan menjadi suatu tantangan bagi pustakawan. Hal ini membutuhkan transformasi perpustakaan perguruan tinggi dalam menyediakan beragam koleksi yang diperlukan oleh penggu-nanya. Maria & Chinemerem dalam (Elvy & Heriyanto 2021) menyatakan keterlibatan perpustakaan sebagai pusat akademik sangat dibutuhkan dalam penyediaan informasi yang mendukung terhadap tujuan pembangunan berkesinambungan. Senada dengan hal ini perpustakaan juga harus sesuai dengan fungsi dan eksistensinya di masyarakat agar kehadirannya semakin diakui (Suharso, Arifiyana & Wasdiana 2020). Antologi koleksi audio visual ialah suatu proyek dokumentasi video yang dapat menambah perkembangan koleksi di perpustakaan (Yap & Barsaga 2018). Selain itu, filosofi dari koleksi audio visual sering mengalami perkembangan dalam perubahan format, konten atau materi pelajaran agar keutuhan layanan perpustakaan tetap terjaga efektivitasnya (Titangos 2018). Dokumentasi dari koleksi audio video ini menjadi sesuatu yang berharga bagi setiap orang. Video yang dihasilkan dapat dijadikan bagian sejarah dan sumber informasi.Melalui proses diseminasi koleksi audio visual di Perpustakaan STMM Yogyakarta dalam peman-faatan koleksi perpustakaan akan berdampak pada peningkatan kepuasan pemustaka saat berkunjung ke perpustakaan. Menurut Hanafi dalam (Nugraha 2019) diseminasi informasi adalah suatu proses penyebaran informasi yang terencana dan terkelola ditujukan kepada pemustaka agar memperoleh dan memanfaatkan informasi. Adapun definisi koleksi audio visual adalah karya seni, grafik, diorama, filmstrip, flashcard, mainan bola dunia, bentuk mikro diantaranya aperture card, mikrofis, microfilm, slide mikroskop, model, gambar bergerak, foto, poster, realia, slide, rekaman suara, gambar teknik, trans-paransi dan rekaman video (Syam et al. 2016). Berdasarkan observasi awal, peneliti menemukan masalah pada layanan audio visual yang dimiliki oleh Perpustakaan STMM Yogyakarta belum banyak dimanfaatkan oleh mahasiswa karena masih sedikit mahasiswa yang mengetahui keberadaan layanan tersebut. Koleksi audio visual yang dimiliki Perpustakaan STMM Yogyakarta berupa kaset CD/DVD sehingga kurang diminati dan dimanfaatkan oleh pemustaka. Oleh karena itu, perlu peran pustakawan dalam memanfaatkan koleksi di perpustakaan selaku pengelola yang memiliki peran penting dalam proses perkem-bangan perpustakaan. Keperluan akan informasi yang dibutuhkan pengguna dapat terpenuhi dan dimanfaatkan dengan baik. Kinerja yang baik dari pustakawan dalam memahami dan mendukung tujuan perpustakaan, pemanfaatan koleksi dan promosi perpustakaan.Dari hasil penelitian (Mudarso 2021) yang berjudul “Evaluasi Keterpakaian Koleksi Audio Visual di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Ar-Raniry Banda Aceh”, menyimpulkan bahwa keterpakaian koleksi audio visual oleh mahasiswa di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry tergolong sedikit. Akan tetapi, hal ini bukan menunjukkan bahwa koleksi audio visual tersebut tidak digunakan sama sekali. Selanjutnya, penelitian dari (Mawaddah 2022) yang berjudul “Analisis Pelestarian Koleksi Audio Visual Terhadap Kebutuhan Informasi Siswa/Siswi pada Perpustakaan MAN 4 Aceh Besar”, menyatakan bahwa preservasi koleksi audio visual pada Perpustakaan MAN 4 Aceh Besar tergolong rendah dikarenakan masih dilakukan dengan cara dibersihkan menggunakan tisu. Setelah digunakan dan diletakkan maupun disimpan kembali ke lemari. Dampak dari pelestarian koleksi audio visual bagi kebutuhan informasi siswa di Perpustakaan MAN 4 Aceh Besar dapat membuat pembelajaran tidak lagi terfokus hanya di kelas dan bersumber dari buku. Proses diseminasi koleksi audio visual membu-tuhkan peran dari pustakawan dalam menghimpun, mengelola, menyimpan maupun menyebarluaskan sumber informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka (Arianto & Zulaikha 2018). Sehingga diseminasi koleksi audio visual menjadi hal yang penting untuk dikaji dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi mahasiswa dan mendukung referensi pemustaka. Fokus artikel ini mengenai strategi dan kendala yang dihadapi dalam diseminasi koleksi audio visual di Perpustakaan STMM Yogyakarta.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif-deskriptif melalui studi kasus. Artikel ini mengkaji mengenai diseminasi koleksi audio visual di Perpustakaan STMM Yogyakarta. Metode pengumpulan data dalam penelitian menggunakan observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara yang telah peneliti susun sesuai teori yang mendukung. Kemudian, dokumentasi dilakukan dengan membaca dokumen maupun mengakses informasi. Seperti, buku dan pedoman kebijakan perpustakaan yang terkait dengan penelitian. Selain itu, peneliti juga menggunakan referensi yang mendukung bagi penelitian ini, misalnya jurnal ilmiah terkait teori yang digunakan. Informan dalam penelitian ini yaitu 1 orang kepala perpustakaan dan 2 orang pustakawan di layanan koleksi audio visual Perpustakaan STMM Yogyakarta. Waktu penelitian dilakukan pada tanggal 10 sampai 24 November 2022. Disamping itu, objek pada penelitian ini adalah koleksi audio visual di Perpustakaan STMM Yogyakarta. Adapun analisis data dilakukan dengan melakukan reduksi data, display data lalu penarikan kesimpulan

Koleksi Audio Visual Perpustakaan STMM Yogya-kartaGambar 1. Koleksi Audio Visual(Sumber: Dokumentasi Penelitian, 2022)Perpustakaan STMM Yogyakarta menyediakan layanan audio visual dengan koleksi audio visual yang dimiliki dalam bentuk kaset CD/DVD. Koleksi kaset CD/DVD yang dimiliki Perpustakaan STMM Yogyakarta sebagian besar berisi informasi yang berkaitan dengan hasil karya mahasiswa semester akhir berupa skripsi, artikel jurnal, software game, film dokumenter, dan sebagainya. Perpustakaan STMM Yogyakarta memiliki 11.100 judul;22.239 eksemplar koleksi cetak dan 1556 judul;1556 eksemplar koleksi audio visual. Perpustakaan ini beralamat di Jalan Kutu Patran, Sinduadi Kecamatan Mlati Kabupaten Sleman, DIY.Table 1. Koleksi Audio VisualProgram StudiJumlah Koleksi Audio VisualManarita297 eksemplarManaprodsi411 eksemplarMatekstosi455 eksemplarMIK178 eksemplarAnimasi129 eksemplarDesain Teknologi Permainan86 eksemplarTotal 1556 eksemplar(Sumber: Dokumentasi Penelitian, 2022)“...iya, koleksi audio visual yang terdapat di Perpustakaan Sekolah Tinggi Multi Media Yogyakarta masih berupa CD dan jumlahnya itu sebanyak 1556 eksemplar. Akan tetapi untuk inventaris koleksi audio visual hanya dilakukan dengan klasifikasi berupa nomor dan tahun”. (S, Wawancara, 18 November 2022).(Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2015) menyatakan koleksi audio visual bahan fotografi atau dapat disebut dengan film gambar hidup, mikrofilm, mikrofish, dan koleksi foto merupakan koleksi yang terbuat dari plastik film terdiri dari selulosa nitrat, selulosa asetat, polyester yang pada permukaannya dilapisi dengan emulsi senyawa perak iodida. Koleksi piringan (disk) ialah lembaran plastik atau ebonit tipis yang berbentuk bulat (sirkular) dipakai untuk rekaman suara dan digital komputer. Koleksi piringan (disk) yang dimiliki oleh Perpustakaan STMM Yogyakarta, seperti kaset CD/DVD. Akan tetapi, belum ada proses alih media. Sehingga pemustaka harus datang langsung ke Perpustakaan untuk mengakses informasi. Proses alih media memiliki fungsi penting untuk memudahkan akses diseminasi dan menjaga kelestarian fisik. Koleksi audio visual menjadi khazanah keilmuan yang penting dalam menunjang penelitian baik untuk melengkapi tulisan dalam bentuk gambar (citra), gambar bergerak, dan suara. Dengan demikian, pemustaka dapat memanfaatkan informasi yang dibutuhkannya. Strategi Diseminasi Koleksi Audio Visual di Perpustakaan STMM YogyakartaKonsep strategi dalam diseminasi koleksi audio visual yang dikemukakan Jogiyanto dalam (Wahyuni 2021) terbagi menjadi dua cara, sebagai berikut: pertama, pengembangan sistem informasi secara konvensional dengan menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau dapat disebut dengan System Development Life Cycle (SDLC). Sistem ini dikembangkan oleh seorang analisis sistem, yakni seseorang yang memiliki kompetensi dalam mengembangkan suatu sistem secara profesional. Pengembangan ini dilakukan dengan beberapa tahapan, yakni analisis sistem, peran-cangan sistem, implementasi sistem, operasi, dan perawatan sistem. Strategi yang dilakukan pustakawan STMM Yogyakarta pada layanan koleksi audio visual bersifat konvensional. Pustakawan tetap mengupayakan memberikan layanan prima bagi pemustaka dalam mengakses informasi di perpustakaan. Pengem-bangan koleksi audio visual di perpustakaan yang berupa kaset CD/DVD dapat dimanfaatkan sebagai media pembelajaran, referensi film pendek yang dapat diputarkan melalui komputer yang tersedia pada layanan audio visual.Berikut hasil wawancara dengan pustakawan di layanan audio visual: “Strategi diseminasi koleksi audio visual bersifat konvensional” (A, Wawancara 18 November 2022). Penggunaan metode alternatif kedua yang dikemukakan oleh Fakhri dan Amin dalam (Wahyuni 2021) menggunakan metode alternatif seperti paket, prototipe, pengembangan oleh pengguna, dan outsourcing belum dilakukan pustakawan STMM Yogyakarta. Hal ini dikarenakan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang terbatas.Gambar 2. Layanan Koleksi Audio Visual di Perpustakaan STMM(Sumber: Dokumentasi Penelitian, 2022)“Layanan audio visual menggunakan sistem tertutup dan hanya dilayankan di tempat. Untuk pemanfaatan koleksi kaset DVD pemustaka tidak dapat langsung mengambil dari rak penyimpanan tetapi melalui pustakawan berdasarkan hasil penelu-suran pemustaka” (S, Wawancara, 18 November 2022).Hal ini dilakukan pustakawan untuk menjaga koleksi audio visual yang terdapat di perpustakaan tidak mudah rusak dan hilang saat dipinjamkan dengan pemustaka. Problematisasi pada diseminasi koleksi audio visual dilakukan dengan lima cara, sebagai berikut; pertama, pendidikan dan pelatihan yang digunakan untuk meningkatkan pengelolaan dan pelestarian koleksi audio visual. Ngulube dalam (Rakemane & Mosweu 2021) berpendapat program pelatihan akan berhasil apabila pustakawan memiliki keahlian yang memadai. Pustakawan diberikan diklat khusus terkait dengan cara-cara pengelolaan dan pelestarian koleksi audio visual. Kedua, anggaran yang ditujukan untuk akuisisi dan pemeliharaan peralatan dari koleksi audio visual. Dalam International Federation of Library Associations(IFLA) (2004) disebutkan bahwa proses anggaran harus ditinjau setiap tahun sebagai tanggapan atas perubahan yang cepat dalam teknologi.Ketiga, pengendalian lingkungan, sangat mempengaruhi kondisi dari koleksi audio visual. Preservasi koleksi audio visual menjadi hal yang penting untuk menghindari kerusakan seperti memastikan faktor lingkungan yakni, pengaturan suhu ruangan tidak lebih dari 21 derajat. Kelem-baban udara dikontrol antara 20-40%, tidak terkena sinar matahari secara langsung yang dikontrol secara teratur (Setshwane & Oats 2015). Keempat, kerjasama dengan stakeholder yang merupakan kolaborasi dan strategi dalam proses diseminasi koleksi audio visual di perpustakaan. Kerjasama ini dilakukan pustakawan STMM Yogyakarta dengan pihak vendor Kubuku dalam mengelola sistem informasi di perpustakaan. Kelima, penetapan kebijakan pengembangan koleksi yang dilakukan dengan memilih dan mengelola koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Stock opnamedilakukan setiap lima tahun sekali untuk koleksi audio visual.Ariani dalam (Perdana, Hakim & Latiar 2022) menuliskan diseminasi informasi perpustakaan ialah proses distribusi informasi oleh pustakawan kepada pengguna. Lebih lanjut, dijelaskan bahwa diseminasi informasi adalah layanan menyebarkan informasi terpilih yang disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna melalui sebuah media kepada pengguna tersebut. Perpustakaan perguruan tinggi perlu mengutamakan diseminasi koleksi audio visual sebagai penyebaran informasi yang bermanfaat untuk pemustaka. Diseminasi informasi yang diutamakan dalam sarana pelayanan perpustakaan akan memberikan dampak positif bagi pemustaka dan perpustakaan dalam memenuhi segala kebutuhan informasi dengan menyediakan koleksi yang beragam, up to date, relevan dan bermanfaat. Pustakawan memiliki peran penting dalam pemanfaatan koleksi sebagai pemenuhan informasi kepada pemustaka (Hidayat 2019). Oleh sebab itu, selain sebagai pengelola perpustakaan, pustakawan juga bertugas pada pengembangan koleksi. Agar dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Santoso dalam (Haryono & Santoso 2020) keunggulan perpustakaan dalam menjaga daya saing dengan mempertahankan eksistensi melalui berbagai macam koleksi yang dimiliki baik yang bersifat unik, langka, dan sulit untuk ditiru. Oleh sebab itu, pemanfaatan koleksi audio visual dapat meningkatkan pelayanan dan koleksi audio visual, diantaranya CD, DVD dan kaset yang terdapat di Perpustakaan STMM Yogyakarta. Kendala Diseminasi Koleksi Audio Visual di Perpustakaan STMM YogyakartaKendala yang dihadapi pustakawan dalam diseminasi koleksi audio visual ini, diantaranya, yaitu “SDM yang terbatas membuat proses alih media terhambat”(Y, Wawancara 30 November 2022).(Rakemane & Mosweu 2021) menguraikan beberapa kendala yang terdapat dalam preservasi audio visual adalah terbatasnya anggaran, sumber daya manusia, legislasi kearsipan yang tidak memadai, kondisi lingkungan, fasilitas penyim-panan yang tidak memadai, dan teknologi. Inter-national Federation of Library Associations(IFLA)(2004) menjelaskan pengelolaan dan pelestarian koleksi audio visual membutuhkan seorang yang profesional dibidang IT. Oleh sebab itu, perlunya pembinaan sumber daya manusia untuk mening-katkan pengelolaan koleksi audio visual.Diseminasi koleksi audio visual di Perpustakaan STMM Yogyakarta membutuhkan profesionalismepustakawan dalam proses alih media dan pelayanan yang optimal kepada pemustaka. Misalnya melalui komunikasi interpersonal pustakawan dalam melayani pemustaka mengakses kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan dan kredibilitas pustakawan. Kredibilitas yang baik akan berdampak pada peningkatan profesionalitas pustakawan dan meningkatkan daya tarik pemustaka terhadap perpustakaan.Metadata dan perizinan menjadi tantangan yang dihadapi pustakawan dalam melakukan diseminasi koleksi audio visual. Diketahui, bahwa koleksi audio visual yang miliki oleh Perpustakaan STMM Yogyakarta belum memiliki Undang-Undang hak cipta. Sehingga menyebabkan proses alih media menjadi terkendala dan terhambat. Hasil wawancara dengan pustakawan di layanan koleksiaudio visual: “hmm.. iya, untuk hasil karya mahasiswa yang berupa koleksi audio visual itu belum memiliki undang-undang hak cipta” (A, Wawancara 18 November 2022).Sesuai arahan UE terbaru 2019 dalam (Malliari et al. 2022) mengatur dan mempertimbangkpan hak pencipta, perkembangan teknologi yang pesat dan hak pengguna dalam mengakses informasi secara online. Dukungan Yunani dalam menyelaraskan kerangka hukum sesuai dengan undang-undang hak cipta adalah UU 2121/1993 berisikan tentang hak cipta (hak moral dan ekonomi), pencipta dan karya yang dilindungi, maupun batasan dalam perlindungan hak cipta.Semakin banyak informasi yang ditrans-misikan dengan cepat melalui visual membuat proses penyeleksian koleksi audio visual perlu diperhatikan. Hal ini dimaksudkan agar informasi yang diberikan khususnya mengenai informasi audio visual dapat relevan dan efektif bagi penggu-nanya. Dalam penyeleksian koleksi audio visual berbeda dengan penyeleksian koleksi tercetak. Penyeleksian koleksi audio visual lebih sukar karena banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam menyelesaikannya, seperti kualitas suara, kualitas gambar yang ditampilkan, kualitas warna, dan alat yang digunakan sebagai media audio visual. Berikut hasil wawancara dengan pustakawan di layanan koleksi audio visual: “... Sebelum mahasiswa mengumpulkan hasil karya berupa kaset CD/DVD dilakukan pengecekan isi video oleh pustakawan” (A, Wawancara 30 November 2022). Setiap mahasiswa atau pemustaka yang mengumpulkan koleksi audio visual ke Perpustakaan STMM Yogyakarta dilakukan pengecekan oleh pustakawan dengan melihat apakah hasil karya yang dikumpulkan sesuai dengan program studinya. Berdasarkan hasil wawancara diatas, kendala yang dihadapi Perpustakaan STMM Yogyakarta, diantaranya adalah (1) Tidak mengalami kendala pada anggaran dikarenakan koleksi audio visual dihasilkan oleh mahasiswa semester akhir di STMM Yogyakarta; (2) sumber daya manusia yang terbatas pada pelayanan audio visual sehingga menyebabkan terhambatnya proses alih media; (3) legislasi kearsipan yang tidak memadai disebabkan belum adanya Hak Kekayaan Intelektual (HKI) untuk koleksi audio visual yang dihasilkan oleh mahasiswa; (4) kondisi lingkungan cukup memadai; (5) fasilitas penyimpanan koleksi audio visual belum memadai. Hal ini dikarenakan beberapa bagian pada tempat penyimpanan mengalami kerusakan; dan (6) teknologi yang digunakan untuk layanan audio visual berupa fasilitas komputer yang dapat dimanfaatkan mahasiswa untuk melihat berbagaikoleksi audio visual yang dimiliki oleh Perpustakaan STMM Yogyakarta

Diseminasi koleksi audio visual di Perpus-takaan STMM Yogyakarta sebagai perwujudan untuk menjadikan perpustakaan sebagai perpustakaan riset yang representatif. Hal ini membutuhkan peran pustakawan dan staf lainnya untuk saling bekerjasama dalam meningkatkan kualitas layanan dan kredi-bilitas untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Strategi diseminasi koleksi audio visual pada Perpustakaan STMM Yogyakarta masih bersifat konvensional. Selanjutnya juga belum dilakukan penggunaan metode alter-natif seperti, penggunaan prototipe, pengem-bangan oleh pengguna dan outsourcing. Kendala yang terdapat pada diseminasi koleksi audio visual, sebagai berikut; pertama,sumber daya manusia yang terbatas dalam proses alih media ke digital library. Kedua, Belum adanya Hak Kekayaan Intelektual (HKI) untuk koleksi audio visual yang dihasilkan oleh mahasiswa. Ketiga, fasilitas penyimpanan koleksi audio visual belum memadai. Hal ini dikarenakan beberapa bagian pada tempat penyimpanan mengalami kerusakan