STRATEGI AKUISISI KONTEN INSTITUSIONAL REPOSITORY PERPUSTAKAAN UIN SUNAN KALIJAGA

Perguruan Tinggi berfungsi sebagai pendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan menyediakan berbagai sumber informasi dalam berbagai format, baik tercetak maupun elektronik. Perkembangan teknologi mempengaruhi perkembangan layanan perpustakaan yang semula kegiatan layanan dilakukan manual kini beralih menjadi layanan secara elektronik dan digital. Teknologi informasi mempermudah proses kerja pustakawan dalam kegiatan pengelolaan informasi, dan menenetukan koleksi bermutu untuk mendukung hasil riset oleh para akademisi. Kegiatan pengelolaan informasi salah satunya adalah akuisis atau pengadaan koleksi yang merupakan bagian dari kegiatan pengembangan koleksi. Perkembangan teknologi tersebut memungkinkan kegiatan akuisisi tidak hanya mencakup koleksi berformat cetak, namun juga berformat elektronik yang merupakan sumber elektronik (electronic resonrces). Akuisisi dan maintenance sumber elektronik memerlukan level koordinasi pengambil keputusan, dan zeam work yang tidak hanya melaksanakan kegiatan akuisisi koleksi secara fisik. Secara umum sumber elektronik mencakup pake koleksi ejournal, e-book, dan jenis-jenis material lainnya yang secara umum mengarah pada akses informasi terbuka (gpen access).! Salah satu jenis material perpustakaan yang penting untuk diakuisi dan dikelola dengan baik di perpustakaan perguruan tinggi adalah material yang merupakan konten /nstitusional repository. Para sivitas akademika senantiasa melakukan kegiatan riset untuk kepentingan masyarakat sebagai tuntutan akademisnya, sehingga jumlahnya akan meningkat dari waktu ke waktu. Merebaknya dokumen-dokumen hasil riset para sivitas akademika memerlukan pengelolaan sebaik-baiknya sehingga tidak terserak, dapat terhimpun dalam satu database, dan mudah untuk ditemukan kembali. Hasil-hasil riset yang dipublikasikan adalah penting bagi pengembangan ilmu pengetahuan, serta dapat menunjukkan mutu kekayaan intelektual para akademisi di suatu perguruan tinggi. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sebagai perpustakaan perguruan tinggi juga memiliki banyak karya intelektual para akademisi yang mulai dikelola ke dalam znstitusioan! repository semenjak tahun 2012. Pengelolaan konten znstitnsional repository merupakan proses kelanjutan dari pengelolaan lokal konten yang awalnya dilakukan secara manual kemudian berlanjut dengan pemanfaatan disc untuk penyimpanannya. Keberadaan konten institusional repository yang menggunakan jaringan internet dan aplikasi Eprint ini telah memberikan alternatif bagi pemustaka dalam mengakses koleksi atau informasi yang dikehendaki dengan lebih efektif dan efisien. Berbagai upaya dilakukan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dalam upaya pengadaan koleksi /ustitusional repository, namun upaya tersebut belum optimal, yang belum semua sivitas akademika terlibat atau berpartisipasi untuk memperkaya znstitusional repository. Rumusan permasalahan dalam tulisan ini adalah strategi apa yang dilakukan untuk mendorong sivitas akademika meningkatkan perannya dalam akuisis konten znstutisional repository ? Tulisan ini mencakup pemaparan tentang pengertian akuisis koleksi secara umum, pengertian /utitusional repository, jenis konten, serta hambatan dalam pengadaan konten zustitusional repository. Pembahasan makalah ini menggunakan metode dekriptif kualitatif untuk memahami proses yang berlasung pada akuisisi konten zustitusional repository di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. B. Institusional Repository (IR) UIN Sunan Kalijaga Dalam kamus istilah perpustakaan, hingga saat ini lebih banyak mencantumkan istilah /ocal content ketimbang institusional repository. Dalam Standar Nasional Perpustakaan (SNP) Bidang Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan bahwa /ocal content terdiri dari hasil karya ilmiah civitas akademika, antara lain berupa skripsi, tesis, desertasi, makalah seminar, simposium, konferensi, laporan penelitian, laporan pengabdian masyarakat, pidato pengukuhan rektor, serta artikel yang dipublikasikan di media massa.” Pengelolaan /ocal content pada masa ini lebih dikembangkan dengan memanfaatan sarana teknologi informasi, yang pada tahun 2000 mulai digunakan istilah znstitusional repository (IR). Menurut Steven Harnad yang dikutip dalam Libraries for Users: Servis and Academic Libraries, IR adalah tempat untuk mendepositkan konten-konten digital institusi, yang tujuan utamanya adalah menyimpanhasil-hasil riset, dan memaksimalkan pengaruh penggunaannya.’ Adapun menurut Camila, IR bertujuan mendorong sivitas akademika (mahasiswa dan pihak fakultas) untuk mendepositkan karya ilmiahnya, bahan-bahan pendukung aktivitas pembelajaran agar menjadi lebih bernilai dan luas pemanfaatannya. IR menjadikan bahanbahan tersebut lebih mudah tersedia secara gpen accsess, yang siapapun dapat memperoleh bahan-bahan yang berkaitan dengan topik yang dikehendakinya. Untuk mendapatkan material dari komunitas akademik merupakan suatu tantangan yang dihadapi oleh perpustakaan. Salah satu cara untuk mendapatkan material adalah mengharuskan semua tesis dan desertasi untuk dimasukkan dalam format digital.* Dari penjelasan di atas maka IR mencakup /ocal content yang dapat diakses oleh banyak kalangan secara bersama-sama tanpa batasan waktu dengan menggunakan sarana teknologi informasi dan internet. Akuisisi konten IR di universitas sangatlah penting, mengingat konten IR mencakup karya-karya ilmiah terutama hasil-hasil riset. Hasilhasil riset tersebar 2 Standar yang di ada di IR akan dengan cepat dan mudah diketahui, masyarakat luas, dan menjadi rujukan bagi para peneliti lainnya. Terdokumentasikan dan terpublikasikannya hasil rset di IR akan menguntungkan secara administratif dan akademis bagi akademisi yang bersangkutan, selain itu banyaknya konten IR dapat menunjukkan produktifitas riset di perguruan tinggi. Banyaknya konten IR terutama hasil riset-riset unggulan dan bermutu yang berstandar internasional akan sangat mendukung perwujudan universitas sebagai world class nniversity. Berdasarkan penjelasan di atas, maka akuisis material IR dalam rangka pengembangan koleksi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan universitas. C. IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Akuisisi koleksi merupakan salah satu tahapan pengembangan koleksi perpustakaan. Menurut Evans, pengembangan koleksi merupakan rangkaian proses kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemustaka dengan informasi di perpustakaan. Pengembangan koleksi mencakup kegiatan analisis masyarakat, penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, deseleksi dan evaluasi. Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya didasari oleh asas kerelevanan, berorientasi pada kebutuhan pengguna, kelengkapan koleksi, kemutakhiran, dan kerja sama. Tahapan akuisisi merupakan proses pelaksanaan keputusan dari tahap pemilihan yang mencakup kegiatan untuk memperoleh informasi atau koleksi yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar, hadiah, dan sebagainya. Selain pengadaan koleksi tercetak dan audio visual, Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga juga melakukan kegiatan akuisisi konten IR yang berformat elektronik. IR berkenaan dengan konten digital, dan dapat disebut pula repositori digital atau konservasi. Menurut Peggy Johnson, istilah tersebut mencakup kegiatan menghimpun dan pelestarian berbagai versi elektronik artikel-artikel jurnal penelitian dari fakultas, berkenaan pula dengan aset digital institusi, yang mencakup dokumen administrasi, materi pelatihan, obyek pengajaran, bahan-bahan pendidikan lainnya, berbagai bentuk data riset, produk multimedia dan tesis.” Akuisisi konten IR memerlukan fea work yang handal dengan job description yang munitifaceted, seperti yang diutaraka oleh Suzanne Mangrum dan Mary Ellen Pozzebon, bahwa diperlukan tim pustakawan yang lintas divisi s untuk mampu bernegosiasi, mengevaluasi, mengetahui isu-isu teknis tekait URLS, edit nebpage, mempromosikan sumber-sumber, dan menyediakan dukungan training® Akuisisi konten IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dilaksanakan oleh pustakawan pada bagian repositori digital, yang secara struktur organisasi berada di lingkup Koordinator Bidang Sistem Informasi. Bidang Sistem Informasi sendiri terdiri dari bagian repositori digital, sistem informasi dan jaringan, serta bagian soffware dan hardpare. Berdasarkan data dari djgilib.nin-snka.ac.id, jumlah konten IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga hingga saat ini adalah sejumlah 24.945 judul, yang terdiri dari 531 judul artikel jurnal ilmiah, 832 judul artikel e-journal, 86 judul laporan penelitian, 356 artikel akademisi yang diterbitkan di luar UIN Sunan Kalijaga, 176 judul prosiding, 123 judul buku, dan selebihnya adalah skripsi dan material lainnya. Mayoritas materi yang tercakup dalam IR adalah skripsi, karena ada kewajiban bagi mahasiswa untuk menyerahkan skripsi. Kewajiban tersebut berkaitan dengan prosedur bebas pustaka online yang harus dipenuhi sebagai persyaratan yudisium. Sedangkan material yang hingga saat ini belum tercakup di IR, antara lain bahan-bahan perkuliahan, materi soal ujian, dokumen administrasi, materi pelatihan/training, serta draft SAP dosen. Software yang digunakan untuk mengelola konten IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga adalah Eprints. Eprints merupakan open access software yang kini banyak digunakan di berbagai universitas berkaitan dengan aktifitas ilmiah para akademisi. Platform Eprint yang dikembangkan oleh tim riset Universitas Southampton pada tahun 2000 ini berperan penting dalam pengelolaan konten digital dengan akses terbuka yang mempermudah pemustaka dalam mengakses konten IR. Berkaitan dengan kegiatan akuisisi, Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga telah memiliki dokumen kebijakan tertulis pengembangan koleksi yang menjadi dasar, pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan dalam melakukan pengembangan koleksi. Dalam pedoman yang disusun tahun 2009 tersebut, baru mencantumkan kebijakan mengenai akuisisi /oca/ content yang mencakup tatacara pengadaan tugas akhir (skripsi/thesis/ desertasi), hasil penelitian/makalah, dan buku karya akademisi. Dokumen kebijakan pengembangan tersebut belum mencantumkan secara mendetail kebijakan pengembangan konten IR. Hal tersebut dikarenakan instalasi IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga baru dilakukan pada tahun 2012, dan hingga saat ini belum dilakukan penyesuaian dalam Pedoman Kebijakan Pengembangan Koleksi. Dalam Pedoman tersebut disebutkan bahwa ketentuan mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk hard copy dan soft copy (pdf), demikian halnya dengan makalah hasil penelitian dari para akademisi. Adapun untuk buku karya akademisi hanya diserahkan dalam bentuk hardcopy saja. Perubahan atau revisi pedoman kebijakan adalah suatu keharusan agar kebijakan kebijakan baru terakomodir menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan pengembanagan khususnya akuisisi konten IR. D. Strategi Pengadaan Konten IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Beberapa strategi yang telah dan sedang diupayakan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga untuk lebih meningkatkan keterlibatan sivitas akademika dalam akuisisi konten IR adalah : 1. Kewajiban unggah madiri tugas akhir mahasiswa Berkaitan dengan koleksi tugas akhir, kebijakan yang diberlakukan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sejak tahun 2015 adalah bahwa mahasiswa harus /ogin ke laman pustaka. uin-suka.ac.id. kemudian mengupload secara mandiri file tugas akhirnya. File tugas akhir yang diupload harus memenuhi ketentuan, yaitu terbagi dalam tiga file berformat PDF, dan dilengkapi dengan bookmark. Petugas verifikator kemudian melakukan tugasnya untuk memverifikasi hasil upload tugas akhir, selanjutnya mengunggahnya ke djgilib.nin-suka.ac.id. Ketentuan upload mandiri atau unggah mandiri tugas akhir mahasiswa merupakan bagian dari prosedur bebas pustaka online sebagai rangkaian dari sistem informasi akademik UIN Sunan Kalijaga. Mahasiswa yang mengunggah file tugas akhirnya diharuskan mengetahui masalah peralihan hak cipta yang tercantum di laman pustaka.nin-suka.ac.id. Kebijakan unggah mandiri juga berlaku bagi karya-karya sivitas akademika lainnya, seperti artikel atau makalah ilmiah, buku dan hasil riset dosen, pustakawan dan pejabat fungsional lainnya. Melalui upload mandiri yang dapat dilakukan dari manapun, dan kapanpun, akuisisi konten IR khususnya yang berkenaan dengan tugas akhir dapat telaksana lebih cepat, dan efisien. Khusus buku karya akademisi, maka pihak akademisi telah memastikan bahwa karyanya tidak memiliki permasalahan terkait ijin publikasi dengan penerbit yang lain. 2. Roadshow untuk Sosialisasi Kebijakan Semenjak pembangunan IR Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga, kendala yang dihadapi terkait dengan akuisisi konten IR ini adalah masih sedikitnya akademisi dosen yang menyerahkan hasil karya ilmiahnya ke bagian repository. Hal tersebut antara lain, disebabkan kurangnya pemahaman para akademisi tentang IR dan tentang pentingnya pendokumentasian dan publikasi karya ilmiah melalui IR UIN Sunan Kalijaga, serta masih banyak dosen yang kurang menguasai teknologi informasi. Untuk mengatasi hal tersebut, maka dilakukan sosialisasi IR dalam bentuk rvad show ke setiap Fakultas. Melalui radshow ini pihak perpustakaan secaralangsung berdialog dan melakukan sosialisasi terkait kebijakan perpustakaan kepada semua pihak fakultas di lingkungan UIN Sunan Kalijaga secara terjadwal. 3. satu Surat Keputusan Rektor UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta No. 1.5 Tahun 2016 tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah bagi Sivitas Akademika UIN Sunan Kalijaga Untuk lebih mendorong partisipasi akademisi dalam akuisisi konten IR, maka pada tahun 2016 diterbitkan SK Rektor tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah bagi Sivitas Akademika. SK tersebut mencakup antara lain, ketentuan jenis karya ilmiah yang harus diserahkan ke Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga, yaitu berbentuk tercetak dan noncetak berupa tugas akhir, buku/modul ajar, prosiding workshop/lokakarya/seminar, bukubuku pedoman, artikel yang dipublikasikan di jurnal ilmiah, hasil lomba karya ilmiah sivitas akademika, laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan makalah hasil diskusi dosen dan diskusi pustakawan.” Dengan terbitnya SK Rektor tersebut diharapkan seluruh sivitas akademika dapat lebih memahami fungsi deposit dan preservasi perpustakaan, serta pandangan mengenai jenis-jenis karya ilmiah apa saja yang wajib didepositkan di perpustakaan. Selain itu, SK rektor tersebut meningkatkan posisi tawar perpustakaan di kalangan akademisi terkait pelaksanaan kebijakan perpustakaan. Selain hadirnya S Wajib Simpan Karya Ilmiah tersebut, pada tahun 2016 muncul peraturan Ditjen SDM Kemenristek Dikti tentang wajib bagi " dosen yang akan naik jabatan/pangkat untuk mengunggah karya ilmiahnya di laman repository perguruan tinggi.* Semenjak munculnya SK Rektor dan peraturan dari kementrian, serta adanya sosialisasi SK Rektor tersebut kepada seluruh sivitas akademika, kesadaran dan partisipasi sivitas akademika UIN Sunan Kalijaga untuk medepositkan dan mempublikasikan karya ilmiah mereka ke IR mulai meningkat. Hal tersebut terbukti dengan kerelaan mereka untuk menyerahkan PDF artikel illmiah mereka, atau mengunggah secara mandiri melalui laman yang tersedia dengan password masing-masing. Pihak repositori membimbing akademisi yang memiliki masalah dalam mengunggah karya ilmiah mereka. Hingga saat ini upaya sosialisasi terkait kebijakan di atas terus dilakukan, baik secara formal maupun informal melalui website dan sosial media yang berkembang saat ini.

Perguruan tinggi yang ingin dipandang oleh dunia harus meningkatkan kekayaan intelektualnya berupa hasil-hasil riset yang bermutu dan unggul. Institnsional repository dihadirkan sebagai wadah konten berbagai hasil riset agar di seluruh dapat diakses secara terbuka, diketahui dan dikutip oleh ilmuwan lainnya dunia untuk mengembangkan ilmu pengetahuan. Kompetensi dan kreatifitas pustakawan dalam kegiatan akuisisi beragam konten IR menjadi tuntutan, agar IR selalu berkembang, dan menyajikan informasi ilmiah yang terbuka, update, dapat dipertanggungjawabkan, dan aksesibel bagi semua. Dalam upaya meningkatkan partisipasi sivitas akademika dalam pengadaan konten IR, Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga melakukan strategi berupa: kebijakan #pload mandiri atau uggah mandiri bagi sivitas akademika, sosialisasi kebijakan kepada semua pihak intern dan ekstern secara formal maupun informal, langsung dan tidak langsung, melalui berbagai media. Upaya lainnya dalah menerbitkan SK Rektor UIN Sunan Kalijaga tentang Wajib Simpan karya ilmiah bagi sivitas akademika. Pengelola repositori juga memberikan bantuan dan bimbingan langsung kepada sivitas akademika yang mengalami kesulitan dalam mengunggah karya mereka ke dalam laman repositori.