Implementasi Standar Akreditasi Perpustakaan Perguruan Tinggi di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta

Akreditasi perpustakaan merupakan kegiatan yang digunakan sebagai tolok ukur kualitas perpustakaan dalam pengelolaan perpustakaan. Standar yang dibuat dalam indikator-indikator merupakan bagian untuk menunjukkan kondisi perpustakaan yang sebenarnya.Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta (UAJY) telah melakukan akreditasi perpustakaan pada tahun 2015 dengan memperoleh hasil akreditasi A (amat baik) dan harus melakukan reakreditasi perpustakaan maksimal 5 tahun berikutnya. Melalui reakreditasi diharapkan dapat menjawab pertanyaan apakah: (1) akreditasi perpustakaan berpengaruh terhadap kinerja organisasi, dan (2) akreditasi perpustakaan mempunyai korelasi terhadap kepuasan pemustaka. Tujuan perpustakaan mengikuti akreditasi pustakaan akan memberikan dampak positif baik bagi pemustaka maupun stake holder di insitusi UAJY seperti untuk kepentingan akreditasi program studi maupun akreditasi institusi. Dengan demikian, penelitian ini bermanfaat untuk menunjukkan bahwa perpustakaan sudah dikelola secara standar dan berkorelasi terhadap kinerja organisasi. Peraturan Perpustakaan Nasional nomor 10 tahun 2018 tentang instrumen akreditasi perguruan tinggi menyebutkan bahwa akreditasi merupakan proses legalisasi dan sertifikasi yang dilakukan lembaga akreditasi kepada perpustakaan yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Implementasinya dijabarkan dalam indikator di setiap komponen yang disyaratkan dalam instrument yang ditetapkan. Perpustakaan UAJY sebagai perpustakaan yang akan diakreditasi mempersiapkan mutu kinerjanya dan dijabarkan dalam pengisian instrument dalam borang akreditasi. Isian dilengkapi dengan bukti fisik yang sesuai untuk menunjukkan kualitas sesuai nilai yang ditetapkan. Buku pedoman akreditasi perpustakaan Perpustakaan Nasional (2012) menyebutkan bahwa akreditasi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan proses pengakuan formal oleh lembaga akreditasi perpustakaan yang menyatakan bahwa lembaga perpustakaan telah memenuhi persyaratan untuk melakukan kegiatan pengelolaan perpustakaan. Tujuan akreditasi (Supriyanto, 2020) adalah untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap kinerja perpustakaan serta menjamin kualitas kegiatan perpustakaan yang dilakukan terus menerus secara konsisten. Perpustakaan UAJY melakukan akreditasi perpustakaan tahun 2020 menggunakan borang SNP terbaru yang ditetapkan dan menggunakan visitasi akreditasi yang dilakukan secara daring yang diistilahkan akreditasi perpustakaan secara virtual. Meskipun virtual pelaksanaannya tetapi pelaksanaannya sesuai seperti visitasi offline. Borang disampaikan secara virtual dengan bukti-bukti lampiran yang sesuai dengan nilai yang dipilih dalam butir-butir SNP. Universitas Atma Jaya Yogyakarta melakukan standar penilaian kerja organisasi (UAJY, 2013) yang merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang sudah dikembangkan dan diimplementasikan. Perbaikan mutu yang berkelanjutan dilakukan melalui Penilaian Kinerja Organisasi (SPKO) yang ditinjau setiap tahun. Perpustakaan UAJY yang merupakan unit bagian dari UAJY juga mengimplementasikan manajemen mutunya melalui standar SPKO dan menyusun laporan evaluasi diri yang berisi kinerja unit setiap tahun. Penerapan penilaian kinerja ini bertujuan untuk membangun budaya mutu berkelanjutan, menentukan prioritas perbaikan kinerja dan membangun budaya untuk evaluasi diri unit. Doing the right things atau proses pengerjaan yang benar merupakan proses manajemen yang mengarah pada efektivitas kegiatan (Nugroho, 2017). Dasar ini dapat digunakan dalam pengelolaan perpustakaan yang dilaksanakan secara standar. Perpustakaan UAJY yang telah menerapkan ISO 21001: 2015 mengimplementasikan semua kegiatan dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, mengontrol kegiatan sesuai yang direncanakan dan masih melakukan manajemen terhadap resiko yang terjadi atas kegiatan yang dilaksanakan. Melalui akreditasi perpustakaan, prinsip manajemen yang dilakukan dengan benar akan terlihat dalam penilaian standar. Penelitian mengenai akreditasi perguruan tinggi telah dilakukan oleh beberapa peneliti. Purwanti dan Gemalia (2018) melakukan penelitian dengan judul “Pemetaan Kondisi Perpustakaan Politeknik Negeri Bandung Berdasarkan Pedoman Standar Akreditasi Perpustakaan Nasional”. Peneliti melakukan pemetaan berdasarkan pedoman standar dan menyimpulkan hanya ada 2 komponen yang sesuai yaitu pengorganisasian bahan Pustaka dan perawatan koleksi diantara 9 komponen yang disyaratkan. Hasil penelitian digunakan untuk perbaikan kinerja pada komponen yang belum terstandar. Penelitian lain dilakukan oleh Cahyono, Masruroh, & Sarwono (2021) yang berjudul “Implementasi manajemen akreditasi perpustakaan perguruan tinggi berstandar nasional di Universitas Negeri Malang”. Penelitian ini menyimpulkan bahwa penelitian belum melakukan kajian mendalam tentang komponen borang akreditasi tetapi baru melakukan persiapan dan akan melakukan penelitian lanjutan apabila telah melakukan akreditasi. Penelitian yang dilakukan oleh penulis sudah melakukan kajian hasil akreditasi dibandingkan dengan standar penilaian kinerja organisasi yang diberlakukan di seluruh unit dengan kriteria kekhasan unit seperti di perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan subyek penelitian hasil penilaian instrumentasi akreditasi perguruan tinggi di perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta dan standar kinerja organisasi yang diberlakukan di institusi. Obyek penelitian adalah implementasi yang telah dilakukan oleh perpustakaan UAJY dan kinerja perpustakaan. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Oktober 2021 sampai dengan Januari 2022 di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Instrumen penelitian adalah dokumen hasil akreditasi perpustakaan dan dokumen standar penilaian kinerja organisasi. Analisis data dilakukan melalui kedua dokumen yang diteliti.

Tabel 1 merupakan tabel komponen dan indikator kunci akreditasi perpustakaan perguruan tinggi yang dijadikan acuan dalam mengisi borang akreditasi sesuai jumlah indikator kunci dan bobotnya. Hasil akreditasi yang disampaikan melalui berita acara hasil visitasi perpustakaan ditunjukkan dalam Tabel 2 dengan nilai 96, 88 dan mendapatkan nilai A (amat baik). Komponen Koleksi Komponen Koleksi memiliki 26 (dua puluh enam) indikator kunci dengan bobot 20. Dengan memperoleh nilai 19,07 Perpustakaan UAJY telah memenuhi standar koleksi yang ditetapkan. Komponen koleksi terdiri dari 3 bagian besar yaitu pengembangan koleksi, pengorganisasian bahan perpustakaan dan perawatan koleksi (Gambar 1). Ada 2 catatan yang diberikan kepada Perpustakaan UAJY yaitu pada kebijakan pengembangan koleksi yang didalamnya terdapat beberapa aspek yang masuk didalam kebijakan pengembangan seperti bentuk, jenis, jumlah, lingkup, proses seleksi, anggaran, metode pengadaa, pendistribusian, penyiangan dan pemeliharaan. Masukan ini menjadi bahan pertimbangan bagi perpustakaan yang akan melakukan akreditasi. Penguatan dan perimbangan koleksi program studi juga menjadi catatan sehubungan dengan jenis perpustakaan perguruan tinggi untuk menunjang kurikulum di masing masing program studi. Indikator lain memenuhi syarat nilai maksimal akreditasi. Perpustakaan UAJY menyediakan fasilitas koleksi selain koleksi cetak, juga menyediakan koleksi digital. Platform sirkulasi menggunakan perangkat “mobile” juga disediakan melalui layanan “I-pustaka”. Koleksi digal dapat dipinjam dan dibaca secara online sesuai waktu peminjaman. Fasilitas ini termasuk dapat meminjam koran dan majalah untuk dibaca. Pengembangan koleksi digital lainnya sudah dilakukan secara tersistem di tingkat universitas. Melalui fasilitas https://kuliah.uajy.ac.id/my/ (UAJY, n.d.) dosen dapat merencanakan kelas dalam satu semester dilengkapi dengan e-text (e-book) yang dapat dipinjam, dibaca dan diringkas selama proses pembelajaran berlangsung. Komponen Sarana dan Prasarana Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpustakaan Nasional, 2017) Tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi memberikan standar sarana dan prasarana yang harus dimiliki oleh Perpustakaan perguruan tinggi meliputi gedung, ruang, sarana dan lokasi perpustakaan. Seperti terlihat pada Gambar 2, hasil visitasi dari 7 (tujuh) bagian besar yang disyaratkan dalam komponen sarana dan prasarana hanya ada satu catatan yaitu papan nama perpustakaan yang dilengkapi dengan nomor pokok perpustakaan (NPP) dan predikat akreditasi. Ini menunjukkan bahwa hampir seluruh indikator terpenuhi. Capaian 97% menunjukkan bahwa perpustakaan UAJY telah memenuhi syarat sesuai dengan indikator yang diminta. Perpustakaan UAJY sebagai unit pendukung akademik menggunakan standar yang ditetapkan oleh universitas dalam pengadaan sarana dan prasarana. Setiap tahun dalam program kerjanya perpustakaan merencanakan sarana dan prasarana yang merupakan bagian dari investasi yang direncanakan oleh setiap bagian. Program kerja dilengkapi dengan anggaran sesuai pagu yang ditetapkan dan dilakukan monitoring dan evaluasi (monev) dari universitas melalui Departemen Penjaminan Mutu. Implementasinya dipantau melalui monev awal, monev tengah dan monev akhir. Komponen Pelayanan Perpustakaan Komponen pelayanan merupakan komponen penting dalam akreditasi perpustakaan karena bobot penilaiannya tinggi mencapai 25%. Kualifikasi ini sangat mempengaruhi penilaian akreditasi. Standar Nasional Perpustakaan mengamanatkan bahwa 2 kualifikasi yang disyaratkan adalah jam buka layanan minimal 54 jam dan memiliki minimal 3 jenis layanan yaitu pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi dan literasi informasi. Seperti terlihat pada Gambar 3, kualifikasi ini kemudian dijabarkan dalam instrumen akreditasi yang terdiri dari 7 (tujuh) bagian komponen pelayanan yaitu jenis layanan, jam buka, sarana akses, keanggotaan, jumlah pengunjung dan peminjaman, promosi dan literasi informasi. Pada bagian literasi informasi perpustakaan UAJY termasuk menjadi pelopor diadakannya literasi informasi berjenjang dan tersistem dengan menjadi bagian dari sistem perkuliahan bekerjasama dengan seluruh program studi. Layanan koleksi digitalnya sudah menggunakan sirkulasi menggunakan “blended e-learning” dalam perkuliahan menggunakan e-text berbasis Learning Management System (Lin et al., 2021). Perpustakaan menyediakan e-text yang kemudian oleh dosen dimasukkan dalam silabusnya dan dapat digunakan bersama oleh semua peserta matakuliahnya. Asesor memberikan catatan untuk meningkatkan layanan ekstensi terhadap komunitas dan perpustakaan lain. Perpustakaan UAJY diminta berbagi pengalaman melakukan layanan yang lebih luas kepada perpustakaan lain. Capaian perpustakaan adalah 96,8% dengan nilai 24,21 dari nilai maksimal 25. Capaian yang tinggi didapatkan karena Standard Operation Procedure ditetapkan dan dijalankan melalui instruksi pekerjaan (working instruction) yang jelas (ISO.Org, 2018) Perpustakaan sebagai unit yang menjadi bagian institusi mempunyai SPKO yang didalamnya terdapat target target layanan, sehingga pada komponen layanan implementasinya dilakukan berdasarkan standar yang sudah ditetapkan sehingga membantu perpustakaan apabila dilakukan penilaian. Salah satu contoh implementasi adalah bahwa dalam SPKO ditetapkan jumlah pelatihan literasi yang diadakan per semester. Nilai yang dicantumkan adalah 4 karena memenuhi syarat harus melakukan literasi informasi setiap semester. Perpustakaan sudah melakukan literasi informasi tingkat dasar, tingkat akhir dan bekerjasama dengan dosen mata kuliah yang sesuai sehingga standar-standar yang digunakan dapat dikolaborasi. Komponen Tenaga Perpustakaan Komponen tenaga perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 4. Tenaga perpustakaan merupakan bagian penting dalam perpustakaan yang memenuhi standar akreditasi. Tenaga perpustakaan dituntut untuk melakukan kegiatannya secara professional. Pendidikan yang memenuhi ketentuan yang berlaku, peningkatan kompetensi yang berkelanjutan dann tersertifikasi merupakan upaya perpustakaan agar pengelolaan perpustakaan dilakukan secara terstandar. Boykin dalam Fatmawati (2012) menyebutkan bahwa sebagai bagian dari dimensi dan indikator layanan perpustakaan harus memiliki service affect yaitu kemampuan menjadi perantara bagi perpustakaan dan pemustaka yang meliputi empati, responsif, memberi jaminan dan handal. Peraturan Yayasan Slamet Riyadi nomor 01/Perat/YSR/2009 tentang Peraturan Jabatan Fungsional Pustakawan pada Universitas Atma Jaya Yogyakarta mengatur tentang tenaga fungsional pustakawan. Penerapan pustakawan menjadi tenaga fungsional sangat berpengaruh terhadap kinerja yang dilakukan karena jabatan fungsionalnya melekat pada kemampuan yang harus dimiliki. Kredibilitas kemampuan pustakawan diukur melalui penilaian jabatan fungsional pustakawan yang dilakukan secara berkala. Hasil penelitian Susiati (2017) menyimpulkan bahwa diberlakukannya pustakawan sebagai tenaga fungsional mempengaruhi kinerja professional dan kegiatannya berkelanjutan dan terstandar seperti menjadi pustakawan yang tersertifikasi sehingga tolok ukurnya jelas. Beberapa penelitian tersebut menunjukkan bahwa tenaga perpustakaan sangat berpengaruh terhadap kinerja perpustakaan. Rekomendasi hasil visitasi adalah perlu meningkatkan sharing kompetensi dengan pustakawan lain melalui program pertemuan dan diklat. Sebagai tenaga fungsional kompetensi diperhatikan oleh pimpinan melalui diklat, seminar tidak hanya sebagai peserta tetapi juga menjadi narasumber pada berbagai seminar dan pelatihan. Pustakawan yang sudah memiliki sertifikasi dari perpustakaan nasional berjumlah 7 pustakawan. Capaian perpustakaan dari komponen tenaga perpustakaan adalah 96,7% dengan hasil 14,5 dari bobot nilai 15. Standar penilaian kualitas SDM pada SPKO dengan skor maksimal 4 mensyaratatkan 40% pustakawan berpendidikan minimal strata satu dan 90% nya memiliki sertifikasi pustakawan, lebih dari 4 kali dalam setahun melakukan pelatihan dan memiliki rerata skor TOEFL 525. Korelasi pada komponen akreditasi pada pendidikan, sertifikasi dan pelatihan menunjukkan bahwa standar yang dilaksanakan berkontribusi penuh pada penilaian akreditasi yang menunjukkan kesiapan perpustakaan melalui komponen sumber daya manusia. Komponen Penyelenggaraan dan Pengelolaan Penyelenggaraan, anggaran dan kerjasama merupakan bagian dari komponen penyelenggaraan dan Pengelolaan perpustakaan (terlihat pada Gambar 5). Catatan visitasi menyebutkan 3 hal yaitu: (1) Kebijakan perpustakaan yang belum dimasukkan dalam Peraturan Rektor/Peraturan Yayasan. Kebijakan anggaran, ketenagaan dan organisasi sudah dimasukkan dalam kebijakan Universitas, tetapi kebijakan yang merupakan ranah perpustakaan seperti koleksi, pengolahan, pelayanan, promosi dan teknologi memang diserahkan unit perpustakaan. (2) Struktur organisasi terdiri dari Kepala Perpustakaan, Bidang Layanan Teknis, Bidang Layanan Pemustaka, Layanan TI dan Tata Usaha, sedangkan jabatan fungsional pustakawan diakui melalui SK Yayasan tetapi tidak masuk dalam struktur organisasi. (3) Program kerja belum dilengkapi dengan program kerja jangka panjang. Hal ini berkaitan bahwa program kerja unit di UAJY menginduk kepada Rencana jangka panjang universitas yang dibagi dalam beberapa milestone, sedangkan unit membuat rencana tahunan dan per milestone. Prosentase anggaran memenuhi persyaratan lebih dari 5% anggaran Universitas. Anggaran koleksi untuk menyediakan e-resources termasuk kategori sangat baik karena UAJY termasuk dari sedikit universitas yang memanfaatkan e-text dari beberapa penerbit melalui fasilitas vital source sehingga Learning Management System terintegrasi dengan sistem informasi perkuliahan. Referensi menjadi menyatu dengan model perkuliahan ini dan terbukti selama masa pandemi sangat cocok digunakan dengan model pembelajaran daring. Model mandatory ini menyebabkan pengakses e-text stabil dan perkuliahan daring tidak terganggu dengan akses referensi. . Hasil visitasi mencapai 14,5 dari bobot 15 (96,7%). Implementasi yang dilakukan terkait dengan sinergi struktur organisasi, anggaran yang memadai dan kerjasama menghasilkan inovasi dan terobosan baru untuk memaksimalkan layanan perpustakaan. Kerjasama sudah dilakukan baik internal maupun eksternal melalui layanan corner seperti BI corner (kerjasama Bank Indonesia), KPK corner (kerjasama KPK), Chinese corner (kerjasama dengan Nanjing Xiaozhuang University). Komponen Penguat Komponen penguat merupakan keunggulan yang dimiliki perpustakaan. Rincian komponen penguat dapat dilihat pada Gambar 6. Pada aspek karya inovatif, perpustakaan mengembangkan pembuatan sistem seperti aplikasi Atma Jogja Book Loan Reservation, portal e-form, aplikasi bebas pustaka dan beberapa aplikasi tambahan layanan. Platform layanan koleksi melalui aplikasi berbasis mobile berisi sirkulasi digital yang memudahkan pemustaka mengakses koleksi yang dimiliki perpustakaan merupakan keunikan yang dimiliki selain memiliki beberapa kerjasama yang diaplikasikann dalam bentuk corner. Layanan mandiri berbasis RFID merupakan unggulan layanan, dan secara fisik memiliki ruang digital libraru bertema co-working space. Dari sisi sumber daya manusia, Perpustakaan UAJY melalui Peraturan Yayasan Slamet Rijadi no 01/Perat/YSR/2009 (Yayasan Slamet Rijadi Yogyakarta, 2009)pustakawannya disebut sebagai pustakawan dengan jabatan fungsional yang mengacu peraturan bagi pustakawan negeri dan memiliki kompetensi memadai. Standar yang ditampilkan memenuhi kriteria yang diminta sehingga pada komponen penguat ini dari 5 indikator, perpustakaan UAJY mendapatkan nilai 100%. Nilai ini sangat membantu bagi perpustakaan yang diakreditasi karena membuktikan pengelolaan yang dilakukan secara sungguh-sungguh.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa Perpustakaan UAJY memiliki komitmen terhadap mutu dalam penyelenggaraan pengelolaan perpustakaan dan hasil yang dicapai merupakan cerminan keadaan yang sesungguhnya dan dievaluasi melalui akreditasi. Kinerja organisasi yang diimplementasikan dengan baik menunjukkan korelasi terhadap nilai akreditasi. Catatan visitasi merupakan bagian dari tindak lanjut yang harus dilakukan perpustakaan untuk mengembangkan mutu sesuai standar yang berlaku. Status akreditasi dengan predikat A menunjukkan kapasitas mutu yang harus dipertahankan dalam 5 tahun berikutnya. Nilai yang dihasilkan dan catatan yang diberikan dalam peningkatan pengelolaan sudah mengarah kepada sharing kompetensi kepustakawanan. Indikator dari semua komponen yang menjadi dasar penilaian menunjukkan bahwa implementasi dalam SPKO dapat berkesinambungan dengan standar akreditasi. Universitas Atma Jaya Yogyakarta sebagai perguruan tinggi swasta yang mengakomodir jabatan fungsional pustakawan menunjukkan bahwa pengelolaan yang dilakukan sinergi dengan visi misi lembaga. Penelitian selanjutnya seharusnya mengarah kepada sinergitas kinerja organisasi dalam mengakomodasi standar lain yang berskala internasional.