ANALISIS PERUBAHAN LAYANAN BEBAS PINJAM UPT PERPUSTAKAAN DAN UNDIP PRESS TAHUN 2019-2022

Pandemi virus Covid-19 telah mengubah sebagian besar tatanan kehidupan manusia, tidak terkecuali kegiatan di perguruan tinggi, yaitu kegiatan pendidikan, penelitian, maupun kegiatan pengabdian masyarakat. Pandemi memaksa metode pembelajaran di perguruan tinggi berubah menyesuaikan kondisi yang ada, khususnya yang berkaitan dengan interaksi fisik. Berbagai pendekatan terus dilakukan untuk mencari metode pembelajaran yang paling efektif, sampai akhirnya, di banyak perguruan tinggi menerapkan metode pembelajaran berbasis hybrid atau dikenal sebagai hybrid learning di masa transisi. Masa pandemi juga membuat layanan UPT Perpustakaan dan Undip Press menyesuaikan dengan model pembelajaran universitas, yang semula dilakukan secara tatap muka kemudian pada saat pandemi, semua layanan dilakukan secara online . Setelah pandemi Covid-19 mulai mereda maka di masa transisi, pembelajaran hybrid learning di lingkungan universitas mulai diterapkan, perpustakaan pun mulai melakukan layanan bauran. Salah satu layanan perpustakaan yang dibutuhkan sebagai persyaratan sidang skripsi/tesis/disertasi, persyaratan wisuda atau persyaratan pindah, atau pengunduran diri sebagai mahasiswa Universitas Diponegoro adalah layanan permohonan bebas pinjam pustaka. Layanan permohonan bebas pinjam pustaka yang lebih dikenal sebagai layanan bebas pinjam, adalah layanan yang memberikan surat keterangan kepada mahasiswa/civitas akademika Universitas Diponegoro bahwa tidak memiliki pinjaman atau tanggungan administrasi di perpustakaan, sebagai persyaratan sidang, wisuda, pindah atau pengunduran diri sebagai mahasiswa Universitas Diponegoro. Sebelum masa pandemi Covid-19, layanan bebas pinjam pustaka dilakukan dengan meminta langsung surat keterangan tersebut di bagian layanan sirkulasi UPT Perpustakaan dan Undip Press. Ketika masa pandemi melanda, maupun masa transisi menuju era normal, layanan bebas pinjam pun akhirnya mengalami perubahan karena menyesuaikan dengan kondisi yang ada dan kebijakan yang berlaku. Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah dalam kajian ini adalah bagaimana perubahan layanan bebas pinjam pada tahun 2019 sampai dengan tahun 2022 yaitu masa sebelum pandemi, saat pandemi, maupun saat masa transisi ke era normal serta bagaimana sistem permohonan bebas pinjam yang dianggap paling efektif.

Metode penelitian yang dipakai dalam kajian ini adalah metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah sarana untuk menggali dan memahami makna yang berasal dari individu dan kelompok mengenai masalah sosial atau masalah individu (Creswell, 2017). Penelitian kualitatif menurut Ibnu Hadjar bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang sifatnya umum terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan. Pemahaman tersebut didapatkan setelah melakukan analisis terhadap kenyataan sosial yang menjadi fokus penelitian. Berdasarkan analisis tersebut kemudian ditarik kesimpulan berupa pemahaman umum yang sifatnya abstrak tentang kenyataan-kenyataan (Basrowi dan Suwandi, 2008). Teknik pengumpulan data dalam kajian ini menggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dalam penelitian ini juga menggunakan data statistik sebagai sumber data tambahan. Statistik dapat membantu memberi gambaran tentang kecenderungan subjek pada latar penelitian (Basrowi dan Suwandi, 2008). Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, wawancara dan dokumentasi, kemudian dilakukan uji keabsahan data. Hasil uji tersebut untuk memperoleh data yang valid dan reliabel. Teknik triangulasi untuk uji keabsahan digunakan dengan mengecek informasi kembali kemudian dibandingkan dengan sumber data. Beberapa konsep diperoleh terkait rumusan masalah dianalisis, hasil analisisnya dibuat kategori dan dideskripsikan serta diintepretasi sehingga menghasilkan temuan kajian.

1. Perubahan Sistem Layanan Bebas Pinjam Dalam kajian ini, ditemukan tiga model sistem layanan bebas pinjam dalam kurun waktu tahun 2019 sampai dengan 2022, yang terbagi tiga periode waktu yaitu : a. Permohonan Surat Bebas Pinjam Sebelum Masa Pandemi Rentang waktu permohonan surat bebas pinjam sebelum masa pandemi yang diambil dalam penelitian ini adalah tahun 2019. Sebelum masa pandemi, layanan bebas pinjam mempunyai Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai berikut : a) pemohon datang ke layanan sirkulasi ; b) pemohon dapat melakukan bebas pinjam secara mandiri dengan PC ( Personal Computer ) yang telah disediakan, dengan persyaratan tidak memiliki tanggungan administrasi di perpustakaan seperti buku yang belum dikembalikan, menghilangkan buku pinjaman, dan atau belum membayar denda keterlambatan. Layanan mandiri bebas pinjam, caranya dengan mengetikkan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan menekan tombol print untuk mencetak surat keterangan bebas pinjam ; c) Sedangkan pemohon yang masih memiliki tanggungan administrasi di perpustakaan seperti belum mengembalikan buku yang dipinjam, atau menghilangkan buku, dan atau denda yang belum terselesaikan, menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) kepada petugas ; c) petugas mengecek pada database perpustakaan, berapa jumlah dan judul buku apa saja yang masih menjadi tanggungan pemohon ; f) setelah pemohon menyelesaikan tanggungan peminjaman, seperti telah mengembalikan buku yang dipinjam, telah mengganti buku yang dihilangkan, atau telah menyelesaikan denda yang belum terbayarkan, surat keterangan bebas pinjam dibuatkan/dicetak oleh petugas. Pada masa sebelum pandemi ini, surat keterangan bebas pinjam diminta secara perorangan dan yang bersangkutan harus datang sendiri ke bagian layanan sirkulasi. Surat keterangan bebas pinjam masing-masing pemohon dibuatkan satu surat untuk satu orang pemohon. Kekurangan sistem ini adalah pemohon harus meluangkan waktu di hari dan jam kerja perpustakaan karena harus datang ke perpustakaan secara langsung, hal ini tentu menjadi kendala bagi mahasiswa yang berada di luar kota/luar daerah. b. Permohonan Surat Bebas Pinjam Saat Pandemi Kurun waktu permohonan surat bebas pinjam saat pandemi ini berada pada rentang tahun 2020 sampai dengan tahun 2021. UPT Perpustakaan dan Undip Press selama masa pandemi dan Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) pada level 3 atau 4 memberikan seluruh layanan secara online pada sivitas akademika. Pada masa tersebut, dimana social distancing diterapkan secara ketat, seluruh layanan dilakukan secara online , apabila sangat diperlukan layanan secara luring dapat dilakukan dengan menerapkan protokol kesehatan secara ketat. Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan bebas pinjam pun akhirnya berubah, mengikuti situasi dan kondisi yang ada serta kebijakan yang berlaku pada masa tersebut. SOP bebas pinjam saat pandemi adalah sebagai berikut : a) seluruh permohonan bebas pinjam dilakukan melalui fakultas masing- masing dan dilakukan secara kolektif ; b) Pihak fakultas memberikan data kepada koordinator Layanan sirkulasi berupa daftar mahasiswa pemohon bebas pinjam, melalui e-mail atau aplikasi WhatsApp ke pihak fakultas ; c) petugas mengecek ke database perpustakaan, apakah seluruh pemohon sudah tidak memiliki pinjaman ; d) apabila seluruh pemohon bebas pinjam tidak memiliki tanggungan pinjaman buku, maka dibuatkan surat keterangan bebas pinjam yang memuat daftar nama pemohon berupa soft file kemudian dikirim kembali melalui e-mail atau aplikasi WhatsApp ; e) apabila ditemukan ada daftar pemohon yang masih memiliki tanggungan administrasi berupa pinjaman buku yang belum dikembalikan, menghilangkan buku yang dipinjam, dan atau denda yang belum dibayarkan, petugas akan memberikan informasi kepada pihak fakultas bahwa ada pemohon bebas pinjam yang masih memiliki tanggungan administrasi ; f) pemohon yang masih memiliki tanggungan administrasi, datang ke bagian layanan sirkulasi untuk menyelesaikan persyaratan bebas pinjam, dengan menerapkan protokol kesehatan secara ketat ; g) setelah pemohon menyelesaikan tanggungan administrasi di perpustakaan dengan mengembalikan buku yang dipinjam, atau mengganti buku yang hilang, dan atau telah membayar denda, surat keterangan bebas pinjam dibuatkan dan dicetak, juga salinannya dikirim ke pihak fakultas. Pada masa pandemi, permohonan layanan bebas pinjam secara penuh menerapkan layanan online , dan dilakukan secara kolektif dari fakultas. Hanya pemohon yang masih memiliki tanggungan administrasi di perpustakaan yang berkewajiban datang ke perpustakaan. Kendala dalam sistem layanan bebas pinjam pada model ini adalah, mahasiswa yang akan mengajukan surat bebas pinjam harus menunggu fakultas atau program studi mendata mahasiswa yang akan menempuh ujian atau sidang tugas akhir, sementara ada mahasiswa yang segera harus segera mendaftar karena deadline waktu studi atau alasan lain yang mendesak. Model layanan bebas pinjam ini, tidak dapat mengakomodir kepentingan pribadi tiap-tiap mahasiswa, dimungkinkan ada mahasiswa yang terlambat didata oleh pihak fakultas, sehingga waktu sidang atau ujian juga dapat tertunda. Hal ini juga dipengaruhi kebijakan universitas yang meniadakan layanan secara tatap muka. c. Permohonan Surat Bebas Pinjam Era Transisi Rentang waktu permohonan surat bebas pinjam di masa transisi sekitar awal tahun 2022 sampai saat ini. Menurunnya kasus Covid- 19 di Indonesia, akhirnya membuat perubahan kembali pada model pembelajaran dan pelayanan sivitas akademika Universitas Diponegoro. Pembelajaran yang menggabungkan berbagai pendekatan dalam pembelajaran yaitu pembelajaran tatap muka, pembelajaran berbasis komputer, dan pembelajaran berbasis online ( internet dan mobile learning ) dikenal dengan hybrid learning (https://lpmpdki.kemdikbud.go.id/) menjadi pilihan Universitas Diponegoro untuk kegiatan belajar mengajar di era new normal , karena lebih sesuai untuk penerapan Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM). Tuntutan di masa pandemi, membuat perpustakaan terus berinovasi, khususnya menciptakan layanan-layanan yang semakin memudahkan pemustaka. Salah satunya adalah inovasi pada layanan bebas pinjam, yaitu berbasis online yang dipakai masa transisi sampai saat ini. Layanan bebas pinjam online UPT Perpustakaan dan Undip Press, dilayankan berbasis google.form dengan alamat bit.ly/bebas-pinjam . Sosialisasi yang dilakukan UPT Perpustakaan dan Undip Press untuk layanan ini adalah publikasi melalui website resmi UPT Perpustakaan dan Undip Press pada laman digilib.undip.ac.id dan beberapa platform media sosial yang dimiliki UPT Perpustakaan dan Undip Press, antara lain , instagram, facebook, twitter dan youtube . Gambar 1 di bawah ini adalah tampilan website UPT Perpustakaan dan Undip Press yang memuat online services , antara lain permohonan bebas pinjam. Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan bebas pinjam online adalah sebagai berikut : a) permohonan bebas pinjam melalui alamat bit.ly/bebas-pinjam ; b) pemohon mengisi alamat e-mail , nama pemohon, NIM (Nomor Induk Mahasiswa), Jurusan/fakultas, tujuan pengajuan bebas pinjam (untuk persyaratan sidang, wisuda, maupun keluar/pindah dan atau mengundurkan diri dari Universitas Diponegoro) dan foto selfie pemohon dengan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) ; c) Petugas mengecek ke dalam database , apabila tidak ada tanggungan administrasi, surat keterangan dibuatkan dan dikirimkan melalui e-mail ; d) apabila pemohon masih memiliki tanggungan, informasi mengenai hal tersebut diberitahukan melalui e-mail ; e) Pemohon yang masih memiliki tanggungan administrasi, dapat mengembalikan buku melalui kurir dan membayar denda melaui QRIS atau datang langsung ke perpustakaan dengan tetap menerapkan protokol kesehatan ; g) setelah pemohon menyelesaikan tanggungan administrasi di perpustakaan dengan mengembalikan buku yang dipinjam, atau mengganti buku yang hilang, dan atau telah membayar denda, soft file surat keterangan bebas pinjam akan dikirim melalui e-mail . Pada sistem dengan layanan ini, mahasiswa pemohon bebas pinjam dapat langsung mengajukan permohonan surat bebas pinjam secara mandiri dan tidak terkendala ruang dan waktu, dapat dilakukan darimana saja maupun kapan saja, serta pemohon memiliki soft file surat keterangan bebas pinjam yang apabila diperlukan, tidak perlu meminta kembali ke perpustakaan. 2. Sistem permohonan bebas pinjam yang dianggap paling efektif Efektif dalam https://kbbi.kemdikbud.go.id/ dapat diartikan sebagai sesuatu yang dapat membawa hasil atau berhasil guna. Layanan yang efektif dapat diartikan sebagai layanan dengan kegunaan yang tinggi. Dari tiga model layanan bebas pinjam yang telah dilakukan UPT Perpustakaan dan Undip Press, dianalisis, mana layanan bebas pinjam yang dianggap paling efektif dilakukan. Berdasarkan hasil wawancara dengan 5 (lima) orang informan mahasiswa yang terdiri dari tiga orang mahasiswa dari fakultas eksakta dan dua mahasiswa dari fakultas non-eksakta. Kelima mahasiswa tersebut seluruhnya mengajukan permohonan surat bebas pinjam ke UPT Perpustakaan dan Undip Press secara langsung/luring. Dari hasil wawancara para informan didapatkan hasil bahwa seluruh informan menyatakan bebas pinjam online merupakan layanan yang paling sesuai untuk kondisi saat ini dan yang akan datang. Menurut para informan, keuntungan dari bebas pinjam online , adalah mereka tidak perlu datang langsung ke perpustakaan dan dapat memperoleh soft file surat keterangan bebas pinjam. Seluruh informan mahasiswa, baru mengetahui bahwa layanan bebas pinjam dapat dilakukan secara online . Mengetahui bahwa layanan bebas pinjam dapat dilakukan secara online , dua informan menyatakan tidak mendapatkan informasi apapun mengenai hal tersebut, termasuk dari pihak fakultas. Keduanya juga menyatakan tidak mencari informasi mengenai layanan bebas pinjam online di website UPT Perpustakaan dan Undip Press maupun platform media sosialnya. Tiga orang informan, telah mengetahui bahwa layanan bebas pinjam telah dapat dilakukan secara online , tetapi tetap datang ke perpustakaan, sekaligus mengembalikan buku yang mereka pinjam. Layanan bebas pinjam secara online yang menjadi sistem layanan yang dianggap paling efektif, ini didukung oleh data statistik layanan bebas pinjam pada bulan Januari sampai dengan bulan Juli Tahun 2022, pada Gambar 2 dibawah ini. Pada Gambar 2, data statistik permohonan bebas pinjam bulan Januari sampai dengan Juli 2022 dapat diketahui jumlah pemohon bebas pinjam secara online pada bulan Januari tahun 2022 sejumlah 286 orang (62,31%) dan 173 orang (37,69%) meminta layanan bebas pinjam secara langsung ( onsite ). Pada bulan Februari 2022, pemohon bebas pinjam secara online adalah 201 orang (95,71%), sedangkan 9 orang (4,29%) melakukan bebas pinjam onsite . Bulan Maret 2022, sebanyak 495 orang (80,1%) melakukan bebas pinjam secara online , sisanya 123 orang (19,9%) melakukan bebas pinjam onsite . Bulan April 2022, pemohon yang meminta bebas pinjam secara online sebanyak 241 orang (76,02%), sisanya 76 orang (23,98%) orang melakukan bebas pinjam secara onsite . Bulan Mei 2022, yang melakukan bebas pinjam online yaitu 386 orang (87,72%), selain itu 54 orang (12,28%) bebas pinjam secara onsite . Pada bulan Juni, jika dilihat dari data statistik yang ada, merupakan puncak waktu permohonan bebas pinjam, pada tahun 2022 ini sebanyak 1531 orang (96,83%) melakukan bebas pinjam online, sisanya 50 orang (3,17%) melakukan bebas pinjam onsite . Data terakhir di bulan Juli 2022 sebanyak 1303 orang dari 1303 pemohon bebas pinjam, seluruhnya melakukan bebas pinjam secara online (100%). Dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pemohon melakukan bebas pinjam online (85,52%) dan sisanya melakukan bebas pinjam secara onsite (14,48%).

Kesimpulan yang didapatkan dari hasil kajian ini adalah bahwa layanan bebas pinjam di UPT Perpustakaan dan Undip Press dari tahun 2019 sampai dengan tahun 2022, mengalami perubahan standar operasional prosedur di tiga periode, yaitu di masa sebelum pandemi, masa saat pandemi, dan masa transisi menuju normal. Tiga model layanan di tiga periode yang berbeda ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Pada model layanan sebelum pandemi kekurangannya adalah layanan masih dilakukan pada hari dan jam kerja, sehingga mahasiswa pemohon surat bebas pinjam harus datang langsung ke perpustakaan. Pada model kedua, yaitu layanan saat pandemi, menyebabkan semua permohonan harus melalui pihak fakultas masing-masing, dan mahasiswa pemohon tidak dapat langsung datang ke perpustakaan, karena kebijakan universitas yang belum menerapkan layanan tatap muka. Model layanan ketiga adalah layanan bebas pinjam online yang diterapkan pada masa transisi. Model ini dianggap paling ideal dan dianggap paling efektif sebagai layanan bebas pinjam. Model ini tidak memiliki keterbatasan ruang dan waktu karena dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja oleh pemohon bebas pinjam, model ini juga tidak tergantung pendataan dari fakultas. Model layanan bebas pinjam online paling efektif diterapkan dalam kondisi apapun dan menjadi pilihan terbaik pada layanan bebas pinjam UPT Perpustakaan dan Undip Press.