Penerapan manajemen pengetahuan (knowledge management) pada Perpustakaan Perguruan Tinggi (tinjauan terhadap Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta)

Saat ini, sejarah peradaban manusia telah sampai pada peradaban berbasis teknologi dan informasi. Pada peradaban ini manusia berlombalomba untuk menguasai informasi sebagai kebutuhan hidup mereka. Te k n o l o g i m e r u p a k a n u n s u r p e n d u k u n g k e b e rl a n g s u n g a n berjalannya lalu lintas informasi. Informasi diperlukan untuk memenuhi kebutuhan hidup manusia, untuk memecahkan masalah yang dihadapi, atau sekedar untuk menjalankan kebiasaan sehari-hari seperti membaca koran, majalah, dan sebagainya. Semua itu didukung oleh berkembangnya teknologi, yang ditandai dengan berkembangnya istilah dunia tanpa batas atau dunia tanpa dinding. Kita dapat mengetahui kegiatan yang berlangsung pada suatu tempat yang jauh tanpa harus berada pada tempat tersebut. Be r k emb a n g n y a t e k n o l o g i sebagai akibat dari berkembangnya ilmu pengetahuan manusia berjalan begitu cepat. Informasi yang menyebar dengan begitu bebasnya mengharuskan kita untuk selalu selektif dalam me n g g u n a k a n s e rt a me n g o l a h informasi sebagai dasar pengetahuan yang kita gunakan untuk berbagai kepentingan. Tentu saja hal ini sangat berimbas pada lembaga pengelola informasi untuk selalu cermat dalam mengumpulkan serta mengolah informasi tersebut. Tidak terkecuali bagi lembaga perpustakaan. Untuk menghadapi tuntutan yang semakin tinggi diperlukan suatu upaya agar perpustakaan selalu dapat memenuhi kebutuhan bagi para penggunanya. Bahkan, menurut Sudarsono (2012) saat ini telah terjadi pergeseran objek garap perpustakaan, dari mengelola buku menjadi mengelola informasi menuju mengelola pengetahuan atau knowledge management. Perpustakaan sudah tidak lagi hanya sekedar melakukan manajemen informasi, t e t a p i j u g a mu l a i me n g g a r a p manajemen pengetahuan di dalamnya. Pengetahuan yang berada dalam s e b u a h o r g a n is a si t e r m a s u k p e r p u st a k a a n me n j a d i mo d a l intelektual. Konsep modal intelektual menjadi terukur karena dimasukkan dalam neraca kekayaan perpustakaan atau lembaga. Menurut Nakamori (2002) manajemen pengetahuan menjadi bagian dari memvisualisasikan dan budidaya pengetahuan (modal intelektual) dan menemukan cara untuk memanfaatkan aset intelektual organisasi agar mempunyai nilai lebih. Bersama manajemen pengetahuan, organisasi dapat membuat dan memanfaatkan kemungkinan modal terbaik yang tersembunyi di dalam otak orang melalui alat untuk mengukur dan menyajikan aset tidak berwujud. Belajar dalam era pengetahuan seperti sekarang ini sangat berbeda dengan belajar di masa lalu. Saat ini dituntut untuk belajar baik sendiri maupun bersama dengan cepat, mudah dan gembira, tanpa memandang waktu dan t e m p a t . H a l i n i m e n d o r o n g berkembangnya konsep organisasi belajar (learning organization) yang menyatukan antara proses belajar dan bekerja. Pada sisi lain pengetahuan yang melekat pada anggota suatu o r g a n is a si j u g a p e rl u d i u j i , dimutakhirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Hal ini menyebabkan para pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang sekarang d i k e n a l d e n g a n m a n a j e m e n p e n g e t a h u a n a t a u k n owl e d g e management (KM). Maka dari itu, dalam menghadapi tuntutan yang semakin tinggi, perpustakaan perlu menerapkan manajemen pengetahuan atau knowledge management agar selalu dapat memberikan layanan yang terbaik. Artikel ini memaparkan penerapan manajemen pengetahuan p a d a s a l a h s a t u p e r p u st a k a a n perguruan tinggi dengan studi kasus pada Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

1. Konsep Pengetahuan Dalam konteks manajemen pengetahuan, memahami dengan jelas perbedaan antara data, informasi, dan pengetahuan menjadi sangat penting. Manajemen pengetahuan memerlukan p e m a h a m a n t e r h a d a p p r o s e s pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian pengetahuan, yang kemudian apabila lebih lanjut akan menghasilkan sebuah wisdom atau kebijaksanaan. Gambar 1 merupakan sebuah hirarki yang menggambarkan proses sebuah data menjadi informasi, k e m u d i a n p e n g e t a h u a n , l a l u kebijaksanaan. Berdasarkan Gambar 1, dapat dilihat metamorfosis data menjadi sebuah pengetahuan dan bahkan kebijaksanaan. Sebuah data untuk dapat menjadi informasi harus kita pahami hubungan antara data-data yang ada (understanding relations). Kemudian, informasi dapat menjadi sebuah pengetahuan jika pola-pola informasi tersebut sudah dimengerti (understanding patterns). Jika prinsipprinsip dari pengetahuan dapat dipahami dengan baik (understanding principles), maka pengetahuan tersebut dapat menjadi sebuah kebijaksanaan. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pemaparan masing-masing istilah yang terdapat dalam gambar 1 tersebut. 1. Menurut Online Dictionary Library and Information Science (ODLIS), data ialah fakta, angka, atau instruksi yang disajikan d a l am b e n t u k y a n g d a p a t dipahami, ditafsirkan, dan dikomunikasikan oleh manusia atau diproses oleh komputer. Dapat kita pahami bahwa data merupakan kumpulan angka atau fakta objektif mengenai suatu kejadian, peristiwa, atau hal-hal yang dialami yang merupakan bahan mentah dari informasi. 2. Informasi adalah data yang telah diorganisasi atau diolah sehingga dapat dipahami dan memiliki arti. 3. Pengetahuan menurut ODLIS ialah informasi yang telah dipahami dan dievaluasi melalui pengalaman dan dimasukkan ke dalam pemahaman intelektual orang yang berpengetahuan tentang subjek. Jadi, pengetahuan ini merupakan sebuah kebiasaan, k e a h l i a n , k e t e r a m p i l a n , pemahaman atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman atau proses belajar. Istilah ini sering k a l i r a n c u d e n g a n i l m u pengetahuan (science). Ilmu pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat d i u j i a t a u d i b u k t i k a n k e b e n a r a n n y a ; s e d a n g k a n pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut. 4. Terdapat dua jenis pengetahuan, yaitu: a. Pengetahuan tacit yang sifatnya sangat personal yang s u l i t d i f o r m u l a si k a n sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain. Kirakira masih dalam batin seseorang, ide, dan pendapat yang bisa muncul, namun sulit diukur, misalnya ide kreatif yang dikemukakan secara lisan. Bentuknya bisa j a d i b e r u p a g a g a s a n , persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian atau kemahiran, dan sebagainya. Semua orang mempunyai p o t e n s i m e m i l i k i pengetahuan yang bersifat tacit ini. b. Pengetahuan explicit, yaitu pengetahuan yang dapat diungkapkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku p e t u n j u k . B e n t u k penge t ahuan ini sudah terdokumentasikan atau terformulasikan, mudah disimpan, diperbanyak, d i s e b a r l u a s k a n , d a n dipelajari. Contohnya ialah manual, buku, laporan, dokumen dan sebagainya. 2. Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan bukan merupakan hal baru di dalam dunia perpustakaan. Definisi dari manajemen pengetahuan itu sendiri tergantung dari cara suatu organisasi itu menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Salah satu definisi manajemen pengetahuan i a l a h p r o s e s sist ema tis u n t u k me n emu k a n , memi l i h , me n g organisasikan, menyarikan serta menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Secara umum manajemen pengetahuan ialah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan yang kompetitif. Dalam konteks perpustakaan sendiri, manajemen pengetahuan merupakan usaha untuk mengelola pengetahuan yang terdapat dalam informasi-informasi yang terkandung dalam koleksi perpustakaan itu sendiri. Selain itu juga mengelola pengetahuanpengetahuan sumber daya manusia yang ada di perpustakaan tersebut. Manajemen pengetahuan adalah tren yang berkembang di kalangan ilmu perpustakaan dan informasi serta manajemen bisnis. Penekanan saat ini pada pengetahuan sebagai “sumber daya kunci” yang penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Dalam dunia bisnis, pentingnya pengetahuan sebagai sumber daya kunci telah terealisasi dan pengetahuan dianggap sebagai prasyarat penting untuk strategi menuju sukses. Profesi informasi seperti pustakawan di dalam perpustakaan dapat dan harus berperan dalam upaya manajemen pengetahuan organisasi mereka. Profesi informasi dalam hal ini pustakawan dapat melakukannya dengan cara penciptaan pengetahuan, perekaman, reproduksi, sosi a lis a si, organis a si, difusi, pemanf a a t an, pe l e st a ri an, dan penghapusan. Sebagai pengelola p e n g e t a h u a n y a n g t e r e k a m , pustakawan telah mendukung proses transfer pengetahuan di semua tahapan-tahapannya, tetapi mereka d if o k u s k a n p a d a o r g a n is a si , penyimpanan, dan penemuan kembali. Maka dari itu, peran pustakawan harus diperluas untuk berpartisipasi dalam semua tahap informasi dan proses tr ansf e r penge t ahuan. Dengan d emi k i a n , s u d a h j e l a s b a hwa manajemen pengetahuan merupakan salah satu tugas perpustakaan dalam mengorganisasi informasi yang ada di dalamnya. Manajemen pengetahuan sendiri terdiri dari 3 komponen utama yaitu people, place, dan content. Karena itu membutuhkan orang yang kompeten sebagai sumber pengetahuan, tempat untuk melakukan diskusi, dan isi dari diskusi itu sendiri. Dari ketiga komponen tersebut peran teknologi i n f o r m a s i a d a l a h m a m p u menghilangkan kendala mengenai tempat melakukan diskusi. Teknologi memungkinkan terjadinya diskusi tanpa kehadiran kita secara fisik. Dengan demiki an kapit a lis a si pengetahuan dapat terus diadakan walaupun tidak bertatap muka. Dalam konteks secara umum, pelaksanaan manajemen pengetahuan menghadapi masalah utama yaitu masalah perilaku. P e rt a m a , b e r k a i t a n d e n g a n ketidakmauan orang untuk berbagi. K e d u a b e r k a i t a n d e n g a n ketidakdisiplinan untuk selalu menuliskan apa yang kita dapatkan. Ini merupakan suatu kendala karena budaya kita lebih cenderung pada budaya lisan. Kita belum bisa mendisiplinkan diri untuk selalu me n u l is k a n p e n g e t a h u a n d a n pengalaman yang kita alami dalam suatu sistem sebagai suatu aset organisasi. Manajemen pengetahuan, yang objek garapannya ialah pengetahuan yang masih bersifat tacit memerlukan b e b e r a p a l a n g k a h u n t u k diimplementasikan pada perpustakaan agar dapat berjalan dengan baik. Langkah-langkah tersebut ialah: 1. Identifikasi pengetahuan yang ada sehingga dapat diketahui peta pengetahuan dalam organisasi dan proses-proses atau kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan. 2. Identifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat fasilitas atau infrastruktur yang telah ada, misalnya forum diskusi, digital library, media komunikasi internal, dan lain-lain. K emu d i a n , s e t e l a h me n d a p a t g a m b a r a n m e n g e n a i p r o s e s pengelolaan pengetahuan yang ada serta infrastrukturnya, penerapan manajemen pengetahuan memerlukan beberapa hal sebagai berikut: 1. Penerapan teknologi informasi, memerlukan penerapan teknologi yang tepat agar dapat diadaptasi o l e h p a r a p e n g g u n a s e rt a pengelola perpustakaan. 2. P e r u b a h a n b u d a y a , d a p a t dilakukan dengan cara membuat revisi kebijakan yang ada. 3. Penggunaan fasilitas untuk berbagi pengetahuan. Dalam hal ini perlu dibentuk suatu wadah untuk melakukan diskusi dalam rangka berbagi pengetahuan. 4. Sosialisasi. Hal ini sangat penting t e r k a i t d e n g a n k e b i j a k a n p e n e r a p a n m a n a j e m e n pengetahuan. 5. Evaluasi keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan. Hal ini d a p a t d i l a k u k a n d e n g a n melakukan pengukuran kinerja dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah dilaksanakan manajemen pengetahuan. Aktivitas manajemen pengetahuan identik dengan kegiatan rutin di perpustakaan. Pada manajemen pengetahuan dikenal dengan istilah seperti penciptaan pengetahuan, kegiatan ini dalam perpustakaan seperti pemilihan bahan pustaka yang akan menjadi koleksi perpustakaan. Kegiatan lain di perpustakaan yang terkait dengan penerapan manajemen pengetahuan ialah sebagai berikut. 3. Manajemen Pengetahuan di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Ji k a d i l i h a t d a r i f u n g si perpustakaan sebagai pengelola informasi telah berkembang menjadi p e n g e l o l a p e n g e t a h u a n , ma k a manajemen pengetahuan sudah selayaknya mulai dikembangkan pada p e r p u st a k a a n . Pe n g emb a n g a n manajemen pengetahuan di lingkungan perpustakaan khusus menurut Setiarso (2006) diantaranya dapat berbentuk: 1. Pros e s mengol eksi, mengorganisasikan, mengklasifikasi, dan menyebarkan informasi atau pengetahuan ke seluruh unit di organisasi agar informasi atau pengetahuan itu berguna bagi siapa yang memerlukannya 2. M e n g o r g a n i s a s i k a n d a n menganalisis informasi dalam database lembaga sehingga pengetahuan dari hasil analisis tersebut dapat segera dipakai bersama oleh lembaga 3. Mengorganisasi dan menyediakan know how yang penting, kapan dan di mana diperlukan. Ini mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, ramalan dan cara-cara mengatasi masalah. Sarana teknologi, intranet, groupware, data warehouse, bulletin boards, dan sebagainya adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan menyebarkan pengetahuan 4. Memetakan sumber pengetahuan (knowledge mapping) baik secara online maupun offline, pelatihan, pengarahan, dan perlengkapan untuk akses pengetahuan. Berdasarkan penjelasan di atas, terkait penerapan manajemen pengetahuan di p e r p u st a k a a n , m a k a p r a k t i k m a n a j e m e n p e n g e t a h u a n d i Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta diwujudkan dengan kegiatan sebagai berikut: · Kegiatan Bedah Buku Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga telah mengadakan kegiatan bedah buku yang berjudul “Dinamika Kerukunan Antar umat Beragama”. Kegiatan ini bertujuan untuk menyampaikan isi informasi atau pengetahuan yang terdapat dalam buku tersebut. Kegiatan bedah buku telah dilakukan pada 15 Oktober 2015. Kita mengetahui bahwa terdapat dua jenis pengetahuan yaitu tacit dan explicit knowledge yang juga telah dijelaskan sebelumnya pada makalah ini. Berkaitan dengan explicit t e rs e b u t , t e r d a p a t b e b e r a p a pengetahuan yang telah tertuang dalam sebuah buku serta mempunyai nilainilai pengetahuan serta informasi di dalamnya. A n t u si a s m e p a r a si v i t a s akademika pada kegiatan bedah buku ini cukup tinggi. Hal tersebut tampak dari banyaknya pertanyaan yang diajukan oleh para peserta, serta ketekunan dan kesabaran mereka untuk mengikuti kegiatan hingga selesai. Dalam kegiatan tersebut terdapat sharing pengetahuan yang terjadi antara pemateri dengan peserta. Maka dari itu, dapat dipahami bahwa telah t e rj a d i p e n e r a p a n ma n a j eme n pengetahuan di dalam kegiatan bedah buku tersebut. Isu tentang kerukunan umat beragama ini sangat penting, mengingat bangsa Indonesia terdiri dari ragam pemeluk agama, sehingga kerukunan umat beragama merupakan salah satu isu yang sangat penting di Indonesia. Upaya menjaga kerukunan umat beragama memerlukan kerjasama yang harmonis dari semua elemen masyarakat. Kegiatan tersebut memberi pengetahuan atas pentingnya ke rj a s ama da ri s emua e l emen masyarakat agar terciptanya suatu kerukunan antar umat beragama. · Ke g i a t an Peng embang an Layanan Canadian Corner Kegiatan ini dihadiri langsung salah seorang staf Kedutaan Besar Kanada, bidang sosial dan politik, Helene Viau. Agenda hadirnya staf Kedubes Kanada tersebut adalah untuk b e r d is k u si d e n g a n b e b e r a p a pustakawan UIN Sunan Kalijaga terkait pengembangan layanan Canadian Corner. Dari diskusi tersebut Helene Viau mendapatkan berbagai masukan terkait optimalisasi layanan Canadian Resource Center (CRC) dari para pustakawan. Beliau berjanji untuk menyampaikan dan menindaklanjuti hasil diskusi tersebut kepada pihak kedutaan besar Kanada di Jakarta. Kegiatan diskusi tersebut ialah bagian dari kegiatan manajemen pengetahuan di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sesuai d e n g a n p e n j e l a s a n t e n t a n g pengembangan kegiatan manajemen pengetahuan di perpustakaan yang telah dijelaskan sebelumnya. Dalam k e g i a t a n t e r s e b u t t e r d a p a t penyampaian mengenai masalahmasalah yang terkait pengembangan pusat informasi tentang Kanada. Pengetahuan tersebut kemudian ditindaklanjuti sebagai respon dari kegiatan diskusi yang telah dilakukan sebelumnya. · Kegiatan Diklat Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Berbasis Senayan Library Management System(SLiMS) Kegiatan ini merupakan bentuk pengabdian masyarakat Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang bertujuan untuk memberi tambahan pengetahuan tentang pengelolaan perpustakaan dengan sistem otomasi. Diklat tersebut diikuti 26 orang peserta yang terdiri dari guru dan pengelola perpustakaan setingkat SMTA di wilayah Kabupaten Sleman. Materi d i k l a t t e r d iri d a ri p e n g a n t a r perpustakaan, layanan perpustakaan, pengolahan koleksi, manajemen perpustakaan, serta materi otomasi perpustakaan. Manajemen pengetahuan yang dilakukan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga ini merupakan kegiatan sharing pengetahuan yang dimiliki oleh para staf Perpustakaan UIN Sunan K a l i j a g a k e p a d a p e n g e l o l a perpustakaan sekolah yang berupa pengetahuan tentang pengelolaan perpustakaan. Pengetahuan tersebut diorganisasikan atau dimanajemen melalui kegiatan diklat. · Pengelolaan Koleksi Digital Koleksi digital yang dimiliki Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat diakses secara bebas melalui website http://digilib.uinsuka.ac.id. Usaha pengelolaan koleksi digital tersebut merupakan bagian dari kegiatan manajemen koleksi dengan memetakan sumber pengetahuan (knowledge mapping) secara online. Koleksi tersebut dapat secara bebas diakses oleh siapapun, dimanapun, serta kapanpun dengan syarat memiliki koneksi internet yang merupakan syarat utama penelusuran informasi digital yang dimiliki Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga tersebut. Karya-karya civitas akademik UIN Sunan Kalijaga yang merupakan pengetahuan explicit tersebut dikelola oleh perpustakaan agar dapat diakses secara luas oleh masyarakat yang membutuhkan informasi tersebut.

Berdasarkan pembahasan yang telah dipaparkan, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Suatu perpustakaan harus selalu kompetitif satu sama lain untuk mengorganisasi layanan serta koleksi-koleksi bahkan pengetahuan yang terdapat di dalam perpustakaan tersebut untuk mengikuti perkembangan era serta tuntutan dari masyarakat pengguna. 2. M a n a j e m e n p e n g e t a h u a n d i b u t u h k a n u n t u k d a p a t mema k sima l k a n k e g i a t a n kegiatan perpustakaan dalam mengelola sumberdaya informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. 3. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta merupakan salah satu p e r p u st a k a a n y a n g t e l a h melakukan kegiatan manajemen pengetahuan dalam kegiatan perpustakaannya. Beberapa kegiatan manajemen pengetahuan yang t e l ah dil akukan ol eh perpustakaan tersebut ialah kegiatan bedah buku, kegiatan diskusi pengembangan layanan Ca n a d i a n Co r n e r, d i k l a t pengelolaan perpustakaan, serta pengelolaan koleksi digital.