FUNGSI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Manajemen berasal dari bahasa lnggristo manage yang berarti mengurus, mengatur, melaksanakan, dan mengelola (Echols dan Hasan, 1987). Apa yang dimaksud dengan manajemen seperti istilah lain yang berhubungan dengan aktivitas manusia sulit didefinisikan secara tepat. Dalam kenyataannya tidak ada definisi manajemen yang diterima secara umum. Mary· Parker Follet mendefinisikan . manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain (Handoko, 1994). Definisi tersebut bisa saja digunakan tetapi, dalam kenyataannya nianajemen pengertiannya bisa sangat luas sehingga tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang, Namun pada umumnya manajemen akan menyangkut sek'itar masalah perencanaan,. pengorganisasian, ·perigarahan dan pengendalian, seperti juga halnya dalam manajemen Perpustakaan. Perencanaan Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Pe-rencanaan merupakan fungsi pertama dan terpenting di antara fungsi manajemen yang lain. Perencanaan merupakari pedomah yang dipakai dasar ke mana tujuan organisasi dan bagaimana cara penca-paian tujuan organisasi itu. · Perencanaan pada hakekatnya merupakanproses pengambilan keputusan yang dipakaisebagai dasar bagi ke-giatan atau aktivitasdi masa datang dalam rangka mencapaitujuan. Proses ini memerlukan pemikirantentang apa yang akan dikerjakan,_ mengapa, bagaimana, dan di mana suatu kegiatan dilakukan serta siapa yang terlibat dan bertanggung jawab dalam pekerjaan tersebut. Atau dengan istilah lairi perencanaan dirumuskan dalam rangka. men-jawab 5W dan IH, Perencanaan nierupakan proses yang tak akan pemah berakhir, bila suatu rencana telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan, selama implementasi perlu ada pengendalian bila perlu ada penyesuaian-penyesuaian. Dan dibuat rencana kembali, oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan fleksibilitas, agar dapat dise-suaikan dengan situasi dan kondisi yang selalu berubah. d.Merupakan sarana pengendalian. Hasilkerja yang telah dilakukan seseorangsulit diukur apabila tidak adaperencanaan terlebih dahulu yang akandipakai sebagai standar. (Basuswasta,1993)Kegiatan perencanaan pada dasamyamelalui proses pemikiran secara teratur. Yang dimaksud dengan proses pemikiran yang teratur adalah proses pemikiran dengan menggunakan metode ilmiah dan hal ini meliputi langkah-langkah sebagai berikut: Organisasi harus terus menerus mengadakan trend-watching, artinya selalu mengamati trend perubahan yang akan terjadi di masa depan (Mulyadi, 2001 ). Seperti halnya manajemen tidak ada definisi yang berlaku secara universal dan digunakan 1.Mengenali serta membatasi masalah.Setiap kita menyusun perencanaanharus jelas masalah dan batasanmasalahnya;- secara konsisten, perencanaan jugadidefi-nisikan bermacam-macam dengancara dan pendekatan yang ber-beda-beda. 2. Mengumpulkan data. Setelah masalah -jelas dan batasannya: je las dikumpulkan data yang sesuai dengan Perencanaan yang dibuat berguna untuk: a..Mengurangi ketidakpastian danmasalah tersebut yang nanti akan Peru bah Pada Wakt men data berguri untuk membantu memecahkan b. C. 2 an u -ng.masalah tersebut; Tidak berarti rencana yang telah -3. Menganalisis data. Data yang teiahdisusun harus dilakukan, tetapi dalam kondisi tertentu mungkin perlu ada te rkumpul dan cukup kemudian dianalisis; · · penyesuaian-penyesuaian. Masa datang selalu akan terjadt perubahan-4. Mengambil kesimpulan. Setelah datadianalisis kemudian diambil per-ubahan, oleh karena itu harus selalu diadakan trend-watcing seperti kesimpulan dan dirumuskan berbagai dikemukakan dimuka; - · · altematif tindakan; Mengarahkan perhatian pada tujuan. 5. -Memilih. alternatif. SetelahPerencanaan dibuat sebagaj penentu dikemukakan berbagai altematif arah pencapaian_tujuan. Tujuan inilah kemudian dipilih alter-natif tindakan yang akan dituju oleh semua anggota yang paling baik untuk menyelesaikan _ organisasi mungkin metode atau cara masalah yang telah dirumuskan; - pencapaiannya berubah-ubah sesua · - 6. Langkah terakh_ir dalam perencanaandengan situasi dan kondisi. Tujuan adalati mempersiapkan ke-putusan . _ organisasi mungkin juga bisa b_erubah (alternatif) yang telah diambil, gun a diformulasikan menjadi rencana-karena hasil trend-watching memang rencana kegiatan. -mengharuskan di-ubah; Penghematan biaya. Dengan adanya Perencariaan dapat diklasifikasikan perencaria.an_memungkinkan diadakan atau dikelompokkan menurut:-a. frekuensi;· b. daya laku; c. prioritas; d. fungsi; e. ruang penghematan-penghematan: Misalnya aktivitas yang tidak rsukar bisa dikurangi lingkup; dan f. formalitas.sehingga dapatdilakukan efiSiensi; Pertama, perencanaan menurut frekuensi dibagi menjadi peren-canaan insidental dan perencanaan rutin. Perencanaan insidental adalah perencanaan yang dibuat untuk kegiatan atau masalah yang ber-sifat insidental. Perencanaan rutin adalah perenca­naan yang dibuat secara rutin untuk kegiatan-kegiatan yang dilakukan berulang­ulang. Menurut frekuensinya perencanaan juga bisa dibagi menjadi peren-canaan satu kali pakai dan perencanaan berulang-ulang. Kedua, menurut . daya laku, perencanaan dapat · dibagi menjadi perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah dan pe-rencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek apabila peren-canaan tersebut berjangka waktu sampai satu tahun. Perencanaan jangka menengah atau sedang berjangka waktu antar satu tahun sam-pai dengan lima tahun dan perencanaan jangka panjang memakan jangka waktu lebih dan lima tahun Oangka waktu ini sifatnya relatif). Menurut daya laku perencanaan juga ·dapat dibagi menjadi perencanaan darurat,perencanaan sementara dan perencanaandefinitil.Pe-rencanaan darurat adalahperencanaan yang dibuat dalam kondisrdarurat, dan akan segera diadakanpeninjauan kembali apabila ke-adaan sudahnormal. Perencanaan sementara adalah·perencanaan yang dibuat sambil menunggu ketentuan lebih lanjut, setelah ada kejelai,anmasalahnya.Perencanaan yang delinitif adalah · perenca-naan yang sudah bersifat final atautetap, lidak djadakan perubahan lagi kecuali. ada kondisi yang mengharuskan adanya peninjaJ.Jan lagi. Fungsi Manajemen Perpustakaan;{Gijanto) Ketiga ditinjau dari prioritas, perencanaan dibagi menjadi sangat penting, perencanaan penting, perencanaan biasa dan perencanaan fomtalitas. Perencanaan sangat penting adalah perencanaan yang harus dibuat, karena berhubungan dengan berhasil lidaknya suatu tujuan organisasi. Perencanaan penting adalah perencanaan yang dibuat dalam rangka mengurangi ketidakpastian, mengurangi ke-rugian baik material maupun nonmaterial. Perencanaan biasa adalah perencanaan yang dibuat daiam rangka tugas sehari-hari atau bersifat rutin, dengan maksud agar semua tug;is · dapat dilaksanakan secara teratur sehingga lidak menimbulkan kerugian atau pemborosan. Perencanaan fon'nalltas adalah perencanaan yang sebenarnya tidak perlu tetapi dibuat untuk memenuhi ketentuan yang ada. Keempat. menurut fungsi, menurut fungsinya perencanaan dapat dikelompokkan menjadi perencanaan, keuangan, perencanaan non keuangan, perencanaan produksi, perencanan diklat, perenca-naan kepegawaian dan sebagainya tergantung fungsi organisasinya, termasuk perencanaan perpustakaa.n. Kelima menurut ruang lingkupnya. Perencanaan ini• dapat dibagi menjadi perencanaan nasional, perencanaan wilayah atau propinsi, perencanaan. daerah· atau · kabupaten dan perencanaan lokal sekolahdan perencanaan sektoral. Memuat ruanglingkupnya juga dapat dibagi menjadiperencanaan strategik, perencanaan mariajerial dan perencanaan operasional.Dan dapat dibagi pula menjdai perencanaanmakro, perencanaan mezo dan perencanaanmikro.Keenam ·menurut formalitasnya,perencanaan dapat dibagi men-jadi perenca­naan formal ·atau resmi dan perencanaan idak resmi. Perencanaan formal adalah perencanaan yang dibuat tertulis secara lengkap dengan ketentuan-ketentuan tertentu, berdasarkan peraturan tertentu dilaksanakan oleh orang yang diberi kewenangan untuk itu dan dilaksanakan pengawasan tertentu untuk kegiatan tersebut. Pe-rencanaan tidak resmi adalah perencanaan yang tidak tertulis secara lengkap dibuat hanya untuk pedoman secara garis besar saja. Perencanaan Perpustakaan saat ini menggunakan proposisi sebagai berikut: a. b. C. d. Perencanaan Perpustakaan harus menggunakan pandangan jangka pendek, jangka rnenengah dan jangka panjang, karena hasil Perpustakaan dapat diketahui padasaat yang sangat singkat, sedang dan pada masa-masa selanjutnya; Perencanaan .Perpustakaan harus bersifat komprehensil, artinya meliputi keseluruhan sistem Perpustakaan. Perencanaan Perpustakaan harus diintegrasikan kepada pembangumin masyarakat yang lebih luas. Artinya dapat memenuhi lembag� induk dan kebutuhan rriasyarakat dengan memperhatikan pengembangan ilmupengetahuan dan teknologi; Perencanaan Perpustakaan harus menjadi bagian integral dari ma-najemen Perpus takaan. Perencanaan Perpustakaan harus berhubung-an dengan proses pengambilan . keputusan dan pelaksanaannya; Dalam merencanakan • Perpustakaan perlu memperhatikan masalah--masalah pokok Perpustakaan sebagai berikut: a.Bagaimana menentukan prioritastujuan dan fungsi sistempenyelenggaraan Perpustakaan dansub-sistemnya;b.Bagaimanakah memilih cara yangterbaik dalam mencapai tujuan dan· fungsi tersebut;c.Bagaimana perbandingan sumber day ayang dimiliki masyarakat dialokasikanuntuk penyelenggaraan Perpustakaandibanding dengan peruntukan yanglain;d.Bagaimanakah pembiayaanPerpustakaan dilakukan dandidistri-busikan ke masyarakat, dansiapa saja yang membiayaiPerpustakaan atau. stakeholderperpustakaan;e.· Bagaimana keseluruhan sumber dayaPerpustakaan dialokasikan untuk· masing-masing jenis dan komponenPerpustakaan.Suatu perencanaan dikatakan baik,apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: a. b C. Rencana mempermudah tercapainya tujuan yang telah · diten-tukan sebelumnya; Rencana ber sifat luwes, artinya mengitndung kemungkinan un-tuk • perubahan-perubahan sesuai dengan-perkembangan dan si-tuasi yang... terjadi;e.Perencanaan Perpustakaan harusmemperhatikan kuantitas dan kualitas ·penyelenggaraan Perpustakaan. · d.Perpustakaan harus· direncanakan dengan memperhatikan relevansi, efisiensi da,n efektifitas. e. Rencaria bersifat rasional, artinya disusun berdasarkari fakta dan data, bukan merupakan has.ii khayalan dan dugaan yang tak berdasar; Rencana bersifat sederhana, artinya mudah dimengerti oleh pelaksana; Rencana harus bersifat praktis, artinya mudah dilaksanakan dan tidak bersifat abstrak dan idealis Rencana mempunyai daya guna,artinya hasil pelaksanaan suaturencana benar-benar dapat dirasakanmanfaatrtya_, batk bagt din sendinimaupun masyarakat luas (Wursanto,1987).Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen utama organisasi sedemikian rupa sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam pengorganisasian diharapkan terjadi hubungan-hubungan di antara masing­masing komponen organisasi. Derigan demikian, fungsi pengorganisasian.dapat dikatakan seba·gai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik lainnya agar semua pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Pengorganisasian yang baik akan tercermin dari struktur organi-sasi yang meliputi aspek-aspek sebagai berikut: a. pembagian kerja; b. departementalisasi c. bagan organisasi formal; d. rantai perintah dan kesatuan perintah; e. tingkat hierarki manajemen; f. saluran komunikasi; g. penggunaan komite; dan h .. tentang manajemen dan kelompok-kelompok infor­mal yang tfdak dapat dihindarkah (T. Hani Handoko, 1994). Struktur organisasi (desain organisasi. dapat didefinisikan seba-gai mekanisme­mekanisme formal dengan mana organisasi -dikelola) Struktur organisasi menunjukkankerangka dan susunan perwujudan ·pola·1etap hubungan-hubungan di antara fungsi­fungsi, bagian--bagian maupun·orang-orangyang menunjukkan kedudukan, tugas,wewenang dan tanggungjawab yangberbeda-beda setiap komponen organisasi.Fungsi Manajemen Perpustakaa!);(Gijanto) Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai benikut: a.Strategi organisasi untuk mencapaitujuannya. Strategi akan menjelaskanbagaimana aliran wewenang dansa-luran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan;b.Teknologi yang digunakan. Teknologisangat mempengaruhi strukturorganisasi, karena masing-masingteknologi memerlukan sum_ber dayamanusia yang berbeda;.c.Anggota (kal'yawan) yang terlibat dalamorganisasi. Kemampuan, ketrampilan,dan cara berpikir karyawan sertake-butuhan kerja sama harusdiperhatikan dalam.merancang strukturonaganisasi;d.Ukuran onganisasi. Besar kecilnyaorganisasi dan jenis pekerjaan yangdilakukan sangat menentukan struktur onganisasi.Dalam mencapai tujuan tidak mungkin semua bisa dilakukan oleh seseorang atau bersama-sama semua dikerjakan bersama tetapi harus dilakukan pembagian kerja. Pembagian kerja harus diarahkan pada efisiensi dan efektivitas pekerjaan dan dihindarkan terjadinya kebosanan, keletihan, _ monoton, dan kehilangan motivasi yang dapat mengakibatkan ketidakefisienan dan ketidakefektifan. Departementalisasi dalam organisasi ada beberapa pendekatan yang dilakukan, di antaranya: Perla ma, departementalisasi fungsional, artinya mengelompok-kari pekerjaan bendasarkan.fungsi atau kegiatan yang sejenis. Departementalisasi bentuk mi merupakan bentuk depantementalisasi yang paling umum. Misalnya · karyawan dike-lompokkan ke bagian akuntansi, _ pemasaran, produksi, dan sebagainya. Kedua, departementalisasi divisional, pengelompokan kegiatan dengan menggunakan divisi. Hal ini dilakukan apabila pengelompok-an berdasar fungsi · sudah dipandang tidak memadai lagi, karena besamya pemasalahan dan kompleksnya. masalah dan banyaknya jenis produk. Divisi mempunyai sifat yang semi otonom, merancang mem-produksi dan memasarkannya sendiri. Pemben-tukan divisi dapat ben-dasarkan produk, wilayah, langgaran atau proses produksi. Ketiga, bagan organisasi. Struktur oraganisasi yang telah dipilih dan disusun akan menunjukkan secara formal - bagan organisasinya. Dan bagan ini sangat dipengaruhi oleh pembagian kerja dan departe-mentisasi ·yang dipilih._ Di mana dengan bagan tersebut"akan menun-jukkan rantai penintah dan kesatuan perintah, serta tingkat hierarki manajernen dan saluran komunikasi. Keempat, penggunaan komite, untuk menyelesaikan persoalan-persoalan tertentu kadang-kadang organisasi membentuk komite. Pemben-tukan komite biasanya dilandasi pemikiran bahwa orang yang mem-punyai kemampuan ketrampilan dan pengalaman yang berbeda-beda apabila kerja bersama-sama untuk menyelesaikan­masalah akan menghasilkan keputusan · yang lebih baik.Kelima, rentang manajemen dankelompok informal. Kelompok informaldalam organisasi tidak bisa dipandangsebelah mata. Organi-sasi informalmemainkan peranan yang panting dalamdinamika perilaku organisasi (Gibson dkk..1999). Alasan utama terbentuknyaorganisasi informal adalah untuk memenu_hi· kebutuhan-kebutuhari manusiawi :yangtidak sepenuhnya bisa dipuaskan olehhubungan formal. Misalnya kebutuhan6 hubungan sosial, kebutuhan akan minat dan sebagainya. Rentang manajemen, dimaksudkan berapa jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang pimpinan atau mana-jer. Rentang manajemen sering disebut.dengan istilah­istilah span of control, span of authority, span of attention, atau span of supervision. Berapa rentang manajemen yang ideal?. Dalam menentukan rentang manajemen harus memperhatikan masalah-m;;i.salah . yang berkaitan dengan: a. differentiation and integration, b .. · centralization and de-centralization, dan c. standardization and mutual adjustment (Jones, 6. R. 2001 ). : Pengarahan Sebelum dibicarakan pengarahan akan dikemukakan terlebih dulu pendapat beberapa ahli dalam hubungannya dengan fungsi manajemen. Diatas telah dikemukakan bahwa jumlah fungsi manajemen tidak ada kesepakatan dari para ahli manajemen, tetapi tidak terjadi perbedaan yang pninsip. Semua ahli manajemen sepakat bahwa fungsi pertama manajemen adalah planning, fungsi kedua adalah organiz-ing, dan hampir semua.ahli manajemen berpendapat fungsi terakhir adalah controlling, sedang fungsi keempat dan sebelum iungsi con-trolling terjadi beberapa perbedaan perumusan. Dengan dasar pendapat-pendapat _ tersebut dalam pembatiasan pengarahan ini akan mencakup fungsi di luar perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Pengarahan mempakan fungsi yang sangat kompleks, · di ·samping menyangkut hubungan manusia juga menyangkut perilaku mariusia yang beraneka ragam · serta berkaitan dengan sumber daya lain yang dimiliki. Oleh karena itu; fungsi pengarahan menunjukkan aktivitas-aktivitas seperti penyusunan stat, koordinasi, perintah, kepemimpinan, pelaporan. Dalam · pengarahan pimpinan harus memperhatikankepentingan individu, kepentingan kelompokdan kepentingan organisasi.Pen·garahan pada dasarnya akanberkaitan dengan: a. motivasi, b.komunikasi, c. dinamika kelompok, dan d.kepemimpinan.Pertama motivasi merupakan sesuatuyang mendorong seseorang bertindak atauberperilaku tertentu. Manajer atau pimpinanperlu memahami motivasi karyawan atauanak buah, karena manajer atau j:lemimpinmencapai tujuan melalui orang lain,pemimpin tidak bekenja sendirian.Pemahaman terhadap motivasi karyawanmerupakan kunci dalam mendorong oranglain untuk bekenja sesuai dengan tujuanyang ditetapkan pemimpin/manajer. Motivasimerupakan faktor panting yang mendukungprestasi kerja, disarnping tergantung padakemanipuan, keterampilan dan si-tuasi dankondisi kerja. Motivasi bukan merupakanmasalah yang sederhana, ada berbagai teoliyang berkaitan dengan motivasi, misal-nyateoni. motivasi A. Maslow, teori motivasiAlderfer, teori motivasi David McClelland dansebagainya.Kedua, komuriikasi. Komunikasimerupakan proses penyam-paian pesan dariseseorang atau sekelompok orang kepadaorang lain atau sekelompok orang. Manajera tau pimpinan memerlukanmengkomunikasikan pesannya kepada or­ang lain atau bawahan. Komuni-kasi terjadidengan baik apabila pesan yang ditenimaorang lain sesuai dengan pesan maksudpengirim pesan. Komunikasi bisa dilakukansecara verbal ·maupun non verbal; secaratertulis maupun iisan. Se-bagian besarwaktu pimpinan atau manajer digunakanFungsi Manajemen Perpustakaan{Gijanto) untuk komunikasi. Komunikasi merupakan proses yang komponennya meliputi: a. pengirim, b. encoding, c. channel, d. decod­ing, e. penenima, dan f. umpan balik. Sering dalam komunikasi terjadi gangguan, gangguan itu bisa terjadi di komponen­komponen tersebut. Oleh karena ltu agar komunikasi dapat efektif harus dihindarkan terjadinya gangguan di-setiap komponen komunikasi. Efektivitas komunikasi organisasi di-pengaruhi oleh beberapa faktor, _ yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisas_i, spesialisasi jabatan dan peminkan informasi (f. Hani Handoko, _1994). Ketiga, dinamika kelompok. Kelompok dalam organisasi terjadi _ karena diben!Ok Oleh organisasi, dan juga terbentuk karena kepen-tingan karyawan dan_persahabatan, misalnya kesamaan dalam hobi, minat, daerah dan kepentingan lainnya. Kelompok yang dibentuk oleh organisasi dimaksudkan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diperlukan organisasi, jadi manajer atau pimpinan tinggal bagaimana mengefektifkan kelompok formal ini. Lain dengan kelompok infor-mal yang \erbentuk terutama karena kepentingan �aryawan (interest group) dan pe"rsahabatan (frienship group). Kelompok ini tujuannya bisa sarria dengan organisasi tetapi jug a_ berbeda a tau. malah berten-tangan dengan organisasi. Manajer harus mengarahkan bagaimana kelompok­kelompok informal ini mendukung peningkatan tercapai-nya organisasi. Kelompok informal mempunyai fungsi sebagai berikut: pertama, kelompok berfungsi memelihara dan memperkuat norma dan nilai yang sama dari anggota kelompok. Kedua, berfungsi rriemberi ke-puasan sosial, status dan keamanan. Ketiga, berfungsi _membantu komunikasi anggotanya .. Keempat, · berfungsi untuk membantu· memecahkan masalah baik masalah individu, masalah kelompok mau-pun masalah organisasi. Di samping fungsi te rsebut kelompokjuga bisa bertindak sebagai kelompok referensi (referencegroup, kelom-pok di mana orang aka·n mengidentifikasi diri dan membandingkan dengan kelompok tersebut (Mamduh M. H., 1997). Pengendalian Manajemen yang baik memerlukan pengendalian yang efektif. Pengendalian diperlukan untuk memastikan bahwa aktivitas atau kegiatan berjalan sesu·ai dengan yang direncanakan. Perencanaan dan pengendalian mempakan fungsi yang berpasangan, artinya pengen-dalian yang baik memerlukan perencanaan, sementara perencanaan yang baik memerlukan pengendalian. Perencanaan dan pengendalian sering diibaratkan sebagai · sekeping mata uang yang terdiri dari duasisi.Pengendalian akan meliputi kegiatan­kegiatan: a. pengukuran, b. membandingkan dengan standar, dan c. memperbaiki penyimpangan. Melakukan pengukuran artinya mengukur basil atau output dan aktivitas yang dilakukan. Dan has ii ukuran yang diperoleh kemudian dibandingkan dengan siandar yang ada, atau rencana yang telah dibuat, atau dibandingkan dengan aktivitas organisasi yang sejenis. Bila ditemukan adanya penyimpangan yang signilikan diusahakan · adanya perbaikan.Minimal ada empat faktor yang menimbulkan perlu_nya 'dilaku-kan . pengendalian: Pertama, tujuan organisasi . belum tentu sama dengan tujuan individu maupun tujuan kelompok. Kedua, adajarak waktu antara perencanaan dengan pelaksanaan, · sementara lingkung-an 8 organisasi selalu berubah. Ketiga, masalah yang dihadapi organi-sasi sangat kompleks. Dan keempat, karyawan atau bawahan yang mempunyai karakteristik yang beraneka ragam sebagai manusia tidak luput dari berbuat salah. Di samping itu dalam melaksanakan pengen-dalian bahwa pengendalian dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi. Oleh karena itu, pengendalian dipilih suatu cara atau metode dengan biaya yang minimal, dalam arti biaya pengendalian harus lebih kecil dari manfaat yang qidapatkan. Pengendalian Perpustakaan selama ini · bersifat sentralistikpada lembaga induknya, walau-pun dalam batas-batas tertentu pimpinan unit juga berperan, tetapi sangat minimal.

Dengan membangun teori manajemen perpustakaan di atas fungsi-fungsi foundamental manajemen akan didapat beberapa keuntungan terutama dalam penyelenggaraan organisasi seperti perpustakaan. Adapun keuntungan­keuntungan tersebut adalah 1.Kerangka manjemen-yang luas, sudahdimengerti dan konsepsional, te rcakupdi dalamnya ialah totalitas manajemenperpustakaan dan pengerlian­pengertiannya praktisnya yang dapatdiaplikasikan. Di dalamnya jugatercakup sains dan seni manajemenperpustakaan serta pengembangan ·. prinsip-prinsip dasarnya.2.Sumbangan dari pendekatan­pendekatan lain kepada pahammanajemen perpustakaan yang dapatdipakai untuk memberi manfaat kepadapendekatan proses. Pendekatan yangpaling dikenal dapat dipakai untukmengatasi suatu problema te rtentu dan ke r angka yang disuplai oleh pendekatan pr oses dapat dipertahankan. Dengan cara ini, pemikiran yang khusus seperti pemikiran tentang perpustakaan dapat diintegrasikan ke dalam teori dasar terse but. 3.Terdapat kelonggaran yang fleksibel, ·artinya pemikiran manajemen tidakperlu mengikuti bentuk mekanisnya.Tersedia cukup kesempatan untuk·mengadakankreasi. dan · penyempurnaan dalam aplikasinya.Pendekatan proses berlaku untu_kberbagai situasi yang dapat memberiketepatan paham manajemen pada ·umumnya yang dapat dipercaya.4.Benar-benar dapat memberi bantuan didalam implementasi tindakan·. manajemeri. Pendekatan proses dapatmembantu pr aktikum manajemen,untuk memanfaatkan pengetahuantentang manajemen yang ada.Selanju tnya dapat membantupimpinan/ manajer dalam mencari danmemahami problema-problema untamayang perlu dihadapi di dalam kasus-kasus tertentu