Open access secara fulltext terhadap koleksi karya ilmiah di Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada

Peraturan Pemerintah No. 60 Ta h u n 1 9 9 9 , p a s a l 2 a y a t 1 menyebutkan bahwa tujuan pendidikan tinggi adalah untuk “mengembangkan d a n m e n y e b a r l u a s k a n i l m u pengetahuan, teknologi dan/atau ke s eni an s e rt a mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional”. Rumusan ini menyebutkan bahwa pendidikan tinggi mengemban tiga misi utama, yaitu mengembangkan, menyebarluaskan, dan mengupayakan penggunaan ilmu pengetahuan. Apabila sebuah karya ilmiah belum diterbitkan maka karya itu dianggap belum menjadi milik umum (Sulistyo-Basuki, 1991:12). Artinya hasil karya tersebut akan bisa dilihat, dinikmati, dan diaplikasikan dalam kehidupan jika suatu karya dari hasil intelektual sebuah institusi diterbitkan ke khalayak luas. Salah satu peran perpustakaan adalah sebagai media atau jembatan yang menghubungkan antara sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang t e r k a n d u n g d i d a l am k o l e k si perpustakaan dengan para pemakainya ( S u t a r n o , 2 0 0 3 : 5 5 ). K o l e k si perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (Yulia & Sujana, 2009). Artinya peran dari perpustakaan merupakan media penghubung bagi pemustaka untuk mendapatkan koleksi yang dikelola oleh perpustakaan guna memenuhi kebutuhan informasinya. Jenis koleksi perpustakaan dapat dibedakan menjadi koleksi tercetak (buku, terbitan berseri, peta, gambar, brosur, pamflet, booklet, makalah, koleksi karya ilmiah) dan koleksi non cetak (film, compact disk, mikrofilm, mikrofis, kaset, koleksi digital). (Yulia & Sujana, 2009:5). Koleksi karya ilmiah meliputi skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian dan tugas akhir yang dihasilkan dari karya intelektual mahasiswa maupun dosen (Arifin, 2003:1). Penyajian yang diberikan perpustakaan terhadap koleksi karya ilmiah biasanya berupa cetak maupun digital atau kedua-duanya. Koleksi dalam bentuk digital biasanya dapat diakses intranet maupun internet/online. Tampilan penyajian dalam bentuk digital bisa dilihat sebagian informasi (judul, pendahuluan, kesimpulan, daftar pustaka) saja, ada pula yang bisa dilihat secara full text. Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada merupakan bagian dari perpustakaan perguruan tinggi yang menyajikan koleksi karya ilmiah yang dihasilkan dalam bentuk digital guna memenuhi kebutuhan pemust aka (sivit a s akademika, pengguna umum). Koleksi karya ilmiah tersebut bisa dilihat open access secara full text. Alasannya untuk kepentingan dokumentasi, kepentingan publikasi, kepentingan diseminasi informasi, dan sebagai kontrol masyarakat terhadap karya. Selain itu alasan lain adalah untuk memenuhi kebutuhan terhadap informasi oleh pemustaka yang terkendala jarak, biaya dan waktu. Sampai saat ini koleksi karya ilmiah Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada berjumlah 1.749 file. Rata-rata pengguna koleksi karya ilmiah kurang lebih 100 pengguna dan total ada 182 halaman yang dibuka per hari. Makalah ini memaparkan secara deskriptif open access secara fulltext terhadap koleksi karya ilmiah di Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya U n i v e r s i t a s G a d j a h M a d a . Pengumpulan data dilakukan dengan metode observasi pada website digilib.fib.ugm.ac.id. Analisis data me n g g u n a k a n a n a lisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Manfaat penulisan makalah ini untuk memberi gambaran bagi pemustaka, bagi perpustakaan dari luar perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada, bagi perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada, bagi penulis mengenai kelebihan, kekurangan, peluang dan ancaman open access secara full text terhadap koleksi karya ilmiah di Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada.

1. Pengertian open access secara full text Open access (akses terbuka) adalah ketersediaan artikel penelitian tertelaah secara bebas melalui internet sehingga siapapun dapat membaca, mengunduh, menyalin, membagikan, mencetak, menelusur, membuat tautan (link) ke teks lengkap artikel tanpa halangan biaya, hukum atau teknis yang tidak terkait dengan pemerolehan akses ke internet Pada awalnya, sebagian peneliti khawatir dengan adanya akses terbuka, dimana para penulis, pengarang, dan peneliti khawatir akan kehilangan hak kekayaan intelektual (HAKI). Menurut Totok Soefijanto, Deputi Rektor Akademik, Riset dan Kemahasiswaan Universitas Paramadina. Akses terbuka (open access) memiliki nilai positif m e s k i a d a k e l e b i h a n d a n kelemahannya. Secara umum akses terbuka mendorong siapapun yang menulis menjadi makin kreatif, jujur dan bertanggung jawab.“Seseorang tidak bisa lagi menulis sembarangan karena sadar akan banyak orang yang akan membaca”. Membagi ilmu, memacu seseorang untuk tidak mengulangi apa yang sudah ditulis oleh orang lain, membagi ilmu akan meningkatkan praktek integritas dan m e m b a n g u n k e p e r c a y a a n d i masyarakat (Komalasari & Supriyanto, 2014). I s t i l a h f u l l t e x t d a p a t d i t e rj ema h k a n s e b a g a i “ t e k s sepenuhnya”, merujuk ke suatu keadaan dalam koleksi digital yang mengandung seluruh teks, sebagai lawan dari hanya mengandung sebagian teks (misalnya, hanya mengandung abstrak atau data bibliografi). Secara teoritis dan dalam jargon bisnis, seringkali istilah full text dijadikan ukuran tentang kuantitas dan kualitas jasa pangkalan data. Artinya, sebuah pangkalan data full text selalu dianggap lebih menguntungkan bagi p e n g g u n a n y a , ( h t t p : / / d i g i l i b . undip.ac.id/v2/2012/06/13/Fulltext/). Berdasarkan pengertian di atas dapat dikatakan bahwa open access adalah akses bebas untuk aneka literatur (penelitian) digital yang tersedia secara terpasang (online), gratis (free of charge) sehingga siapa pun dapat membaca, menyalin, menelusur, membuat tautan (link) ke teks lengkap artikel tanpa halangan biaya, hukum atau teknis yang tidak terkait dengan pemerolehan akses ke internet. Mengenai kekhawatiran akan hak cipta intelektual, perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada mewajibkan pemustaka untuk mengisi dan menyetujui untuk karya ilmiah mahasiswa tersebut diunggah secara full text serta membubuhkan tanda tangan bebas plagiasi. Tujuannya adalah untuk mendorong siapapun yang menulis menjadi makin kreatif, jujur dan bertanggung jawab dan dengan membagi ilmu dari hasil karya ilmiahnya ke khalayak luas, hasil karya ilmiahnya bisa teraplikasi dengan baik untuk membangun masyarakat yang lebih baik pula. 2. Pengertian Koleksi Karya Ilmiah Karya ilmiah atau tulisan ilmiah adalah karya seorang ilmuan (yang berupa hasil pengembangan) yang i n g i n m e n g e m b a n g k a n i l m u pengetahuan, teknologi dan seni yang diperolehnya melalui kepustakaan, kumpulan pengalaman, penelitian, dan pengetahuan orang lain sebelum-nya (Dwiloka & Riana, 2005:1). Menurut (Arifin, 2003:1), karya ilmiah dibedakan menjadi makalah, kertas kerja, skripsi, tesis ḑ an disertasi: a. Makalah Adalah karya tulis ilmiah yang menyajikan suatu masalah yang pembahasannya berdasarkan data lapangan yang bersifat empirisobjektif. Makalah menyajikan masalah melalui proses berpikir deduktif atau induktif. b. Kertas kerja A d a l a h k a r y a t u l is y a n g menyajikan sesuatu berdasarkan data di lapangan yang bersifat empiris-objektif. Analisis dalam kertas lebih mendalam daripada analisis dalam makalah. Kertas kerja tulis, misalnya: untuk disajikan dalam suatu seminar atau lokakarya. c. Skripsi Adalah karya tulis ilmiah yang mengemukakan pendapat penulis berdasarkan pendapat orang lain. Pendapat yang diajukan harus didukung oleh data dan fakta empiris-objektif, baik berdasarkan penelitian langsung (observasi l a p a n g a n , a t a u p e r c o b a a n laboratorium) maupun penelitian t i d a k l a n g s u n g ( s t u d i kepustakaan). Skripsi biasanya ditulis untuk melengkapi syarat g u n a m e m p e r o l e h g e l a r kesarjanaan (S1). d. Tesis Adalah karya tulis ilmiah yang sif a t n y a l e b i h m e n d a l a m dibandingkan dengan skripsi. T e s i s m e n g u n g k a p k a n pengetahuan baru yang diperoleh dari penelitian sendiri. Karya tulis ini memperbincangkan pengujian terhadap satu atau lebih hipotesis dan ditulis oleh mahasiswa program pasca sarjana, untuk m e l e n g k a p i s y a r a t g u n a memperoleh gelar magister (S2). e. Disertasi A d a l a h k a r y a t u l is y a n g mengemukakan suatu dalil yang dapat dibuktikan oleh penulis berdasarkan data atau fakta yang sahih (valid) dengan analisis yang terinci. Disertasi berisi suatu temuan penulis sendiri, yang berupa temuan original. Jika t emu a n o ri g i n a l i n i d a p a t dipertahankan oleh penulisnya d a r i s a n g g a h a n p e n g u j i , penulisnya berhak menyandang gelar doktor (S3). Menurut (Arifin, 2003:3) ada berbagai macam jenis karya ilmiah yang mempunyai fungsi berbeda, terdapat pula fungsi karya ilmiah secara luas, antara lain: a. Penjelasan (Explanation): Karya ilmiah dapat menjelaskan suatu hal yang sebelumnya tidak diketahui, tidak jelas, dan tidak pasti, menjadi sebaliknya. b. Ramalan (Prediction): Karya i l m i a h d a p a t m e m b a n t u mengantisipasi kemungkinankemungkinan yang akan terjadi pada masayang akan datang. c. Kontrol (Control): Karya ilmiah d a p a t b e r m a n f a a t u n t u k mengontrol, mengawasi, dan atau mengoreksi benar atau tidaknya suatu pernyataan Be r b a g a i p e n g e rt i a n d i a t a s disimpulkan bahwa koleksi karya ilmiah adalah hasil karya mahasiswa, s e l a in untuk memenuhi sya r a t kelulusan juga sebagai jembatan mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang diperolehnya melalui kepustakaan, kumpulan p e n g a l ama n , p e n e l i t i a n , d a n pengetahuan orang lain sebelumnya. Biasanya sebelum mereka lulus m a h a s i s w a t e r s e b u t w a j i b menyerahkan hasil karyanya ke institusi yang membawahinya, dalam hal ini biasanya institusi tersebut menyerahkan kepercayaannya ke perpustakaan untuk menyimpannya sebagai bukti hasil akademik, dan ke depan bisa digunakan sebagai referensi guna menyusun karya ilmiah kembali. 1. Analisis S W O T mengenai open access secara fulltext terhadap kol eksi karya ilmiah di Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada Analisis SWOT bisa digunakan untuk melihat kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman open access secara full text terhadap koleksi karya ilmiah di Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2004). Analisis ini melihat objek dari 4 sisi yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), ancaman ( threats). Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor internal sedangkan peluang dan ancaman merupakan faktor eksternal organisasi. Hasil analisis SWOT sederhana yang disusun berdasarkan pengamatan terhadap open access secara fulltext terhadap koleksi karya ilmiah di Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada bisa dilihat berikut ini: 1. Strengths (Kekuatan) a. Koleksi karya ilmiah dapat dilihat dengan tampilan full text b. Koleksi karya ilmiah dapat diakses tanpa harus login c. Sebagai media institutional repository d. Membantu sivitas akademika dalam proses pekerjaan, pengerjaan tugas kuliah, dan penelitian e. Membantu meringankan pekerjaan pustakawan karena penyebaran koleksi terbaru bisa dilakukan dengan cepat 2. Weaknesses (Kelemahan) a. Tidak bisa di-download b. K e t e r g a n t u n g a n p a d a teknologi c. K e t e r g a n t u n g a n p a d a jaringan internet d. Membutuhkan SDM yang handal e. Membutuhkan biaya yang mahal f. Informasi tentang koleksi karya ilmiah untuk tahuntahun tertentu tidak bisa diakses semua 3. Opportunities (Peluang) a. Mengurangi tindak plagiasi b. Meningkatkan visibilitas penulis c. Adanya kontrol sosial artinya publik ikut mengawasi dan berpartisipasi dengan karya ilmiah d. Sebagai nilai tambah layanan informasi e. Mencegah duplikasi karya ilmiah 4. Threats (Ancaman) a. Terjadi plagiasi b. Jika sistem error, koleksi karya ilmiah tidak bisa diakses oleh pemustaka Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa open access secara full text terhadap koleksi karya ilmiah di perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada memiliki kekuatan pada koleksi karya ilmiah dapat dilihat dengan tampilan full text. Agar pemustaka bisa melihat tampilan full text, harus tersedia jaringan internet dan PC yang sudah dipasang adobe flash sebagai alat bantu baca. Konsekuensi menggunakan full text untuk melihat koleksi karya ilmiah di perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada adalah bisa mencegah duplikasi karya ilmiah, meningkatkan visibilitas penulis. Kendala terjadinya plagiasi serta sistem yang terkadang mengalami kerusakan perlu diantisipasi oleh perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada dengan sosialisasi tentang penggunaan aplikasi anti-plagiasi, serta selalu mengecek pada website digilib.fib.ugm.ac.id. Proses pelaksanaan digitalisasi di perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada meliputi: 1. Scanning (untuk koleksi cetak) 2. Editing data 3. Unggah file 4. Pengisian metadata, meliputi: Judul, penulis, tahun, program studi, subjek, nomor panggil, nomor inventaris.

Koleksi yang beradadi perpustakaan selayaknya bisa dinikmati dan dimanfaatkan oleh pemustaka, baik itu sivitas akademika maupun khalayak luas. Seperti halnya koleksi karya ilmiah yang dihasilkan dari karya intelektual mahasiswa dan dosen. Dengan open access secara full text terhadap koleksi karya ilmiah di perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada, diharapkan bisa juga memberi manfaat bagi orang lain dengan melihat kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Manfaat bagi pemustaka untuk mendapatkan informasi lebih utuh dalam mencari tugas kuliah maupun sekolah yang bisa diakses secara online di manapun berada. Manfaat bagi pustakawan dari luar perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada, bisa ikut mengaplikasikan dalam institusinya. Manfaat bagi perpustakaan yaitu menghemat tempat karena koleksi sudah berbentuk digital, mudah dalam penyebaran informasi koleksi karya ilmiah tersebut. Manfaat bagi penulis, meningkatkan visibilitas.