Pengelolaan Administrasi Perpustakaan Sekolah Berbasis Sistem Otomasi Senayan Library Manajemen Sistem (SLiMS) di SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai

Perpustakaan adalah sebuah lembaga atau organisasi yang bertugas mengelola, mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi tercetak maupun non cetak begitu juga dengan perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana dan fasilitas penyelenggaraan pendidikan sehingga perpustakaan sekolah ini menjadi komponen penting dari pendidikan didalam lingkungan sekolah¹ oleh karena itu sudah sepatutnya perpustakaan sekolah yang merupakan sumber belajar, informasi dan sumber ilmu membutuhkan tata kelola yang baik dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pembelajaran di sekolah. Dengan adanya tata kelola yang baik, perpustakaan sekolah dapat memberikan layanan yang optimal kepada siswa dan guru. Didalam Undang-Undang Republik Indonesia tentang perpustakaan pada Bab 1 Pasal 1 No. 1 Tahun 2007 yang berbunyi “Perpustakaan adalah institusi pengelolaan koleksi karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi, dan rekreasi para pemustaka”.² Hal ini memperkuat bahwa peran perpustakaan itu sangat penting dalam menunjang proses pembelajaran dilingkungan sekolah oleh karena itu, penting bagi pihak sekolah untuk memberikan perhatian yang cukup terhadap pengelolaan perpustakaan sekolah guna meningkatkan kualitas pendidikan yang diberikan kepada siswa. Perpustakaan di era saat ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi sebagai sarana penunjang kemajuan perpustakaan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan ditujukan untuk memberikan kemudahan akses kepada pengguna serta meningkatkan efisiensi kerja dan kualitas layanan³ Supaya perpustakaan terkelola dengan baik maka hendaknya ada sistem administrasi yang mengatur segala tata kelola yang berkaitan dengan administrasi perpustakaan. Administrasi ini adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien⁴ Hal ini akan mempermudah pemustaka mengakses informasi, tentu hal ini membantu meningkatkan minat baca siswa dan juga mendukung peningkatan kualitas pembelajaran di sekolah. Perpustakaan memiliki fungsi pendidikan yang penting dilingkungan sekolah, yaitu sebagai tempat penyimpanan informasi dan pengetahuan. Kegiatan yang terjadi di perpustakaan sangat berkaitan satu sama lain, seperti pengelolaan buku, pendaftaran anggota, transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Tentu jika setiap proses kegiatan di atas masih dilakukan dengan cara manual akan memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya Berdasarkan hasil survey yang dilakukan tim pengabdian diketahui perpustakaan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai sistem administrasi perpustakaan masih dikelola secara konvensional yaitu berupa media kertas yang digunakan sebagai pencatatan dalam hal inventarisasi bahan pustaka administarasi perpustakaan yang masih secara konvensional ini dalam pencatatan data dapat menyebabkan ketidakefektifan pelayanan yang diberikan perpustakaan dimana dapat menghambat kinerja dari pelayanan perpustakaan. maka diperlukan peningkatan layanan fasilitas dan sumber daya perpustakaan salah satunya yaitu penerapan sistem manajemen perpustakaan berbasis teknologi informasi. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, sistem otomasi tentu sangat dibutuhkan, dengan sistem terkomputerisasi yang menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras dalam mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Otomasi perpustakaan sudah dikenal sejak tahun 1970, penerapan aplikasinya awalnya digunakan pada fungsi sirkulasi hal ini menjadi Solusi yang ideal melihat proses kegiatan dibagian sirkulasi adalah tugas rutin yang menyita banyak waktu dan tenaga kegiatan itu meliputi pencatatan pemimjaman, pengembalian, denda, peringatan keterlambatan dan laporan yang rumit. Penggunaan sistem otomasi di perpustakaan bertujuan untuk pningkatan mutu layanan, efesiensi kerja bagi pustakawan, citra perpustakaan, pustakawan tidak lagi bekerja secara manual yang dapat mengurangi kesalahan kerja karna sifat kerjanya yang rutin. Sistem otomasi yang dipilih untuk digunakan dalam pendampingan ini adalah Senayan Library Management System (SLiMS) hadir sebagai solusi berbasis perangkat lunak open source yang dirancang untuk mendukung pengelolaan perpustakaan secara otomatis dan terstruktur. Aplikasi ini telah digunakan secara luas di Indonesia karena sifatnya yang gratis, fleksibel, serta didukung oleh komunitas pengguna yang aktif dan terus mengembangkan fitur-fiturnya. Menurut hendro wicaksono, senayan library adalah open sources (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan yang memiliki skala kecil sampai skala besar dengan fitur-fitur aplikasinya yang cukup lengkap dan selalu mengalami pembaruan fitur-fitur disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan teknologi,senayan library managemet system ini sangat cocok diterapkan di perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di linkungan jaringan, baik itu jaringan lokal dalam hal ini intranet maupun internet.

Pengabdian masyarakat ini menggunakan metode dengan beberapa tahapan, untuk memastikan proses implementasi berjalan dengan efektif dan efisien 1. Tahapan Persiapan Dalam tahapan persiapan, tim pengabdian kepada masyarakat melalukan beberapa hal sebagai berikut: a. Tim pengabdian melakukan survey kebeberapa sekolah yang ada di kabupaten sinjai untuk mengetahui kondisi perpustakaan yang ada dan kebutuhan yang diperlukan. Selain itu juga tim melakukan koordinasi dengan pihak sekolah terkait tujuan penerapan SLIMS dengan kepala sekolah dan pustakawan b. Tim pengabdian memastikan ketersediaan infrastruktur dalam hal ini computer, server, jaringan dan aplikasi slims siap digunakan c. Tim pengabdian juga melakukan koordinasi dengan pihak sekolah terkait kesiapan dan untuk menentukan jadwal pelaksanaan kegiatan pengabdian. langkah ini dilakukan dengan tujuan untuk memastikan bahwa kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat berjalan dengan lancar dan memberikan manfaat yang maksimal. 2. Tahapan Implementasi Tahapan ini dilakukan setelah tim pengabdian menyelesaikan tahapan persiapan. Pada tahapan ini, tim akan mulai mengimplementasikan rencana yang telah disusun sebelumnya : a. Langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan koordinasi dengan pihak sekolah untuk memastikan jadwal kunjungan tim pengabdian ke perpustakaan sekolah. Jadwal kegiatan dilaksanakan pada hari senin 12 februari 2024 yang berlokasi di perpustakaan SMA Negeri 12 Sinjai b. Instalasi dan konfigurasi tahapan ini penginstalan SLiMS dan lakukan konfigurasi dasar, seperti pengaturan database, penyesuaian tema, dan modul yang relevan, migrasi data jika diperlukan, pengaturan hak akses. c. Pendampingan teknis dalam pendampingan ini tim pengabdian memberikan pendampingan pustakawan mengoprasikan Slims seperti : pengelolaan koleksi (input, edit, hapus), pemimjaman dan pengembalian, pengelolaan anggota perpustakaan d. Simulasi penggunaan, tim pengabdian memberikan simulasi alur kerja perpustakaan menggunakan SLiMS, seperti memproses peminjaman dan pencarian buku oleh siswa. 3. Monitoring dan Evaluasi Setelah proses implementasi dan pendampingan langkah selanjutnya adalah tahapan monitoring dan evaluasi. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 disebutkan bahwa monitoring merupakan suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu dengan tujuan agar semua data masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan.” Monitoring dilakukan untuk memastikan bahwa sistem Slims berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Evaluasi dilakukan untuk mengevaluasi keefektifan dan efisiensi penggunaan Slims dalam meningkatkan layanan perpustakaan. Evaluasi juga dapat membantu dalam menentukan perbaikan atau pengembangan lebih lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem. Selain itu, feedback dari pengguna juga dapat menjadi masukan berharga dalam proses monitoring dan evaluasi.

Berbicara mengenai perpustakaan di era saat ini maka erat kaitanya dengan perkembangan teknologi informasi. Perpustakaan menghadapi berbagai tantangan baru dalam pengelolaan informasi dan sumber daya koleksi. Ditengah perkembangan teknologi saat ini perpustakaan dituntut untuk terus berinovasi dan mengikuti perkembangan teknologi agar tetap relevan dan dapat memenuhi kebutuhan pemustakanya. Salah satu hal yang menjadi fokus utama yaitu pemanfaatan teknologi dalam menyediakan akses informasi secara efisien dan mudah bagi pengguna. Disamping itu, perpustakaan juga perlu memastikan bahwa layanan yang disediakan dapat diakses oleh semua kalangan. Perpustakaan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai adalah perpustakaan sekolah yang memiliki koleksi yang cukup beragam didalam menunjang kegiatan proses pemblajaran di lingkungan sekolah, hal ini tentu menjadi tantangan bagi pengelola perpustakaan di dalam menglola sumber informasi yang ada, melihat permasalahan yang dihadapi perpustakaan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai dalam penglolaan administasi perpustakaannya masih secara manual dengan pengunaan buku induk dalam inventariasi koleksinya. Di era digital saat ini tentu hal ini menjadi tidak efktif lagi dilakukan oleh karena itu tim pengabdian kepada masyrakat menjawab permasalahan tersebut dngan kgiatan pengabdian masyarakat dilakasanakan dengan memberikan pelatihan dan pendampingan implementasi sistem otomasi perpustakaan berbasis SLIMS (Senayan Library Management System) di perpustakan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai. Dalam kegiatan pengabdian kepada masyrakat ini tim membagi kegiatan dalam bebrapa tahapan agar kegiatan bisa mendapatkan hasil yang maksimal. Adapun tahapannya yaitu : 1. Tahapan Persiapan Dalam tahapan persiapan, tim pengabdian kepada masyarakat memulai dari melalukan survey kebeberapa sekolah yang ada di kabupaten sinjai untuk mengetahui kondisi perpustakaan yang ada, dan kebutuhan yang diperlukan. Dari beberapa skolah yang dilakukan survey, Perpustakan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai. yang dipilih, alasan pemilihanya karena perpustakaan ini masih ditemukan masalah serta keterbatasan dalam pengelolaan koleksi dan administrasi perpustakaannya, tidak hanya itu yang menjadi pertimbangan pemilihan lokasi pengabdian ini juga adalah memastikan ketersediaan infrastruktur dalam hal ini komputer, server, dan jaringan yang dimiliki perpustakaan. Perpustakan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai memiliki dua unit komputer yang dipakai dalam pengelolaan perpustakaan disamping itu juga didukung dengan jaringan internet yang sudah tersedia, dalam tahapan persiapan ini, tim pengabdian selanjutnya berkoodinasi dengan pihak-pihak terkait dalam hal ini kepala sekolah dan pengelolaa perpustakaan dalam persiapan pelaksaaan kegiatan. Hal ini disambut baik bagi pihak sekolah mengingat pengelolaan perpustakaan sekolah yang baik sangat diperlukan, peningkatan keterampilan pengelola perpustakaan akan memberikan dampak positif bagi perkembangan minat baca dan minat kunjung siswa. dengan adanya kegiatan pengabdian ini tentu memberikan pengetahuan dan keterampilan bagi pengelola perpustakaan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai sehinga dapat meningkatkan pengelolaan dan mutu pelayanan. 2. Tahapan Implementasi Implementasi ini merupakan proses pelaksanaan kegiatan yang sebelumnya sudah direncanakan menurut Nurdin Usman, implementasi merujuk pada semua kegiatan, aksi, tindakan, atau mekanisme dari suatu sistem, bukan sekadar kegiatan biasa tetapi lebih kepada kegiatan spesifik yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari kegiatan tersebut.10 Pendampingan pengelolaan administrasi perpustakaan berbasis sistem otomasi senayan library manajemen sistem di SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai dimulai dari penerimaan tim pengabdian masyarakat diruang kepala sekolah, dilakukan sambutan sekaligus membuka kegiatan pengabdian, disamping itu juga tim pengabdian menjelaskan rencana kerja yang akan dilaksanakan selama pendampingan. Selain itu, juga dilakukan penandatanganan perjanjian kerja sama antara sekolah dan tim pengabdian masyarakat. Perjanjian kerja sama tersebut bertujuan untuk memastikan kelancaran pelaksanaan program pengabdian Masyarakat. Selanjutnya tim pengabdian melanjutkan kegiatan dengan memulai pendampingan penginstalan aplikasi sistem otomasi perpustakaan. Dari gambar dokumentasi di atas tim pengabdian mendampingi ibu rahmania pustakawan yang ditugaskan sebagai penanggungjawab perpustakaan. Pendampingan ini meliputi kegiatan instalasi aplikasi SLIMS 9 bulian versi terbaru dari SLIMS yang dipilih untuk digunakan mengelola perpustakaan secara digital. Setalah proses instalasi pendamping juga dalam hal ini memberikan pelatihan, pendalaman cara menjalankan aplikasi, dimulai dari login sebagai admin, proses input data buku, pengelolaan sirkulasi, pencetakan label dan barcode, sampai pada sistem pelaporan didalam aplikasi SLIMS. Kegiatan ini berlangsun kurang lebih tiga jam bertempat diruang perpustakaan SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai Selanjutnya tim pengabdian memberikan edukasi terkait bagaiman mengkases opac yang ada didalam aplikasi SLIMS hal ini guna memberikan pemahaman terkait kemudahan akses didalam mencari informasi koleksi yang di inginkan. Fitur online public acces catalog (opac) ini merupakan sistem katalog yang dapat di akses secara umum untuk menelusuri data katalog yang ada di perpustakaan tentu dengan hal ini memberikan kemudahan pumustaka dalam informasi yang mereka butuhkan. Disamping itu juga memperkenalkan fitur visitor counter (pencatatan pengunjung) melalui fitur ini tentu mempermudah pustakawan dan pemustaka dalam pencatatan pengunjung perpustakaan. 3. Monitoring dan Evaluasi Setelah rangkaian kegiatan implementasi pendampingan penerapan otomasi perpustakaan berbasis SLIMS di perpustakaan SMA 12 Kabupaten Sinjai, tahapan selanjutnya melakukan pengamatan. Untuk melihat kendala yang mungkin di hadapi pustakawan maupun pemustaka, pengamatan ini dilakukan untuk melihat sejauh mana sistem otomasi perpustakaan tersebut dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan perpustakaan. Selain itu, evaluasi juga penting untuk mengevaluasi keberhasilan implementasi sistem otomasi tersebut dengan melakukan pengamatan dan evaluasi secara berkala, diharapkan perpustakaan dapat terus meningkatkan kualitas layanannya dan memberikan manfaat yang maksimal bagi penggunanya. Adapun kendala yang sering dialami pustakawan yaitu masih banyak fitur yang blum di pahami dengan baik cara penggunaanya, kesalahan input data bibliography hal ini menghambat pelayanan perpustakaan oleh karna itu tim pengabdian selalu berkordinasi secara virtual dengan pustakawan untuk mengatasi kendala-kendala yang sering terjadi di dalam penggunaan sistem otomasi perpustakaan berbasis SLIMS. Sebagai bentuk evaluasi tim pengabdian juga menggunakan aplikasi teamviewer dimana aplikasi ini digunakan untuk pengendalian jarak jauh prangkat komputer hal ini memungkinkan tim melakukan pemeliharaan sistem otomasi perpustakaan ketika mengalami kendala.atau kerusakan.

Berdasarkan hasil pendampingan pengelolaan perpustakaan yang baik merupakan salah satu faktor penting dalam menunjang proses belajar mengajar dilingkungan sekolah, melalui kegiatan pengabdian masyarakat yang dilakukan tim pengabdian di SMA Negeri 12 Kabupaten Sinjai, sistem otomasi perpustakaan berbasis SLIMS (Senayan Library Management System) berhasil diimplementasikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan perpustakaan. SLIMS sebagai aplikasi open-source memberikan solusi praktis untuk mengelola koleksi, anggota, sirkulasi, hingga pelaporan perpustakaan secara digital. Sehingga pengelolaan administrasi perpustakaan dengan bantuan sistem otomasi berbasis SLIMS dapat berjalan dengan optimal. Tahapan pelaksanaan, mulai dari persiapan, implementasi, hingga monev, menunjukkan bahwa penerapan teknologi informasi di perpustakaan memberikan manfaat nyata, seperti kemudahan akses informasi, pengelolaan data yang lebih terstruktur, dan pengurangan kesalahan akibat proses manual. Kendala yang dihadapi, seperti kesalahan input data dan kurangnya pemahaman fitur tertentu, dapat diatasi dengan pendampingan dan pemeliharaan sistem yang dapat dilakukan secara virtual. Dalam upaya peningkatan kinerja dan keberhasilan dari sistem otomasi berbasis SLIMS ini penulis memberikan saran untuk menyelenggarakan pelatihan lanjutan bagi pustakawan terkait penggunaan fitur-fitur yang belum diketahui manfaat dan kegunaanya. Disamping itu juga perpustakaan sebaiknya meningkatkan ketersediaan perangkat pendukung, seperti komputer tambahan dan printer barcode, untuk mempercepat pengelolaan koleksi dan layanan. Yang terakhir adalah mengonlinekan sistem otomasi berbasis SLIMS ini meskipun saat ini diakses melalui localhost, integrasi dengan jaringan internet dapat dipertimbangkan di masa depan untuk mendukung akses jarak jauh melalui OPAC (Online Public Access Catalog) oleh siswa dan guru.